中國石油內部資料人事檔案操作手冊

內部資料人事檔案操作手冊人力資源治理系統(tǒng)用戶操作手冊人事檔案治理〔人事崗專用〕人力資源治理系統(tǒng)工程經(jīng)理部二〇〇九年三月名目\l“_TOC_250010“一、檔案轉遞信息 3\l“_TOC_250009“檔案轉入治理 3\l“_TOC_250008“檔案轉出治理 8\l“_TOC_250007“二、待移交檔案材料治理 10\l“_TOC_250006“功能概述 10\l“_TOC_250005“操作流程圖 10\l“_TOC_250004“具體操作 10\l“_TOC_250003“批處理工具的使用 11\l“_TOC_250002“三、檔案查〔借〕閱狀況信息 14\l“_TOC_250001“檔案查閱狀況信息 14\l“_TOC_250000“檔案借閱狀況信息 19人事治理崗在人事檔案治理中的職責檔案轉入治理功能概述“檔案轉入”是記錄檔案材料轉入狀況的信息。操作流程崗協(xié)作完成。如圖：具體操作①操作路徑：SAP菜單→人事檔案治理②事物代碼：ZPA30_HR13-治理人事檔案信息③人事治理崗負責：維護“待轉遞人事檔案信息”的檔案來源、回執(zhí)時間、移交人、審核人、移交單位、狀態(tài)欄。狀態(tài)欄依據(jù)實際工作狀況維護成“處理中狀態(tài)維護“中狀態(tài)維護“中”狀態(tài)維護成“提交”批處理工具的使用《一》由“待轉人事檔案信息”自動生成“檔案轉入/轉出”信息當一次維護多個員工的人事檔案轉遞信息時，可以通過兩種方式進入：其一：操作路徑：SAP菜單→人事檔案治理→工具→ZHRBI205---待轉遞人事檔案信息批量導入程序其二：事務代碼：ZHRBI205---待轉遞人事檔案信息批量導入程序具體操作：第一步：下載“待轉遞人事檔案信息批量導入程序”模板：則需要在組織單位處選擇輸出哪個單位下的人員★假設是對系統(tǒng)里已有信息進展修改,請在“轉遞狀態(tài)”中選擇修改，同時在“檔案材料狀態(tài)”中選擇相應的狀態(tài)即可。如圖：點擊執(zhí)行后，輸出模板如圖，人員編號和姓名會自動帶出，維護員工“待轉遞檔案”相關信“提交”由人事治理崗人員維護★假設選擇“檔案員確認”導入后，會自動生成一條相應子類型〔轉入/轉出〕的“檔案轉遞信息”維護完畢數(shù)據(jù)后，將文件另存為“Unicode文本”格式：保存后，返回數(shù)據(jù)導入界面。其次步：上傳數(shù)據(jù)。點擊“上傳數(shù)據(jù)E導入完成后，會消滅如下兩種狀況：假設導入數(shù)據(jù)有錯誤，會在此顯示員工號，姓名及其錯誤信息等?！?〕假設沒有錯誤，則如下為空。這樣批量的人事檔案轉入數(shù)據(jù)就導入完畢?！抖分苯泳S護“檔案轉遞信息”當一次直接維護多個員工的人事檔案轉遞信息時，可以通過兩種方式進入：其一：操作路徑：SAP菜單→人事檔案治理→工具→ZHRBI205---檔案轉遞信息批量導入其二：事務代碼：ZHRBI205---檔案轉遞信息批量導入第一步：下載“檔案轉遞信息批量導入程序”模板：如下圖：假設是對以前導入數(shù)據(jù)的修改，在“轉遞狀態(tài)”中選擇“修改則需要在組織單位處選擇輸出哪個單位下的人員；同時選擇“導入文件”及“轉遞狀態(tài)”Unicod的形式。保存后，返回數(shù)據(jù)導入界面。其次步：上傳數(shù)據(jù)。點擊“上傳數(shù)據(jù)E導入完成后，會消滅如下兩種狀況：假設導入數(shù)據(jù)有錯誤，會在此顯示員工號，姓名及其錯誤信息等。檔案轉出治理功能概述“檔案轉出”是記錄檔案材料轉出狀況的信息。操作流程具體操作①操作路徑：SAP菜單→人事檔案治理②事物代碼：ZPA30_HR13-治理人事檔案信息③當員工發(fā)生調出、離退休或減冊業(yè)務時，檔案需依據(jù)治理權限轉到相關單位。以下圖：“通知人”上面加一個“審核人”欄!狀態(tài)維護成”提交”狀態(tài)維護成”提交”批處理工具的使用功能概述“待移交檔案材料信息”是記錄增歸檔材料的移交過程。操作流程圖具體操作操作路徑：SAP菜單→人事檔案治理事物代碼：ZPA30_HR13-治理人事檔案信息人事治理崗負責：當有增材料歸檔時，需要維護“待移交檔案材料信息在維護人力資源主數(shù)據(jù)的界面，選擇“待移交檔案材料信息檔案材料信息”子類型的選擇界面，如圖：人事治理崗維護依據(jù)增材料的類別選擇相應的子類型后，進入到“待移交檔案材料信息”的界面。如圖：人事治理崗維護維護完畢后，將“狀態(tài)欄”調整為“提交批處理工具的使用當一次維護多個員工的人事檔案轉遞信息時，可以通過兩種方式進入：其一：操作路徑：SAP菜單→人事檔案治理→工具→ZHRBI129---待移交檔案材料信息批量導入其二：事務代碼：ZHRBI129---待移交檔案材料信息批量導入具體操作:第一步：下載“待移交檔案材料信息批量導入程序”模板：如下圖：選擇“下載模板★假設是對系統(tǒng)里已有信息進展修改,請在“轉遞狀態(tài)”中選擇修改，同時在“檔案材料狀態(tài)”中選擇相應的狀態(tài)即可。如圖：點擊執(zhí)行后，輸出模板如圖，人員編號和姓名會自動帶出?！铫倨渲小皺n案材料名稱”和“檔案材料類別”為必填字段②對于有下拉選項的請嚴格依據(jù)選項中的填寫?、奂僭O在“狀態(tài)”一欄中選擇“檔案員確認”會自動生成一條相應的“檔案名目信息”維護完畢數(shù)據(jù)后，將文件另存為“Unicode文本”格式：保存后，返回數(shù)據(jù)導入界面。其次步：上傳數(shù)據(jù)。點擊“上傳數(shù)據(jù)E假設是上傳“修改”的信息請選中“修改”同時選重相應的“狀態(tài)材料狀態(tài)”即可。導入完成后，會消滅如下兩種狀況：假設導入數(shù)據(jù)有錯誤，會在此顯示員工號，姓名及其錯誤信息等。假設沒有錯誤，則如下為空。這樣批量的待移交檔案材料治理信息的數(shù)據(jù)就導入完畢?！步琛抽啝顩r信息檔案查閱狀況信息功能概述“檔案查閱狀況信息”是記錄人事治理崗在實際業(yè)務查閱檔案過程的信息。操作流程字同意后，由檔案治理崗填寫“檔案查〔借〕—具體操作①操作路徑：SAP菜單→人事檔案治理②事物代碼：ZPA30_HR13-治理人事檔案信息③人事治理崗負責：填寫“查借閱人填寫”的內容，并將狀態(tài)欄調整成“提交統(tǒng)自動檔案存放位置，然后點擊保存。如圖：④人事治理崗負責：打印“查閱人事檔案審批單操作路徑為：SAP菜單→人事檔案治理→表單→檔案查借閱事物代碼：ZHRISPAFM102-查閱人事檔案審批單〔人事崗用〕打印出查閱審批單：經(jīng)過本部門領導簽字后，拿著審批單去檔案室查閱檔案。批處理工具的使用入：其一：路徑為：SAP菜單→人事檔案治理→工具→ZHRBI019-檔案名目信息批量導入其二：事物代碼為：ZHRBI019-檔案名目信息批量導入該批處理工具的操作分兩步：第一步：下載模板，如下圖，選擇“下載模板假設選上了“模板輸出人員圖：字段“狀態(tài)”中，人事治理崗人員維護“處理中信息維護完畢后，保存成“Unicode文本”格式：保存后，返回數(shù)據(jù)導入界面。其次步：上傳數(shù)據(jù)。點擊“上傳數(shù)據(jù)E導入完成后，會消滅如下兩種狀況：假設導入數(shù)據(jù)有錯誤，會在此顯示員工號、員工姓名、檔案材料類別及錯誤信息等。假設沒有錯誤，則如下為空。檔案借閱狀況信息功能概述“檔案借閱狀況信息”是記錄人事治理崗實際業(yè)務中借閱檔案過程的信息。操作流程字同意后，拿到檔案治理部門，由檔案治理崗填寫“檔案查〔借〕并完成借閱過程。具體操作①操作路徑：SAP菜單→人事檔案治理②事物代碼：ZPA30_HR13-治理人事檔案信息③人事治理崗負責：維護“查借閱人填寫”的內容，并將狀態(tài)欄調整成“提