2023新能源發(fā)電公司視頻會(huì)議系統(tǒng)管理實(shí)施細(xì)則

-15-XXXX發(fā)電企業(yè)視頻會(huì)議系統(tǒng)管理實(shí)施細(xì)則（2023年版）第一章總則第一條為切實(shí)提高XXXXXX分公司（以下簡(jiǎn)稱“分公司”）視頻會(huì)議系統(tǒng)的使用和管理水平，依據(jù)《XXXXXX集團(tuán)公司視頻會(huì)議系統(tǒng)管理辦法》（XX集團(tuán)制〔2013〕35號(hào)），結(jié)合分公司實(shí)際，制定本實(shí)施細(xì)則。第二條本實(shí)施細(xì)則適用于分公司本部及所屬各單位。第三條本實(shí)施細(xì)則用于明確視頻會(huì)議系統(tǒng)管理的職責(zé)和工作要求、系統(tǒng)使用、應(yīng)急處突、日常管理、會(huì)議總結(jié)及考核等內(nèi)容。第四條本實(shí)施細(xì)則所稱的視頻會(huì)議系統(tǒng)是指通過專線網(wǎng)絡(luò)、視頻設(shè)備所構(gòu)建的專用視訊系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)分公司上聯(lián)集團(tuán)公司、XX國(guó)際以及下聯(lián)各所屬單位的可視通訊。第二章職責(zé)分工第五條分公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部是分公司視頻會(huì)議系統(tǒng)的歸口管理部門，主要職責(zé)如下：（一）負(fù)責(zé)分公司本部及所屬單位涉及視頻會(huì)議系統(tǒng)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批，包括新增視頻會(huì)議終端、設(shè)備技術(shù)改造、換型等項(xiàng)目。（二）負(fù)責(zé)編制、修訂分公司視頻會(huì)議系統(tǒng)管理實(shí)施細(xì)則。（三）負(fù)責(zé)分公司本部及所屬單位視頻會(huì)議系統(tǒng)使用的考核工作。第六條集控中心是分公司本部視頻會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)運(yùn)維單位，主要職責(zé)如下：（一）負(fù)責(zé)分公司本部視頻會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)運(yùn)維工作和設(shè)備管理工作，包括規(guī)劃設(shè)計(jì)、技術(shù)改造、系統(tǒng)配置、網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃、端口設(shè)置、日常維護(hù)、巡檢、操作等。（二）負(fù)責(zé)分公司本部及所屬單位涉及視頻會(huì)議系統(tǒng)項(xiàng)目的技術(shù)審批，包括視頻會(huì)議系統(tǒng)的構(gòu)成、兼容性、設(shè)備參數(shù)、網(wǎng)絡(luò)配置、端口調(diào)整等。（三）負(fù)責(zé)分公司本部視頻會(huì)議系統(tǒng)的視訊調(diào)試檢查、雙流和音視頻控制、導(dǎo)播腳本準(zhǔn)備、網(wǎng)絡(luò)狀況監(jiān)控、會(huì)議情況錄制等技術(shù)保障工作。（四）負(fù)責(zé)分公司本部視頻會(huì)議用戶端設(shè)備的應(yīng)急處突工作。（五）負(fù)責(zé)分公司本部視頻會(huì)議系統(tǒng)的保密工作。（六）負(fù)責(zé)分公司本部視頻會(huì)議系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全保障工作。（七）負(fù)責(zé)制定分公司本部視頻會(huì)議系統(tǒng)的操作手冊(cè)、運(yùn)維手冊(cè)、系統(tǒng)拓?fù)鋱D等。（八）負(fù)責(zé)分公司本部及所屬單位視頻會(huì)議系統(tǒng)使用情況的總結(jié)和記錄工作，并提出考核建議。（九）負(fù)責(zé)分公司本部視頻會(huì)議系統(tǒng)固定資產(chǎn)的實(shí)物管理職能。第七條分公司財(cái)務(wù)管理部承擔(dān)分公司本部視頻會(huì)議系統(tǒng)固定資產(chǎn)的價(jià)值管理職能第八條分公司辦公室是本部視頻會(huì)議系統(tǒng)和視頻會(huì)議室使用的服務(wù)保障部門，主要職責(zé)如下：（一）負(fù)責(zé)分公司本部視頻會(huì)議系統(tǒng)和視頻會(huì)議室申請(qǐng)使用的審批工作。（二）負(fù)責(zé)分公司本部視頻會(huì)議室的裝修、布局等工作。（三）根據(jù)視頻會(huì)議的重要程度，負(fù)責(zé)總體協(xié)調(diào)分公司本部視頻會(huì)議系統(tǒng)和視頻會(huì)議室的使用，避免系統(tǒng)使用時(shí)發(fā)生資源沖突。（四）負(fù)責(zé)分公司本部視頻會(huì)議的服務(wù)保障工作。（五）負(fù)責(zé)制定分公司本部視頻會(huì)議的服務(wù)保障工作規(guī)范。第九條分公司本部各業(yè)務(wù)部門是本部視頻會(huì)議系統(tǒng)和視頻會(huì)議室的使用部門，主要職責(zé)如下：（一）負(fù)責(zé)辦理視頻會(huì)議系統(tǒng)和視頻會(huì)議室的使用申請(qǐng)，發(fā)起會(huì)議通知。（二）負(fù)責(zé)組織視頻會(huì)議參會(huì)單位和人員，協(xié)調(diào)視頻會(huì)議的技術(shù)和服務(wù)保障工作。（三）配合視頻會(huì)議主辦方的其他工作安排和部署。第十條分公司所屬單位應(yīng)明確本單位視頻會(huì)議系統(tǒng)的主管部門，該部門主要職責(zé)如下：（一）負(fù)責(zé)本單位視頻會(huì)議系統(tǒng)相關(guān)項(xiàng)目的立項(xiàng)、采購(gòu)、技術(shù)改造、設(shè)備換型等工作。（二）負(fù)責(zé)本單位視頻會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)運(yùn)維工作和設(shè)備管理工作，包括規(guī)劃設(shè)計(jì)、技術(shù)改造、系統(tǒng)配置、網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃、端口設(shè)置、日常維護(hù)、巡檢、操作等。（三）技術(shù)上服從集控中心的統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的視訊調(diào)試檢查、雙流和音視頻控制、導(dǎo)播腳本準(zhǔn)備、網(wǎng)絡(luò)狀況監(jiān)控、會(huì)議情況錄制等技術(shù)保障工作。（四）負(fù)責(zé)本單位視頻會(huì)議系統(tǒng)用戶端設(shè)備的應(yīng)急處突工作。（五）負(fù)責(zé)本單位視頻會(huì)議系統(tǒng)的保密工作。（六）負(fù)責(zé)本單位視頻會(huì)議系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全保障工作。（七）負(fù)責(zé)制定本單位視頻會(huì)議系統(tǒng)的操作手冊(cè)、運(yùn)維手冊(cè)、系統(tǒng)拓?fù)鋱D等。第十一條分公司所屬單位應(yīng)明確本單位視頻會(huì)議系統(tǒng)和視頻會(huì)議室使用的服務(wù)保障部門，該部門主要職責(zé)如下：（一）負(fù)責(zé)本單位視頻會(huì)議室和視頻會(huì)議系統(tǒng)申請(qǐng)使用的審批工作。（二）負(fù)責(zé)本單位視頻會(huì)議室的裝修、布局等工作。（三）根據(jù)視頻會(huì)議的重要程度，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)本單位視頻會(huì)議系統(tǒng)和視頻會(huì)議室的使用，避免系統(tǒng)使用時(shí)發(fā)生資源沖突。（四）負(fù)責(zé)本單位視頻會(huì)議的服務(wù)保障工作。（五）負(fù)責(zé)制定本單位視頻會(huì)議的服務(wù)保障工作規(guī)范。第十二條分公司所屬單位應(yīng)明確本單位視頻會(huì)議系統(tǒng)的固定資產(chǎn)價(jià)值管理職能和實(shí)物管理職能。第十三條分公司所屬單位各業(yè)務(wù)部門是本單位視頻會(huì)議系統(tǒng)和視頻會(huì)議室的使用部門，主要職責(zé)如下：（一）負(fù)責(zé)辦理本單位視頻會(huì)議系統(tǒng)和視頻會(huì)議室的使用申請(qǐng)，發(fā)起會(huì)議通知。（二）負(fù)責(zé)組織視頻會(huì)議參會(huì)人員，協(xié)調(diào)本單位視頻會(huì)議的技術(shù)和服務(wù)保障工作。（三）配合視頻會(huì)議主辦方的其他工作安排和部署。第三章系統(tǒng)使用第十四條視頻會(huì)議系統(tǒng)使用申請(qǐng)：（一）視頻會(huì)議主辦方原則上提前3個(gè)工作日、特殊情況下提前2個(gè)工作日，向本單位視頻會(huì)議系統(tǒng)和視頻會(huì)議室使用的服務(wù)部門提出申請(qǐng)，填寫“XXXX分公司視頻會(huì)議申請(qǐng)單”（見附件1）提交至集控中心。（二）視頻會(huì)議系統(tǒng)和視頻會(huì)議室使用的服務(wù)部門接收到視頻會(huì)議申請(qǐng)后，提供視頻會(huì)議的服務(wù)保障，視頻會(huì)議系統(tǒng)使用的管理部門提供本單位視頻會(huì)議的技術(shù)保障,集控中心在接收到視頻會(huì)議申請(qǐng)單后，根據(jù)會(huì)議要求提供分公司本部視頻會(huì)議的技術(shù)保障。（三）視頻會(huì)議主辦方提前安排檢查視頻會(huì)議系統(tǒng)，確保系統(tǒng)設(shè)備運(yùn)行正常，且具備開會(huì)條件。第十五條視頻會(huì)議會(huì)前聯(lián)調(diào)：（一）集控中心負(fù)責(zé)組織分公司視頻會(huì)議系統(tǒng)聯(lián)調(diào)，并填寫《XXXX分公司視頻會(huì)議系統(tǒng)聯(lián)合調(diào)試報(bào)告》（見附件2）。1.聯(lián)調(diào)時(shí)間原則上提前1天進(jìn)行。2.視頻會(huì)議主辦方在會(huì)前半小時(shí)派專人到場(chǎng)，協(xié)調(diào)解決會(huì)場(chǎng)問題。3.各分會(huì)場(chǎng)在會(huì)前半小時(shí)安排專人負(fù)責(zé)與視頻主會(huì)場(chǎng)配合，參加視頻主會(huì)場(chǎng)組織的聯(lián)調(diào)。（二）各分會(huì)場(chǎng)收到會(huì)議通知后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行上線聯(lián)調(diào)。（三）各分會(huì)場(chǎng)在會(huì)議召開前，檢查視頻會(huì)議系統(tǒng)，確保燈光、音箱、鏡頭、多媒體等會(huì)議系統(tǒng)正常；若在會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中發(fā)現(xiàn)由于鏡頭、燈光照明、麥克風(fēng)距離造成的視頻模糊不清、聲音回響等問題，集控中心將列入視頻會(huì)議效果記錄，并向分公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部提出考核意見。（四）各分會(huì)場(chǎng)按照會(huì)議通知要求提前40分鐘開機(jī)、試機(jī)，進(jìn)行本端視頻、音頻效果及網(wǎng)絡(luò)調(diào)試，分別確認(rèn)視頻、音頻及電腦接入信號(hào)是否正常，確保會(huì)議正常召開。（五）設(shè)備開啟后，各會(huì)場(chǎng)根據(jù)參會(huì)人員座位布置情況調(diào)整攝像機(jī)鏡頭，設(shè)置預(yù)定位。完成設(shè)置后，調(diào)整攝像機(jī)鏡頭為小范圍取景，檢查會(huì)場(chǎng)畫面效果。會(huì)議開始時(shí)，將視頻會(huì)議系統(tǒng)切換至主會(huì)場(chǎng)畫面。（六）主會(huì)場(chǎng)在會(huì)前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，制定詳細(xì)的會(huì)議議程（發(fā)言順序），確保分會(huì)場(chǎng)的發(fā)言有序，正確快捷地切換分會(huì)場(chǎng)的視頻、音頻。第十六條視頻會(huì)議保障：（一）會(huì)議開始后，不得擅自退出會(huì)議系統(tǒng)。若分會(huì)場(chǎng)因出現(xiàn)無圖像等故障情況需要在會(huì)議進(jìn)行中退出系統(tǒng)，應(yīng)及時(shí)向主會(huì)場(chǎng)說明原因。（二）視頻會(huì)議進(jìn)行中，主會(huì)場(chǎng)在會(huì)議發(fā)言時(shí)，各分會(huì)場(chǎng)攝像頭應(yīng)拍攝會(huì)場(chǎng)全景，并保證主要領(lǐng)導(dǎo)在鏡頭正中，不得將攝像鏡頭對(duì)準(zhǔn)墻壁、天花板及無人處；分會(huì)場(chǎng)會(huì)議發(fā)言時(shí)，應(yīng)根據(jù)情況隨時(shí)調(diào)整攝像頭和麥克風(fēng)，及時(shí)切換會(huì)場(chǎng)畫面，保證視頻會(huì)議的正常進(jìn)行。（三）對(duì)于分會(huì)場(chǎng)無會(huì)議發(fā)言的會(huì)議，為避免干擾視頻主會(huì)場(chǎng)會(huì)議發(fā)言，分會(huì)場(chǎng)將終端麥克風(fēng)設(shè)置為靜音。對(duì)于要求分會(huì)場(chǎng)進(jìn)行會(huì)議發(fā)言的會(huì)議或進(jìn)行一對(duì)一互動(dòng)會(huì)議時(shí)，分會(huì)場(chǎng)提前取消終端麥克風(fēng)靜音設(shè)置。（四）在視頻會(huì)議進(jìn)行時(shí)，主會(huì)場(chǎng)輪詢顯示各分會(huì)場(chǎng)的時(shí)間為15秒。（五）在視頻會(huì)議進(jìn)行時(shí)，各分會(huì)場(chǎng)應(yīng)時(shí)刻監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行情況，確保能隨時(shí)與視頻主會(huì)場(chǎng)聯(lián)系，并根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況及時(shí)調(diào)整音頻和視頻；當(dāng)設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障時(shí)，分會(huì)場(chǎng)應(yīng)立即向主會(huì)場(chǎng)匯報(bào)，同時(shí)做好故障排除工作，故障排查期間，視頻分會(huì)場(chǎng)參會(huì)人員不得擅離會(huì)場(chǎng)，如果故障短時(shí)間內(nèi)無法排除，在得到視頻主會(huì)場(chǎng)的許可后方可撤離分會(huì)場(chǎng)。（六）在視頻會(huì)議進(jìn)行時(shí)，無關(guān)人員不得進(jìn)入設(shè)備操作區(qū)，且不得操作與視頻會(huì)議有關(guān)的設(shè)備。第四章應(yīng)急處突第十七條視頻會(huì)議系統(tǒng)突發(fā)事件包括非正常停機(jī)、網(wǎng)絡(luò)故障、機(jī)房事故、停電、非法入侵、病毒大規(guī)模爆發(fā)以及其他緊急情況等導(dǎo)致視頻會(huì)議系統(tǒng)不能正常運(yùn)行。第十八章視頻會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)急處突對(duì)象是系統(tǒng)的用戶端設(shè)備，包括接入路由器、交換機(jī)及樓內(nèi)線路，視頻終端設(shè)備，視頻會(huì)議室的聲音、圖像、文字的輸入輸出及控制設(shè)備等。第十九條集控中心負(fù)責(zé)分公司本部視頻會(huì)議系統(tǒng)接入電路和網(wǎng)絡(luò)安全的應(yīng)急保障，負(fù)責(zé)向分公司本部提供應(yīng)急技術(shù)處理和備品、備件，負(fù)責(zé)制定分公司視頻會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)急處突規(guī)范；分公司所屬單位主管視頻會(huì)議系統(tǒng)的部門負(fù)責(zé)本單位視頻會(huì)議系統(tǒng)接入電路和網(wǎng)絡(luò)安全的應(yīng)急保障，負(fù)責(zé)向本單位提供應(yīng)急技術(shù)處理和備品、備件，負(fù)責(zé)制定本單位視頻會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)急處突規(guī)范。第二十條重要視頻會(huì)議提前3個(gè)工作日（特殊情況下提前2個(gè)工作日）通知集控中心，集控中心負(fù)責(zé)聯(lián)合運(yùn)營(yíng)商做好視頻會(huì)議通道保障及故障應(yīng)急處理的準(zhǔn)備，視頻會(huì)議期間開展會(huì)議值守工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。第二十一條為保障溝通渠道暢通，分公司所屬各單位指定2名本單位的技術(shù)保障人員，并互為A/B角，人員變動(dòng)情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告集控中心。第二十二條會(huì)議期間，分會(huì)場(chǎng)要進(jìn)行值守監(jiān)控，不得擅自離開視頻會(huì)議室，不得擅自關(guān)閉系統(tǒng)；如視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)盡快整改，確保系統(tǒng)始終處于正常工作狀態(tài)，并隨時(shí)向主會(huì)場(chǎng)通報(bào)情況。第二十三條分公司本部及所屬各單位視頻會(huì)議系統(tǒng)配備雙路電源或備用電源。第二十四條分公司本部及所屬各單須加強(qiáng)日常維護(hù)，確保視頻會(huì)議系統(tǒng)始終處于隨時(shí)開機(jī)可用的良好狀態(tài)；視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)的單位（或部門）立即檢查維修，并協(xié)調(diào)電信運(yùn)營(yíng)商配合，協(xié)同排除故障。第二十五條當(dāng)視頻會(huì)議因線路阻斷、終端故障等技術(shù)因素中斷時(shí)，視頻會(huì)議主辦方積極組織多方協(xié)調(diào)，查明并排除故障原因，及時(shí)恢復(fù)視頻會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)行；如因分會(huì)場(chǎng)未接到通知等因素導(dǎo)致視頻會(huì)議中斷時(shí)，視頻會(huì)議的組織單位或部門立即聯(lián)系分會(huì)場(chǎng)參會(huì)單位或部門，協(xié)調(diào)值守監(jiān)控。第五章日常管理第二十六條各會(huì)場(chǎng)加強(qiáng)日常維護(hù)，確保視頻會(huì)議系統(tǒng)處于隨時(shí)開機(jī)可用狀態(tài)。第二十七條分公司本部及所屬各單位應(yīng)每月對(duì)本單位視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行專項(xiàng)巡視檢查，按照生產(chǎn)設(shè)備管理標(biāo)準(zhǔn)記錄巡視檢查情況，并存檔備案。第二十八條視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備損壞，及時(shí)安排維修或更換。第二十九條各分會(huì)場(chǎng)的視頻會(huì)議系統(tǒng)用戶終端至分公司本部路由器之間的網(wǎng)絡(luò)須滿足：延時(shí)小于50ms、抖動(dòng)小于15ms、丟包率小于0.1%。第三十條各視頻分會(huì)場(chǎng)應(yīng)滿足下列要求：（1）防塵、防濕、防靜電；（2）提供具有穩(wěn)壓功能的不間斷電源；（3）為保證電視會(huì)議室視頻傳輸?shù)纳市Ч瑫?huì)議室應(yīng)使用三基色燈管（高演色性），并定期檢查圖像效果；（4）顯示器、攝像機(jī)等設(shè)備的位置應(yīng)調(diào)整至正對(duì)參會(huì)人員。第三十一條各視頻會(huì)場(chǎng)的視頻會(huì)議系統(tǒng)用戶終端設(shè)備的放置位置應(yīng)固定，信道鏈路、IP地址、視頻會(huì)議系統(tǒng)用戶終端設(shè)備的密碼及技術(shù)參數(shù)不得擅自更改。第三十二條召開雙流視頻會(huì)議時(shí)，必須使用視頻會(huì)議系統(tǒng)專用筆記本電腦。專用筆記本電腦必須使用正版軟件,并安裝防病毒軟件；除必須的辦公軟件外，不得安裝與視頻會(huì)議系統(tǒng)使用無關(guān)的其他軟件；操作系統(tǒng)必須安裝最新的安全補(bǔ)丁，防病毒軟件必須及時(shí)更新病毒代碼。第三十三條網(wǎng)絡(luò)設(shè)備7×24小時(shí)開機(jī)、并保證視頻會(huì)議系統(tǒng)接入線路良好。第六章會(huì)議總結(jié)及考核第三十四條分公司視頻會(huì)議結(jié)束后，分公司本部視頻會(huì)議系統(tǒng)技術(shù)保障人員負(fù)責(zé)將主會(huì)場(chǎng)及各分會(huì)場(chǎng)會(huì)議效果等情況記錄在《XXXX分公司視頻會(huì)議效果記錄表》（見附件3）中，并由視頻會(huì)議的組織單位或部門確認(rèn)并簽字。第三十五條集控中心按照視頻會(huì)議系統(tǒng)日常管理要求，每月對(duì)分公司視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)維檢查。第三十六條分公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部結(jié)合分公司本部及所屬各單位的日常運(yùn)維、使用和會(huì)議期間的配合情況，落實(shí)考核。第七章附則第三十七條本實(shí)施細(xì)則由分公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)解釋。第三十八條本實(shí)施細(xì)則自印發(fā)之日起執(zhí)行。原《XXXXXX分公司視頻會(huì)議系統(tǒng)管理辦法（2018年版）》（XXXX制〔2018〕63號(hào)）同時(shí)廢止。附件：1.XXXX分公司視頻會(huì)議申請(qǐng)單2.XXXX分公司視頻會(huì)議系統(tǒng)聯(lián)合調(diào)試報(bào)告3.XXXX分公司視頻會(huì)議效果記錄表

附件1XXXX分公司視頻會(huì)議申請(qǐng)單編號(hào)：年月日視頻會(huì)議組織單位視頻會(huì)議名稱召開時(shí)間上午時(shí)分至?xí)r分下午時(shí)分時(shí)分會(huì)議選項(xiàng)（請(qǐng)劃√）會(huì)議級(jí)別集團(tuán)公司級(jí)會(huì)議□分公司級(jí)會(huì)議□本部業(yè)務(wù)部門會(huì)議□會(huì)議功能要求雙流功能□會(huì)議室參會(huì)人數(shù)分會(huì)場(chǎng)名稱□各直屬直管基層企業(yè)（名單另附）□各項(xiàng)目籌備（建）處（名單另附）設(shè)備列表（請(qǐng)劃√）麥克□投影儀□電視□音樂□其他會(huì)議發(fā)言單位及發(fā)言人順序主辦單位聯(lián)系人：聯(lián)系電話：手機(jī)：備注附件2XXXX分公司視頻會(huì)議系統(tǒng)聯(lián)合調(diào)試報(bào)告會(huì)議名稱：會(huì)議時(shí)間：調(diào)試時(shí)間：調(diào)試人員：一、調(diào)試內(nèi)容視頻會(huì)議系統(tǒng)圖像、聲音效果。二、調(diào)試結(jié)果1．視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備運(yùn)行情況正常（或總體正常，局部異常等），具備（或不具備）召開視頻會(huì)議的