監(jiān)理檔案管理制度2012

精品word文檔值得下載值得擁有精品word文檔值得下載值得擁有科信華正行字[2012]號(hào)關(guān)于印發(fā)《寧波科信華正工程咨詢有限公司檔案管理制度》的通知公司各部門、各分公司：為規(guī)范本公司檔案管理工作，確保各類檔案的安全完整，特制定《寧波科信華正工程咨詢有限公司檔案管理制度》。本制度自2012附件：《寧波科信華正工程咨詢有限公司檔案管理制度》寧波科信華正工程咨詢有限公司20

寧波科信華正工程咨詢有限公司檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司檔案管理工作，確保其安全完整，根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，制定本制度。第二條本公司和直屬各業(yè)務(wù)部及各分公司在工作中形成的有利用和保存價(jià)值的業(yè)務(wù)資料、行政文件、會(huì)計(jì)資料和實(shí)物資料和聲像等形成的所有檔案都應(yīng)按規(guī)定程序和手續(xù)移交綜合部檔案室集中管理。第三條本公司檔案室歸屬綜合部，由本公司分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，綜合部經(jīng)理主管，配備專職人員負(fù)責(zé)管理。管理人員的基本職責(zé)是：負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、裝訂或修訂、歸檔、保管、保密、鑒定、銷毀、提供查閱、借閱和利用等工作。第二章檔案分類與歸檔范圍第四條本公司檔案分為業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案與聲像檔案。（一）業(yè)務(wù)檔案按業(yè)務(wù)類別包括：1、建設(shè)項(xiàng)目建議書及項(xiàng)目可行性研究、項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)報(bào)告；2、建設(shè)工程監(jiān)理；3、其他。（二）行政檔案包括：本公司文件與外來文件；（三）會(huì)計(jì)檔案包括：記賬憑證、賬薄、會(huì)計(jì)報(bào)表、納稅申報(bào)表等；（四）實(shí)物檔案包括：房屋產(chǎn)權(quán)證、土地使用權(quán)證等；（五）聲像檔案包括：音像材料、照片（底片）、錄音、錄像帶等。第五條為了完整、系統(tǒng)地保存本公司在工作活動(dòng)中形成的各種門類和各種載體的檔案，提高歸檔文件材料的質(zhì)量，以服務(wù)各項(xiàng)工作的需要，對(duì)本公司各類歸檔文件材料的歸檔范圍規(guī)定如下：一、業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍（一）建設(shè)項(xiàng)目建議書及項(xiàng)目可行性研究、項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)類擋案1、咨詢成果文件（1）項(xiàng)目建議書正稿（含附件）質(zhì)量控制流程單簽發(fā)人簽發(fā)的項(xiàng)目建議書底稿（2）項(xiàng)目可行性研究報(bào)告正稿（含附件）質(zhì)量控制流程單簽發(fā)人簽發(fā)的項(xiàng)目可行性研究報(bào)告底稿（3）項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告正稿（含附件）質(zhì)量控制流程單簽發(fā)人簽發(fā)的項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告書底稿2、咨詢合同3、工作底稿（1）委托人提供資料登記表；（2）咨詢實(shí)施方案；（3）審前調(diào)查表；（4）廉政承諾書；（5）咨詢項(xiàng)目總結(jié)表；（6）委托單位評(píng)價(jià)表；（7）報(bào)告書送達(dá)回執(zhí)單；（8）資料歸還收?qǐng)?zhí)證明。上述第1、2、3點(diǎn)所列資料為必須歸檔資料。4、咨詢依據(jù)文件（1）項(xiàng)目建議書（初步可行性研究報(bào)告）的批復(fù)文件；（2）環(huán)保部門對(duì)環(huán)境影響的審批文件；（3）相關(guān)政府部門關(guān)于場(chǎng)地、建筑規(guī)劃、拆遷等的批復(fù)文件；（4）項(xiàng)目總體規(guī)劃圖；（5）建筑方案圖，平、立、剖面圖及標(biāo)準(zhǔn)樓層圖；（6）輔助工程及配套設(shè)施圖；（7）項(xiàng)目資金來源的承諾；（8）項(xiàng)目資本金的承諾證明及銀行等金融機(jī)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目貸款的承諾函；（9）項(xiàng)目利用外資的有關(guān)審批文件或意向協(xié)議；（10）科研開發(fā)新技術(shù)的鑒定證書；（11）主要原材料供應(yīng)意向協(xié)議；（12）供水、供電等外部配套協(xié)作條件意向協(xié)議。（二）建設(shè)工程監(jiān)理檔案1、監(jiān)理日常資料建設(shè)工程委托監(jiān)理合同項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)組建報(bào)告，總監(jiān)理工程師、總監(jiān)代表、專業(yè)監(jiān)理工程師授權(quán)書，上崗證書及安全考核證書，人員調(diào)動(dòng)函監(jiān)理規(guī)劃、各類監(jiān)理實(shí)施細(xì)則監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日記等監(jiān)理工程師通知單及回復(fù)、工程停/復(fù)工令監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要（含第一次工地例會(huì)、專題會(huì)議紀(jì)要）公司對(duì)監(jiān)理項(xiàng)目部檢查記錄及回復(fù)、監(jiān)理事項(xiàng)審批表、委托單位評(píng)價(jià)表監(jiān)理工作聯(lián)系單監(jiān)理工作總結(jié)2、工程質(zhì)量控制（1）工程開工報(bào)審（包括開工報(bào)告、建筑工程施工許可證、施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄表）（2）工程技術(shù)文件地質(zhì)勘察資料施工圖審查情況（包括工程重大設(shè)計(jì)變更通知書）工程定位測(cè)量技術(shù)資料設(shè)計(jì)交底及圖紙會(huì)審紀(jì)要（包括樁基、主體、裝飾圖紙會(huì)審記錄）工程變更聯(lián)系單、洽商記錄施工圖其它技術(shù)文件（3）施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)方案報(bào)審（4）總/分包單位及人員資質(zhì)報(bào)審（5）工程技術(shù)復(fù)驗(yàn)資料（包括測(cè)量放線定位、地基驗(yàn)槽、技術(shù)復(fù)核、隱蔽工程驗(yàn)收、砼澆搗/拆模申請(qǐng)等）（6）工程材料/半成品//構(gòu)配件/設(shè)備報(bào)驗(yàn)資料（包括報(bào)審表，合格證及相應(yīng)的出廠試驗(yàn)報(bào)告，交貨檢驗(yàn)記錄，見證取樣復(fù)試報(bào)告等）（7）施工試驗(yàn)、檢驗(yàn)及檢測(cè)資料（試塊、試件試驗(yàn)、功能性檢測(cè)報(bào)告，含安裝工程各類測(cè)試記錄、調(diào)試記錄、試運(yùn)行記錄等）（8）分項(xiàng)、分部（子分部）工程的質(zhì)量驗(yàn)收資料（9）原材料/半成品/構(gòu)配件/設(shè)備報(bào)審、施工試驗(yàn)報(bào)審、工程驗(yàn)收匯總臺(tái)帳（10）旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理抽檢記錄（平行檢驗(yàn)記錄）、見證取樣記錄（11）沉降觀測(cè)記錄（12）不合格項(xiàng)處理文件、質(zhì)量事故處理文件（包括事故、不合格項(xiàng)概況，處理方案、過程及處理后的驗(yàn)收情況）（13）單位工程竣工驗(yàn)收記錄、質(zhì)量控制資料、安全和功能抽查資料、觀感質(zhì)量檢查資料（14）階段性監(jiān)理報(bào)告、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)（15）分部、單位工程驗(yàn)收備案證明、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告3、進(jìn)度、造價(jià)、合同管理（1）工程總進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表（2）季/月進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表（3）工程延期審批表（4）預(yù)付款、進(jìn)度款報(bào)審表（5）工程洽商簽證記錄（6）費(fèi)用索賠審批表（7）竣工結(jié)算審核意見書（8）合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見4、安全文明管理（1）總分包單位安全生產(chǎn)許可證、三類人員上崗證及安全考核合格證書報(bào)審（2）各類安全、文明專項(xiàng)方案（含應(yīng)急救援方案）報(bào)審（需組織專家論證的論證意見書）（3）起重機(jī)械（塔吊、施工電梯、物料提升機(jī)、吊籃等）備案登記資料（包括設(shè)備出廠質(zhì)量證明文件、裝拆單位資質(zhì)及人員、裝拆方案、檢測(cè)報(bào)告、聯(lián)合驗(yàn)收記錄等）（4）施工機(jī)械、計(jì)量用具報(bào)審（包括施工機(jī)械報(bào)審表、施工機(jī)械合格證及相應(yīng)備案證明、計(jì)量用具合格證及核定證書等）（5）特殊工種操作人員上崗證報(bào)審（包括電焊工、架子工、登高作業(yè)工、電工、起重機(jī)械操作人員上崗證等）（6）安全文明專項(xiàng)費(fèi)用、安全設(shè)施及安全防護(hù)用品報(bào)審（7）現(xiàn)場(chǎng)安全文明檢查記錄5、其它資料（1）建設(shè)工程施工合同及設(shè)備、材料采購(gòu)合同（2）建設(shè)工程分包合同（3）質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)方案，上級(jí)行業(yè)主管部門檢查記錄及回復(fù)（4）收、發(fā)文登記表（5）業(yè)主財(cái)產(chǎn)登記及移交單二、行政檔案歸檔范圍本公司文件：1、本公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記及終止、解散后清算等方面的文件材料；2、本公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料；3、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其它方面的文件材料；4、勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；5、經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；6、教育培訓(xùn)方面的文件材料；7、黨、工、青、婦組織方面的文件材料；8、本公司購(gòu)置的計(jì)算機(jī)等科技信息設(shè)備的開箱單、保修單、維修說明書等材料；9、其它具有歷史查考和利用價(jià)值的文件材料。以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件、各類會(huì)議文件、生活記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。外來文件：1、行業(yè)主管部門頒發(fā)的與本公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)有關(guān)的工程造價(jià)、財(cái)政、稅收、制度、準(zhǔn)則等文件與規(guī)定；2、本公司上報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告及主管部門的批復(fù)（批轉(zhuǎn)）文件；3、其它具有歷史查考和利用價(jià)值的文件材料三、會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍（一）會(huì)計(jì)類憑證（二）會(huì)計(jì)賬冊(cè)類1、現(xiàn)金日記賬2、銀行存款日記賬3、總賬4、總分類賬5、明細(xì)賬（三）會(huì)計(jì)報(bào)表類1、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表2、各類納稅申報(bào)表及所得匯算清繳報(bào)表與減免（退）稅情況表3、代征代扣稅收情況表4、銀行對(duì)賬單5、單位公積金存款余額清單6、工資單四、實(shí)物檔案歸檔范圍1、房屋產(chǎn)權(quán)證、土地使用權(quán)證、汽車行駛證2、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯3、有歷史價(jià)值和查考作用的各類實(shí)物五、聲像檔案歸檔范圍1、本公司召開的各種重要會(huì)議形成的音像資料、照片（底片）、錄音、錄像帶；2、反映本公司歷史面貌、地址變更、機(jī)構(gòu)沿革對(duì)及具有歷史意義的重大活動(dòng)的照片（底片）、錄音、錄像帶；3、其他具有歷史查考價(jià)值的照片（底片）、錄音、錄像帶。第三章檔案整理與歸檔第六條業(yè)務(wù)類資料的整理與歸檔（一）在工程竣工驗(yàn)收合格或咨詢成果報(bào)告出具后由總監(jiān)（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）或總監(jiān)（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）指定人員負(fù)責(zé)及時(shí)整理清點(diǎn)各類資料，將應(yīng)歸檔的資料按歸檔資料目錄順序編號(hào)，應(yīng)該歸還委托方的資料及時(shí)歸還委托方，并由委托方聯(lián)系人簽收。整理歸檔的資料見第五條之規(guī)定。（二）各項(xiàng)業(yè)務(wù)完成后，應(yīng)由總監(jiān)（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）撰寫項(xiàng)目總結(jié)?？偨Y(jié)應(yīng)全面歸納分析各項(xiàng)業(yè)務(wù)的優(yōu)缺點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將存在的問題納入質(zhì)量改進(jìn)目標(biāo)，提出相應(yīng)的解決方案。項(xiàng)目總結(jié)納入歸檔范圍。（三）成果的信息化處理本公司在業(yè)務(wù)總結(jié)完成后，應(yīng)選擇有代表性的工程咨詢成果進(jìn)行項(xiàng)目各項(xiàng)指標(biāo)的統(tǒng)計(jì)與分析，分析比較事前、事中、事后的主要指標(biāo)，作為今后工程咨詢業(yè)務(wù)的參考。（四）總公司工程監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案整理裝訂后，先交公司監(jiān)理部負(fù)責(zé)人審核簽字，后經(jīng)公司技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字后，由項(xiàng)目管理部人員負(fù)責(zé)在綜合部檔案室存檔。（五）業(yè)務(wù)類檔案的歸檔時(shí)間要求總公司各業(yè)務(wù)部的業(yè)務(wù)類檔案應(yīng)在咨詢成果出具后的次月月末之前（工程監(jiān)理檔案在工程通過竣工驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)）歸檔。各分公司的業(yè)務(wù)類檔案應(yīng)在咨詢成果出具后的次月月末之前（工程監(jiān)理檔案在工程通過竣工驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)）歸檔并由該分公司的檔案管理人員保管，當(dāng)年的業(yè)務(wù)類檔案應(yīng)在次年6月30日之前統(tǒng)一移交至總公司檔案室保管。第四章歸檔材料立卷第七條各有關(guān)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)本部門的業(yè)務(wù)資料立卷；綜合部門負(fù)責(zé)公司的文件、會(huì)計(jì)及其它屬歸檔范圍資料的立卷。第八條檔案案卷質(zhì)量的基本要求是完整和精煉。（一）所承接業(yè)務(wù)的每一項(xiàng)目所形成的文件材料，均應(yīng)收集齊全；（二）所承接業(yè)務(wù)的每一項(xiàng)目其證明材料，應(yīng)以咨詢成果報(bào)告所列問題的需要為標(biāo)準(zhǔn)，區(qū)分經(jīng)過核實(shí)和未核實(shí)、已用作依據(jù)和未用作依據(jù)，分別加以取舍：與咨詢成果報(bào)告所列問題無關(guān)或未經(jīng)核實(shí)的材料，均不立卷。（三）咨詢成果報(bào)告經(jīng)各級(jí)復(fù)核修改多次的，僅對(duì)最后一次修改稿作為原稿歸檔。第九條咨詢項(xiàng)目的立卷要求是：（一）遵循工程咨詢文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系；（二）正確分析和鑒別文件材料的保存價(jià)值；（三）按委托項(xiàng)目分別立卷；（四）卷內(nèi)文件材料應(yīng)真實(shí)、完整，審批和簽章手續(xù)完備；（五）卷內(nèi)文件材料的制作和書寫必須規(guī)范、清晰，益于長(zhǎng)期保存和查閱。（六）應(yīng)按規(guī)定格式用鋼筆逐件認(rèn)真填寫卷內(nèi)文件目錄；（七）案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚。案卷題名要用毛筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰、簡(jiǎn)明扼要，反映卷內(nèi)文件內(nèi)容、保管期限規(guī)定準(zhǔn)確；（八）卷內(nèi)文件材料，一般不超過200頁(yè)為宜，超過的可根據(jù)文件材料內(nèi)容的階段性分卷裝訂。第五章檔案保管、利用和銷毀第十條應(yīng)備有檔案專用庫(kù)房。第十一條應(yīng)建立健全檔案資料的統(tǒng)計(jì)制度。檔案管理人員對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、庫(kù)存、利用、銷毀等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，每年編制統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第十二條本公司員工因工作需要可直接向檔案室借閱，一般應(yīng)在檔案室查閱，需將檔案卷帶出檔案室，按下列程序辦理：（一）本公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理借閱所有檔案，綜合部經(jīng)理借閱行政管理檔案，專業(yè)技術(shù)部經(jīng)理借閱業(yè)務(wù)管理檔案、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人借閱會(huì)計(jì)檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；（二）本公司其他人員借閱或本條（一）人員借閱其它檔案時(shí)，由借閱人提出申請(qǐng)，注明用途，經(jīng)本部門經(jīng)理簽具意見，并經(jīng)分管副總批準(zhǔn)后，可以查閱、摘錄、復(fù)制或外借，并及時(shí)歸還，屬“絕密”級(jí)檔案，須經(jīng)本公司總經(jīng)理簽字后方可借閱，但不能攜帶及復(fù)印。第十三條本公司的檔案（含尚未歸檔資料），除法律、法規(guī)規(guī)定外，原則上不對(duì)外（含客戶單位）提供查閱、摘錄、復(fù)制，確需提供的，必須經(jīng)本公司分管副總批準(zhǔn)。第十四條任何組織和個(gè)人未經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀本公司檔案室資料。銷毀無保存價(jià)值的檔案時(shí)，要成立檔案鑒定小組，應(yīng)當(dāng)寫出銷毀檔案報(bào)告，注明銷毀理由、原保管期限、數(shù)量和簡(jiǎn)要內(nèi)容，連同編寫的銷毀清冊(cè)一起送有關(guān)業(yè)務(wù)部門和綜合部經(jīng)理審核，報(bào)本公司分管副總批準(zhǔn)并經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可銷毀，并在原案卷目錄上注銷。在銷毀檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)并指定兩人以上監(jiān)銷，并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字。第六章檔案保管期限第十五條檔案保管期限按業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案和聲像檔案等不同進(jìn)行劃分。保管期限：分為短期（10年）、長(zhǎng)期（20年）、永久三類。（一）業(yè)務(wù)檔案一般定為短期。有特殊要求的可定為長(zhǎng)期或永久。（二）行政檔案保管期限1凡是反映本公司主要智能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久保管。主要包括：本公司設(shè)立文件、章程、股東會(huì)、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)報(bào)告、重要請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)演變材料；2凡是反映本公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)