職業(yè)素養(yǎng)與能力：禮儀·溝通·寫作-PPT6項目六：培養(yǎng)組織力-寫作部分

項目六培養(yǎng)職場組織力主講人：×××項目六培養(yǎng)職場組織力專題一會務(wù)禮儀專題二會議組織與溝通專題三會議材料寫作主要內(nèi)容專題三會議材料寫作【任務(wù)與目標(biāo)】組織會議和參加會議有很大的不同，組織會議涉及諸多會議材料的撰寫任務(wù)。會議材料類文書，是在會議召開的前、中、后3個時段內(nèi)為保障會議的如期舉行、圓滿成功及其內(nèi)容的傳達貫徹、存檔備查而形成的書面文字。想一想：舉辦“大學(xué)生通識教育教學(xué)暨課程思政教學(xué)研討會”，需要準(zhǔn)備哪些會議材料呢？專題三會議材料寫作【任務(wù)與目標(biāo)】通過本專題的學(xué)習(xí)，我們要：（1）學(xué)會擬定會議方案和會議日程；（2）學(xué)會擬定并發(fā)布會議通知或會議邀請函；（3）學(xué)會撰寫會議主持詞、開幕詞、閉幕詞等；（4）掌握做好會議記錄的技巧。（一）會議準(zhǔn)備階段的材料會議籌備階段需要完成會議審批、擬定會議方案、準(zhǔn)備會務(wù)資料、進行會議前期宣傳等工作。一、會務(wù)材料準(zhǔn)備專題三會議材料寫作（二）擬定會議日程根據(jù)會議的時長合理安排會議議程。擬定會議議程的前提是確認每個環(huán)節(jié)的所需時長。如果會議議程較少，可以采用按順序分條列項式的寫法；如果會議議程較多、時長較長，可以采用分時段以表格形式呈現(xiàn)。時長較長的會議，會議中間可以安排休息時間（茶歇）。如果是一天及以上的會議，還需要確認是否需安排食宿。專題三會議材料寫作一、會務(wù)材料準(zhǔn)備（一）會議性通知在日常工作中，很多單位在召開會議之前都要制發(fā)會議通知，這類通知與黨政機關(guān)公文文種的“通知”略有不同，一般不采用“紅頭文件”形式，不編發(fā)文字號，但寫法與公文中的“通知”是一樣的。專題三會議材料寫作二、會議通知的寫作（1）標(biāo)題。標(biāo)題通常有3種形式：采用“發(fā)文機關(guān)名稱+關(guān)于召開××?xí)h+通知”結(jié)構(gòu)，如《××職業(yè)技術(shù)學(xué)院關(guān)于召開就業(yè)工作推動會的通知》；采用“事由+文種”結(jié)構(gòu)，如《關(guān)于召開暑假安全工作會議的通知》；直接以文種名稱“通知”作為標(biāo)題，如《通知》。（2）主送對象。關(guān)于日常事務(wù)的會議通知，主送對象可以是單位、部門，也可以是相關(guān)人員。專題三會議材料寫作二、會議通知的寫作（3）正文。會議通知在寫作上具有要素化的特點。開頭部分主要交代會議緣由、依據(jù)等，寫明會議名稱、發(fā)文目的。主體部分可以分條寫明會議議題、會議時間、會議地點、參加人員、會前準(zhǔn)備及其他注意事項等。（4）落款。寫明發(fā)文單位名稱和發(fā)文時間，需要時加蓋公章。專題三會議材料寫作二、會議通知的寫作（二）會議邀請信邀請信是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體或個人邀請有關(guān)人士前往某地參加會議、學(xué)術(shù)報告、紀念活動以及婚宴喪葬等的一種專用書信，有時又叫“邀請函”“邀請書”“請柬”等。這里的邀請函不同于黨政機關(guān)公文中的公“函”，二者在法定效力和行文要求上有所不同。專題三會議材料寫作二、會議通知的寫作邀請信由標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)束語、落款5個部分組成。（1）標(biāo)題。標(biāo)題有兩種寫法：一是直接寫“邀請信”或“邀請函”；二是采用“事由+文種”結(jié)構(gòu)，如《關(guān)于出席××?xí)h的邀請函》。（2）稱謂。在標(biāo)題下一行頂格寫稱謂，寫被邀請的單位或個人的名稱，后加冒號。專題三會議材料寫作二、會議通知的寫作（3）正文。正文寫明舉辦會議的背景、目的、時間、地點、內(nèi)容、方式、邀請對象以及需要邀請對象所做的工作等。會議活動的各種事宜務(wù)必在邀請信中寫周詳。如果邀請了外地來賓，在正文之后可將報到地點、食宿安排、接站安排、乘車線路等信息告知邀請對象。專題三會議材料寫作二、會議通知的寫作（4）結(jié)束語。另起一行，寫上“敬請光臨”“歡迎光臨”“敬請蒞臨指導(dǎo)”等，也可直接寫在正文結(jié)尾處。（5）落款。另起一行，在正文右下方寫上發(fā)出邀請的單位名稱或個人姓名，成文日期寫在署名下方。若邀請方是單位，還應(yīng)加蓋公章。專題三會議材料寫作二、會議通知的寫作（一）主持詞的寫作1．主持詞的含義主持詞是會議主持人用于掌控會議程序、串聯(lián)會議議題的發(fā)言底稿。大中型會議一般需要擬定主持詞，小型會議可以由主持人即席發(fā)揮。專題三會議材料寫作三、會議致辭類材料的寫作（一）主持詞的寫作2．主持詞的寫法主持詞是會議的串場詞，一般不對外公開。主持詞雖然不是一篇完整的發(fā)言稿，但是也有其自身的構(gòu)成要素。主持詞一般由標(biāo)題、稱謂、正文和結(jié)束語等部分組成。專題三會議材料寫作三、會議致辭類材料的寫作（1）標(biāo)題。（2）稱謂。（3）正文。正文一般包括開頭、主體和結(jié)尾3部分。開頭部分，主持人首先要介紹會議的主辦單位、承辦單位和協(xié)辦單位（如有），然后介紹出席會議的人員。介紹出席人員時，要注意介紹的順序，先上級后下級，先來賓后本部，先專稱后泛稱。如果會議有專門的“致開幕詞”環(huán)節(jié)，則由致開幕詞的人宣布會議開幕；如果沒有“致開幕詞”的環(huán)節(jié)，主持人可以在開場部分宣布會議開幕。專題三會議材料寫作三、會議致辭類材料的寫作（3）正文。主體部分，主要是為了靈活掌控會議議程、確保會議順利召開而提前準(zhǔn)備的串場詞，可以根據(jù)會議議題逐個撰寫，對上一個議題作出精練的概括，對下一個議題進行自然的過渡和有效的提示。對于有多個議題的會議，需要熟悉每個議題的內(nèi)容，做好議題與議題之間的銜接和過渡，做到承前啟后。專題三會議材料寫作三、會議致辭類材料的寫作（3）正文。結(jié)尾部分，需要對會議進行簡明扼要的總結(jié)，歸納概括會議主要議題的討論情況，闡明會議的成效和價值，可再次指明會議的目的和意義等。為了確保會議按計劃進行，主持人在對會議議程、安排進行說明之后，還可以就會議紀律以及大會發(fā)言、小組討論等相關(guān)事項對與會者提出明確要求。（4）結(jié)束語。用于宣布會議結(jié)束，并致謝。專題三會議材料寫作三、會議致辭類材料的寫作【主持詞的寫作要求】（1）熟悉議程，精心準(zhǔn)備。（2）注意條理，銜接得當(dāng)。（3）善于應(yīng)變，勇于創(chuàng)新。（4）巧于結(jié)尾，引發(fā)共鳴。專題三會議材料寫作三、會議致辭類材料的寫作（二）開幕詞的寫作1．開幕詞的含義開幕詞是會議講話的一種，是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體的領(lǐng)導(dǎo)或工作人員在比較莊重的大中型會議開幕時的致辭，旨在闡明會議的指導(dǎo)思想、宗旨、重要意義等，向與會者提出開好會議的中心任務(wù)和要求，對會議有著重要的指導(dǎo)作用，具有宣告性、指導(dǎo)性和標(biāo)志性的特點。開幕詞也可用于大型活動的開幕式宣布活動開幕。專題三會議材料寫作三、會議致辭類材料的寫作2．開幕詞的寫法（1）標(biāo)題。標(biāo)題一般有4種寫法：采用“會議或活動名稱+文種”結(jié)構(gòu)，如《××職業(yè)技術(shù)學(xué)院第×屆大學(xué)生文化藝術(shù)節(jié)開幕詞》；采用“致辭人姓名+會議或活動名稱+文種”結(jié)構(gòu)，如《×××同志在×××大會上的致辭》；采用正副標(biāo)題形式，正標(biāo)題揭示會議的宗旨、中心內(nèi)容，副標(biāo)題與前兩種標(biāo)題的構(gòu)成形式相同；也可以只寫“開幕詞”。專題三會議材料寫作三、會議致辭類材料的寫作（2）稱謂。根據(jù)會議的性質(zhì)和出席會議的人員來使用稱謂，與主持詞的稱謂相同。（3）正文。正文包括開頭、主體和結(jié)尾3部分。開頭部分，主要用于宣布會議開幕。主體部分，開幕詞的核心部分，通常包括3方面內(nèi)容。結(jié)尾部分，通常是發(fā)出號召和希望，以鼓舞人心。專題三會議材料寫作三、會議致辭類材料的寫作（4）結(jié)束語。開幕詞的結(jié)束語一般獨立成段，多用“預(yù)祝本次大會取得圓滿成功”“謝謝大家”等語句。3．開幕詞的案例分析（詳見教材）專題三會議材料寫作三、會議致辭類材料的寫作【開幕詞的寫作要求】（1）篇幅短小，內(nèi)容明快。開幕詞是對會議內(nèi)容和有關(guān)事項的簡要說明，主要功能是宣告會議開始，并做簡要動員。因此，開幕詞的篇幅不宜過長，三五分鐘之內(nèi)讀完即可；內(nèi)容力求簡潔明快。（2）語言真摯，感染力強。開幕詞的語言要包含熱情，感情真摯，有一定的鼓動性和感染力，要能激發(fā)與會者的積極性和主動性。專題三會議材料寫作三、會議致辭類材料的寫作（三）閉幕詞的寫作1．閉幕詞的含義閉幕詞是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或工作人員在比較莊重的大中型會議結(jié)束時所作的總結(jié)性講話。閉幕詞旨在總結(jié)會議召開情況，評價會議的成果、意義以及影響，并向與會者提出落實大會精神的要求、奮斗目標(biāo)和希望等。專題三會議材料寫作三、會議致辭類材料的寫作2．閉幕詞的寫法閉幕詞一般由標(biāo)題、稱謂、正文和結(jié)束語4部分組成。（1）標(biāo)題。閉幕詞的標(biāo)題撰寫和開幕詞相似，但也有不同。開幕詞的標(biāo)題可采用雙標(biāo)題的形式，而閉幕詞的標(biāo)題一般不采用雙標(biāo)題。（2）稱謂。（3）正文。正文包括開頭、主體和結(jié)尾3部分。專題三會議材料寫作三、會議致辭類材料的寫作開頭部分，先用概括性的話語對會議作一個總體評價，然后簡要說明大會的經(jīng)過，指出是否完成了預(yù)定的任務(wù)或勝利閉幕。主體部分，通常包括3方面內(nèi)容。結(jié)尾部分，一般以堅定的語氣向與會者發(fā)出號召、提出希望、表示祝愿等，還可以向保障大會順利進行的有關(guān)單位及工作人員表示衷心的感謝。專題三會議材料寫作三、會議致辭類材料的寫作（4）結(jié)束語。鄭重宣布會議閉幕。3．閉幕詞的案例（詳見教材）專題三會議材料寫作三、會議致辭類材料的寫作【閉幕詞的寫作要求】（1）高度概括，重點突出。閉幕詞不要像會議總結(jié)那樣詳細總結(jié)和評價會議內(nèi)容，只需要簡述會議的基本精神，提出和闡釋會議的決議、決定、任務(wù)或要求等。（2）篇幅短小，簡潔有力。撰寫閉幕詞，要選擇會議的精髓部分，用準(zhǔn)確精練的語言進行高度概括，以便與會者把握重點，加深認識。如果精髓是對以后工作的建議或問題，則應(yīng)點到為止，不必展開論說。專題三會議材料寫作三、會議致辭類材料的寫作會議記錄是由會務(wù)秘書或文秘人員把會議的基本情況、會議報告和發(fā)言的內(nèi)容、議定的事項等如實地記錄下來作為書面材料的一種文書。會議記錄是客觀反映會議情況的第一手資料，既可信又鮮活，是撰寫其他相關(guān)文稿的基礎(chǔ)性材料。下面介紹會議記錄各部分的基本寫法。專題三會議材料寫作四、會議記錄的寫作1．標(biāo)題會議記錄的標(biāo)題一般由“主辦單位+會議事由+文種”3個要素構(gòu)成，如《×××第×次×××?xí)h記錄》。專題三會議材料寫作四、會議記錄的寫作2．會議組織信息（1）時間。可寫會議具體日期，也可寫起止時刻。（2）地點。可寫會議所在會議室的名稱或辦公室房間號碼等。（3）主持人。寫清楚會議主持人的姓名、職務(wù)等。（4）出席人員。如果出席人員不多，可以逐一列出其姓名（可按一定的順序排序）；如果人數(shù)眾多，可列出不同級別的人數(shù)。有時為了統(tǒng)計和查考，召開重要會議時，建議出席人員在簽到表上簽名。專題三會議材料寫作四、會議記錄的寫作2．會議組織信息（5）列席人員。如果有些會議有列席人員，需記錄上列席人員名單。（6）記錄人員。寫清姓名，注明職務(wù)。（7）缺席人員。如有缺席的，寫清姓名、單位、職務(wù)和事由。有些會議對與會者數(shù)量有明確要求，需注明應(yīng)到人數(shù)和實到人數(shù)。專題三會議材料寫作四、會議記錄的寫作3．會議內(nèi)容會議內(nèi)容是會議記錄的主體和重點所在，基本要求是記準(zhǔn)、記清、記全，一般有兩種記錄方式：一是詳細記錄，一是摘要記錄。專題三會議材料寫作四、會議記錄的寫作4．結(jié)尾會議記錄的結(jié)尾需認真對待。結(jié)尾另起一行空兩格寫上“散會”或“會議結(jié)束”，再由主持人和記錄人員分別在此頁右下方簽名，以示負責(zé)。沒有簽名的會議記錄，嚴格地說，是不能作為憑證和依據(jù)的。專題三會議材料寫作四、會議記錄的寫作【會議記錄的寫作要求】（1）真實記錄，避免主觀。按照會議的進程，記錄好會議的真實情況。不能隨意更改或刪減內(nèi)容，不能以主觀喜好來選擇性記錄不同人員的發(fā)言內(nèi)容。（2）清晰記錄，準(zhǔn)確把握。提前了解會議議程、議題等，搭建好會議記錄的框架，提高記錄的速度，做到跟得上、記得準(zhǔn)、效率高。（3）遵守紀律，注意保密。會議記錄一般不得公開發(fā)表，如確需發(fā)表，則必須經(jīng)會議主持人批準(zhǔn)