人事檔案管理制度細(xì)則范例

人事檔案管理制度細(xì)則范例一、引言為了規(guī)范和加強(qiáng)公司的人事檔案管理工作，促進(jìn)公司人力資源的合理優(yōu)化和高效利用，特制定本人事檔案管理制度。二、適用范圍和對象本制度適用于公司內(nèi)所有員工的檔案管理工作，包括所有部門和崗位。三、檔案管理原則準(zhǔn)確性原則：對員工檔案的內(nèi)容、形式必須真實、準(zhǔn)確、完整。保密性原則：對員工檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，避免內(nèi)容外泄。權(quán)責(zé)分明原則：對員工檔案的錄入、審批、運用等環(huán)節(jié)應(yīng)明確有關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)利，避免職責(zé)不清或利益沖突，保障員工合法權(quán)利。安全可靠原則：對員工檔案應(yīng)采用安全、可靠的技術(shù)手段妥善管理，避免遭到損毀或滅失，更要防范信息泄露和非法使用。四、檔案內(nèi)容和種類員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、籍貫、民族、身份證號、婚姻狀況、學(xué)歷、畢業(yè)院校和所學(xué)專業(yè)等。員工工作信息：包括崗位名稱、職務(wù)類別、入職時間、工作經(jīng)歷、工資福利待遇等。員工考核信息：包括評優(yōu)評先、晉升任職等成果。員工培訓(xùn)信息：包括培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)成果、培訓(xùn)證書等。員工獎懲信息：包括表揚(yáng)、處分、記過、警告等。五、檔案管理流程檔案的建檔：入職時員工應(yīng)提供相關(guān)的個人信息，人事部門應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定在電子或者紙質(zhì)檔案里建立相應(yīng)的員工檔案。檔案的歸檔：十分重要的文件應(yīng)該歸檔放在安全的地方。檔案的查詢：員工在提交相關(guān)申請時候需要人事部門提供相應(yīng)的文件，這需要人事部門維護(hù)好檔案并且答復(fù)員工的請求。檔案的存續(xù)期限：員工的檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的期限存續(xù)，過期后應(yīng)當(dāng)及時整理歸檔或者銷毀。六、檔案管理責(zé)任人事部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)員工檔案的管理和維護(hù)，并對整個檔案管理系統(tǒng)的安全、完整、準(zhǔn)確性、及時性負(fù)責(zé)。部門負(fù)責(zé)人要對部門員工的檔案進(jìn)行審查、確認(rèn)，并將審核情況報送人事部門。在簽訂勞動合同之前，人事部門要對員工提供的證明材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，如有虛假證明檔案，則按照公司的規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案的轉(zhuǎn)移與出借員工離職后，其檔案應(yīng)不隨其轉(zhuǎn)往其他單位或私自帶出公司。檔案管理部門可以根據(jù)需要將檔案移交到其他部門，并應(yīng)在移交過程中確保檔案的安全。需出借員工檔案時必須經(jīng)由人事部門主管或以上權(quán)屬同意，辦理好相應(yīng)手續(xù)，并制定詳細(xì)出借記錄。八、檔案的維護(hù)和保管檔案應(yīng)放在安全的區(qū)域，防止被損毀或偷盜，但應(yīng)可以妥善查必要的事務(wù)。采取防火、防震、防潮、防蟲、防塵、防毒等措施，確保檔案的安全和完整。九、附則本制度實施后，人事部門要對全體員工進(jìn)行宣傳，提高個人保密意識和檔案對公司價值的重要性。本制度的解釋權(quán)和修改權(quán)歸人事部門所有。十、制度的執(zhí)行本制度自實施之日