協(xié)會(huì)檔案管理制度

20協(xié)會(huì)檔案治理制度〔暫行〕本協(xié)會(huì)檔案治理制度〔暫行。一、綜合治理〔一〕機(jī)構(gòu)與職責(zé)配備?！布妗陈殭n案人員，綜合檔案室由協(xié)會(huì)綜合部治理。各業(yè)承受協(xié)會(huì)綜合檔案室的監(jiān)視指導(dǎo)?！布妗陈殭n案人員必需忠于職守，了解本協(xié)會(huì)案工作的根本學(xué)問(wèn)和技能，履行協(xié)會(huì)綜合檔案治理的職責(zé)：貫徹執(zhí)行上級(jí)有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定，結(jié)合法并組織實(shí)施。綜合治理本協(xié)會(huì)工作活動(dòng)中形成的全部檔案及有關(guān)資料〔包括文書(shū)、會(huì)計(jì)、基建、聲像、人員檔案等的收集、整理、立卷歸檔、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等一系列工作。對(duì)本協(xié)會(huì)各業(yè)務(wù)部門的日常文件及會(huì)計(jì)、基建、聲像等檔案資料的治理進(jìn)展監(jiān)視指導(dǎo)。依據(jù)本協(xié)會(huì)檔案治理的規(guī)定，定期向綜合檔案室移交檔室的指導(dǎo)下，認(rèn)真執(zhí)行本檔案治理制度，按要求做好各類檔案、資料的收集、使用、保管及移交協(xié)會(huì)檔案室工作?！捕硽w檔范圍值的文件材料〔包括文件、簿冊(cè)、圖表、書(shū)信、題字、錄音帶、照片、電子文件等各種載體材料自行銷毀。1、2?！踩硽w檔時(shí)間各部門于每年三月底前，將上年的文書(shū)檔案、聲像檔案清理收集后移交綜合檔案室歸檔。綜合檔案室于每年第三季度前完成上年文書(shū)檔案的立卷工作?；n案于工程竣工一年后移交綜合檔案室整理立卷。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)人員每?jī)赡杲M卷移交綜合檔案室。人員檔案由人事部門統(tǒng)一收集整理歸檔后，按協(xié)議規(guī)定的期限移交廣東省人才效勞局托付保管?！菜摹潮９芷谙蘧谩㈤L(zhǎng)期、短期三種。貌的，具有重要?dú)v史查考價(jià)值的文件，均應(yīng)永久保管。會(huì)工作有利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管，一般期限為10年以上。短期類：只在較短時(shí)間內(nèi)參考價(jià)值的文件材料。一般存10年內(nèi)?！参濉硻n案保管檔案保管的中心任務(wù)是維護(hù)檔案的完整與安全。嚴(yán)格遵守國(guó)家保密規(guī)定，無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入庫(kù)區(qū)。人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，要關(guān)好門窗。節(jié)日要貼封條，檢查安全。庫(kù)房要做到“七防〔防盜、防光、防火、防高溫、防潮、防塵、防蟲(chóng)。嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙及存放易燃物品，準(zhǔn)時(shí)更換防消防器材，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。定期和不定期對(duì)庫(kù)房檔案保管進(jìn)展全面檢查，覺(jué)察問(wèn)題準(zhǔn)時(shí)匯報(bào)，實(shí)行措施準(zhǔn)時(shí)解決。案卷用標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具包裝存放，保持案卷排列整齊。如遇到檔案損壞，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)加以修復(fù)。依據(jù)需要逐步增加檔案保護(hù)物資設(shè)備，提高科學(xué)治理水平?！擦硻n案保密、借閱與利用本協(xié)會(huì)的檔案主要為協(xié)會(huì)業(yè)務(wù)工作需要供給效勞。凡本須持單位介紹信并經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)同意。借閱檔案須辦理登記手續(xù)〔登記表見(jiàn)附表4一個(gè)星期。檔案室年底應(yīng)檢查借閱登記本，催促清退檔案。本協(xié)會(huì)的重要檔案一般不外借。確需查閱時(shí)，須經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案工作人員及借閱檔案的人員均應(yīng)嚴(yán)格做好相關(guān)保密工作。借閱者要確保所借檔案的安全與完整，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、拆散、撕毀、劃線、涂改檔案。檔案利用工作的任務(wù)是以本協(xié)會(huì)利用者為主要效勞對(duì)象，實(shí)行多種形式和方法，直接供給檔案和開(kāi)發(fā)利用檔案。做好檔案參考詢問(wèn)工作。依據(jù)利用提出的詢問(wèn)問(wèn)題，確定查找范圍和檢索途徑，并將查找結(jié)果答復(fù)詢問(wèn)者?！财摺硻n案的鑒定、銷毀檔案的鑒定以國(guó)家及本協(xié)會(huì)檔案保管期限表和有關(guān)規(guī)定為依據(jù)。堅(jiān)持全面的、歷史的、進(jìn)展的觀點(diǎn)，確定需要保存的檔案。檔案的鑒定工作在協(xié)會(huì)主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)下，由綜合部檔案治理員和各部門兼職檔案人員共同組成鑒定小組進(jìn)展。凡經(jīng)鑒定確認(rèn)不需保存或超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)提出審批〔審批表見(jiàn)附表5〕予以銷毀，銷毀時(shí)，由鑒定小組提出意見(jiàn)，造具銷毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀清冊(cè)要長(zhǎng)期保存。鑒定檔案的時(shí)間，由檔案工作人員依據(jù)工作狀況具體商定，一般每年進(jìn)展一次?！舶恕硻n案的移交與統(tǒng)計(jì)檔案人員調(diào)開(kāi)工作時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)。做好檔案登記，包括檔案的接收、移交、鑒定、銷毀、保管、數(shù)量、檔案構(gòu)成的登記，檔案利用狀況、檔案機(jī)構(gòu)和人員登記等。每年歸檔后，應(yīng)進(jìn)展一次檔案工作狀況統(tǒng)計(jì)及分析，并向協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。二、文書(shū)檔案治理〔一〕歸檔原則。依據(jù)省檔案局《廣東省文件材料歸檔方法用的原則。保存價(jià)值，以備查考的各種文件材料，會(huì)議記錄、報(bào)表、名冊(cè)、級(jí)來(lái)文等?！捕持饕校阂宰匀患闅w檔單位。一件內(nèi)，正件在前，定稿在后，〔擬稿、校對(duì)、審核、簽發(fā)、蓋章等，要有正本與原稿一并歸檔。按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)的方法分類。分年度時(shí)原則上將文件放在形成年度〔成文日期〕—保管期限—機(jī)構(gòu)排列，卷內(nèi)按時(shí)間挨次排列，盡可能將關(guān)系親熱的〔如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)課題、同一個(gè)會(huì)議形成的文件材料排列在一起。編號(hào)時(shí)每件檔案編一個(gè)號(hào)，在一個(gè)年度內(nèi)，一個(gè)保管期限編一個(gè)流水號(hào)〔即同一年內(nèi)，有永久、長(zhǎng)期、短期三條大流水序號(hào)，不分機(jī)構(gòu)順接編號(hào)。補(bǔ)充歸檔的排在對(duì)應(yīng)保管期限的檔案之后編號(hào)。厚的穿線裝訂。打印檔案名目，永久和長(zhǎng)期檔案一式三份〔其中兩份附在卷內(nèi)，一冊(cè)留協(xié)會(huì)保存，短期檔案一式兩份〔卷內(nèi)，一份裝訂成冊(cè)?！踩硻n案移交。按協(xié)會(huì)制定的歸檔時(shí)間規(guī)定，業(yè)務(wù)部門按檔案室，并進(jìn)展移交登記〔登記表見(jiàn)附表3。三、會(huì)計(jì)檔案治理〔一〕歸檔范圍及保管期限凡我協(xié)會(huì)在銀行設(shè)立賬號(hào)的各所屬單位和部門所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)材料均應(yīng)歸檔。會(huì)計(jì)報(bào)表年度會(huì)計(jì)報(bào)表、年度審計(jì)報(bào)告〔永久〕季〔月〕度會(huì)計(jì)報(bào)表〔15〕〔手續(xù)〕現(xiàn)金出納賬簿、銀行存款日記賬〔25年〕明細(xì)賬、總賬〔15〕會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)原始憑證、記賬憑證〔15年〕發(fā)票、收據(jù)存根〔15〕會(huì)計(jì)憑證附件〔15〕會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)〔25〕會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)〔25〕會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)〔15〕〔二〕歸檔要求81105期間，由會(huì)計(jì)人員進(jìn)展整理。歸檔范圍：要求各有銀行賬號(hào)的立檔單位將隔年的會(huì)計(jì)報(bào)表賬簿、憑證等歸檔。各類別整理要求1—121—4季度報(bào)表代替。卷內(nèi)要編頁(yè)打號(hào)、寫卷內(nèi)名目、案卷名目。并在封頁(yè)上貼標(biāo)簽，式樣如下：立卷部門類別賬號(hào)案卷標(biāo)題起止時(shí)間自年月日起至年月日卷內(nèi)張?zhí)柕谔?hào)至第號(hào)保管期限名目號(hào)案卷號(hào)憑證類：①各類憑證規(guī)格根本全都，折疊整齊，裝訂結(jié)實(shí)；蓋經(jīng)辦人印章。中卷〔冊(cè)、袋〕標(biāo)題工程時(shí)，應(yīng)將存根的起止號(hào)標(biāo)明，如有空白，應(yīng)注明作廢，并保存底單。1015①已裝訂好的永、長(zhǎng)期案卷實(shí)體；②打印好的永久會(huì)計(jì)報(bào)表、憑證附件的卷內(nèi)名目一式三份〔其中一份要留立檔案單位，一份交檔案室。各立檔單位將全部會(huì)計(jì)檔案移交協(xié)會(huì)檔案室，由檔案室編名目號(hào)，案卷號(hào)，案卷名目。四、基建檔案治理〔一〕歸檔范圍全過(guò)程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的根本建設(shè)工程的提出、調(diào)研、〔使用〕等工作活動(dòng)形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像、照片等形式與載體的文體材料。由我協(xié)會(huì)購(gòu)入〔自建〕辦公樓、住宅的基建設(shè)施均應(yīng)歸檔；組卷材料主要由三個(gè)部門的材料組成；建設(shè)單位〔我協(xié)會(huì)、設(shè)收等材料。工程建設(shè)的依據(jù)性文件立項(xiàng)批文、決議、用地規(guī)劃許可證、征地實(shí)界限紅線圖等。工程治理文件城市建設(shè)專業(yè)治理單位對(duì)施工單位進(jìn)展治理形成的文件材料；征用地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書(shū)，承建合同、協(xié)議書(shū)、施工執(zhí)照。施工竣工驗(yàn)收文件各種施工合同、圖紙自審或會(huì)議紀(jì)要等工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，全部竣工圖如總局部、建筑局部、構(gòu)造局部、水施局部、設(shè)備安裝局部等方面的圖紙以及工程質(zhì)量評(píng)審材料和竣工驗(yàn)收會(huì)議決議文件?！捕潮９芷谙?，上述歸檔范圍均為永久類?！踩辰M卷方法與要求術(shù)、竣工驗(yàn)收總結(jié)。圖樣局部組成卷為建筑、構(gòu)造、設(shè)備、電氣。案卷排列挨次應(yīng)按問(wèn)題或?qū)I(yè)參照時(shí)間或重要程度進(jìn)展。對(duì)案卷封皮的要求尾。承受科研課題檔案盒套裝。封封工程應(yīng)正確填寫，類別〔基建檔案、案卷題名〔工程名稱及內(nèi)容、編制單位〔建設(shè)單位、編制日期〔竣工時(shí)間、保管期限〔永久。②凡歸檔的技術(shù)文件材料和圖紙都必需收集齊全，系統(tǒng)治理樣材料大小一律疊成〔297毫米×10毫米〕為準(zhǔn)，折疊圖紙應(yīng)線裝訂。案。是重要的檔案資料。五、聲像、榮譽(yù)〔實(shí)物、證書(shū)檔案治理聲像檔案〔指以照片、錄音、錄像磁帶、電子文件等聲像載體形成的檔案。聲像、榮譽(yù)〔實(shí)物、證書(shū)檔案是指反映本單位進(jìn)展歷史、獲獎(jiǎng)狀況及協(xié)會(huì)重大大事的音像、圖片、資料，是本協(xié)會(huì)重要的檔案材料。〔一〕歸檔范圍協(xié)會(huì)重要會(huì)議〔會(huì)場(chǎng)、領(lǐng)導(dǎo)講話、頒獎(jiǎng)、領(lǐng)獎(jiǎng)、重要發(fā)言等。協(xié)會(huì)主辦的重大業(yè)務(wù)活動(dòng)及職工文體活動(dòng)〔地點(diǎn)、重要場(chǎng)面、有代表性的鏡頭等。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門檢查的重大活動(dòng)等有代表性的工作場(chǎng)面、主要領(lǐng)導(dǎo)蒞臨活動(dòng)鏡頭等。領(lǐng)導(dǎo)重大的公務(wù)活動(dòng)。〔二〕歸檔時(shí)間和移交要求歸檔的檔案〔除榮譽(yù)實(shí)物外〕必需是原版、正件。主辦主辦部門應(yīng)在聲像材料形成后，按協(xié)會(huì)制定的歸檔時(shí)間名目。六、人員檔案治理〔一〕歸檔范圍及保管期限凡屬協(xié)會(huì)人事治理范圍的職工人事檔案。保管期限為長(zhǎng)期?！捕硽w檔要求協(xié)會(huì)人事部門應(yīng)將職工檔案，以年為單位，按入職先后挨次進(jìn)展整理歸檔，并制定人事檔案名目〔見(jiàn)附表6移交廣東省人才效勞局托付保管。人事檔案組卷材料要完整系統(tǒng)，一般有以下八類：第一類：歷史的干部〔職工〕履歷表、簡(jiǎn)歷表、登記表以及屬于個(gè)人經(jīng)受的材料；其次類：自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料；第三類：歷年的干部〔職工〕鑒定，學(xué)校畢業(yè)鑒定以及屬于鑒定性工作、學(xué)習(xí)小結(jié)等材料；第四類：考核材料〔業(yè)務(wù)評(píng)定、制造制造和技術(shù)革的評(píng)價(jià)材料；第五類：政治歷史問(wèn)題的審查，復(fù)查和平反結(jié)論、打算、上意見(jiàn)及主要申述材料等。材料及退黨、退回材料；第七類：黨內(nèi)外嘉獎(jiǎng)〔包括科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)嘉獎(jiǎng)及組織正式命名授予的英雄、典范、先進(jìn)工作者稱號(hào)的事跡材料；別、復(fù)查材料、平反打算、調(diào)查報(bào)告。七、其它歸檔材料變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料。單位產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。1協(xié)會(huì)歸檔范圍及保管期限表保管期限 歸檔范圍收文務(wù)的指示、批復(fù)、通知、規(guī)定、重要的會(huì)議材料；下級(jí)單局部位的重要指示、報(bào)告；領(lǐng)導(dǎo)有重要批示的文字材料。

〕大會(huì)、理事會(huì)、常務(wù)理事會(huì)和監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄〔紀(jì)要，會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄〔紀(jì)要、秘書(shū)處辦公會(huì)議記錄〔紀(jì)要，協(xié)會(huì)大事記，黨群及其它職能部門等發(fā)文 會(huì)會(huì)員名冊(cè)及統(tǒng)計(jì)表等干部職工名冊(cè)及統(tǒng)計(jì)表比較重要局部 察報(bào)告、匯報(bào)材料、年度工作總結(jié)等。綜合統(tǒng)計(jì)年報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料。領(lǐng)導(dǎo)題詞原跡。會(huì)計(jì)檔案：年度會(huì)計(jì)報(bào)表、年度審計(jì)報(bào)告。重要聲像檔案。長(zhǎng)期類

比較重要的政策性規(guī)定、通知，需要參照?qǐng)?zhí)行。簽訂的合同、協(xié)議、課題結(jié)題報(bào)告、科技成果申報(bào)材協(xié)議。簽訂的重要經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議?！膊块T保存各自編輯的報(bào)刊定稿和樣本；業(yè)務(wù)部門召開(kāi)的重要業(yè)務(wù)發(fā)文會(huì)議文件。業(yè)務(wù)部門呈報(bào)的重要文件、材料。局部 話錄音照片錄像等聲像材料按聲像檔案治理。人員檔案。收文短期類 發(fā)文

需要短期參考用的文件材料。部門暫存的發(fā)文正件〔兩年后應(yīng)清理銷毀，部門需局部 短期查用的業(yè)務(wù)文件材料。2協(xié)會(huì)文件材料不需歸檔范圍收文局部發(fā)文局部

與本協(xié)會(huì)工作無(wú)關(guān)的文件；上級(jí)單位普發(fā)僅供參閱不需辦理的文件；〔如每月統(tǒng)計(jì)表被年度包括的。重份文件；一般性文件尚未定型的修改稿；無(wú)保存價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；3協(xié)會(huì)文書(shū)檔案移交清冊(cè)移交時(shí)間:序號(hào) 責(zé)任者文號(hào)日期