物業(yè)公司的供方管理制度

物業(yè)公司的供方管理制度目的有效選擇和管理公司的各類供方。范圍適用于公司各部門。3.職責(zé)3.1工作職責(zé)責(zé)任部門/崗位工作內(nèi)容頻次/數(shù)量品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)A類物資/服務(wù)供方（品牌）的選擇與管理監(jiān)督部門對B類物資/服務(wù)供方（品牌）的選擇評估與管理組織對供方的年度審核及時及時每年一次總經(jīng)理辦公室協(xié)助選擇CI產(chǎn)品合格供方及時財務(wù)管理部參與對供方的選擇；及時運營組組織分管片區(qū)內(nèi)各部門物資/服務(wù)供方的定期評估每季度部門負(fù)責(zé)管理范圍內(nèi)B類物資/服務(wù)供方（品牌）的選擇評估與管理；統(tǒng)計分析和評估負(fù)責(zé)所有采購物資/服務(wù)的檢查驗收和使用過程的跟蹤。清潔、消殺、綠化、設(shè)備設(shè)施供方的考核評估。每年集中評估一次每季度及時每月定義合格物資（品牌）供方：由公司統(tǒng)一評估選擇的物資（品牌）合格供方。合格服務(wù)供方：由公司統(tǒng)一評估選擇的各類服務(wù)/工程分包供方。方法和控制過程5.1供方的選擇1供方的選擇應(yīng)遵循“質(zhì)量第一、服務(wù)至上”的原則，選擇有較高信譽的供方。5.1.2對代理供方的選擇，應(yīng)選擇具備深圳區(qū)域性代理資格的供方，并應(yīng)具備相應(yīng)的售后服務(wù)和保修能力。5.1.3對生產(chǎn)型供方的選擇，應(yīng)遵循“就近原則”，保證產(chǎn)品和服務(wù)的及時性。5.1.4對服務(wù)性供方的選擇，應(yīng)參考行業(yè)內(nèi)的使用情況，選擇正規(guī)、有專業(yè)資質(zhì)的供方。5.1.5對個人、掛靠等形式的供方，需經(jīng)品質(zhì)管理部審核批準(zhǔn)后方可使用。5.1.6為保證價格的合理性，每類物資應(yīng)有兩家（或以上）合格供方以備選擇。5.2供方（品牌）的評審資料要求5.2.1物資零售/批發(fā)/代理供方評審時須具備的資料（包括但不限于以下內(nèi)容）：供方的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（本年度已年審）、稅務(wù)登記證明；特種產(chǎn)品的經(jīng)營許可證（如：安防器材、泳池藥品、有毒有腐蝕性物品、易燃易爆物品、消防用品等）和特種產(chǎn)品的檢驗報告；代理商代理授權(quán)證書，代理產(chǎn)品合格證書等；采購物資的報價單；合同樣本；證明供方品質(zhì)保障能力的其它相關(guān)文件；供方簡介及聯(lián)系方式。2生產(chǎn)型供方評審時需具備的資料（包括但不限于以下內(nèi)容）供方的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（本年度已年審）、稅務(wù)登記證明；供方主要產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝流程圖；主要產(chǎn)品的形式鑒定證書；特種產(chǎn)品的生產(chǎn)經(jīng)營許可證（必要時）；報價單；合同樣本；證明供方品質(zhì)保障能力的其它相關(guān)文件；供方簡介及聯(lián)系方式。5.2.3服務(wù)型供方評估時應(yīng)具備的資料（包括但不限于以下內(nèi)容）供方的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（本年度已年審）、稅務(wù)登記證明；特種作業(yè)許可證（空調(diào)水處理、外墻清洗、消殺、防水、裝飾裝修、電梯、水箱清洗等）；特種作業(yè)人員資質(zhì)證書（健康證、資質(zhì)證等）；合同樣本；證明供方品質(zhì)保障能力的其它相關(guān)文件；供方簡介及聯(lián)系方式。5.2.4免評審供方A.知名大型連鎖商場（超市），如：家樂福、天虹、萬佳、華潤、沃爾瑪、百佳、新一佳、蘇寧電器、國美電器、順電、山姆會員店、百安居、麥德龍等；5.2.5供方提供合同條款的合理性須加以評價，必要時提出修改意見并與供方溝通，直至雙方達(dá)成一致。5.2.6年采購額累計達(dá)20萬以上的A類物資，須與供方簽訂采購框架協(xié)議。5.2.7外包工程項目須制訂報價清單和檢查/工藝流程標(biāo)準(zhǔn)，按要求評估。5.2.8各部門以定期結(jié)算方式采購的B類物資，須與供方簽訂物資采購協(xié)議，明確質(zhì)量保證條款及付款方式等。合同期滿前需重新評估。5.3供方評審要求5.3.1對物資（品牌）零售/批發(fā)/代理供方，應(yīng)到供方現(xiàn)場進(jìn)行考察，了解供方資料、辦公地點、人員等的真實性；通過電話咨詢被評估供方的現(xiàn)有客戶，或到其客戶現(xiàn)場了解供方產(chǎn)品的質(zhì)量、售后服務(wù)等信息。并將考察結(jié)果填寫《供方申請（評審）表》。2對生產(chǎn)型/服務(wù)型供方，應(yīng)組織品質(zhì)管理部、財務(wù)管理部相關(guān)專業(yè)人員到供方現(xiàn)場進(jìn)行考察，了解供方生產(chǎn)能力、財務(wù)狀況、品質(zhì)保障能力、售后服務(wù)等信息，并填寫《供方申請（評審）表》。必要時需到供方客戶現(xiàn)場了解產(chǎn)品/服務(wù)的具體情況。5.3.3單宗采購、合同金額達(dá)3萬元以上，或年采購金額達(dá)20萬元以上的供方，評審時（含年度評審）必須到被評審供方的經(jīng)營現(xiàn)場或其現(xiàn)有客戶的生產(chǎn)/服務(wù)現(xiàn)場進(jìn)行考察。5.4供方年度評審5.4.1對與公司發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系的生產(chǎn)型供方和服務(wù)型供方每年至少安排一次現(xiàn)場評審或在需要時組織第二方審核。2對物資零售/批發(fā)/代理供方進(jìn)行年度評估時，可不進(jìn)行現(xiàn)場評審，但需保證供方資料的有效性。5.4.3每年對合格物資供方（品牌）及合格服務(wù)供方進(jìn)行年度評審時，須檢查5.2所列資料的有效性和完整性，對已失效、未年審或有變更的資料須更改完善。5.4.4對特殊情況下不需進(jìn)行現(xiàn)場評審的，須經(jīng)品質(zhì)管理部經(jīng)理書面同意。5.5合格供方一覽表的編制5.5.1A類物資、合格服務(wù)供方分別編制《合格物資供方（品牌）一覽表》和《合格服務(wù)供方一覽表》，發(fā)送品質(zhì)管理部經(jīng)理審批后，掛品質(zhì)管理部網(wǎng)頁。2部門可根據(jù)所處的位置和采購需求，評定B類物資供方，但須同時編制部門采購文件，明確B類采購物資類型、采購地點等要求，連同《合格物資供方（品牌）一覽表》由部門負(fù)責(zé)人審批后，一起發(fā)送財務(wù)管理部和品質(zhì)管理部審核備案，并統(tǒng)一掛品質(zhì)管理部網(wǎng)頁。5.6對物資/服務(wù)供方的定期評估5.6.1運營組每半年對物資采購回訪中的問題進(jìn)行總結(jié)，提交分析報告。5.6.2各采購部門每季度首月20日前須對上季度的物資供方采購情況（價格、服務(wù)、質(zhì)量、送貨及時性等）進(jìn)行全面評估，并統(tǒng)計供方在供貨時送錯、短少、不合格數(shù)、發(fā)票問題、送貨不及時情況等，編寫《—工作評估報告》，報運營組、品質(zhì)管理部備案。5.6.3每年品質(zhì)管理部應(yīng)對A類物資和服務(wù)供方進(jìn)行一次年度評估，并編寫評估報告。5.6.4部門對服務(wù)供方的定期評估按《環(huán)境外包監(jiān)控管理辦法》、《設(shè)備/設(shè)施外包監(jiān)控管理辦法》、《工程項目外包監(jiān)控管理辦法》進(jìn)行。5.7物資/服務(wù)供方（品牌）的增加及變更5.7.1各部門因服務(wù)需要或供方無法滿足公司服務(wù)質(zhì)量要求、破產(chǎn)倒閉或發(fā)生搬遷、更名，需增加或變更A類、B類物資合格供方（品牌）或服務(wù)合格供方時，應(yīng)根據(jù)該項物資/服務(wù)對服務(wù)質(zhì)量的影響程度進(jìn)行評價，填寫《供方申請（評審）表》A類物資及服務(wù)供方經(jīng)品質(zhì)管理部經(jīng)理審批，B類物資經(jīng)本部門經(jīng)理審批后，加入《合格物資供方（品牌）一覽表》或《合格服務(wù)供方一覽表》中。5.7.2采購過程中，發(fā)現(xiàn)偽劣商品或價格異常，驗收人員須在三個工作日內(nèi)上報運營組、品質(zhì)管理部（A類）或部門負(fù)責(zé)人（B類）。若發(fā)現(xiàn)同一供方一個月內(nèi)有兩次以上或半年內(nèi)有四次以上偽劣商品時，應(yīng)取消其合格供方資格。5.7.3發(fā)現(xiàn)供方有提供假發(fā)票行為，應(yīng)及時通知片區(qū)財務(wù)和品質(zhì)管理部。若連續(xù)兩次發(fā)現(xiàn)有提供假發(fā)票的行為，可取消其合格供方資格。5.7.4品質(zhì)管理部及各采購部門在年度評估時，如發(fā)現(xiàn)某指定供方（品牌）超過一年時間公司