公司文件管理制度

公司文件治理制度公司文件治理制度公司文件治理制度〔精選15篇〕在學(xué)習(xí)、工作、生活中，需要使用制度的場合越來越多，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。擬定制度需要留意哪些問題呢？以下是我收集整理的公司文件治理制度〔精選15〕，期望能夠幫助到大家。公司文件治理制度1目的為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號(hào)、審批、公布、歸檔等文件治理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件治理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、提高公司文件治理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作狀況，特制定本制度。適用范圍適用于公司各類文件的起草、審查、審批、公布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。定義文件：公司文件是在公司治理過程中形成的具有執(zhí)行效力和標(biāo)準(zhǔn)體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)展相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)展把握。隨時(shí)保持有效版本的文件。非受控文件：不受更改/修訂的把握，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。外來文件：指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)展相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶要求等)。職責(zé)公司人事行政部是公司文件治理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件治理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)視。各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的治理。文件編制、審批、公布的權(quán)責(zé)各部門負(fù)責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。治理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、治理文件。人事行政部為公司文件標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)籌治理部門，負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、公布、匯總。文件分級(jí)分類文件分級(jí)一級(jí)文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營治理標(biāo)準(zhǔn)等。二級(jí)文件：標(biāo)準(zhǔn)各專業(yè)職能治理、效勞標(biāo)準(zhǔn)治理等方面的文件。三級(jí)文件：各職能治理、效勞標(biāo)準(zhǔn)等具體實(shí)施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、工程治理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。四級(jí)文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。文件編號(hào)、標(biāo)識(shí)與把握文件編號(hào)：[Microsof1]公司名稱+部門代號(hào)+文件名稱+文件挨次號(hào)+時(shí)間注：各部門代號(hào)部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼文件的標(biāo)識(shí)與把握文件分受控與非受控兩種,在治理體系運(yùn)行的有關(guān)場所應(yīng)用的文件及供給應(yīng)審核機(jī)構(gòu)的文件為受控文件,以編號(hào)為受控標(biāo)識(shí);如因其他目的供給應(yīng)客戶的文件為非受控文件，不作標(biāo)識(shí);長期有效的文件予以編號(hào)和標(biāo)識(shí)，把握其發(fā)放，回收作廢失效版本;一次性或短時(shí)間有效的文件過期自然失效，以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識(shí)，不必跟蹤回收其過期版本。文件編制、審核、批準(zhǔn)和公布行政文件與治理性文件的編制與審批公司級(jí)行政性文件：公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營治理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎(jiǎng)懲等重要打算的通知/通告，由人事行政部負(fù)責(zé)編制。公司級(jí)治理性文件：如人力資源治理制度、技術(shù)文件治理制度、4.3各部門行政性文件：各部門因部門治理及工作開展所需求公布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。公司及各部門全部行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、批閱和簽發(fā)。公司及各部門全部治理性文件的審核由人事行政部填寫《文件批閱簽發(fā)單》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、批閱和簽發(fā)。文件歸檔、發(fā)放、保管文件歸檔經(jīng)審批后的文件，人事行政部負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄名目”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄名目”應(yīng)定期予以更，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更公司《受控文件清單》。文件發(fā)放公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放：(1)治理手冊、程序文件和公司治理文件下發(fā)至各部門;作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;各個(gè)部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號(hào)，并由領(lǐng)用者簽名。文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。文件保管與借閱(1)文件保管：全部經(jīng)批準(zhǔn)公布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清楚易于識(shí)別。a、行政文件正本、治理文件存放在人事行政部。b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。(2)各部門需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件治理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，治理文件的借出和歸還。(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標(biāo)識(shí)，承受密碼進(jìn)展保護(hù)，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進(jìn)展操作。(4)文件的持有者假設(shè)跨部門調(diào)動(dòng)或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。文件的更改與回收作廢文件更改當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時(shí)，由文件歸口部門提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必需符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時(shí)相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)展同步更改。文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按負(fù)責(zé)填寫《文件更改/評審單》并實(shí)施更改。文件修改內(nèi)容較少時(shí)，可以承受劃改、換頁的方式進(jìn)展更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織構(gòu)造、治理體系發(fā)生重大變化時(shí)應(yīng)進(jìn)展換版。公司文件更改狀態(tài)按版本號(hào)為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號(hào)。版本號(hào)與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號(hào)最高是10，當(dāng)超過10次時(shí)，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特別狀況下，換版不受此限制。文件更改內(nèi)容必需準(zhǔn)時(shí)到達(dá)文件使用場所，對文件的宣貫、實(shí)施狀況有文件歸口部門進(jìn)展檢查，并確認(rèn)更改效果。公司鼓舞各部門及人員在使用文件時(shí)準(zhǔn)時(shí)覺察文件的問題，提出文件更改意見。文件的作廢與銷毀各部門使用中的文件已被更改且有版文件公布時(shí)，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標(biāo)明回收日期。文件作廢或換頁換版時(shí)，對已回收的作廢文件由行政辦公室準(zhǔn)時(shí)銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，假設(shè)需保存作廢文件時(shí)要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。各類文件的保存期按《檔案治理制度》的規(guī)定執(zhí)行。外來文件治理外來文件接收與歸口國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn);上級(jí)主管部門下發(fā)的治理方法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集治理，并建立《外來文件清單》。外來文件由接收部門或形成文件部門歸口治理。外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行狀況，交檔案室備檔。保密文件的治理保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)展治理，隱秘信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負(fù)責(zé)治理。保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：文件密級(jí)發(fā)放、傳閱范圍絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、確定信息形成部門的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象機(jī)密公司部門負(fù)責(zé)人以上人員，機(jī)密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象隱秘公司部門主管級(jí)以上人員，隱秘形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對象公司文件治理制度2一、總則及范圍為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；工程資料；工程預(yù)算單、決算單的完整性，避開混亂，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；工程資料；工程預(yù)算單、決算單的治理。二、治理業(yè)務(wù)與分工技術(shù)部負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項(xiàng)治理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項(xiàng)確實(shí)定。技術(shù)員。負(fù)責(zé)總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)展技術(shù)文件的治理工作。三、治理內(nèi)容與要求1.技術(shù)文件的種類技術(shù)類文件由技術(shù)部負(fù)責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書。治理類文件由技術(shù)部負(fù)責(zé)的工程的合同；工程資料；工程預(yù)算單、決算單等。2.文件登記技術(shù)部必需建立《技術(shù)文件治理臺(tái)賬》，把握技術(shù)部全 文件的狀況。其臺(tái)賬應(yīng)包括：編號(hào)、名稱、數(shù)量、文件編制時(shí)間。文件接收后，技術(shù)員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)對文件進(jìn)展分類編號(hào)并作記錄。3.文件的歸檔及保管技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進(jìn)展保管。4.文件的借用〔1〕文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。5.文件的修改與審批當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí)，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師〔或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人〕分析確定是否需要修改。技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專業(yè)工程師〔或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人〕填寫《設(shè)計(jì)更改單》?！对O(shè)計(jì)更改單》應(yīng)包括以下內(nèi)容：技術(shù)文件名稱、編號(hào)、或圖紙名稱、圖號(hào)；更改理由；會(huì)審意見、會(huì)審簽名；設(shè)計(jì)、工藝負(fù)責(zé)人簽名；修改內(nèi)容和修改要求〔以圖紙和文檔形式表現(xiàn)〕。技術(shù)文件的xx與批準(zhǔn)一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計(jì)更改單》交技術(shù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)展xx和簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參與審定，會(huì)議通過審定后，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。技術(shù)員接到《設(shè)計(jì)更改單》后，應(yīng)馬上著手工作，更改時(shí)，必需把已發(fā)出和保存、貯存的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性〔圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應(yīng)同時(shí)將舊圖紙收回并登記〕。技術(shù)文件的治理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔〔在登記時(shí)應(yīng)作出標(biāo)記〕。公司文件治理制度3一、總則1、技術(shù)文件是本公司的核心隱秘，是本公司能夠持續(xù)進(jìn)展并在市場上堅(jiān)持強(qiáng)勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司全部。2、為標(biāo)準(zhǔn)本公司技術(shù)文件的治理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的治理，特制訂本制度。3、適用范圍：適用于本廠的技術(shù)文件的治理。二、技術(shù)文件的編制1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。具體包括：開發(fā)打算階段：方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開發(fā)打算書、檢驗(yàn)要求。開發(fā)設(shè)計(jì)階段：原理圖、印制幅員、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械構(gòu)造圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評審記錄表。產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。產(chǎn)品維護(hù)階段：設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必需貼合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。三、技術(shù)文件的提交1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期中，設(shè)計(jì)人員必需依據(jù)技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真進(jìn)展各項(xiàng)文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個(gè)階段，設(shè)計(jì)人員都必需按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件，并保存在公司的效勞器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計(jì)人員都必需重提交文件，以便更效勞器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)人員須依據(jù)提交的文starteam4、對于已提交的文件，任何人員不得有意在效勞器上進(jìn)展刪除。四、技術(shù)文件的歸檔1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)；技術(shù)文件的編制必需嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級(jí)把關(guān)制度；明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱、日期，設(shè)計(jì)、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)展簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)展總體簽署。4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)展歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司效勞器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。5、用來存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號(hào)、簽署信息等。6、歸檔文件時(shí)，須填寫《設(shè)計(jì)工程歸檔資料清單》，并對歸檔文件進(jìn)展真實(shí)有效型和完整標(biāo)準(zhǔn)性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格前方可賜予存檔。五、技術(shù)文件的借閱1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅(jiān)持不具權(quán)限的文件。2、假設(shè)因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》，然前方可經(jīng)過獲得的授權(quán)從公司效勞器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)展查閱。3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的隱秘。4、如有特別情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)視下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。六、職責(zé)追究各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，假設(shè)因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將依據(jù)有關(guān)保密規(guī)定賜予罰金懲罰和公司內(nèi)部記過懲罰，情節(jié)嚴(yán)峻者公司將保存追究法律職責(zé)的權(quán)利。公司文件治理制度4一、文件治理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件，具體由辦公室負(fù)責(zé)。二、對上級(jí)部門發(fā)來的文件，要進(jìn)展文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定、登記。三、本單位外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)準(zhǔn)時(shí)送交收進(jìn)展登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任〔或副主任〕依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)馬上呈送領(lǐng)導(dǎo)〔或分管領(lǐng)導(dǎo)〕閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。五、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。公司文件治理制度51、目的為標(biāo)準(zhǔn)本公司文件分類、編號(hào)、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)及下屬治理中心各部門的文件治理工作。2、職責(zé)總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司全部對外發(fā)文審批。治理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)治理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)治理中心文件的打印及文號(hào)的治理工作。部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核，及負(fù)責(zé)本部門對公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號(hào)及資料的審核，用印治理、歸檔治理工作。3、文件種類上行文：請示，報(bào)告，打算，總結(jié)；下行文：批復(fù)，打算，通知，通告，通報(bào)，制度，規(guī)定；平行文：信函，會(huì)議紀(jì)要。4、文件格式發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。隱秘等級(jí)和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的單位。正文。是文件的主體局部。文件制發(fā)的目的和依據(jù)，表達(dá)什么事情，解決什么問題以及方法和要求，都要在正文中闡述清楚：標(biāo)題統(tǒng)一使用二號(hào)或三號(hào)黑體字，放在居中位置；正文統(tǒng)一使用四號(hào)或小四宋體字，與主送單位等堅(jiān)持全都。每段開頭空兩個(gè)字；要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，行間距為1、5附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料：假設(shè)該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明“附件：xxx“字樣；假設(shè)附件較多，還須編上序號(hào)；文件無附件的，無須注明；落款。指發(fā)文單位全稱或標(biāo)準(zhǔn)化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名：落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相關(guān)于書信中具名的位置；假設(shè)正文恰好占滿全頁，落款必需放在另頁空白紙上時(shí)，并在其上頭加注一行“(此頁無正文)“字樣；落款字體與正文一樣。日期：一般應(yīng)寫發(fā)文日期；制度或會(huì)議經(jīng)過的文件應(yīng)寫經(jīng)過的日期；重要的文件寫簽發(fā)的日期；5、文號(hào)依據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文挨次對文件進(jìn)展統(tǒng)一編號(hào)；具體文號(hào)編制規(guī)章見附件。公司文號(hào)由行政人事部統(tǒng)一治理，治理中心文號(hào)由物業(yè)部統(tǒng)一治理；發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號(hào)后，方可發(fā)文。6、用印用印是發(fā)文單位對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，對外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。文件打印校對完之后，由治理印章的人員用印并進(jìn)展登記；印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月“位置。7、文件治理包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作：正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人認(rèn)真校對審核。簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負(fù)有完全職責(zé)，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，認(rèn)真閱讀文稿，實(shí)事求是地?cái)M寫批語。同意簽發(fā)的，注明“同意發(fā)文“字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重撰寫；用印。印章治理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。收文。文件治理人員(一般為行政人事部或治理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括：流水號(hào)、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或治理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進(jìn)展保管。歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)展整理存檔工作。8、相關(guān)文檔文號(hào)編碼規(guī)章《文件編號(hào)使用登記表》《對外發(fā)文登記表》《對內(nèi)發(fā)文登記表》《收文登記表》《文件處理單》《傳閱單》《用印登記表》對外發(fā)文格式對內(nèi)發(fā)文格式報(bào)告總結(jié)格式會(huì)議紀(jì)要格式會(huì)議記錄格式9、修訂及實(shí)施本規(guī)定由全公司各部門實(shí)施，行政人事部進(jìn)展監(jiān)視。本規(guī)定修訂權(quán)在公司。公司文件治理制度6一、一般1.技術(shù)文件是我們公司的核心隱秘，是我們公司持續(xù)進(jìn)展和在市場上堅(jiān)持強(qiáng)勢競爭力的有力保證，公司的技術(shù)文件歸公司全部。2、為標(biāo)準(zhǔn)公司技術(shù)文件治理，明確文件編制的準(zhǔn)確性、完整性、技術(shù)文件編制、簽名、變更、保存等相關(guān)資料，確保技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和有效治理，特制定本制度。3、適用范圍：適用于本廠技術(shù)文件治理。二、技術(shù)文件的編制1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件和技術(shù)資料。具體包括：開發(fā)打算階段：打算設(shè)計(jì)、質(zhì)量保證概述、設(shè)計(jì)開發(fā)打算書、檢查要求開發(fā)設(shè)計(jì)階段3360原理圖、打印布局、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械原理圖、編程設(shè)備刻錄文件、可編程設(shè)備源代碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)審查記錄表產(chǎn)品調(diào)試階段3360產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊接明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄產(chǎn)品維護(hù)階段3360設(shè)計(jì)開發(fā)摘要、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必需遵守國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。3.技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相關(guān)部門編制，各部門要對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。三、提交技術(shù)文件在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期內(nèi)，設(shè)計(jì)師應(yīng)依據(jù)技術(shù)文檔標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真完成各文檔的編寫工作，以確保技術(shù)文檔的完整性。在產(chǎn)品開發(fā)的每個(gè)階段，設(shè)計(jì)師都必需準(zhǔn)時(shí)提交設(shè)計(jì)文件并保存在公司的效勞器上。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改時(shí)，設(shè)計(jì)師都必需重提交文件，更效勞器上的文件，確保開發(fā)工作的牢靠性。3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)師應(yīng)依據(jù)提交的文件starteam4.對于提交的文件，任何人都不能有意從效勞器中刪除。四、技術(shù)文件的保管1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審查和批準(zhǔn)。技術(shù)文件編制必需嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審查三級(jí)把關(guān)制度。明確各級(jí)責(zé)任、權(quán)利、利益。2、技術(shù)文檔必需在標(biāo)題欄的編號(hào)、名稱、日期、設(shè)計(jì)、校對、審計(jì)、批準(zhǔn)等欄中簽名完備，簽名不完善的技術(shù)文檔不能用于存檔。3.文件簽名分為紙質(zhì)文件簽名、電子文件簽名、光盤簽名。其中紙質(zhì)文檔簽名必需用手寫在紙質(zhì)文檔上，電子文檔簽名必需作為注釋簽署starteam，光盤簽名必需作為一個(gè)整體簽署光盤封面上的標(biāo)簽。4、各種存檔文件確認(rèn)后，簽名完成后才能進(jìn)展存檔工作。歸檔文件應(yīng)在公司效勞器上保存123360保管。應(yīng)在用于存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其盒子上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)顯示光盤的大致信息(如名稱、編號(hào)、簽名信息等)。歸檔文件時(shí)要填寫《設(shè)計(jì)工程歸檔資料清單》，對歸檔文件進(jìn)展實(shí)際完整的標(biāo)準(zhǔn)性檢查，合格后才能歸檔。五、技術(shù)文件貸款任何職員不得個(gè)人傳閱技術(shù)文件，不得非法堅(jiān)持未經(jīng)授權(quán)的文件。假設(shè)工作需要，需要借用技術(shù)文件，請要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》。然后，您可以獲得相應(yīng)的批準(zhǔn)，從公司效勞器下載該文件并進(jìn)展批閱。對借來的文件不能私自印刷、傳閱，不能泄露借來的文件的隱秘。假設(shè)有特別狀況，需要將文件轉(zhuǎn)交他人或攜帶，必需得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。查閱文件后，應(yīng)在相關(guān)人員監(jiān)視下徹底刪除貸款文件，并補(bǔ)充整個(gè)《借閱文件記錄表》。六、追究責(zé)任各部門要嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，假設(shè)因不遵守上述規(guī)定而喪失或泄露公司技術(shù)文件，公司將依據(jù)相關(guān)隱秘規(guī)定受到罰款懲罰和公司內(nèi)部懲罰，情節(jié)嚴(yán)峻的人將保存追究法律責(zé)任的權(quán)利。公司文件治理制度7為了更好地標(biāo)準(zhǔn)各類文件的起草、收發(fā)、報(bào)送、保管等環(huán)節(jié)，特制定本制度。一、上級(jí)來文和外單位來文。辦公室人員對上級(jí)來文和外單位來文首先要在收文登記簿上具體登記，來文單位、日期、份數(shù)、密級(jí)、字號(hào)等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經(jīng)理批示，總經(jīng)理批示后送有關(guān)人員傳閱，總經(jīng)理有批辦意見的，辦公室應(yīng)提示有關(guān)人員批示閱辦結(jié)果，并將閱辦結(jié)果送總經(jīng)理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應(yīng)準(zhǔn)時(shí)將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。二、本單位各類文件包括簡報(bào)的起草均有辦公室人員負(fù)責(zé)起草，部門專業(yè)文件由各部門專業(yè)人員保起草，凡以文件或紀(jì)要簡報(bào)名義上報(bào)或下發(fā)的文件均由辦公室填寫發(fā)文卡，由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后，并具體填寫發(fā)文登記簿方可復(fù)印并存檔，沒有總經(jīng)理簽發(fā)的文件不能發(fā)出和存檔。三、上報(bào)和發(fā)往其他單位的文件應(yīng)填寫文件送達(dá)登記簿，由接收文件人簽字前方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續(xù)。四、報(bào)告、請示、匯報(bào)、制度、規(guī)定等均應(yīng)以文件形式印發(fā)，宣傳活動(dòng)類一般應(yīng)以簡報(bào)形式印發(fā)，每周例會(huì)的紀(jì)要內(nèi)容均以紀(jì)要形式印發(fā)。落實(shí)公司會(huì)議精神的狀況匯報(bào)應(yīng)以文件形式上報(bào)。五、凡打印的錯(cuò)文件應(yīng)準(zhǔn)時(shí)銷毀，以免機(jī)密外泄。六、借閱文件超過八小時(shí)的應(yīng)辦理借閱手續(xù)，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經(jīng)理批準(zhǔn)。公司文件治理制度81、對機(jī)動(dòng)車進(jìn)展二級(jí)維護(hù)、總成修理、整車修理的，資料治理人員須準(zhǔn)時(shí)建立修理檔案。2、修理檔案內(nèi)容主要包括：修理合同、修理工程、具體修理人員及質(zhì)量檢驗(yàn)人員、檢驗(yàn)單、竣工出廠合格證〔存根〕及結(jié)算清單等。3、檔案存放要有序，查找便利，并應(yīng)做好六防工作，即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛(wèi)生。4、不準(zhǔn)損毀、涂改、偽造、出賣檔案，檔案資料如有損壞應(yīng)準(zhǔn)時(shí)修補(bǔ)。5、各班組負(fù)責(zé)人要對本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負(fù)責(zé)，在現(xiàn)場不得存有或使用失效的文件、資料。6、依據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和時(shí)間等待征，對檔案進(jìn)展分類整理、存放、歸檔，電子檔案要準(zhǔn)時(shí)備份。7、各班組每年對檔案進(jìn)展一次核對清理，并將所保存的`檔案整理后交辦公室統(tǒng)一歸檔。已經(jīng)到保管期限的文件資料，由辦公室按規(guī)定處理。8、檔案的借閱必需辦理規(guī)定手續(xù)，借閱者對檔案的完整、清潔負(fù)責(zé)，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印。9、機(jī)動(dòng)車修理檔案保存期兩年。公司文件治理制度9一、編制目的為維護(hù)公司文件收發(fā)和輪閱的標(biāo)準(zhǔn)性、嚴(yán)峻性和安全性,維護(hù)公司的利益,特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的治理。三、相關(guān)職責(zé)公司員工必需嚴(yán)格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。綜合辦公室負(fù)責(zé)文件收發(fā)和輪閱治理制度的治理。四、文件收發(fā)程序凡上級(jí)和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)開拆、登記。收到文件要準(zhǔn)時(shí)拆封,準(zhǔn)時(shí)分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應(yīng)登記后準(zhǔn)時(shí)送閱。時(shí)效性較強(qiáng)的會(huì)議通知和文件等,應(yīng)馬上交總經(jīng)理閱簽。各類文件送閱前由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擬辦,并提出擬辦意見。經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)準(zhǔn)時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審稿,交辦公室負(fù)責(zé)人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最終由總經(jīng)理簽發(fā)。6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室特地人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)編好文號(hào),確定印制份數(shù),并逐項(xiàng)將文件標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時(shí),留二份與底稿一并歸檔。7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機(jī)密和掛號(hào)文件在封發(fā)時(shí)需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。五、文件輪閱程序文件輪閱由辦公室專人負(fù)責(zé)。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能準(zhǔn)時(shí)輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補(bǔ)閱。輪閱時(shí)不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過五天,復(fù)印件應(yīng)妥當(dāng)保管。文件輪閱完畢,辦公室特地人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。六、其他本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。公司文件治理制度10一、目的為了標(biāo)準(zhǔn)安全生產(chǎn)文件檔案的治理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展供給參考資料和文獻(xiàn)，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的治理。三、職責(zé)1、安保部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)視治理。2、各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的治理，并負(fù)責(zé)監(jiān)視檢查和考核；3、各部門安全員負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時(shí)將安全生產(chǎn)檔案上報(bào)公司安全職能部門備案。四、內(nèi)容1、文件資料的收集安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)及其它要求；上級(jí)主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等；公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)治理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、住建指示材料等；安全生產(chǎn)工作打算、總結(jié)、報(bào)告等；、各種安全活動(dòng)記錄、安全治理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等；供給商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；安全設(shè)施檢測、檢驗(yàn)報(bào)告、記錄等；食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評價(jià)報(bào)告等；2、立卷歸檔、文件資料應(yīng)依據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要狀況，以便保管和利用；、應(yīng)依據(jù)文件資料的重要性，立案時(shí)間分永久、長期和短期三種，進(jìn)展時(shí)間整理、分類歸檔；、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進(jìn)展歸檔，統(tǒng)一保存；、各種文件資料按確定特征進(jìn)展排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次清楚、編寫頁碼、標(biāo)定卷內(nèi)文件資料名目；、不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)分治理，單獨(dú)立卷；3、檔案保管、檔案應(yīng)入架、科學(xué)排列，避開暴露和捆扎堆放；、應(yīng)實(shí)行防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；4、檔案借閱、文件資料檔案借閱，必需履行借閱手續(xù)，借閱檔案要留意保護(hù)，不得喪失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明狀況，并辦理續(xù)借手續(xù)；、借閱的檔案要留意保密，未經(jīng)許可，不得任憑公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人；、歸還檔案時(shí)，由檔案治理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷；5、檔案銷毀對于過期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，必要時(shí)做好銷毀記錄；五、相關(guān)記錄《文件檔案清單》公司文件治理制度11第一條治理要點(diǎn)1、為使文件治理工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、文件治理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。3、制度類文件依據(jù)公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)展編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文局部寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭標(biāo)準(zhǔn)，表達(dá)無歧義。4、依據(jù)文件屬性、類別，對全部文件進(jìn)展編號(hào)，依據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。其次條制度標(biāo)準(zhǔn)1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。4、凡寄至公司的文件、等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進(jìn)展分類治理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)前方可借閱。7、辦公室治理人員對文件借閱狀況進(jìn)展登記，做好借閱記錄并限期清退。8、按時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)展整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9、依據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對文件進(jìn)展銷毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，依據(jù)文件治理制度進(jìn)展處理。第三條文件治理流程設(shè)計(jì)1、內(nèi)部文件治理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔2、外部文件治理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀3、借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀公司文件治理制度12文件資料的歸檔應(yīng)做到分類保存、編目清楚、標(biāo)識(shí)明確、裝訂整齊。資料的填寫應(yīng)做到字跡工整、簽字齊全、標(biāo)準(zhǔn),內(nèi)容正確。1、收發(fā)文件治理制度對外發(fā)文應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或工程負(fù)責(zé)人審批簽發(fā),做好收發(fā)文記錄,接收人簽字。文件包括公司外發(fā)文件、公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件兩局部。外發(fā)文件的具體要求公司外發(fā)文件在發(fā)放記錄上注明原件存放處,辦公司室統(tǒng)一標(biāo)識(shí)發(fā)放文件編號(hào)。公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件的具體要求(1)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件在收發(fā)、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。(2)建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對公司的發(fā)文,由辦公室統(tǒng)一接收,并準(zhǔn)時(shí)上報(bào)公司經(jīng)理,由公司經(jīng)理簽署意見。建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對工程部的發(fā)文,由工程部接收,由工程負(fù)責(zé)人簽署意見,工程負(fù)責(zé)人依據(jù)具體狀況上報(bào)公司。工程發(fā)放施工隊(duì)的文件規(guī)定:發(fā)放施工隊(duì)的文件、通知(不含技術(shù)交底),均在工程備案,同時(shí)由發(fā)放責(zé)任人保存原件和發(fā)放記錄。2、竣工資料工程經(jīng)理部按竣工驗(yàn)收條件的規(guī)定,認(rèn)真整理工程竣工資料。竣工資料的內(nèi)容應(yīng)包括:工程技術(shù)檔案、工程質(zhì)量保證資料、工程檢驗(yàn)評定資料、竣工圖,規(guī)定的其它應(yīng)交資料。竣工資料的整理應(yīng)符合以下要求:工程技術(shù)檔案的整理應(yīng)始于工程開工,最終工程竣工,真實(shí)記錄施工全過程,可按形成規(guī)律收集,承受表格方式分類組卷。工程質(zhì)量保證資料的整理應(yīng)按專業(yè)特點(diǎn),依據(jù)工程的內(nèi)在要求,進(jìn)展分類組卷工程檢驗(yàn)評定資料的整理應(yīng)按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程劃分挨次,進(jìn)展分類組卷?？⒐D的整理應(yīng)區(qū)分狀況按竣工驗(yàn)收的要求組卷。交付竣工驗(yàn)收的施工工程必需有與竣工資料名目相符的分類組卷檔案。承包人向發(fā)包人移交由分包人供給的竣工資料時(shí),檢查驗(yàn)證手續(xù)必需完備。3、文件、資料保密規(guī)定公司全體員工要樹立疼惜公司資料,保守公司隱秘的觀念。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意,任何人不得私自拷備或復(fù)印資料,轉(zhuǎn)借他人使用酌情賜予懲罰。歸檔的公司文件未經(jīng)公司經(jīng)理同意不得外借;公司文件治理制度13一、總經(jīng)辦設(shè)專人負(fù)責(zé)文件的治理工作，對收到的公文做到準(zhǔn)時(shí)拆封、分類、編號(hào)登記和傳閱。一般文件收到后應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)或次日中午前送批，緊急文件或會(huì)議通知收到后馬上拆封送閱。二、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門辦理；其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，再由總經(jīng)辦專人按批示范圍進(jìn)展送閱，嚴(yán)禁個(gè)人、部門之間自行橫傳。部門閱辦后的公文〔包括按文件要求報(bào)出的具體資料、附件等〕應(yīng)準(zhǔn)時(shí)主動(dòng)地退給總經(jīng)辦，以做好文件歸檔工作。三、凡本公司外發(fā)的文件，應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)上級(jí)有關(guān)公文處理的方法及公文格式進(jìn)展草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報(bào)出；要求做到一文一事，按級(jí)上報(bào)，用詞及格式標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁多頭主送，并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進(jìn)展登記編號(hào)。四、部門或個(gè)人借閱文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案治理有關(guān)規(guī)定分類整理，裝訂成冊，歸檔。五、嚴(yán)格遵守保密制度，對有密級(jí)的文件應(yīng)嚴(yán)加治理，辦理完畢后應(yīng)馬上退回，并核點(diǎn)份數(shù)，隨時(shí)存檔。絕密文件，僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在文件保管處閱讀。六、如文件喪失或違反保密制度，發(fā)生泄密的，除準(zhǔn)時(shí)報(bào)告組織人事部外，還須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，狀況嚴(yán)峻的應(yīng)提交領(lǐng)導(dǎo)賜予責(zé)任人必要的處理。公司文件治理制度14一、適用范圍1、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照，稅務(wù)登記證，組織機(jī)構(gòu)代碼證等政府有關(guān)部門核發(fā)的各類證書原件2、對外簽訂的協(xié)議、合同、標(biāo)書、承諾書、學(xué)問產(chǎn)權(quán)等法律文書的原件3、公司的公章、合同章、法人章、財(cái)務(wù)章等二、文件的保管全部在適用范圍內(nèi)的文件資料物品最終由總經(jīng)理室保管，存放至總經(jīng)理室保險(xiǎn)柜內(nèi)；三、借用歸還制度1、借用制度需借用以上物品人員至內(nèi)控填寫借用申請單，內(nèi)控主管審核過后交總經(jīng)理室，總經(jīng)理室核準(zhǔn)，由總經(jīng)理室從保險(xiǎn)柜中取出申請人所需物品，物品給到內(nèi)控〔接收人簽字，備注時(shí)間〕，內(nèi)控給到申請人〔接收人簽字，備注時(shí)間〕；歸還時(shí)也遵循此步驟，接收人實(shí)行簽名制。2、歸還制度所借物品需按期準(zhǔn)時(shí)歸還，如有逾期，將視實(shí)際狀況賜予警告、懲罰。3、物品喪失所借物品假設(shè)