公司合同章管理制度

公司合同章管理制度背景介紹隨著公司業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，合同數(shù)量不斷增加，為了保證合同簽訂的合法性和有效性，公司需要建立起一套合同章管理制度，確保合同章的使用、申請(qǐng)、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)符合法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。適用范圍本管理制度適用于公司所有部門(mén)和員工。合同章使用管理合同章的種類(lèi)和用途合同章分為電子章和實(shí)物章兩種，實(shí)物章包括公司公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、業(yè)務(wù)專(zhuān)用章等。各種合同章的用途如下：公司公章：用于公司與外部簽訂法律文件或合同；財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于公司與銀行、稅務(wù)機(jī)關(guān)等進(jìn)行財(cái)務(wù)核算、結(jié)算、繳稅等業(yè)務(wù)；業(yè)務(wù)專(zhuān)用章：用于公司與客戶(hù)簽訂合同、洽談業(yè)務(wù)等。合同章的使用規(guī)定凡使用公司合同章的文件，必須要事先經(jīng)過(guò)合同管理人員的審核和審批，審批通過(guò)后方可使用。經(jīng)過(guò)合同管理人員審核的文件，應(yīng)當(dāng)?shù)怯浽诤贤率褂玫怯洸局?，登記的?nèi)容包括：文件名稱(chēng)、編號(hào)、蓋章日期、合同章的種類(lèi)及使用人員等信息。合同章的蓋章位置應(yīng)當(dāng)有明顯標(biāo)記，避免將合同章蓋在錯(cuò)誤的位置上。使用合同章的人員應(yīng)當(dāng)對(duì)蓋章的文件進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如有發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤應(yīng)及早更正，并在使用登記簿中進(jìn)行備注說(shuō)明。電子章的使用必須要使用公司內(nèi)部加密軟件，同時(shí)應(yīng)當(dāng)采用多重機(jī)制保障電子章的安全性。合同章的管理和保管合同章的管理應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，對(duì)合同章的使用、申請(qǐng)、保管等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督和管理。實(shí)物合同章應(yīng)當(dāng)存放在專(zhuān)用章柜中，同時(shí)應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)多重鎖機(jī)制，保護(hù)好合同章的安全。確保合同章蓋章后能夠清晰的印出字跡，避免使用劣質(zhì)印泥或過(guò)量使用印泥導(dǎo)致字跡不清晰的情況發(fā)生。合同章的使用和保管應(yīng)當(dāng)進(jìn)行定期檢查和清查，避免出現(xiàn)不當(dāng)使用、丟失等情況。合同章申請(qǐng)流程申請(qǐng)流程部門(mén)申請(qǐng)人員填寫(xiě)《公司合同章申請(qǐng)表》，并在《公司合同章使用登記簿》中登記；合同管理人員審核申請(qǐng)表，核實(shí)文件真實(shí)性、合法性及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等情況；合同管理人員審核通過(guò)后，將電子章簽發(fā)給申請(qǐng)人員，同時(shí)將實(shí)物章移交給申請(qǐng)人員；申請(qǐng)人員使用完畢后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將電子章和實(shí)物章歸還給合同管理人員。申請(qǐng)表公司合同章申請(qǐng)表應(yīng)當(dāng)包含以下內(nèi)容：部門(mén)名稱(chēng)；申請(qǐng)人員姓名、聯(lián)系方式；文件名稱(chēng)、編號(hào)；合同章種類(lèi)、數(shù)量；使用日期和截止日期；使用人員姓名、職務(wù)。合同章有效期管理合同章的有效期應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同的情況進(jìn)行規(guī)定。對(duì)于實(shí)物章，應(yīng)當(dāng)在使用期限屆滿前進(jìn)行續(xù)期，同時(shí)需要進(jìn)行檢查，保證章面完整、印跡清晰，防止章面磨損、損毀等情況的發(fā)生。對(duì)于電子章，應(yīng)當(dāng)視情況而定，定期檢測(cè)合同有效性并及時(shí)更新。附則本制度由公司合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋?zhuān)槐局贫茸园l(fā)布之日起施行，如有修訂將另行發(fā)布；合同管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)本制度進(jìn)行宣貫，并監(jiān)督全公司執(zhí)行。結(jié)束語(yǔ)公司合同章是公司合同簽訂的重要保障，合同章的使用和管理不僅涉及公司利益，也涉及到公司