采購訂單管理作業(yè)流程

大楓紙業(yè)集團股份有限公司文獻編號DF-QW-7.4.1-002采購訂單管理流程版本第一版頁次1/5編制：時間：審核：時間：批準：時間：目規(guī)范采購訂單作業(yè)流程；規(guī)范采購物料跟催及到料異常解決作業(yè)流程；明確采購部、倉儲物流部、質(zhì)量部職責(zé)；保證采購作業(yè)對的性、時效性、規(guī)范化、流程化；用最迅速度及時解決不符合公司規(guī)定品質(zhì)物料，嚴格控制工廠呆料、廢料庫存；合用范疇合用于全集團物資采購、收貨、倉儲和使用不良反饋作業(yè)職責(zé)3-1基地采購部/集團采購部：保證采購訂單對的性及精確性，以及后段物料交期跟催、到貨/使用異常及時解決；3-2集團供應(yīng)管理部：負責(zé)制定供應(yīng)商配額；3-3倉儲物流部：負責(zé)到貨品資收貨和數(shù)量、包裝驗收，在發(fā)生收料異常（短裝、沒有按采購籌劃送貨）時必要及時告知采購部解決；告知品管驗貨；3-4質(zhì)量部：接到倉庫驗貨告知后必要立即安排驗貨；如有品質(zhì)異常必要告知采購部并協(xié)同采購一起解決；3-5采購部經(jīng)理：對采購訂單對的性、合理性進行審核；分類和指引原則：4.1分類a）采購訂單管理流程，涉及采購訂單作業(yè)、采購訂單變更、采購訂單取消、采購采購物料到料跟催、到貨/使用異常及品質(zhì)異常解決；4.2指引原則4-1采購訂單作業(yè)4-1-1基地籌劃部提供采購籌劃；集團供應(yīng)管理部制定供應(yīng)商配額；4-1-大楓紙業(yè)集團股份有限公司文獻編號DF-QW-7.4.1-002采購訂單管理流程版本第一版頁次2/5編制：時間：審核：時間：批準：時間：最新有效價格資料開立采購訂單；4-1-3訂單必要下給集團公司在冊4-1-4采購訂單要素需填寫齊全，基本要素包括昂首（公司全稱、地址）、供應(yīng)商（公司全稱、地址）、訂單號碼、采購日期、品名、規(guī)格、數(shù)量、幣種、單價、總價、交貨條件、付款條件、稅別、單位、交貨地點、交貨時間、包裝方式、檢查、交易模式等內(nèi)容；4-1-5.采購訂單需經(jīng)采購部經(jīng)理簽核后4-1-6.訂單變更時需經(jīng)采購經(jīng)理重新核準后，采購應(yīng)以書面方式告知供應(yīng)商并得到確認；4-1-7.訂單取消需要獲得供應(yīng)商書面確認；4-1-8.定期與供應(yīng)商核對剩余采購訂單量，發(fā)現(xiàn)問題，及早解決；如剩余訂單量超過設(shè)定原則，必要時取消訂單。4-2采購物料到料跟催及異常解決作業(yè)4-2-4-2-2倉庫根據(jù)采購籌劃安排收貨，認真核對交期規(guī)定、品名、規(guī)格、數(shù)量等基本要素；如有異常應(yīng)及時告知采購部；無異常則對供應(yīng)商提供送貨單簽字確認，并告知質(zhì)量部門檢查；4-2-34-2-4品管根據(jù)品質(zhì)規(guī)定驗貨，如有異常應(yīng)及時告知采購部；無異常則在倉庫提供進貨驗收單（送貨單）上簽字確認；4-2-4采購接到品管驗貨品質(zhì)異常時應(yīng)及時告知供應(yīng)商解決并提交品質(zhì)改進辦法；4-2-5如供應(yīng)商品質(zhì)異常再三發(fā)生，采購人員在必要時應(yīng)當邀請品管有關(guān)人員4-2-6采購物料在制造過程中發(fā)生品質(zhì)問題，在質(zhì)量部檢核鑒定責(zé)任歸屬后來，必要立即告知采購部解決，由采購員告知供應(yīng)商解決；工作流程5-1采購訂單作業(yè)細則5-1-1采購員根據(jù)基地籌劃部提供采購籌劃表，并參照集團供應(yīng)管理部制定供應(yīng)商配額及最新有效價格資料開立采購訂單，然后提交給采購5-1-2審核完畢，采購員通過電話、傳真形式將訂單傳5-1-3供應(yīng)商書面回答交期5-1-4采購訂單擬定；大楓紙業(yè)集團股份有限公司文獻編號DF-QW-7.4.1-002采購訂單管理流程版本第一版頁次3/55-2采購訂單變更作業(yè)細則5-2-1采購員根據(jù)集團籌劃部提供采購籌劃變更申請表開立采購訂單變更告知單，然后提交給采購部經(jīng)理審核；5-2-2審核完畢，采購員將采購訂單變更告知以書面形式傳達給供應(yīng)商；5-2-3供應(yīng)商書面回答交期給采購；采購再將該交期回答給集團采購部；5-2-4采購訂單變更擬定；5-3采購訂單取消作業(yè)細則5-3-1采購員根據(jù)集團籌劃部提供采購籌劃取消申請表開立采購訂單取消告知單，然后提交給采購部經(jīng)理審核；5-2-2審核完畢，采購員將采購訂單變更告知以書面形式傳達給供應(yīng)商，并通過電話同供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)；5-2-3供應(yīng)商書面回答意見給采購；如不批準，采購將該回答轉(zhuǎn)達給集團采購部；如批準，采購訂單正式取消；5-4采購物料到料跟催、異常解決；5-4-1采購員跟催采購物料交期，必要時可此前去供應(yīng)商工廠催貨，供應(yīng)商如因某種因素不能準時到貨，采購員必要提前知悉，并在溝通協(xié)調(diào)未果狀況下及時告知基地籌劃部調(diào)節(jié)生產(chǎn)籌劃；5-4-2采購物料到達基地后，倉庫人員應(yīng)及時安排收貨；如有收貨異常及時告知采購部，短裝即在送貨單上注明實收數(shù)量；無異常則在送貨單上簽字確認，并留下一聯(lián)送貨單以作入庫根據(jù)；5-4-35-4-4倉庫告知品管驗貨；5-4-5品管收到倉庫驗貨告知后，及時驗貨，并將檢查成果在進貨驗收單(送貨單)上注明，如有異常及時告知采購部；5-4-5采購部接到品質(zhì)異常告知后，及時告知供應(yīng)商來基地解決，并規(guī)定供應(yīng)商提交品質(zhì)改進辦法；5-4-6物料驗收合格后，倉庫根據(jù)進貨驗收單辦理入庫，并開立入庫單；5-4-7采購物料在制造過程中發(fā)生品質(zhì)問題，在質(zhì)量部檢核鑒定責(zé)任歸屬后來，必要立即告知采購部解決，由采購員告知供應(yīng)商解決；6記錄管理規(guī)定：6-1采購記錄跟蹤表：采購員及時記錄采購有關(guān)信息，并每周匯總一次反饋給采購籌劃部；大楓紙業(yè)集團股份有限公司文獻編號DF-QW-7.4.1-002采購訂單管理流程版本第一版頁次4/56-2到貨反饋表：倉庫及時記錄到貨狀況，并每周匯總一次反饋給采購部和采購籌劃部；6-3材料質(zhì)量進貨檢查匯總表和使用質(zhì)量周報表：基地質(zhì)量部門每周將本周到貨質(zhì)量檢查成果和使用部門反饋質(zhì)量異常匯總表反饋至物控部和采購部。7工作流程圖7-1采購訂單管理流程大楓紙業(yè)集團股份有限公司文獻編號DF-QW-7.4.1-002采購訂單管制作業(yè)系統(tǒng)版本第一版頁次5/58有關(guān)表單（見附件）8.1采購訂單8.2采購訂單變更告知單8.3采購訂單取消告知單8.4采購記錄跟蹤表8.5到貨