紙質(zhì)PK電子-3課件

第三小組第三小組小組分工演講：丁旭蕓PPT制作：劉瑩資料整合：張姿藝、陳琴、蔡勵(lì)恒資料查找：

電子文檔部分：李貞靜、朱文華、徐琦、

古麗加瑪麗

紙質(zhì)文檔部分：劉揚(yáng)、郭躍麟、吳子豪、

古麗加孜拉小組分工演講：丁旭蕓目錄1、兩種文檔介紹2、紙質(zhì)和電子文檔優(yōu)缺點(diǎn)比較3、檔案管理介紹4、紙質(zhì)和電子文檔管理方法比較5、總結(jié)目錄1、兩種文檔介紹介紹紙質(zhì)文檔：以紙張作為載體的一種檔案,如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、電報(bào)、戶籍、帳冊(cè)、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。介紹紙質(zhì)文檔：電子文檔：

指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、固態(tài)硬盤、磁盤和光盤等化學(xué)磁性物理材料為載體的文字、圖片材料。依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙、紙質(zhì)文本文檔的電子版本等等。電子文檔：優(yōu)點(diǎn)比較紙質(zhì)文檔1.易于保全2.方便書寫3.使用方便4.真實(shí)感強(qiáng)5.穩(wěn)定性高6.安全性高7.可依性強(qiáng)電子文檔1.容易刪改2.容易保存3.容易復(fù)制4.書寫方便5.整理和統(tǒng)計(jì)方便6.體積小，占用空間小7.受環(huán)境限制小8.壽命長優(yōu)點(diǎn)比較紙質(zhì)文檔電子文檔缺點(diǎn)比較紙質(zhì)文檔1.紙質(zhì)書外形笨重,不方便攜帶2.不方便作多次修改3.耐久性不長，容易舊損4.空間占用大5.受環(huán)境影響大電子文檔1.容易復(fù)制2.安全性不強(qiáng)3.容易刪除4.容易損壞5.容易修改6.長期使用影響視力

主要四個(gè)方面1.實(shí)用性2.耐久性3.安全性4.真實(shí)性小組評(píng)價(jià)最高五顆星主要四個(gè)方面1.實(shí)用性評(píng)分紙質(zhì)文檔電子文檔

評(píng)分我易于保存，方便書寫和使用，真實(shí)感強(qiáng)，使用普便。但是外形比較笨重,不方便攜帶，占用空間大我容易刪改、容易保存、容易復(fù)制，且書寫攜帶方便，整理和統(tǒng)計(jì)簡(jiǎn)單。更符合時(shí)代需求。win!1.實(shí)用性我易于保存，方便書寫和使用，真實(shí)感強(qiáng)，使用普便。但2.耐久性紙質(zhì)文檔耐久性不長，易受到環(huán)境因素的影響，從而造成不同程度的損毀；空間占用大評(píng)分電子文檔受環(huán)境限制小;壽命長評(píng)分win!2.耐久性紙質(zhì)文檔win!3.安全性紙質(zhì)文檔安全性較高，無法隨意修改

評(píng)分電子文檔安全性不強(qiáng)，容易復(fù)制，容易刪除，容易損壞，容易修改，安全問題隨著網(wǎng)絡(luò)的普及而變得更為嚴(yán)峻。

評(píng)分win!3.安全性紙質(zhì)文檔win!4.真實(shí)性紙質(zhì)文檔直觀性強(qiáng)，可依性高，具有很強(qiáng)的憑證效力和法律效力。電子文檔容易修改和刪除，真實(shí)性難以保障。評(píng)分評(píng)分win!4.真實(shí)性紙質(zhì)文檔直觀性強(qiáng)，可依性高，具有很強(qiáng)的憑證效力和法文檔管理文檔管理文檔形式文檔管理DocumentManagement，文檔是企業(yè)重要的智力資產(chǎn)。在企業(yè)中，文檔一般都以電子文檔的形式存在，比如微軟.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，純文本.txt格式等；從內(nèi)容上，可能是商務(wù)合同、會(huì)議記錄、產(chǎn)品手冊(cè)、客戶資料、設(shè)計(jì)文檔、推廣文案、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、項(xiàng)目文檔、經(jīng)驗(yàn)心得等。文檔形式文檔管理DocumentManagement，文檔的狀態(tài)包括草稿、正式、鎖定、作廢、歸檔、刪除等。文檔管理就是指這些文檔、電子表格、圖形和影象掃描文檔的存儲(chǔ)、分類和檢索。基本程序：收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)文檔管理的基本程序文檔的狀態(tài)包括草稿、正式、鎖定、作廢、歸檔、刪除等。文檔管理紙質(zhì)文檔管理VS電子文檔管理紙質(zhì)文檔電子文檔整理實(shí)體整理信息整理鑒定內(nèi)容鑒定內(nèi)容與技術(shù)鑒定保管避免天災(zāi)人禍更新技術(shù)與設(shè)備紙質(zhì)文檔管理VS電子文檔管理紙質(zhì)文檔電子文檔整理實(shí)體整理信息紙質(zhì)文檔與電子文檔管理比較1.管理過程：線性、單向化VS一體化2.質(zhì)量：真實(shí)安全VS信息易丟失3.后期保護(hù)：天時(shí)地利VS技術(shù)革新紙質(zhì)文檔與電子文檔管理比較1.管理過程：線性、單向化VS總結(jié):加強(qiáng)管理，優(yōu)勢(shì)并舉1.提高文件管理意識(shí)；2.做好文檔的收集和鑒定工作；3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案工