檔案的保管與保護(hù)培訓(xùn)教材課件

檔案的保管與保護(hù)

業(yè)務(wù)二科郝輝檔案的保管與保護(hù)業(yè)務(wù)二科郝輝1第一節(jié)

檔案保管與保護(hù)工作的含義、任務(wù)和要求一、檔案管理與保護(hù)工作的含義1、檔案的保管含義檔案的保管是指根據(jù)檔案的成分和狀況所采取的存放和安全防護(hù)措施第一節(jié)檔案保管與保護(hù)工作的含義、任務(wù)和要求一、檔案管理與保22、檔案保管工作的內(nèi)容（1）檔案的庫(kù)房管理，即對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作（2）檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)，即檔案在各個(gè)管理環(huán)節(jié)中的一般的安全保護(hù)（3）保護(hù)檔案的技術(shù)措施2、檔案保管工作的內(nèi)容（1）檔案的庫(kù)房管理，即對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)檔案科3二、檔案保管與保護(hù)工作的任務(wù)（一）檔案保管工作的任務(wù)1、建立和維護(hù)檔案的存放秩序2、防止檔案的損壞3、維護(hù)檔案的完整與安全（二）檔案保護(hù)工作的任務(wù)二、檔案保管與保護(hù)工作的任務(wù)（一）檔案保管工作的任務(wù)4三、檔案保管與保護(hù)工作的要求（一）檔案保管工作的要求1、賬物相等2、突出重點(diǎn)、兼顧一般3、處理好檔案保管工作與其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)系，處理好“管”與“用”的關(guān)系三、檔案保管與保護(hù)工作的要求（一）檔案保管工作的要求5檔案保護(hù)工作的要求1、滿足不同載體檔案材料的特殊保管要求，確保其安全，延長(zhǎng)其壽命2、以防為主，防治結(jié)合。采取有效措施，預(yù)防檔案損毀，一旦檔案受損，要及時(shí)進(jìn)行妥善治理。檔案保護(hù)工作的要求1、滿足不同載體檔案材料的特殊保管要求，6第二節(jié)檔案的保管一、檔案保管工作的條件（一）檔案庫(kù)房1、要有足夠的使用面積2、屋頂、墻壁要具有隔熱、防潮、防雨雪浸漏的性能。在樓層安排上應(yīng)避免“頂天立地”，即盡可能不用底層和最高層做庫(kù)房。第二節(jié)檔案的保管一、檔案保管工作的條件73、庫(kù)房門(mén)窗應(yīng)密封、牢固耐火，具有防強(qiáng)光和防風(fēng)沙的功能4、檔案庫(kù)房要遠(yuǎn)離易燃、易爆場(chǎng)所和腐蝕性氣源5、在交通條件方面，即要方便利用，又要便于必要時(shí)檔案的疏散搬遷3、庫(kù)房門(mén)窗應(yīng)密封、牢固耐火，具有防強(qiáng)光和防風(fēng)沙的功能8（二）庫(kù)房設(shè)備1、溫濕度監(jiān)控調(diào)節(jié)裝置2、庫(kù)房防火防盜監(jiān)控裝置3、空調(diào)調(diào)備4、吸濕（加濕）設(shè)備5、庫(kù)房空氣凈化裝置（二）庫(kù)房設(shè)備1、溫濕度監(jiān)控調(diào)節(jié)裝置9（三）檔案裝具1、檔案箱2、檔案架（四）檔案包裝材料1、卷皮2、卷盒3、包裝紙（三）檔案裝具10二、庫(kù)房的管理（一）檔案庫(kù)房管理的任務(wù)1、檔案存放位置與排列順序管理2、庫(kù)房溫濕度的調(diào)節(jié)與衛(wèi)生保潔3、檔案進(jìn)出庫(kù)房的控制4、庫(kù)房的安全保衛(wèi)二、庫(kù)房的管理（一）檔案庫(kù)房管理的任務(wù)11（二）編號(hào)和排架1、檔案庫(kù)房的編號(hào)2、檔案架（柜）的排列和編號(hào)（1）整齊（2）空間適度（3）避光通風(fēng)（4）統(tǒng)一編號(hào)（二）編號(hào)和排架1、檔案庫(kù)房的編號(hào)12（三）檔案實(shí)體的保管1、檔案排架的原則和要求（1）便于管理。便于檔案的存取，便于檔案保管人員熟悉所保管的檔案（2）相對(duì)穩(wěn)定。一旦檔案按一定的秩序排列，就不要隨便變動(dòng)。這不僅是為了避免減少檔案的磨損，而且對(duì)管理人員熟悉和掌握館藏情況也是有必要的（3）要有益于檔案的保密和保護(hù)（三）檔案實(shí)體的保管1、檔案排架的原則和要求132、檔案排列的方法（1）按全宗順序號(hào)排列，它對(duì)庫(kù)房空間和全宗實(shí)體的安排比較方便。（2）全宗分類排列法，它對(duì)全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。（3）在我國(guó)，通常采用按全宗群排列的方法，即保持全宗完整的情況下，安排所有全宗存放位置的時(shí)候，盡量將同一時(shí)期同一系統(tǒng)相同性質(zhì)的全宗放在一起，以保持全宗與全宗之間的聯(lián)系。2、檔案排列的方法（1）按全宗順序號(hào)排列，它對(duì)庫(kù)房空間和全宗143、存放方式（1）豎放，其優(yōu)點(diǎn)是存取檔案比較方便（2）平放，其優(yōu)點(diǎn)是有利于保護(hù)檔案，缺點(diǎn)是不便于存取3、存放方式（1）豎放，其優(yōu)點(diǎn)是存取檔案比較方便154、檔案存放位置索引（1）以全宗及其各類的檔案為單位，指出它們的存放地點(diǎn)（2）以庫(kù)房、架柜為單位，指出它們存放了哪些檔案4、檔案存放位置索引（1）以全宗及其各類的檔案為單位，指出它16檔案存放位置索引（一）全宗名稱：全宗號(hào)：案卷目錄號(hào)案卷目錄名稱目錄中案卷起止號(hào)數(shù)樓層房間架、柜欄格檔案存放位置索引（一）全宗名稱：全宗號(hào)：案卷17檔案存放位置索引（二）樓：屋：房間：架、柜欄格存放檔案全宗號(hào)全宗名稱案卷目錄號(hào)案卷目錄名稱目錄中案卷起止號(hào)數(shù)檔案存放位置索引（二）樓：屋：房間：185、檔案代理卡（又稱代卷卡）全宗號(hào)案卷目錄號(hào)案卷號(hào)移出時(shí)期移往保處庫(kù)房管理人員簽字（移出）歸還日期庫(kù)房管理人員簽字（收回）單位名稱經(jīng)手人姓名5、檔案代理卡（又稱代卷卡）全宗號(hào)案卷目錄號(hào)案卷號(hào)移出時(shí)期移196、全宗卷

（1）全宗卷的內(nèi)容①在收集檔案工作中產(chǎn)生的文件材料，即移交和接受全宗的文據(jù)②在檔案管理工作中形成的文件材料，即立檔單位和全宗的歷史考證，全宗整理工作方案，立卷說(shuō)明等③在檔案鑒定工作中形成的文件材料，即檔案鑒定材料分析報(bào)告、檔案銷毀清冊(cè)等④在檔案保管、統(tǒng)計(jì)工作中形成的文件材料、即檔案安全檢查記錄、檔案數(shù)量與狀況統(tǒng)計(jì)等⑤在檔案提供利用工作中形成的文件材料，即全宗指南，機(jī)關(guān)組織沿革，檔案利用的重要登記等（2）全宗卷的性質(zhì)和特點(diǎn)（3）全宗卷的管理6、全宗卷

（1）全宗卷的內(nèi)容①在收集檔案工作中產(chǎn)生的文件材20（四）檔案的安全檢查1、檔案的定期檢查，是按規(guī)定時(shí)間對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，具體時(shí)間可根據(jù)本部門(mén)的實(shí)際情況而定。2、檔案的不定期檢查一般在下列情況下進(jìn)行（1）庫(kù)房發(fā)生火災(zāi)，水災(zāi)之后（2）發(fā)現(xiàn)檔案被盜或懷疑被盜時(shí)（3）發(fā)生蟲(chóng)害、霉?fàn)€、水浸等現(xiàn)象時(shí)（4）檔案人員調(diào)動(dòng)時(shí)（四）檔案的安全檢查1、檔案的定期檢查，是按規(guī)定時(shí)間對(duì)檔案保213、檔案檢查有普查、抽查和重要檢查三種形式4、檔案檢查內(nèi)容（1）檔案數(shù)量是否準(zhǔn)確、有無(wú)遺失（2）檔案受損情況和數(shù)量（3）檔案進(jìn)出、存取登記是否準(zhǔn)確（4）庫(kù)房管理的各種制度的執(zhí)行情況等3、檔案檢查有普查、抽查和重要檢查三種形式225、檢查程序（1）組織檢查小組（2）選定檢查形式（3）確定檢查對(duì)象（4）逐項(xiàng)實(shí)施檢查，并作出記錄（5）寫(xiě)出檢查報(bào)告（6）對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題妥善解決5、檢查程序（1）組織檢查小組23三、檔案保管制度（一）安全保密制度（二）檔案進(jìn)出庫(kù)房的登記制度（三）清潔衛(wèi)生制度（四）設(shè)備管理制度（五）庫(kù)房管理人員的崗位責(zé)任制（六）庫(kù)房檔案的檢查制度三、檔案保管制度（一）安全保密制度24第三節(jié)檔案的保護(hù)一、檔案制成材料的耐久性（一）檔案紙張材料的耐久性1、造紙?jiān)系谌?jié)檔案的保護(hù)一、檔案制成材料的耐久性25（1）纖維素是葡萄糖脫水聚合而成的，其化學(xué)性質(zhì)主要有：①不溶于水②不溶于一般的有機(jī)溶劑③可以和水發(fā)生水解反應(yīng)，變?yōu)樗饫w維素④對(duì)酸或霉很敏感，在酸或霉存在的情況下，纖維素的水解加快⑤能與氧發(fā)生氧化反應(yīng)，變成易碎的氧化纖維素⑥怕光，特別是紫外光。在無(wú)氧的情況下，光對(duì)纖維素的作用叫做光解作用，在有氧的情況下，光的作用更大，會(huì)發(fā)生光氧化反應(yīng)，生成氧化纖維素。（1）纖維素是葡萄糖脫水聚合而成的，其化學(xué)性質(zhì)主要有：①不溶26（2）半纖維素和木質(zhì)素的化學(xué)性質(zhì)①半纖維素易溶于水②木質(zhì)素具有一定的可塑性，不溶于水③木質(zhì)素在常溫下不溶于稀堿、稀酸，但在高溫下，一定深度的酸或堿可使木質(zhì)素溶解④木質(zhì)素易氧化，尤其在光照下，氧化更快，氧化后變黃、發(fā)脆（2）半纖維素和木質(zhì)素的化學(xué)性質(zhì)①半纖維素易溶于水272、紙張成分3、紙張耐性2、紙張成分28（二）檔案字跡材料的耐久性一是字跡色素成分是否耐久不褪；二是字跡色素與紙張結(jié)合是否牢固1、色素成分與檔案字跡的耐久性①碳黑②顏料③染料2、色素與紙張的結(jié)合方式①結(jié)膜方式②吸收方式③粘膜方式3、字跡材料耐久性的評(píng)價(jià)（1）最耐久的（2）比較耐久的（3）不耐久的（二）檔案字跡材料的耐久性一是字跡色素成分是否耐久不褪；二是294、幾種常見(jiàn)的檔案字跡材料（1）墨、墨汁（2）墨水（3）圓珠筆（4）油墨（5）復(fù)寫(xiě)紙（6）鉛筆（7）印泥和印臺(tái)油（8）底圖線條材料（9）復(fù)印圖的線條4、幾種常見(jiàn)的檔案字跡材料（1）墨、墨汁（2）墨水30（三）聲像檔案制成材料的耐久性1、機(jī)械錄音檔案（1）金屬模版（2）塑料唱片（三）聲像檔案制成材料的耐久性1、機(jī)械錄音檔案31※膠片檔案的保存應(yīng)注意（1）嚴(yán)格控制庫(kù)房的溫濕度，防止受潮、霉變、發(fā)粘。保存挎貝片的庫(kù)房溫度為14-24℃，相對(duì)濕度40－60％范圍內(nèi)；保存母片的庫(kù)房溫度為13-15℃，相對(duì)濕度在35-45％范圍內(nèi)。（2）避免機(jī)械的碰撞與摩擦。用標(biāo)準(zhǔn)片盒裝存，不同感光材料分別存放，不要用手觸膠片表面?！z片檔案的保存應(yīng)注意（1）嚴(yán)格控制庫(kù)房的溫濕度，防止受潮、32（3）膠片檔案在存放時(shí)，平片應(yīng)立放，卷片應(yīng)平放，不得壓摞存放，并且不能讓膠片承受任何外來(lái)壓力，防止其在外力作用下相互粘連或發(fā)生變形。（4）保存膠片的庫(kù)房應(yīng)潔凈無(wú)塵。（5）定期檢查（3）膠片檔案在存放時(shí)，平片應(yīng)立放，卷片應(yīng)平放，不得壓摞存放333、磁記錄檔案磁記錄是一種信息存儲(chǔ)技術(shù)，它是通過(guò)將聲音、圖像和數(shù)據(jù)變成電信號(hào)，用磁介質(zhì)發(fā)生磁化后的剩磁來(lái)保存信息的。保存磁記錄檔案應(yīng)注意（1）嚴(yán)格控制溫濕度。磁帶使用的溫度不應(yīng)超過(guò)50℃，保存的溫度在14-24℃之間，波動(dòng)范圍小于±2℃，相對(duì)濕度在45-60％之間，波動(dòng)范圍小于±5％。3、磁記錄檔案磁記錄是一種信息存儲(chǔ)技術(shù)，它是通過(guò)將聲音、圖像34（2）防止受外磁場(chǎng)的作用（3）庫(kù)房?jī)?nèi)要無(wú)塵（4）減少使用中的磨損程度（5）防光（6）定期轉(zhuǎn)錄，倒帶（2）防止受外磁場(chǎng)的作用354、光盤(pán)保存光盤(pán)應(yīng)注意（1）控制溫濕度。低溫干燥、恒溫恒濕的環(huán)境，最適合光盤(pán)的長(zhǎng)期保存。綜合考慮各組成物質(zhì)的特點(diǎn)，光盤(pán)保存適宜的溫度在14-24℃之間，相對(duì)濕度在45-60％之間，溫度變動(dòng)范圍為±2℃，濕度變動(dòng)范圍在±5％。（2）減少使用（3）保持庫(kù)房潔凈無(wú)塵（4）防止機(jī)械性的摩損。不用手觸摸信息讀取面（5）防治空氣污染物4、光盤(pán)保存光盤(pán)應(yīng)注意36二、檔案庫(kù)房的保護(hù)技術(shù)

（一）檔案庫(kù)房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)1、溫濕度的基本知識(shí)（1）溫度（2）濕度絕對(duì)濕度與相對(duì)濕度的關(guān)系（1）在濕度不變時(shí)，絕對(duì)濕度越大，相對(duì)濕度也越大，它們是呈正比關(guān)系（2）在絕對(duì)濕度不變時(shí)，氣溫升高，相對(duì)濕度減少；反之，溫度越低，相對(duì)濕度增大。它們呈反比關(guān)系（3）在相對(duì)濕度不變時(shí)，溫度越高，絕對(duì)濕度越大；反之，溫度越低，絕對(duì)濕度越小。它們呈正比關(guān)系二、檔案庫(kù)房的保護(hù)技術(shù)

（一）檔案庫(kù)房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)1、372、溫度的測(cè)量（1）液體溫度計(jì)在測(cè)量時(shí)應(yīng)注意①在測(cè)量時(shí)，人體不要緊貼溫度計(jì)，不要對(duì)著溫度計(jì)急促呼吸，影響測(cè)量的準(zhǔn)確②在讀數(shù)時(shí)，眼睛的位置必須正確，眼睛應(yīng)與正在讀取點(diǎn)上的刻度線平行2、溫度的測(cè)量（1）液體溫度計(jì)38（2）雙金屬自記溫度計(jì)在測(cè)量時(shí)應(yīng)注意①使用時(shí)儀器應(yīng)水平放置②記錄筆尖靠記錄紙不宜過(guò)緊，以免由于摩擦力過(guò)大，使筆尖移動(dòng)失靈，形成記錄誤差（2）雙金屬自記溫度計(jì)在測(cè)量時(shí)應(yīng)注意393、濕度的測(cè)量（1）普通干濕球溫度計(jì)在測(cè)量溫度時(shí)應(yīng)注意①普通干濕球溫度計(jì)即不能放在不通風(fēng)的死角，也不能放有靠近門(mén)窗的風(fēng)外，最好放在百葉窗內(nèi)②為得到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，要選用優(yōu)質(zhì)的紗布，并保持紗布的清潔③潤(rùn)濕紗布應(yīng)用蒸餾水而不用硬水，如無(wú)條件用蒸餾水，也可用冷開(kāi)水（2）通風(fēng)干濕球溫度3、濕度的測(cè)量（1）普通干濕球溫度計(jì)404、檔案庫(kù)房的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)名稱一般檔案庫(kù)（含膠片庫(kù)、磁帶庫(kù)）母片庫(kù)控制范圍每晝夜允許波動(dòng)范圍溫度℃14-24±213-15相對(duì)濕度％45-60±535-454、檔案庫(kù)房的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)名稱一般檔案庫(kù)（含膠片庫(kù)、磁帶庫(kù)415、不適宜的溫濕度對(duì)檔案制成材料的影響（1）高溫①庫(kù)房溫度過(guò)高，會(huì)促使字跡材料及聲像檔案的影像分解，也會(huì)使耐熱性差的復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆等字跡發(fā)生油滲擴(kuò)散現(xiàn)象，還會(huì)促進(jìn)氧氣和其他有害氣體對(duì)紙影響的破壞而造成微斑5、不適宜的溫濕度對(duì)檔案制成材料的影響（1）高溫42②高溫會(huì)有利于檔案有害生物的生長(zhǎng)與繁殖。據(jù)研究分析，害蟲(chóng)生長(zhǎng)最適宜的溫度為22-32℃，霉菌生長(zhǎng)最適宜的溫度為20-35℃。各種微生物在最適宜生長(zhǎng)溫度的范圍內(nèi)，溫度升高10℃，生長(zhǎng)速度可加快1-2位③高溫會(huì)加快檔案紙張材料中各種有害化學(xué)雜質(zhì)對(duì)紙和纖維的破壞作用②高溫會(huì)有利于檔案有害生物的生長(zhǎng)與繁殖。據(jù)研究分析，害蟲(chóng)生長(zhǎng)43（2）潮濕①庫(kù)房潮濕會(huì)加速檔案紙張材料纖維素的水解②潮濕會(huì)使耐久較差的純藍(lán)墨水、紅墨水等字跡褪色③庫(kù)房潮溫有利于檔案有害生物的生長(zhǎng)繁殖④庫(kù)房潮濕還有加快空氣中有害氣體，灰塵等對(duì)檔案制成材料的損毀作用（2）潮濕①庫(kù)房潮濕會(huì)加速檔案紙張材料纖維素的水解44（3）低溫

（4）低濕6、如何調(diào)節(jié)庫(kù)房溫濕度（1）密封（2）通風(fēng)（3）降溫（4）減濕（3）低溫

（4）低濕6、如何調(diào)節(jié)庫(kù)房溫濕度45（二）檔案保護(hù)的具體措施1、護(hù)光（1）光對(duì)檔案制成材料的破壞作用（2）防光的措施①庫(kù)房的窗子要少，東西向不宜設(shè)窗，適當(dāng)減少窗戶的面積②改進(jìn)窗戶的結(jié)構(gòu)③減少檔案利用過(guò)程中光的輻射強(qiáng)度與作用時(shí)間，如減少?gòu)?fù)印次數(shù)，避免檔案原件損傷嚴(yán)重④使用檔案柜、箱、袋等保存均能在一定程度上起到避光作用⑤當(dāng)庫(kù)內(nèi)不需采光時(shí)將門(mén)窗關(guān)閉（二）檔案保護(hù)的具體措施1、護(hù)光462、防污染與灰塵（1）有害氣體與灰塵對(duì)檔案制成材料的破壞作用①有害氣體與灰塵對(duì)檔案制成材料的破壞作用②灰塵對(duì)檔案的破壞作用2、防污染與灰塵（1）有害氣體與灰塵對(duì)檔案制成材料的破壞作用47（2）防有害氣體與灰塵的措施①正確選擇檔案庫(kù)房的地址②檔案庫(kù)房要密封③綠化植被對(duì)環(huán)境的保護(hù)有積極作用④凈化與過(guò)濾⑤做好庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，檔案工作人員進(jìn)入庫(kù)房要換工作服和拖鞋（2）防有害氣體與灰塵的措施①正確選擇檔案庫(kù)房的地址483、防蟲(chóng)（1）損害檔案的生物對(duì)檔案制成材料的破壞作用①危害檔案的微生物對(duì)檔案制成材料的破壞作用②檔案害蟲(chóng)對(duì)檔案制成材料的破壞3、防蟲(chóng)（1）損害檔案的生物對(duì)檔案制成材料的破壞作用49（2）防損害檔案的生物措施①對(duì)損壞檔案的微生物的防治②對(duì)檔案害蟲(chóng)的防治4、防鼠5、防火6、防各種自然災(zāi)害（2）防損害檔案的生物措施①對(duì)損壞檔案的微生物的防治50三、檔案的修復(fù)和復(fù)制技術(shù)（一）檔案修復(fù)工作的基本原則1、以最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命為指導(dǎo)思想2、要盡量保持檔案的歷史原貌3、使用修復(fù)方法要經(jīng)過(guò)試驗(yàn)，確有把握時(shí)，再著手對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)（二）修復(fù)前的準(zhǔn)備工作三、檔案的修復(fù)和復(fù)制技術(shù)（一）檔案修復(fù)工作的基本原則51（三）檔案的修復(fù)技術(shù)1、檔案字跡和紙張的加固（1）膠粘劑噴涂法（2）加膜法2、檔案的去污（1）溶劑去污法（2）氧化劑去污法（3）膠片檔案去污（三）檔案的修復(fù)技術(shù)1、檔案字跡和紙張的加固523、檔案的去酸（1）濕法去酸（2）破性有機(jī)溶劑去酸法（3）干法去酸4、檔案的修裱（1）揭檔案磚（2）補(bǔ)缺（3）托補(bǔ)3、檔案的去酸（1）濕法去酸535、檔案的復(fù)制技術(shù)（1）重氮型曬圖技術(shù)是復(fù)制技術(shù)圖紙的主要方法（2）靜電復(fù)印技術(shù)是電攝影方法的一種（3）縮微攝影技術(shù)是利用攝影的方法將檔案文獻(xiàn)縮小記錄在攝微品上（4）磁性錄音錄像復(fù)制技術(shù)通過(guò)聲（光）、電、磁在一定條件下相互轉(zhuǎn)換的原理，記錄下人們各種活動(dòng)的聲音和形象是目前較為先進(jìn)的方法之一5、檔案的復(fù)制技術(shù)（1）重氮型曬圖技術(shù)是復(fù)制技術(shù)圖紙的主要方54檔案利用工作

第一節(jié)檔案利用工作的概念一、檔案利用工作的含義檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務(wù)”、“檔案提供利用”是檔案部門(mén)通過(guò)一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作檔案利用工作

第一節(jié)檔案利用工作的概念一、檔案利用工作的含55二、檔案利用工作的指導(dǎo)思想（一）全面為檔案用戶服務(wù)（二）及時(shí)地為檔案用戶服務(wù)（三）準(zhǔn)確為檔案用戶服務(wù)（四）有效地為檔案用戶服務(wù)二、檔案利用工作的指導(dǎo)思想（一）全面為檔案用戶服務(wù)56三、檔案利用工作的意義和要求（一）提供利用是檔案工作的根本目的（二）利用工作是對(duì)整個(gè)檔案工作的發(fā)展有決定性影響三、檔案利用工作的意義和要求（一）提供利用是檔案工作的根本目57檔案利用工作的基本要求：（一）明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度（二）熟悉檔案，了解需要1、全面熟悉，重點(diǎn)研究2、先熟悉形成檔案單位的歷史和檔案保管、收存情況，后熟悉檔案的具體內(nèi)容3、結(jié)合收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)，特別是編制的檢索工具和參考資料等工作，熟悉檔案的內(nèi)容與成份及存放地點(diǎn)（三）正確處理利用和保密的關(guān)系（四）正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系（五）注意被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)并舉（六）注重掌握檔案利用效果檔案利用工作的基本要求：（一）明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度58第二節(jié)檔案利用的途徑與方式檔案利用的途徑：是指檔案館室滿足檔案用戶需求基本形式檔案利用方法：就是檔案部門(mén)為達(dá)到迅速、準(zhǔn)確、全面、及時(shí)地滿足檔案用戶需要之目的，所采取的各種服務(wù)方式，程序和手段第二節(jié)檔案利用的途徑與方式檔案利用的途徑：是指檔案館室滿足59檔案利用方式，主要有以下十種：一、開(kāi)設(shè)閱覽室（一）閱覽室的設(shè)置需兼顧優(yōu)質(zhì)服務(wù)和嚴(yán)于管理兩個(gè)方面（二）為了維護(hù)閱覽室秩序和檔案的安全，閱覽室應(yīng)建立必要的規(guī)章制度（三）閱覽室工作人員需要良好的工作作風(fēng)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)基本功（四）認(rèn)真做好開(kāi)架閱覽檔案利用方式，主要有以下十種：一、開(kāi)設(shè)閱覽室60開(kāi)架閱覽的基本要求：1、可供閱覽的是科技檔案副本2、開(kāi)架的科技是非密的或密級(jí)較低的3、提供專門(mén)的開(kāi)架閱覽場(chǎng)所4、編寫(xiě)開(kāi)架部分科技檔案的檢索工具，注明存放位置，并在每個(gè)閱覽架上編制“科技檔案檢索圖表”以不使利用者盲目尋找5、有資格進(jìn)入開(kāi)架閱覽室的本單位本部門(mén)有關(guān)人員，可在其間自由閱覽開(kāi)架閱覽的基本要求：1、可供閱覽的是科技檔案副本61二、檔案外借檔案外借是指按照一定的制度和手續(xù)，將檔案攜出檔案館或檔案室外閱覽、使用三、制發(fā)檔案復(fù)制本根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，是檔案館室開(kāi)展利用工作的一種重要方式二、檔案外借62四、出具檔案證明1、檔案證明：是指檔案館室向申請(qǐng)?jiān)儐?wèn)、核查某種事實(shí)在本館室所藏檔案中有關(guān)記載的利用者出具的書(shū)面證明材料2、出具檔案證明：是很嚴(yán)肅的工作，檔案館室只有在機(jī)關(guān)、團(tuán)體和個(gè)人的正式申請(qǐng)下才能進(jìn)行這項(xiàng)工作，而且對(duì)申請(qǐng)的審查和證明的擬寫(xiě)，都必須認(rèn)真對(duì)待四、出具檔案證明1、檔案證明：是指檔案館室向申請(qǐng)?jiān)儐?wèn)、核查63五、提供咨詢服務(wù)這種服務(wù)形式是檔案館室工作人員以檔案為依據(jù)，以自己所掌握的業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技術(shù)知識(shí)為基礎(chǔ)，對(duì)查詢者提出的問(wèn)題進(jìn)行解答，或指導(dǎo)利用者獲得有關(guān)某一方面檔案的線索。利用工作做活后，檔案館室會(huì)接到各種情況的咨詢業(yè)務(wù)，有一般性咨詢，也有專門(mén)性咨詢；有事實(shí)性咨詢，也有知識(shí)性咨詢，有專題研究性咨詢，也有信息性咨詢。五、提供咨詢服務(wù)這種服務(wù)形式是檔案館室工作人員以檔案為依據(jù)，64檔案咨詢服務(wù)具有以下五個(gè)步驟（一）接受用戶咨詢（二）分析用戶咨詢（三）查找檔案材料（四）答復(fù)咨詢（五）建立咨詢檔案檔案咨詢服務(wù)具有以下五個(gè)步驟（一）接受用戶咨詢65六、印發(fā)檔案目錄檔案目錄是聯(lián)系檔案用戶和檔案館室檔案內(nèi)容的橋梁。檔案用戶只有借助于一定的檔案目錄信息，才能順利實(shí)現(xiàn)其利用的需要。檔案部門(mén)印發(fā)、出版、交流檔案目錄是一種有效提高館室檔案利用率的服務(wù)方式。六、印發(fā)檔案目錄檔案目錄是聯(lián)系檔案用戶和檔案館室檔案內(nèi)容的橋66七、網(wǎng)上查詢1、檔案信息上網(wǎng)是指檔案館室將有關(guān)工作信息等和公開(kāi)利用的檔案內(nèi)容上局域網(wǎng)，城域或上廣域網(wǎng)，用戶只要按照有關(guān)要求或程序，點(diǎn)擊鼠標(biāo)，就可以查閱所需檔案，檔案工作等方面的信息2、檔案信息通過(guò)網(wǎng)站上網(wǎng)主要包括以下四方面內(nèi)容：（1）檔案工作信息（2）檔案機(jī)構(gòu)信息（3）檔案資源信息（4）檔案利用服務(wù)信息七、網(wǎng)上查詢1、檔案信息上網(wǎng)是指檔案館室將有關(guān)工作信息等和公67第三節(jié)常見(jiàn)檔案參考資料的編寫(xiě)方法一、大事記（一）大事記的種類1、記載一個(gè)機(jī)關(guān)在一定時(shí)期內(nèi)重要活動(dòng)的機(jī)關(guān)大事記2、記載國(guó)家或一個(gè)地區(qū)在一定時(shí)期內(nèi)重大事件的國(guó)家或地區(qū)大事記3、按照一定專題記載國(guó)家或一定地區(qū)、一個(gè)機(jī)關(guān)在一定時(shí)期某一方面重大事件的專題大事記4、記載重要人物一生重要活動(dòng)的個(gè)人生平大事記第三節(jié)常見(jiàn)檔案參考資料的編寫(xiě)方法一、大事記68（二）大事記的體例和結(jié)構(gòu)1、題名：即大事記的標(biāo)題2、編輯說(shuō)明，有的稱為前言或編者的話，是對(duì)大事記編寫(xiě)情況的說(shuō)明3、序言：介紹大事記記述對(duì)象的概況，如有關(guān)機(jī)構(gòu)的組織沿革，基本職能等4、目錄，也稱目次。是幫助讀者查找大事記條目的線索5、正文。這是大事記的主體部分6、標(biāo)語(yǔ)和注釋7、附錄（二）大事記的體例和結(jié)構(gòu)1、題名：即大事記的標(biāo)題69（三）大事記的編寫(xiě)要求1、觀點(diǎn)正確，用材真實(shí)2、大事突出，要事不漏、小事不要3、系統(tǒng)條理，簡(jiǎn)明扼要4、大事記敘一般不加評(píng)述，觀點(diǎn)寓于條文之中5、收集材料盡量廣泛，所用材料要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格挑選，去粗取精，去偽存真6、材料來(lái)源一般注明出處7、建立大事記錄制度（三）大事記的編寫(xiě)要求1、觀點(diǎn)正確，用材真實(shí)70二、組織機(jī)構(gòu)沿革1、組織機(jī)構(gòu)沿革是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的一種編材料2、其主體結(jié)構(gòu)的體例通常有兩種一種是以時(shí)期為主線，先將材料分成若干階段，然后在每個(gè)時(shí)期下面再分別敘述其內(nèi)容；另一種是以題目為主線，先將材料按其敘述的內(nèi)容分成若干題目，然后在每個(gè)題目下面再逐年或逐階段敘述二、組織機(jī)構(gòu)沿革1、組織機(jī)構(gòu)沿革是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、地71三、全宗指南1、全宗指南：是以文章的敘述形式介紹和提示檔案館室所保存的某一個(gè)全宗檔案內(nèi)容和成分及其利用價(jià)值的一種材料，又稱全宗介紹，是一種書(shū)本或檢索工具。2、內(nèi)容（一）立檔單位和全宗的歷史情況（二）全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹（三）全宗指南的輔助材料三、全宗指南1、全宗指南：是以文章的敘述形式介紹和提示檔案館72四、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集（基礎(chǔ)數(shù)字匯集）1、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集，就是反映一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)或某一方面基本情況的一種數(shù)字材料2、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集的內(nèi)容：綜合性、專題性四、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集（基礎(chǔ)數(shù)字匯集）1、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集，就是反映一73五、專題概要1、專題概要是以文章敘述的形式，簡(jiǎn)要地說(shuō)明和反映某一方面工作，生產(chǎn)或其他社會(huì)現(xiàn)象和自然現(xiàn)象的產(chǎn)生，發(fā)展變化的一種參考資料。2、編寫(xiě)專題概要的基本要求是：①內(nèi)容全面，材料詳實(shí)②敘中有議，評(píng)價(jià)得當(dāng)③敘述準(zhǔn)確，文字樸實(shí)④文圖結(jié)合，不拘一格五、專題概要1、專題概要是以文章敘述的形式，簡(jiǎn)要地說(shuō)明和反映74六、會(huì)議簡(jiǎn)介1、會(huì)議簡(jiǎn)介是簡(jiǎn)明扼要地記述會(huì)議基本情況的一種編研材料2、編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)介要注意以下四點(diǎn)：（1）事實(shí)清楚，準(zhǔn)確（2）語(yǔ)言簡(jiǎn)煉，要點(diǎn)突出（3）一次會(huì)議的簡(jiǎn)介，要眉目清楚（4）要寫(xiě)好會(huì)議簡(jiǎn)介，必須全面認(rèn)真地研究有關(guān)會(huì)議的文件，尤其是會(huì)議報(bào)告、決議、簡(jiǎn)報(bào)、記錄等，從中了解會(huì)議的主要精神，抓住重點(diǎn)六、會(huì)議簡(jiǎn)介1、會(huì)議簡(jiǎn)介是簡(jiǎn)明扼要地記述會(huì)議基本情況的一種編75七、科學(xué)成果簡(jiǎn)介1、科學(xué)成果簡(jiǎn)介是科技檔案的編研成果之一是指科研、設(shè)計(jì)部門(mén)，對(duì)獲得成果的科研設(shè)計(jì)項(xiàng)目的檔案資料，扼要摘錄內(nèi)容，匯集編印成冊(cè)的一種參考