工程采購管理方案

1.采購管理1.1采購原則和策略1.1.1概述項目采辦部全面負責合同范圍內(nèi)的工程建設(shè)所需物資的采購、供應、服務(wù)以及相關(guān)事務(wù)的組織和管理工作，并向業(yè)主提供所需管理文件，包括：采辦部組織機構(gòu)規(guī)劃、崗位職責、采購進度計劃、采購執(zhí)行計劃及實施方案、質(zhì)量保證體系和質(zhì)量保證措施、HSE管理體系、采辦合同管理程序和措施、駐廠監(jiān)造和出廠驗收管理方案、催交催運管理辦法、現(xiàn)場物資收發(fā)存管理程序、現(xiàn)場倉庫和露天堆放場地的管理辦法等。1.1.2采辦分包商的工作原則采辦分包商將本著竭誠為業(yè)主服務(wù)的思想，以業(yè)主的利益為出發(fā)點，嚴格控制采購工程所需產(chǎn)品的質(zhì)量，保證滿足業(yè)主的技術(shù)要求；確保在采購過程中的安全；保證滿足工程進度的需要；選擇合格的供應商，保證提供的產(chǎn)品滿足業(yè)主的要求；積極支持和協(xié)助業(yè)主的免稅和退稅工作，為業(yè)主節(jié)約資金，最大限度的維護和保證業(yè)主的利益。1.1.3采辦分包商的工作策略根據(jù)中俄原油管道漠河-大慶段工程和物資采辦供應管理工作的需要，采辦分包商按照精干高效，職責明確的原則設(shè)置，并在工程PC項目部的領(lǐng)導下，根據(jù)項目部的總體部署和施工計劃，對工程所需物資（包括業(yè)主提供物資）的采辦、催交、檢驗、運輸、清關(guān)、儲存、調(diào)撥、結(jié)算、核銷等工作統(tǒng)一安排、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)一管理。其主要職責包括：（1）負責物資供需計劃的編制和供應進度計劃的編制；（2）負責物資采購資金使用計劃編制及資金控制管理；（3）采辦分包商設(shè)物資采購招標辦公室，負責大宗、關(guān)鍵物資供貨廠商詢價、資格預審、招標文件的編制發(fā)售、招標會議組織、技術(shù)和商務(wù)談判、合同簽訂以及物資采辦招標的日常管理工作；（4）負責工程建設(shè)物資的質(zhì)量監(jiān)控信息反饋工作；（5）負責PC非招標物資的競爭性詢價、采購工作；（6）負責工程物資抵達中轉(zhuǎn)站后的物資保管工作及物資現(xiàn)場管理和辦理物資供應的收發(fā)交接手續(xù)等工作；業(yè)主應為免稅和退稅工作提供各種相應的文件支持；（7）負責物資供應有關(guān)管理、組織、協(xié)調(diào)等工作；（8）負責組織供貨廠商的售后服務(wù)和現(xiàn)場調(diào)試工作；（9）負責物資核銷和剩余物資的回收工作；（10）負責物資采購竣工資料的編制、管理、歸檔工作；（11）負責編寫物資采購完工報告。1.2.組織機構(gòu)1.2.1采辦分包商的組織機構(gòu)1.2.2關(guān)鍵崗位職責（1）采辦經(jīng)理采辦經(jīng)理由PC項目經(jīng)理批準、任命。采辦經(jīng)理在PC項目經(jīng)理領(lǐng)導下，負責采購及其相關(guān)的全面工作。（2）綜合計劃及管理根據(jù)工程物資材料匯總表編制物資采購計劃。進行市場調(diào)查及詢價，編制采購資金使用計劃。根據(jù)施工工期的安排，編制采購進度計劃。對采購計劃、采購進度計劃進行管理和調(diào)整。掌握采購合同的執(zhí)行情況。編寫采購工作報告。（3）采辦工程師接受材料請購文件，包括：請購單、數(shù)據(jù)表、采購說明書、詢價圖紙等。根據(jù)請購文件編制商務(wù)詢價文件，包括：詢價函、報價須知、訂貨合同的基本條件、運輸、包裝要求等。確定詢價廠商名單，負責詢價、報價工作。組織報價評審，組織召開廠商協(xié)調(diào)會。確定供貨廠商，發(fā)出訂單，簽訂訂貨合同。（4）督辦（催交）工程師負責編制督辦（催交）計劃，及時了解供貨廠商的生產(chǎn)進度，督促供貨廠商按合同規(guī)定的交貨進度組織生產(chǎn)、運輸，保證按期交貨。負責編制采購狀態(tài)報告和定單狀態(tài)報告。（5）管理與統(tǒng)計管理員參與采辦所簽訂的物資采購合同的評審工作，負責合同的審查和蓋章。建立物資采購合同臺帳，對采購合同進行歸檔管理。定期了解合同執(zhí)行情況，編制和按規(guī)定報送合同執(zhí)行進度報表和物資收、發(fā)、存報表。參與對其他竣工資料的收集、整理及存檔。（6）文控管理員負責采辦所涉及的所有文件資料的接收和傳遞工作，對接收和傳遞的資料進行編號、登記，以及整理、歸檔工作。（7）質(zhì)量、HSE管理員負責采辦的質(zhì)量、HSE管理，熟悉并認真執(zhí)行有關(guān)質(zhì)量和HSE管理文件；遵紀守法；努力作好本職工作，實現(xiàn)本工程的質(zhì)量和HSE目標；按質(zhì)量和HSE管理文件要求填寫各種記錄；接受有關(guān)培訓；執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，接受各相關(guān)方對項目部的質(zhì)量和HSE管理運行情況進行檢查監(jiān)督。（8）現(xiàn)場調(diào)度負責物資到達的接收工作，做好到貨記錄，安全、及時組織裝、卸車，指揮現(xiàn)場作業(yè)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并向有關(guān)部門匯報。統(tǒng)籌安排物資裝卸、倒運、堆碼工作，按規(guī)定存放貨物。組織物資發(fā)放，配合保管員現(xiàn)場監(jiān)裝，做到24h保生產(chǎn)。每天做好調(diào)度記錄，各種資料齊全、準確、規(guī)范。（9）倉庫管理員（保管員）倉庫管理要認真執(zhí)行國家物資工作法令、法規(guī)和EPC項目部制定的采購文件，保證本工程建設(shè)的物資需要，做好物資的接收、保管與發(fā)放工作。運用科學的保管保養(yǎng)辦法建立各種標識和記錄，使所收物資記錄清楚、標識正確、碼放有序、資料存檔合理；所管物資不腐、不損、不丟；所發(fā)物資手續(xù)正確、數(shù)量準確、時間準時、記錄清楚、可追溯性完整。運用現(xiàn)代化的管理手段和操作規(guī)程，提高工作效率和管理水平，確保物資完好供應到位。最大限度的提高相關(guān)方的滿意程度和降低事故的發(fā)生。1.3采購程序1.3.1采購工作依據(jù)（1）業(yè)主批準或確認的設(shè)計材料表、圖紙及資料。（2）業(yè)主批準或認可的采購計劃和采購進度計劃。（3）業(yè)主確認的更改計劃。（4）業(yè)主或采辦監(jiān)督部門審核批準的臨時采購批準單。1.3.2采購申請和審批（1）編制采購申請根據(jù)采辦計劃和項目進度，采辦部應準備每份訂單的采購申請。設(shè)計規(guī)范、相應的數(shù)據(jù)表和工程請購單等文件得到業(yè)主批準后由設(shè)計部返回給采辦部。工程請購單包括日期，產(chǎn)品名稱、設(shè)計規(guī)范、參考規(guī)范圖紙、供貨商數(shù)據(jù)要求、材料清單、備件要求等。接到工程請購單文件后，采辦部立即準備采購申請。①采購申請內(nèi)容A.業(yè)主批準的技術(shù)規(guī)格B.商務(wù)要求C.設(shè)備材料清單D.業(yè)主批準的ER文件E.邀請投標商清單F.詢價函②采購申請格式采購申請封面應包含項目名稱，承包商名稱和地址，采辦經(jīng)理和PC項目經(jīng)理的簽字。③檢驗技術(shù)規(guī)格書和數(shù)據(jù)表采辦部應該檢驗設(shè)計部門提交的技術(shù)規(guī)格書和數(shù)據(jù)表，并嚴格按照業(yè)主已經(jīng)批準的技術(shù)規(guī)格書和數(shù)據(jù)表進行采購活動。④采購申請的批準當采購申請內(nèi)容完整并包含了所有要求相關(guān)附件后，采辦部將向業(yè)主提交采辦申請，業(yè)主予以批準和簽字。（2）詢價單在向業(yè)主提交采購申請的同時，采辦部將向供貨商發(fā)布詢價單。采辦部確?？紤]業(yè)主關(guān)于采購申請的所有意見并及時將意見傳達給供貨商。供貨商接到采辦部反饋的意見后應傳真給采辦部以確認意見收到，不適宜以傳真或郵件的形式傳達的意見應通過快遞或信件方式。在發(fā)布詢價單之前，采辦部應審核詢價文件內(nèi)容以確保技術(shù)和商務(wù)文件的完整性。詢價單里包括產(chǎn)品規(guī)格、參考規(guī)范、圖紙、數(shù)據(jù)表等。詢價單中應要求供貨商報兩年運行備件價格。采購詢價單將根據(jù)采購申請書來提出。根據(jù)業(yè)主提供的《合格供應商名單》及項目采辦部推薦的、由業(yè)主批準的供貨商名錄選擇投標者。無論招標還是議標采購，每一類材料設(shè)備至少選擇三個投標者，以確保獲得在商務(wù)和技術(shù)上都最具競爭力標書。當出現(xiàn)下列情況而至使采辦分包商無法根據(jù)供貨商名錄進行采購時，如：①列出的供貨商沒有投標（沒有響應）和/或不能保證最少三個投標者。②要求的設(shè)備或材料不在任何一家供貨商產(chǎn)品目錄中。③列出的任何一家供貨商不能滿足技術(shù)規(guī)定和數(shù)據(jù)表供貨的能力。采辦部將以書面形式向業(yè)主推薦可選項、供貨商或技術(shù)規(guī)定，提請業(yè)主批準，在繼續(xù)實施采購活動之前，應取得業(yè)主對所提建議的書面回復。業(yè)主將對每一個這樣的建議逐一予以考慮。除現(xiàn)場采購材料和議標采購外，詢價將采取邀請招標形式，報價采用密封標書。傳真報價只適用于現(xiàn)場采購材料和議標采購。（3）單一資源推薦如果某項特殊設(shè)備材料需要推薦單一資源，需遵守以下準則：①準備一份詳細的清單——唯一資源論證資料，并由業(yè)主批準。②單一資源供貨商應從批準的供貨商目錄中選擇。③沒有業(yè)主批準之前禁止進行單一資源招標活動。1.3.3具體采購方式（1）招標采購招標采購的程序：①確定招標文件綱要。根據(jù)需要招標的物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)標準、交貨期限等，編制招標文件綱要。②確定標底和確定評標原則。標底的計算和中標原則的確定應根據(jù)采購計劃，由專業(yè)人員制作。標底應對投標人嚴格保密。③發(fā)投標邀請/招標公告。根據(jù)需要確定業(yè)主批準的《合格廠商名錄》中的投標人范圍，并對其分別發(fā)投標邀請函。④資格預審或資格審查。在招標開始之前或開始初期，由招標機構(gòu)對申請參加投標的賣方企業(yè)的資格進行審查。審查內(nèi)容包括：經(jīng)驗和以往承擔類似項目的業(yè)績；為承擔招標的項目將配備人員、設(shè)備和工廠設(shè)施的能力、財務(wù)狀況、企業(yè)資質(zhì)，以認定其投標資格。這一程序是保證招標質(zhì)量的前提和必備手段。具體步驟是：A.通知資格預審。可與招標通告同時寄發(fā)資格預審通告，通知投標人進行資格預審。B.編制及發(fā)售資格預審文件。C.進行投標人資格審查。由資格審查部門按照預定的考核指標對收回的資格預審文件進行全面、客觀、公正的審查評定，如需要還應到賣方企業(yè)驗證核實，以保證投標人資格的真實性。D.確定合格投標人名單。投標人如果完全通過以上審查，并且按規(guī)定出具了各種有關(guān)的資信證明，則可被認為是合格投標人，最終確定出一份合格投標人名單。⑤編制招標文件。招標文件是招投標雙方的行動準則與約定，是投標人編制投標文件的依據(jù)，是最終合同簽訂的基礎(chǔ)。它應由以下幾部分構(gòu)成：A.投標邀請函。B.投標人須知。C.物資需求一覽表。D.投標書格式。E.質(zhì)量標準及技術(shù)規(guī)范。F.合同條款、合同格式及簽訂時間、地點、方式。⑥印制、包裝、定價并發(fā)售招標文件。發(fā)售時間、地點及定價應在投標邀請函中專門通知。⑦需要時對投標人進行資格審查和企業(yè)實地考查。⑧最終確定合格投標人名單。⑨投標人按照招標文件的要求編制投標書，并在有效期限內(nèi)向招標機構(gòu)報送投標文件。⑩開標。在截止投標后指定時間內(nèi)，由招標機構(gòu)主持公開開標。按照招標機構(gòu)規(guī)定的時間、地點，通知所有投標人自愿參加開標儀式。開標過程應有監(jiān)督人員現(xiàn)場監(jiān)督。⑾評標。即由采辦分包商組織的評標委員會對投標書的交易條件、技術(shù)條件及法律條件進行評審比較，選出最佳投標人的過程。評標工作應在投標有效期內(nèi)完成。⑿定標。各項投標的問題已經(jīng)澄清、條件的評估已經(jīng)完畢之后，由評標委員會進行綜合分析，寫出評標報告，交招標主管部門審定，最后根據(jù)審定意見確定中標人，這個過程稱為定標。招標機構(gòu)將把招標項目的合同授予中標人。⒀通知中標。經(jīng)過對投標文件的評審，確定中標人后，招標機構(gòu)應立即以傳真方式在投標有效期內(nèi)通知中標人，后以正式書面通知遞交中標人。中標通知是招標文件的一部分，具有法律效力。同時也應對未中標人發(fā)出通知告知評標結(jié)果并退還其投標保證金。⒁簽訂并履行合同。按照招標文件有關(guān)規(guī)定簽訂并履行合同。（2）競爭性詢價采購競爭性詢價采購的基本程序：①評定合格供貨廠商；A.評定合格廠商的原則：a.產(chǎn)品制造資格或?qū)＠夹g(shù)；b.裝備能力；c.有無質(zhì)量保證體系；d.地理位置及運輸條件；e.主要產(chǎn)品的名稱和規(guī)格系列范圍是否符合采購要求，產(chǎn)品的年生產(chǎn)能力；f.產(chǎn)品的主要用戶和產(chǎn)品的使用情況及售后服務(wù)情況；g.近三年在同行業(yè)的銷售情況；h.產(chǎn)品近三年的價格情況。B.編制供貨廠商調(diào)查提綱為了系統(tǒng)地了解和確定供貨廠商，采辦分包商將編制成供貨廠商調(diào)查提綱，請其填寫。調(diào)查提綱的內(nèi)容包括：a.廠商名稱、地址；b.主要產(chǎn)品名稱、規(guī)格系列范圍、產(chǎn)品制造資格或?qū)＠夹g(shù)、年生產(chǎn)能力以及外協(xié)件比例情況；c.產(chǎn)品的主要用戶、近三年的銷售業(yè)績；d.有無質(zhì)量保證體系；e.運輸保證能力；f.售后服務(wù)的規(guī)定，g.產(chǎn)品近三年的價格情況。C.確定合格廠商將供貨廠商反饋的調(diào)查提綱，各同類的廠商按照確定合格廠商的原則進行橫向比較，從中選擇符合要求的廠商。將選擇確定合格廠商編成《推薦廠商名錄》報業(yè)主審批，批準后方可使用。并實行動態(tài)管理，定期測評，加入新評審合格的廠商，剔除測評不合格的廠商。②確定詢價廠商A.詢價廠商的確定原則a.業(yè)主《合格廠商名錄》中的廠商。b.承包商推薦并得到業(yè)主批準的廠商。B.確定詢價廠商的選擇范圍。詢價廠商應在已確定的《合格廠商名錄》中選擇，若要向目錄之外的廠商進行詢價，則應首先進行評定，報業(yè)主批準后方可進行。C.確定詢價廠商的數(shù)量。采辦分包商在為工程詢價采辦物資時，詢價廠商的數(shù)量將不低于三家。③編制詢價文件詢價文件包括以下的內(nèi)容：A.詢價函B.報價須知C.商務(wù)報價表D.合同基本條件E.制造產(chǎn)品應執(zhí)行的標準或質(zhì)量要求、技術(shù)規(guī)格說明F.檢驗要求G.包裝要求H.運輸要求④詢價文件的發(fā)出和報價的接收A.發(fā)出詢價文件B.落實詢價廠家是否收到詢價文件C.詢價文件的澄清D.報價接受和進行報價登記⑤報價評審A.報價中價格所包括的范圍B.物資的交貨期（包括技術(shù)文件的交付日期）C.貨款的支付要求D.各種雜項費用E.交貨地點和雙方責任⑥采購廠商的確定采辦人員根據(jù)報價評審的結(jié)果，對參加報價的廠商做出“優(yōu)先推薦”、“推薦”或“不推薦”的建議。采辦經(jīng)理根據(jù)建議確定采辦廠商。⑦商務(wù)、技術(shù)談判。⑧簽訂訂貨合同。1.3.4現(xiàn)場采購工作程序（1）總則采辦人員在施工實施當?shù)剡M行的現(xiàn)場采購活動，以確保工程的需要。（2）崗位職責①現(xiàn)場采購現(xiàn)場采購負責在項目施工實施地點對項目所需的短周期、臨時的、零散材料、設(shè)備的購買、運輸和貨物的現(xiàn)場存儲，以滿足工程施工的需求，保證工程項目的順利進行?，F(xiàn)場采購工作職責：A.根據(jù)項目所需的非長周期的工廠設(shè)備/材料的供應和服務(wù)，編制現(xiàn)場合格供貨商名冊。B.購買項目建設(shè)需要的非長周期的設(shè)備、材料、供應和服務(wù)。C.負責安排、督促、檢查所有現(xiàn)場采辦以及材料運輸。D.負責項目所有材料的接收，包括所需的材料報告，不合格、過期、缺少和損壞報告。E.負責填寫損壞賠償保險和協(xié)調(diào)報告。②現(xiàn)場采購人員現(xiàn)場采購工程師向采辦經(jīng)理報告工作情況，具體負責現(xiàn)場采購、現(xiàn)場運輸、現(xiàn)場倉儲管理等工作，并負責與施工、設(shè)計、控制部門和業(yè)主現(xiàn)場代表聯(lián)絡(luò)。現(xiàn)場采購工程師的其他職責有：A.全面負責現(xiàn)場物資供應管理工作；B.開展現(xiàn)場采購工作；C.現(xiàn)場采購文件的編制；D.市場調(diào)查；E.設(shè)備材料現(xiàn)場采購計劃及采購工作的實施；F.負責現(xiàn)場檢查、督辦、質(zhì)量控制、安全環(huán)保和現(xiàn)場服務(wù)等。（3）工作程序①指南現(xiàn)場采購必須符合采購程序手冊的規(guī)定，現(xiàn)場采購程序?qū)ΜF(xiàn)場采購工作的實施提供指導。②供貨廠商選擇現(xiàn)場采購應與采辦程序手冊要求一致。所有工程非臨時設(shè)備/材料的采購供貨商應從業(yè)主批準的《合格廠商名錄》中選擇。對于臨時設(shè)備、材料、工具、供給和消耗品的采購，如果在業(yè)主批準的供貨商名冊中找不到合適的供貨商，則需現(xiàn)場采購人員提出至少3家供貨廠商并附資質(zhì)審查文件資料報業(yè)主審批，如果需要單一資源采購的需事先得到業(yè)主的批準。③采購現(xiàn)場采購必須嚴格按照相關(guān)的采購程序展開工作，現(xiàn)場采購工程師將按以下步驟進行現(xiàn)場采購。④采購申請采購申請應提交給業(yè)主進行審批。采購申請內(nèi)容包括：A.材料/設(shè)備清單B.技術(shù)要求C.商務(wù)要求D.供貨廠商清單E.詢價函⑤采購申請批復當采購申請內(nèi)容完整并包含了所有要求相關(guān)附件后，現(xiàn)場采購人員將向業(yè)主提交采購申請，業(yè)主進行審批和簽字。⑥詢價單在向業(yè)主提交采購申請的同時，現(xiàn)場采購人員將向供貨廠商發(fā)布詢價單。采購人員應將業(yè)主關(guān)于采購申請的有關(guān)意見及時傳達給供貨廠商。在發(fā)布詢價單之前，采購人員應審核詢價文件內(nèi)容以確保技術(shù)和商務(wù)文件的完整性。⑦與供貨商談判和授予推薦采購人員將與供貨廠商進行商務(wù)談判以獲得更低的價格。供貨廠商所有口頭答復需立刻以傳真或信函的方式確認。采購人員在與供貨商談判之后按商務(wù)報價排定供貨商的名次，并向業(yè)主提交一份授予推薦信供業(yè)主審核。授予推薦信的內(nèi)容包括：采購的材料描述、供貨商清單、結(jié)論等。業(yè)主應在收到授予推薦信后3個工作日內(nèi)給予答復。⑧訂單訂單應以業(yè)主批準的訂單格式準備。數(shù)額較小的采購訂單可以適當簡化，簡化的訂單格式應經(jīng)業(yè)主審核同意后方可使用。在向供貨商發(fā)布訂單之前，應給業(yè)主提交一份不標價的訂單審核。訂單審核應在7個工作日內(nèi)。任何業(yè)主的意見應包含在訂單里。訂單更改，訂單回執(zhí)和訂單更改回執(zhí)，訂單簽字程序，備件和供貨商服務(wù)等內(nèi)容將完全依照采購程序中的規(guī)定執(zhí)行。1.3.5采購合同管理程序（1）總則①為加強合同（協(xié)議）的管理，規(guī)范和約束中俄原油管道漠河-大慶段工程所需的物資采辦的行為，維護業(yè)主和PC項目部的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》（以下簡稱《合同法》）及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合中俄原油管道漠河-大慶段工程建設(shè)實際情況，制定本程序。②凡采辦分包商為中俄原油管道漠河-大慶段工程所簽訂的物資采辦合同均遵守本程序。（2）采購合同的簽約①為中俄原油管道漠河-大慶段工程所采辦的物資除標的額較小（5000元以下）或能即時清結(jié)的外，均須簽訂書面合同；雖能即時清結(jié)但屬批量、交易額較大，或當時難以監(jiān)測產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量和技術(shù)性能及容易引起糾紛的交易，也應簽訂書面合同。②簽訂采購合同應當使用工商行政管理部門監(jiān)制的合同統(tǒng)一文本或參照規(guī)范文本，具體份數(shù)按實際情況確定，買方至少留存三份，合同管理一份、財務(wù)一份、承辦人一份。③簽訂合同的程序和要求A.市場調(diào)查：對需擬定的合同，要根據(jù)其內(nèi)容對標的物的市場分布、生產(chǎn)廠家、價格及其趨勢等進行綜合性的分析或論證。要嚴格按照“貨比三家”“價比三家”“售后服務(wù)比三家”的原則做好市場調(diào)查。B.資信調(diào)查：對經(jīng)市場調(diào)查后選定簽約對象的民事資格、注冊資本、銀行存款、技術(shù)和生產(chǎn)能力、經(jīng)營狀況、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等進行審查，以確定是否具有擬簽合同的履行能力和獨立承擔民事責任的能力。對方簽約代表人或代理人要有合法的身份證明，及法定代表人證明書和法人授權(quán)委托書，任何代理人無權(quán)與上述情況不明的當事人簽訂合同。審查人應對審查情況的正確性負責，承擔審查責任。C.談判和起草：合同談判應由具有合同談判經(jīng)驗并具有相應技術(shù)、經(jīng)濟和法律知識的人員負責；重大合同或法律關(guān)系復雜的合同應組成談判小組。合同起草原則上由我方談判人員或談判小組負責，嚴格遵守法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)章制度，做到標的明確、平等互利、內(nèi)容齊全、條款完備、責任明確、用語規(guī)范嚴密；一般情況下，力求合同管轄地在對我方有利的地點。如屬對方起草，采辦分包商談判人員或談判小組應按上述要求進行審查和修改。D.審查和簽字蓋章：所有合同在正式簽約前，合同人員應將合同文本和有關(guān)資料（如依據(jù)的計劃、批文、市場調(diào)查及有關(guān)資信審查資料合同談判紀要、貨比三家資料等）送主管合同的采辦經(jīng)理進行審查。對審查不合格的合同，合同承辦人應及時修改，直至合格。E.外部有關(guān)手續(xù)：法律法規(guī)規(guī)定需經(jīng)專門機關(guān)批準的合同，合同簽訂后應由承辦部門的經(jīng)辦人辦理審批手續(xù)；凡是國家規(guī)定需經(jīng)有關(guān)部門登記或備案的合同，必須向規(guī)定的部門申請登記或備案；凡是按有關(guān)規(guī)定進行公證的合同必須進行公證。F.承辦人不得采用賄賂、帳外暗中收受或給予對方單位或個人回扣等不正當手段簽訂合同。G.所有工程所需的物資采辦合同的談判、簽約等過程必須有采辦部的兩人以上同時參加，嚴禁一人單獨談判、簽約。（3）合同的履行①對依法簽訂生效的合同，采辦部必須全面履行，不得擅自單方面變更、自行修改、解除或終止。經(jīng)雙方協(xié)商變更合同的內(nèi)容，應簽訂書面協(xié)議，按正常合同辦理手續(xù)，作為原合同的附件進行管理。②合同雖已簽訂，但發(fā)現(xiàn)顯失公平、重大誤解或?qū)Ψ接衅墼p行為，嚴重損害我方利益的應及時與對方協(xié)商變更或解除合同，并立即采取合法有效的措施，制止危害行為的發(fā)生，必要時可請求仲裁機構(gòu)或人民法院予以變更或撤消。③采辦部負責組織、協(xié)調(diào)合同規(guī)定的我方義務(wù)的全面履行，督促檢查、驗收、確認合同對方義務(wù)的履行。合同承辦人應將合同履行的有關(guān)情況及時向采辦部、項目部領(lǐng)導匯報。④對應驗收的標的物，應由有關(guān)部門驗收后簽署驗收證明。對驗收不合格或與合同規(guī)定不符的標的物，應由采辦部在即日提出書面意見，按國家規(guī)定或合同約定的時間向?qū)Ψ教岢霎愖h，盡快采取適當措施解決。⑤采辦部應建立簡便有效的合同履行督促檢查制度，定期對到期合同的履行情況進行檢查。問題較大的應書面上報有關(guān)領(lǐng)導。合同履行完畢，應到合同主管部門辦理核銷手續(xù)。（4）違約和糾紛的處理①合同違約必須依法承擔違約責任。②發(fā)生合同糾紛后，采辦部應首先及時與對方協(xié)商解決。協(xié)商不成時，應在規(guī)定的期限內(nèi)以書面形式上報主管領(lǐng)導；并在法定代表人的授權(quán)下配合專職法律人員向有管轄權(quán)的仲裁機構(gòu)申請仲裁或向法院起訴，不準私自對外委托有關(guān)部門或個人處理糾紛。（5）處罰有下列情形之一者對責任者酌情進行處罰：①違法或違反本程序簽訂合同的。②簽訂的合同條款不全或不規(guī)范給合同履行造成障礙或發(fā)生糾紛的。③沒有對合同對方進行資信審查，或資信審查不認真、不準確，給業(yè)主或EPC項目部造成經(jīng)濟損失的。④由于采辦部及個人的原因造成我方違約的。⑤對方違約給我方造成損失而未及時給予追究的。⑥不按時將已簽訂的合同交合同主管部門備案的。⑦變更或解除合同時不依法辦理，從而發(fā)生糾紛造成經(jīng)濟損失的。⑧因我方不按期履行合同而敗訴的。⑨不負責任、玩忽職守，錯簽合同或購進偽劣產(chǎn)品的。⑩與對方蓄意通謀簽訂合同的。⑾應采用而未采用書面形式訂立合同的。⑿未按采辦部編制的工程采辦進度計劃所簽訂合同的。1.3.6合同管理措施（1）簽訂之前的管理凡是由采辦部負責簽訂的采購合同，根據(jù)采購金額的大小采取不同的采購方式，國內(nèi)采購100萬元以上的采購合同，采用招標采購的方式組織采購，特別急需（或國家規(guī)定允許非招標采購的物資）的物資經(jīng)批準可以采用競爭性詢價采購。對于招標采購物資要嚴格按照國家、業(yè)主規(guī)定的辦法進行。對于競爭性詢價采購的物資應首先在業(yè)主提供的合格供貨廠商名錄中選擇，合格供貨廠商名錄中沒有的可以在社會上的供貨廠商中選擇。但必須對潛在供貨商進行資質(zhì)審查，審查合格經(jīng)業(yè)主批準后方可列入合格供貨廠商備選名單。在與供貨廠商進行商務(wù)、技術(shù)談判中，對于金額較大的應邀請審計、財務(wù)、法律、合同管理等部門參加，以最大限度的減低采購風險。在談判過程中應本著公開、公平、公正、誠實守信和質(zhì)比三家、價比三家、擇優(yōu)選擇的原則選擇最終供貨廠商。供需雙方初步達成一致意見后，再起草合同草稿。（2）合同蓋章之前的管理蓋合同專用章時，負責采辦的人員應向合同管理人員提供供貨廠商的資信材料、評價材料、審批材料等，并規(guī)定資信材料的真實性由合同承辦人把關(guān)。資信材料包括：①供貨廠商的有效營業(yè)執(zhí)照②稅務(wù)登記證③組織機構(gòu)代碼證④特種行業(yè)生產(chǎn)許可證⑤廠家對代理商的授權(quán)委托⑥廠商對簽訂人的授權(quán)委托⑦供方報價對比情況或談判工作總結(jié)⑧供方業(yè)績情況⑨預付款或定金審批表⑩根據(jù)不同的合同需要提交的其他材料等上述資料完備并經(jīng)合同人員審查合格后，才能進行合同內(nèi)容的實質(zhì)性審核。審核內(nèi)容包括：①產(chǎn)品的名稱、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點是否明確，是否與訂貨通知相符。②所采購的物資是否在供貨廠商提供的營業(yè)執(zhí)照規(guī)定的經(jīng)營范圍之內(nèi)。③產(chǎn)品的執(zhí)行標準、質(zhì)量要求、廠商對產(chǎn)品質(zhì)量負責的條件和交貨期限是否明確。④交貨地點、交貨方式是否明確。⑤是否對貨物運輸方式、運輸費用等做了規(guī)定。⑥預付款、定金是否得到采辦部和相關(guān)領(lǐng)導的審批。⑦對貨物是否提出了包裝要求，標準如何。⑧條款中是否寫明開具增值稅發(fā)票或?qū)Ｓ冒l(fā)票。⑨是否對隨機的備品、備件等提出了要求。⑩要求廠商提供的產(chǎn)品資料（合格證、使用說明書、出廠檢驗證明等）是否齊備。⑾是否有售后服務(wù)條款。⑿是否有違約條款，違約條款是否公平合理。⒀解決合同爭議的方式、起訴地點。⒁合同金額大小寫是否一致。⒂簽字人簽字位置是否正確。⒃將無價格合同提交業(yè)主進行審批。（3）合同蓋章后的管理對于合同蓋章之后的管理應采取周跟蹤、月報表的辦法。每周五和月末要對采辦部所簽訂的合同進度進行跟蹤，包括：簽訂情況、貨款支付情況、到貨情況、驗收情況、調(diào)撥情況等，并分析上報給采辦部領(lǐng)導和相關(guān)部門。1.4采辦進度計劃1.4.1線路物資管件、陰保材料：4月21日開始談判、招標；5月10日簽訂合同；5月25日到達中轉(zhuǎn)站。1.4.2站場物資儀表材料、通信材料、電力材料：4月21日開始談判、招標；5月10日簽訂合同；6月10日到達中轉(zhuǎn)站。儀表設(shè)備、工藝設(shè)備、陰保設(shè)備、通信設(shè)備、電力設(shè)備：4月21日開始談判、招標；5月10日簽訂合同；6月10日到達中轉(zhuǎn)站。1.4.3消防、土建物資暖通材料、給排水材料：4月21日開始談判、招標；5月10日簽訂合同；6月10日到達中轉(zhuǎn)站。消防設(shè)備、暖通設(shè)備、給排水設(shè)備：4月21日開始談判、招標；5月10日簽訂合同；6月10日到達中轉(zhuǎn)站。1.5采辦進度控制程序1.5.1采購計劃的編制PC項目部成立后，采辦經(jīng)理應立即組織人員編制物資采購計劃。采購計劃應描述采購任務(wù)的范圍，明確采辦分包商與施工分包商在采購任務(wù)方面的分工和責任關(guān)系。（1）采購計劃應滿足以下原則：①經(jīng)濟原則A.在保證所采購物資的質(zhì)量和交貨期的前提下盡可能為業(yè)主節(jié)約采購資金；B.較低的采購投資；C.在規(guī)定的費用范圍內(nèi)，材料價格、運輸費用綜合考慮，以合格的產(chǎn)品質(zhì)量和最少的資金投入為采購目標。D.最低的采購管理費用；②質(zhì)量保證原則A.所有供貨廠商必須經(jīng)過選擇與審查；B.嚴格監(jiān)督廠商質(zhì)量體系的運行；C.嚴格監(jiān)督產(chǎn)品檢驗、試驗程序的執(zhí)行；D.嚴格按照產(chǎn)品的運輸、堆碼、保管程序或要求進行操作。③安全保證原則④進度保證原則A.采購進度必須服從業(yè)主/監(jiān)理制定的工程總體進度；B.采購進度必須服從施工進度；C.必須按規(guī)定進度控制的要求和目標運行