《信息管理導(dǎo)論》02 信息管理概述

第二章信息管理概述B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論學(xué)習(xí)指導(dǎo)B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論本章主要介紹信息管理的概念、簡要歷史、職能和意義、基本原則以及在信息管理活動中應(yīng)當(dāng)遵循的十大基本原理。無論是對信息資源的管理,還是對信息活動的管控,其最終的目標都是為了在有效獲取信源信息及信息加工整合的基礎(chǔ)上,實現(xiàn)人類對信息資源的有效開發(fā)和利用。數(shù)據(jù)管理、信息管理、信息資源管理和知識管理之間的關(guān)系是一個客觀存在的價值鏈條。在現(xiàn)代信息管理實踐活動中,我們只有依據(jù)該項活動本身的規(guī)律和特點,確立科學(xué)有效的管理原則,明確信息管理的基本原理,才能保證信息管理活動按照正確的軌跡和方向前進,并取得預(yù)期的管理效益。第一節(jié)B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論信息管理的概念第二節(jié)信息管理的歷史回顧第三節(jié)信息管理的職能和意義第四節(jié)信息管理的基本原則第五節(jié)信息管理的基本原理第二章信息管理概述?第一節(jié)信息管理的概念B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論信息管理的概念B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論

信息管理是人類社會的一種重要的實踐活動,從一定意義上說,信息管理的不斷進步和發(fā)展已經(jīng)成為推動整個人類社會前行的發(fā)動機。

信息管理并不神秘,任何國家、組織和個人,只要認真學(xué)習(xí)和掌握信息管理的基本原理和技能,都可以找到“治大國如烹小鮮”的感覺,以及正確的行動綱領(lǐng)和做事的策略。問題的關(guān)鍵就是,一定要贏在起跑線上。在信息管理的實踐活動中,誰贏得了先機,誰就是真正的贏家。(一)典型認識目前人們對信息管理概念的理解并沒有形成共識，比較有代表性的認識有：一、人們對信息管理的理解B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論(二)主要觀點分析信息管理是一種程序性活動三分法。即認為信息管理程序包括“數(shù)據(jù)庫管理”、“記錄管理”、“數(shù)據(jù)處理管理”三項內(nèi)容。四分法。即認為信息管理程序包括信息的“收集、傳輸、加工、儲存”或“搜集、整理、存儲、提供信息服務(wù)”兩種觀點。

(3)五分法。即認為信息管理程序包括信息的“收集、加工整理、儲存、傳遞、應(yīng)用”,“存儲、處理、檢索、傳播、利用”,“信息需求、信息獲取、信息組織和信息儲存、開發(fā)信息產(chǎn)品與服務(wù)、傳播信息和使用信息”三種觀點。(4)六分法。即認為信息管理程序包括信息的“獲取、傳輸、加工、存儲、維護、使用到退出”,“組織、控制、加工、分析、預(yù)測、規(guī)劃”,“計劃、預(yù)算、組織、指揮、培訓(xùn)、控制”三種觀點。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論一、人們對信息管理的理解2.信息管理的基本目標是實現(xiàn)信息資源的有效利用

無論是對信息資源的管理還是對信息活動的管控,其最終的目標都是為了在有效獲取信源信息(或數(shù)據(jù)與信號)及信息加工整合(處理、存儲或有序化與組織化)的基礎(chǔ)上,實現(xiàn)人類對信息資源的有效開發(fā)和利用,這也是目前學(xué)者們的共同認識。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論信息管理的內(nèi)容包括:信息管理活動參與因子、管理對象、管理目的和管理目標等。不同層面的信息管理,具體包含的內(nèi)容也有所不同。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論二、信息管理的內(nèi)容目前國內(nèi)學(xué)術(shù)界還沒有形成統(tǒng)一的認識,主要觀點包括:包含關(guān)系。即認為“信息管理”包括“信息資源管理

”或“信息資源管理”包括“信息管理”。因果發(fā)展關(guān)系。即認為信息資源管理是信息管理發(fā)展的高級階段。等同關(guān)系。即認為信息管理和信息資源管理作為兩個同時使用的概念,在本質(zhì)上沒有大的區(qū)別。在國外它們同時使用也沒有引起爭論,在使用過程中也沒有發(fā)現(xiàn)兩個概念之間在內(nèi)涵上與外延上有何根本區(qū)別。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論三、信息管理與信息資源管理的關(guān)系

這三種學(xué)術(shù)觀點都一定的道理。在我們生活的這個時代,信息作為國家的一種戰(zhàn)略資源,其價值是毋庸置疑的。人們在談?wù)撔畔⒐芾砗托畔①Y源管理這兩個概念時,都離不開信息資源、信息技術(shù)和信息人員這些基本要素,它們之間有著密切的關(guān)聯(lián)。如果人為地把它們區(qū)分開,也會造成許多不應(yīng)有的思想誤解和實踐中的不便。

因此,我們認為,在“信息管理”和“信息資源管理”方面爭論不休是毫無意義的,關(guān)鍵是要把信息管理或信息資源管理作為一種必要的人類社會的管理需要去付諸實踐。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論三、信息管理與信息資源管理的關(guān)系(一)知識管理的概念和知識管理的主要內(nèi)容

知識管理是以知識為核心的管理,它是通過確認和有效利用已有的和獲取的知識,并通過對各種知識的連續(xù)性管理,提高企業(yè)的創(chuàng)新能力和創(chuàng)造價值的能力,以滿足企業(yè)現(xiàn)有和未來開拓市場機會的需要的一種過程。

從本質(zhì)上講,知識管理是“策略管理”的運用,即利用資源管理理論,通過創(chuàng)新來塑造、強化企業(yè)競爭優(yōu)勢,并借此跟策略管理接軌。知識管理和信息管理一樣,具有明確的手段性質(zhì),其“背后隱含著‘學(xué)問為濟世之本’的假設(shè)”。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論四、信息管理與知識管理的關(guān)系

知識管理的三大要素是人、信息技術(shù)和組織。其中人是知識管理的主體;信息技術(shù)是知識管理的工具,它是搭建知識管理平臺和環(huán)境的技術(shù)保證。

知識管理的對象是組織知識。各種社會組織都應(yīng)當(dāng)通過應(yīng)用信息技術(shù),為組織成員處理、轉(zhuǎn)換和創(chuàng)造知識提供服務(wù)和幫助。知識管理的內(nèi)容主要包括:知識創(chuàng)造、知識整合、知識蓄積、知識分享、知識移轉(zhuǎn)、知識流通、知識運用和知識創(chuàng)新等。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論2.知識管理與信息管理的差別B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論首先,它們的關(guān)注點不同。信息管理關(guān)注點主要集中在可編碼知識的外在信息的管理方面;而知識管理則主要關(guān)注知識本質(zhì)內(nèi)容的表達、交流,尤

其是有目的的應(yīng)用方面,它不但涉及可編碼顯性知識的管理,更重視人腦

知識中隱性知識的挖掘、引導(dǎo)、共享和知識創(chuàng)新。其次,它們的管理目標不同。信息管理的基本目標是通過信息的過程管理來實現(xiàn)信息資源的共享和有效開發(fā)與利用;而知識管理的目標則是通過有效的“策略管理”來實現(xiàn)知識的獲取、創(chuàng)造、流通、挖掘與創(chuàng)新。最后,它們的終極目的不同。信息管理的終極目的是通過對信息流的有效控制,為問題的解決提供信息支持和保證;而知識管理的終極目的則是通

過對知識應(yīng)用的管理,為問題的解決提供可行的“工作程序”和“行動方案”。五、文獻、數(shù)據(jù)、信息、信息資源、知識等管理的關(guān)系傳統(tǒng)文獻管理、信息資源管理和知識管理關(guān)系圖B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論信息管理與信息資源管理和知識管理關(guān)系圖數(shù)據(jù)管理、信息管理、信息資源管理、知識管理層級示意圖B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論信息管理、信息資源管理和知識管理關(guān)系示意圖數(shù)據(jù)管理、信息管理、信息資源管理和知識管理之間是一種相互依存、逐級別發(fā)展的關(guān)系,同時也是一個客觀存在的“價值鏈”B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論?第二節(jié)B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論信息管理的歷史回顧

人類對信息的管理可以說是源遠流長,大體上經(jīng)歷了兩個主要時期,即腦內(nèi)記憶為主的時期和腦外記憶為主的時期。腦內(nèi)記憶為主的時期可以追溯到人類脫離野蠻步入文明的遠古時代,當(dāng)時的人們主要依靠大腦來記憶和傳承在社會生活、生產(chǎn)實踐中獲得的信息、經(jīng)驗和知識,并輔以原始的記事方式(如結(jié)繩、刻契、貝珠串、原始繪畫等)。

隨著系統(tǒng)記錄人類語言的符號——文字的發(fā)明和使用,人類進入了一個以腦外記憶為主的新的歷史發(fā)展時期。在這個以腦外記憶為主的時期,人們又經(jīng)歷了信息管理的幾個重要發(fā)展階段,即手工管理階段、技術(shù)管理階段和信息資源管理階段。這是由于人們管理信息和開發(fā)利用信息的能力不斷增強,人類社會的生產(chǎn)力水平才得到不斷發(fā)展和提高。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論一、人類社會信息管理的主要階段—、人類社會信息管理的主要階段B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論(一)文件和記錄數(shù)量的幾何級數(shù)增長

文件和記錄數(shù)量的幾何級數(shù)增長是促進現(xiàn)代社會信息管理發(fā)展的基本條件。人類社會進入20世紀后,由于各國政府的管理職能不斷擴大,管理工具不斷改善,業(yè)務(wù)活動日益繁雜,所以產(chǎn)生了大量的文件。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論二、現(xiàn)代社會信息管理發(fā)展的動因美國國家檔案館1934年成立時,保管聯(lián)邦政府的文件100立方米,但隨后便以每年6萬立方米以上的速度激增。到20世紀30年代末,文件的年增長量已上升到16萬立方米。到20世紀40年代后,文件的年增長量更是達到了令人吃驚的60萬立方米B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論(二)政府相關(guān)管理機構(gòu)的建立政府相關(guān)管理機構(gòu)的建立是推動信息管理發(fā)展的重要條件。從世界范圍來講,美國政府在現(xiàn)代信息管理方面可以說是起到了“領(lǐng)頭羊”的作用。特別是在政府信息管理方面,它不僅把文件和記錄信息的管理發(fā)展成為一種專門性的管理業(yè)務(wù)活動,而且還設(shè)立了專門的行政機構(gòu)來具體負責(zé)聯(lián)邦政府的文件信息管理的指導(dǎo)工作。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論

20世紀30年代后,美國社會日益激增的文件和記錄的數(shù)量,迫使美國政府不得不考慮采取有效的措施來控制政府機構(gòu)文件的產(chǎn)生源。于是,在

20世紀40年代,美國政府在國家檔案館設(shè)立了一個名為“文件管理項目”,旨在監(jiān)督和指導(dǎo)聯(lián)邦政府各級機構(gòu)的文件管理工作。

1946年,美國聯(lián)邦政府頒布行政命令,規(guī)定所有政府機構(gòu)都必須實施文件管理項目。1947年,聯(lián)邦政府還成立了一個專門委員會——“第一屆胡佛委員會”,具體負責(zé)對聯(lián)邦政府機構(gòu)的文件管理提出建議。

1949年,美國聯(lián)邦政府在總務(wù)署下設(shè)立了“國家檔案與文件局”,專門承擔(dān)監(jiān)督和指導(dǎo)政府機構(gòu)文件管理的職責(zé)。

1950年,美國聯(lián)邦政府頒布了聯(lián)邦《文件管理法》,這使政府文件的管理獲得了比較有效的法律保障。此后,文件管理上升為一種專門性的國家管理活動,這無疑對政府文件信息的管理效率的提高、管理成本的降低以及文件信息服務(wù)工作的有效開展,起到了非常積極的推動作用。到1975年,美國政府進一步強化了對政府文件信息的管理工作,專門成立了“聯(lián)邦文書工作委員會”。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論(三)國家相關(guān)立法

國家相關(guān)立法為現(xiàn)代信息管理提供了必要的法律條件。歷史表明,美國在推動政府文件信息管理方面不僅采用了積極的行政手段和措施,而且也十分重視通過立法手段來維護政府文件信息管理活動的正常秩序。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論

1942年,美國國會就通過了《聯(lián)邦報告法》,該法律對減少統(tǒng)計報告,清除報告中的重復(fù)文件等都提出了明確要求。

1943年,聯(lián)邦政府制定了《文件處置法》,該文件授權(quán)美國國家檔案館編制政府文件處置計劃,對有效減少文件的留存數(shù)量起到了良好的作用。

1950年,美國又頒布了一部《聯(lián)邦文件管理法》,為政府文件管理活動的開展提供了一部完整的法律工具。

1966年頒布了著名的《信息自由法》,該法律規(guī)定了公民應(yīng)當(dāng)依法享有的各種信息權(quán)利,并把文件、檔案、圖書、情報、文獻和資料等均列入了信息的范疇。

1980年,美國頒布了《文書削減法》,在法律條文中明確提出了

“信息資源管理”的概念,規(guī)定了文件管理的對象內(nèi)容需要擴展,政府還必須注重其所有信息資源的管理和利用。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論(四)信息技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用

信息技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用是促進現(xiàn)代信息管理快速發(fā)展的重要條件。

從20世紀40年代人類第一臺計算機研制成功開始,短短的10年時間里,計算機信息處理技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用到了文獻信息管理的許多領(lǐng)域。人類正是由于掌握了計算機技術(shù),才使得自己的信息處理能力有了飛躍式的發(fā)展,大大提高了人類社會處理、加工和使用各種信息的能力,尤其是人類從已知信息中檢索到所需要信息的能力。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論?第三節(jié)B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論信息管理的職能和意義(一)信息管理的廣義職能

與管理的一般職能相似,我們所說的廣義信息管理

(information

administration)職能依然可以分為計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、監(jiān)督及服務(wù)等基本職責(zé)。但是,由于管理對象的差異,這些信息管理職能又都具有特定的內(nèi)容。一、信息管理的職能B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論1.計劃

信息管理的計劃職能的主要內(nèi)容是:制定信息管理目標(包括長期目標、中期目標和近期目標等)、信息管理戰(zhàn)略、信息管理政策等。2.組織

信息管理的組織職能是按照信息用戶的需要,建立信息機構(gòu),制定信息管理行動方案和作業(yè)程序(如信息管理系統(tǒng)的設(shè)計、信息采集的內(nèi)容、信息加工與傳遞的程序、信息利用的具體計劃、信息人員的培訓(xùn)計劃等),明確信息管理人員的職責(zé)權(quán)限,選配和任用信息工作人員,把信息、信息人員、信息活動的各項要求有機結(jié)合起來,實施并完成各種信息計劃的活動。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論3.指揮

信息管理的指揮職能是指對整個信息管理活動過程以及整個信息管理系統(tǒng)進行方向性控制,以完成信息管理計劃目標和具體項目任務(wù)的活動。4.監(jiān)督

信息管理的監(jiān)督職能是指對信息活動的監(jiān)控、檢測、目標業(yè)績考核,確保信息管理系統(tǒng)正常運行,減少或消除可能產(chǎn)生的信息誤差(包括信息內(nèi)容的誤差和傳輸時間的誤差等)。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論5.協(xié)調(diào)

信息管理的協(xié)調(diào)職能是指信息管理主體根據(jù)組織內(nèi)部或外部環(huán)境條件的變化,對信息管理活動過程的某些不適應(yīng)的方面或環(huán)節(jié),進行補充、完善。6.服務(wù)

信息管理的服務(wù)職能是指信息管理主體按照合理的信息活動計劃、政策、行動方案,利用信息管理系統(tǒng)和相關(guān)的信息服務(wù)設(shè)施和手段,積極滿足信息用戶信息需求的活動。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論(二)信息管理的狹義職能

狹義上的信息管理職能(information

management),僅指信息管理組織和人員圍繞著信息的形成、傳遞和利用而開展的各種業(yè)務(wù)管理職責(zé)。其中主要包括:(1)信息用戶需求分析與管理。(2)信息采集或獲取,即及時有效地收集真實、完整、系統(tǒng)的原始數(shù)據(jù)或相關(guān)文獻的業(yè)務(wù)活動。它決定了信息的質(zhì)量。(3)信息傳輸管理。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論信息加工管理,即按一定的模式或算法將數(shù)據(jù)進行邏輯或算術(shù)的運算。最基本的處理方式有:變換——信息載體的轉(zhuǎn)換處理;排序——將信息整理成邏輯序列的處理;核對或比較——將兩部分信息的內(nèi)容進行核對的處理;合并——將兩個以上部分的同類信息合并為一個部分的信息的處理。信息系統(tǒng)管理。(6)信息儲存與維護管理。

(7)信息產(chǎn)品與信息服務(wù)管理。(8)信息安全管理。信息管理中的人力資源管理。信息法規(guī)、政策、制度和規(guī)范的制定與實施管理等。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論(一)信息管理是提升國家國際競爭力和影響力的必要條件

任何一個國家,若想在國際競爭中取得優(yōu)勢地位,都必須通過有效地利用好三種基本資源,即物質(zhì)資源、信息資源和人力資源,才能不斷提升本國的綜合國力。各國政府已經(jīng)越來越認識到信息資源和人力資源的重要性,并紛紛制定了促進本國信息資源開發(fā)和人力資源開發(fā)的新政策和新法律。

從歷史經(jīng)驗來看,世界上哪個國家重視對信息資源的管理和開發(fā)利用,哪個國家就能夠在日益激烈的國際競爭環(huán)境中取得先發(fā)優(yōu)勢,并獲得豐厚的經(jīng)濟和政治回報。

不斷增強我國國民的信息資源意識,不斷完善和發(fā)展我國的信息資源管理與開發(fā)戰(zhàn)略,積極制定和適時調(diào)整我國的信息資源管理政策,不斷完善我國的信息管理法規(guī)體系,應(yīng)成為我國政府在新世紀的工作中必須完成的歷史使命。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論二、信息管理的意義(二)信息管理是建設(shè)服務(wù)型政府和提升政府服務(wù)能力的必要條件B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論

大力加強各級政府部門的信息管理,并通過有效的信息管理來實現(xiàn)政府信息資源的及時整合、有效加工,為社會公眾提供公開透明的信息服務(wù)。

一個國家的政府能不能為本國公民提供公平、公正、公開和及時的政府信息服務(wù),是社會公眾評價政府信息服務(wù)能力和政府社會形象的重要尺度。

加強政府部門的信息管理工作,不僅是促進服務(wù)型“陽光政府”的建設(shè)和提升政府為民服務(wù)能力的需要,而且也是提高公民信息權(quán)利意識,維護社會民主秩序與和諧社會建設(shè)的需要。(三)信息管理是企業(yè)創(chuàng)造財富的必要手段首先,企業(yè)通過信息管理可以客觀地評價和認清自身的經(jīng)營業(yè)績。其次,企業(yè)可以通過信息管理獲取各種生產(chǎn)要素的生產(chǎn)率信息。再次,信息管理還可以幫助企業(yè)認清自身的核心能力。

最后,信息管理可以幫助企業(yè)更有效地認清什么是“稀缺資源”,以及如何高效地利用這些稀缺資源創(chuàng)造更多的財富。彼德·F·德魯克認為,企業(yè)的職責(zé)就是創(chuàng)造財富,而不是控制成本。他指出:“企業(yè)必須作為企業(yè)來經(jīng)營,也就是說必須創(chuàng)造財富。為此,企業(yè)主管需要信息才能見多識廣地進行判斷。企業(yè)主管需要四種診斷工具:基本信息、生產(chǎn)率信息、能力信息和有關(guān)稀缺資源配置的信息。這些診斷工具共同構(gòu)成了企業(yè)主管管理當(dāng)今企業(yè)的工具包?！盉信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論(四)信息管理是個人和家族贏得成功和創(chuàng)造財富的重要手段在知識經(jīng)濟社會中,誰的信息管理工作做得好、做得及時、做得有效,誰就能把握機遇,贏得成功和財富。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論宋鴻兵編著的《貨幣戰(zhàn)爭》一書,詳細介紹了羅斯柴爾德家族的巨額財富(保守估計為50萬億美元)的來源歷史。早在英法兩國的“滑鐵盧戰(zhàn)役”開始之前,羅斯柴爾德家族就非常具有遠見地建立了自己的戰(zhàn)略信息(情報)收集和快遞系統(tǒng)。他們構(gòu)建起數(shù)量龐大的秘密代理人網(wǎng)絡(luò),這些人被派駐歐洲所有的首都、各大城市、重要的交易中心和商業(yè)中心,收集商業(yè)、政治和其他方面的信息。這個信息(情報)系統(tǒng)的效率、速度和準確度都達到了令人嘆為觀止的程度,甚至遠遠超過了任何官方信息網(wǎng)絡(luò)的速度。正是這種出色的信息管理,才使得羅斯柴爾德銀行在幾乎所有的國際競爭中處于明顯的優(yōu)勢地位。1815年

6月18日,在比利時布魯塞爾近郊展開的滑鐵盧戰(zhàn)役,不僅是拿破侖和威靈頓兩支大軍之間的生死大戰(zhàn),也是成千上萬投資者的巨大賭博,贏家將獲得空前的財富,輸家將損失慘重。倫敦股票交易市場的空氣緊張到了極點,所有的人都在焦急地等待著滑鐵盧戰(zhàn)役的最終消息。如果英國敗了,英國公債的價格將跌進深淵;如果英國勝利了,英國的公債將沖上云霄。羅斯柴爾德家族的內(nèi)森正是借助其家族的出色信息管理和情報獲取網(wǎng)絡(luò),提前一天時間得到了戰(zhàn)爭結(jié)果的消息,果斷出手,才在股票交易中大獲全勝,狂賺了20倍的金錢!B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論第四節(jié) 信息管理的基本原則B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論信息管理的主要目的之一就是要實現(xiàn)信息資源的有效利用。所以,信息管理必須堅持為社會各項管理和經(jīng)營活動服務(wù)的原則。

從管理活動中分離出來的信息管理活動,既是經(jīng)營的條件,又是管理的基礎(chǔ),信息管理只有為各項管理和經(jīng)營活動做好服務(wù),才能有效地生存和發(fā)展下去,離開了“服務(wù)”,它就會失去存在的前提和目標。

信息管理是組織進行科學(xué)決策的必要條件,只有堅持服務(wù)原則,信息管理才能為組織的生產(chǎn)、管理、經(jīng)營決策等活動的順利開展,提供有效的信息支持和保障。一、服務(wù)原則B信REA息D

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在世界物質(zhì)資源日益稀缺的情況下,只有通過有效的信息管理服務(wù),才能使組織的有限資源實現(xiàn)配置合理化,才有可能使企業(yè)的經(jīng)營達到“帕累托最優(yōu)”(即同時達到生產(chǎn)與消費的最佳組合)。

在企業(yè)的經(jīng)營管理中,重視信息管理的服務(wù)原則,還可以使企業(yè)對其生產(chǎn)和經(jīng)營活動所面臨的各種潛在的風(fēng)險作出及時預(yù)警,并把企業(yè)經(jīng)營和管理的風(fēng)險降到最低點。

在政府管理實踐中,重視信息管理的服務(wù)原則,可以為政府治理目標的實現(xiàn)提供信息支撐。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論

信息管理的時效原則就是要求信息管理機構(gòu)和人員確立時效意識,用最短的時間、最快的速度對信息進行及時捕獲、記錄、采集、分析加工、傳輸利用,并注意收集反饋信息,以提高信息的利用率和循環(huán)速度。

在知識經(jīng)濟社會里,“時間就是金錢,效率就是生命”。堅持信息管理的時效原則,信息管理機構(gòu)和人員要做到兩個

“及時”:一要及時地將已經(jīng)發(fā)生、已經(jīng)出現(xiàn)變化的事物的狀態(tài)、動向、問題與矛盾等記錄下來,并注意積極收集其他相關(guān)的信息;二要及時將所獲取的信息提供給有關(guān)的組織或用戶。第一個“及時”是信息服務(wù)的前提和基礎(chǔ),第二個“及時”是信息服務(wù)的目標。二、時效原則B信REA息D

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信息所具有的功能和所能實現(xiàn)的價值,與信息傳遞的速度成正比,與信息提供所需要的時間成反比。信息傳遞的速度越快,信息提供所花費的時間就越少,信息產(chǎn)生的實際效用就越大;相反,信息產(chǎn)生的實際效用就會越小,甚至喪失其基本功用。

一般來說,信息管理在時間上還有一個問題需要注意,即那些比較準確的富有預(yù)見性的“事前”信息,往往有助于組織的管理者和企業(yè)的經(jīng)營者在管理決策、生產(chǎn)決策和經(jīng)營決策中占有較大優(yōu)勢,否則,“事后”的信息再多,對于這些決策者來說也不會有太大的作用和價值。因此,信息管理的重要功能之一,就是要及時提供那些反映事物發(fā)展動向和趨勢的信息。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論信息管理要想真正實現(xiàn)為組織管理和企業(yè)經(jīng)營服務(wù)的目標,就必然要求整個信息管理活動過程,從信息獲取(采集)到反饋信息的處理都應(yīng)符合真實、準確的要求。

在信息管理活動中堅持準確原則,其實就如同在知識獲取中堅持對真理的追求一樣重要。

在各種管理活動和經(jīng)營活動中,不準確的或虛假的信息其危害性是很大的。這種信息往往會造成決策失誤、引發(fā)領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的矛盾、誤判企業(yè)的核心能力、浪費組織有限的資源,甚至?xí)箛以趪H事務(wù)中陷入被動局面。所以,信息管理責(zé)任重大,必須堅持準確務(wù)實的工作原則,努力使所提供的信息保持準確、真實的品質(zhì)。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論三、準確原則信息管理一定要從組織或企業(yè)生存和發(fā)展的實際需要出發(fā),講究實用,避免形式化、形象化的做法,這其實就是實用原則的真諦。合理的信息管理應(yīng)當(dāng)以實用為原則,不能片面求全、求大、求快、求先進。否則,會使組織和企業(yè)遭受巨大的人力、物力和財力的浪費。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論四、實用原則

在信息管理中堅持經(jīng)濟原則,就是要求有關(guān)組織、企業(yè)一方面要節(jié)省不必要的信息管理開支或費用,另一方面應(yīng)在一定資源消耗的基礎(chǔ)上,保證信息管理能夠在信息獲取、整合、存儲和開發(fā)利用上取得良好的效果和高于成本投入的收益?，F(xiàn)代組織和企業(yè)的信息管理必須在具備一定前提的基礎(chǔ)上,才能有效地進行。這些基礎(chǔ)性的前提條件包括:組織領(lǐng)導(dǎo)觀點的更新、組織管理體制的優(yōu)化(尤其是組織機構(gòu)的重組和機構(gòu)設(shè)置的扁平化)、組織內(nèi)部各機構(gòu)之間信息縱橫溝通的“無邊界”化建設(shè)、信息管理人員隊伍的正規(guī)化建設(shè)等。五、經(jīng)濟原則B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論一個組織或企業(yè)采用的信息及其采集(獲取)、加工處理、開發(fā)利用在經(jīng)濟上是否合理,通常是可以通過計算或者繪制經(jīng)濟效益曲線圖等方法來加以判定的。其中最簡單的計算信息管理效益的公式就是:信息管理效益=采用信息所獲得的實際效益-信息的費用(收集費用、加工分析費用、整合費用、傳輸與存儲費用、信息系統(tǒng)維護費用等)B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論

系統(tǒng)原則就是要求組織的管理和企業(yè)的經(jīng)營活動,都必須以信息為中心或核心,在實現(xiàn)組織或企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置扁平化的基礎(chǔ)上,達到信息流的有效運轉(zhuǎn)和使用目標。

按照信息管理的系統(tǒng)原則要求,組織和企業(yè)的內(nèi)部機構(gòu)經(jīng)過整合和再造之后所發(fā)揮的作用不再是管控作用,而是信息的“中轉(zhuǎn)站”,其功能類似于電話電纜上的信號“放大器”,采集、放大、整合和傳輸信息,從而使組織或企業(yè)的成員能夠借助這個“信息系統(tǒng)”更好地履行職能,完成工作任務(wù),推進各個業(yè)務(wù)工作項目的完成。在這種原則指導(dǎo)下的組織或企業(yè)的管理與經(jīng)營活動,目標將會更加明確,而且組織的每個成員都能及時了解自己工作所需要的各種相關(guān)信息。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論六、系統(tǒng)原則信息管理的激活原則“是對所獲得的信息進行分析和轉(zhuǎn)換,是信息活化、為我所用的管理思想”。這一信息管理原則在國內(nèi)是由司有和首先提出來的。在他看來,激活原則的確立,是因為信息不會自動地為管理者服務(wù),未經(jīng)過激活的信息沒有任何用處,只有在被激活之后才會產(chǎn)生效用。

從一定意義上說,組織管理和企業(yè)經(jīng)營活動中所使用的信息同其他管理要素或生產(chǎn)要素(如勞動力、勞動工具、勞動對象等)一樣重要,甚至在現(xiàn)代經(jīng)濟社會里,信息已經(jīng)成為組織管理和企業(yè)經(jīng)營的一種最重要的要素。信息又與勞動產(chǎn)品或服務(wù)一樣,可以作為產(chǎn)出,滿足用戶的需要。信息還可以成為一種特殊商品。與一般性的商品相比,其特殊性在于信息產(chǎn)品通常不可分割但卻可重復(fù)利用。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論七、激活原則

司有和認為,所有的管理者都應(yīng)該學(xué)會自己激活信息和利用“外腦”激活信息;“激活能力

”是管理者信息管理能力的核心。在實際的信息管理實踐中,信息管理者可以利用“綜合激活”、“推導(dǎo)激活”、“聯(lián)想激活”等思維方法,利用已有的信息來發(fā)掘出新的使用價值,生產(chǎn)新的信息產(chǎn)品,更為有效地滿足信息用戶的需要,為他們創(chuàng)造更多的物質(zhì)財富和精神財富。B信REA息D

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信息共享是信息管理所要達到的基本目的之一。所謂信息管理的共享原則,就是組織或企業(yè)在各項管理、服務(wù)和經(jīng)營活動中,利用信息管理工具合理地配置和有效地使用信息資源,消除信息使用過程中的人為障礙,使信息的使用價值最大化的行為準則。八、共享原則B信REA息D

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就政府信息管理而言,共享原則是政府部門之間建立政務(wù)信息交流和流轉(zhuǎn)機制,使政府部門之間,政府與公民、法人和其他組織之間實現(xiàn)政務(wù)信息的廣泛交流和共享的重要指導(dǎo)思想和基本行為準則。

就企業(yè)信息管理而言,共享原則也是實現(xiàn)企業(yè)信息資源合理配置和有效利用的重要管理準則。B信REA息D

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信息管理的搜索原則也是司有和所提倡的一種信息管理行為準則。他認為該原則是“信息管理者在管理過程中千方百計地尋求有用信息的管理思想”。

該原則提出的主要理由是信息是可以任意索取的,且可以為我所用。任何信息不會自動地來到管理者面前。所以信息管理者應(yīng)該具有“強烈的搜索意識”、“明確的搜索范圍”和“有效的搜索方法”。九、搜索原則B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論第五節(jié) 信息管理的基本原理B信REA息D

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從認識論角度來說,信息管理的基本原理是人們在信息管理的實踐基礎(chǔ)上形成的并經(jīng)過實踐檢驗與確定下來的,一種關(guān)于人類社會信息管理基本規(guī)律的理性認識結(jié)果。

信息管理的基本原理是我們有效地組織和開展信息管理活動的重要依據(jù),對人們從事信息管理活動具有普遍意義。人們可以在這些基本原理的基礎(chǔ)上,選擇和確定從事各項信息管理活動的定理、定則、規(guī)則、規(guī)劃、目標、過程、手段和方法,同時也可以根據(jù)它來制定信息管理的政策、法律法規(guī)、制度規(guī)范等。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論一、信息管理基本原理的概念辨析二、人們對信息管理基本原理的已有B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論認識B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論仔細觀察上述不同版本的管理學(xué)原理體系,可以從中發(fā)現(xiàn)以下問題:B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論原理與原則混淆原理與具體操作指南混淆

(3)片面性表面性無序性鑒于上述問題,在構(gòu)建管理學(xué)的基本原理體系時應(yīng)注意以下幾條原則:B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論(1)全面系統(tǒng)(2)簡明深刻(3)客觀科學(xué)(4)嚴肅審慎

基于上述認識,我們認為信息管理需要解決的問題固然有許多,但是概括起來無外乎四個方面的基本問題。問題一:人們?yōu)槭裁葱枰畔⒑托畔⒐芾?用戶需要信息管理做什么)?問題二:信息管理能夠幫助用戶解決哪些基本問題(信息管理能夠做什么)?問題三:信息管理如何行動才能更好、更有效地滿足用戶的需要(如何做好信息管理)?問題四:信息管理的效益如何衡量(信息管理做得怎么樣)?

我們可以根據(jù)“問題導(dǎo)向”的思維方式,利用已有的信息管理學(xué)研究成果,來進一步明確開展信息管理應(yīng)當(dāng)遵循的基本原理。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論三、信息管理的十大原理

原理一:人們需要有效消除生存和發(fā)展所面臨的“不確定性”(一)人們?yōu)槭裁葱枰畔⒑托畔⒐芾鞡信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論原理二:人們需要追求較高品質(zhì)的生活和良好的工作業(yè)績

人們對較高品質(zhì)的生活和良好的工作業(yè)績的追求是產(chǎn)生信息需求的原動力,也是我們開展信息管理活動的基本前提條件。

從某種意義上說,正是因為有了人們對較高品質(zhì)的生活和良好的工作業(yè)績的追求所產(chǎn)生的新的社會需求,才使現(xiàn)代信息管理得到了前所未有的快速發(fā)展的外部環(huán)境推動力。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論原理三:人們考慮以成本投入來獲得良好的收益

首先,分清“信息資源”的類型是充分利用信息資源的基本前提條件之一。

其次,充分利用信息資源還應(yīng)了解和掌握不同類型信息資源的特點和主要功能。

最后,充分利用信息資源更應(yīng)當(dāng)明確信息資源的分布規(guī)律和基本格局。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論原理四:有效的信息管理可以使個人和組織的生存與發(fā)展?fàn)顩r變好

在現(xiàn)代社會實踐中,有效的信息管理可以使每個人和組織的生存與發(fā)展?fàn)顩r變好。

了解自己的長處和不足,是個人和組織生存和發(fā)展的必要條件。

進行可執(zhí)行的正確決策,恐怕對個人和組織的生存和發(fā)展都是至關(guān)重要的事情。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論(二)信息管理能夠幫助用戶解決哪些基本問題原理五:信息管理可以使現(xiàn)有資源的利用效果變好

組織合理的信息管理可以有效地節(jié)約管理成本,降低能耗,增加產(chǎn)品的附加值。同時,信息管理也可以使信息本身增值。

信息管理的根本性目標或宗旨就是要保證人類已知的信息得到充分的開發(fā)和利用,并通過這種社會管理活動,使作為信息管理主要對象的信息價值得以實現(xiàn)。讓信息的價值得以有效實現(xiàn)和增值是信息管理者追求的基本目的。人們可以通過科學(xué)地利用信息技術(shù)和相關(guān)的管理手段,合理地組織信息積累和流動,使有價值的信息得到有效配置和開發(fā)利用。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論原理六:信息管理可以使組織的工作效率和企業(yè)經(jīng)營管理效益變好通過有效地開展組織的信息管理可以不斷提升其工作效率,可以使一個企業(yè)的經(jīng)營管理效益變好。這是因為,對任何一個組織或企業(yè)來說,能否有效地使其本身的信息流得到較好的控制和使用,都會直接影響到它們的人員流、物流、資金流的正常運作和使用效率。

有效的信息管理往往是推動組織工作效率提升的“發(fā)動機

”。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論原理七:政府可以幫助社會更好地共享信息資源

政府作為社會的主要管理者,它是社會信息資源的最大生產(chǎn)者、擁有者和控制者,所以如果一個國家的政府不能在信息管理領(lǐng)域有所作為,那么這個國家的信息管理水平將會受到極大的制約。

總之,政府如果能夠在社會信息資源的共享方面付出應(yīng)有的努力,并積極采取行動,那么整個社會的信息環(huán)境就會得到巨大的改善,政府本身的信息提供和服務(wù)能力也會得到很大的提升。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論(三)信息管理者如何行動才能更好、更有效地滿足用戶的需要原理八:有效的信息管理可以更好地服務(wù)和滿足用戶的信息需求

該原理也可以簡稱為信息服務(wù)原理。其實,信息管理賴以生存和發(fā)展的最基本條件就是能否為用戶提供滿意的信息服務(wù),及時有效地消除用戶所面臨的不確定性。

信息服務(wù)質(zhì)量的高低不僅會直接影響信息管理的信度,而且也是我們檢驗信息管理滿足用戶需求程度和水平的關(guān)鍵性尺度。B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論信息服務(wù)的質(zhì)量是由哪些因素決定的呢?我們認為主要有以下幾個方面的因素:B信REA息D

P資PT源DES管IGN理導(dǎo)論第一,信息資源的質(zhì)量。第二,信息加工的質(zhì)量。第三,信息傳遞的速度。第四,信息服務(wù)模式的選擇。原理九:信息反饋有助于檢驗信息管理系統(tǒng)的運行