文件檔案管理制度

文件檔案治理制度-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-CompanyOne1目的：為保證公司檔案的完整性、有用性和有效性，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，維護(hù)文件檔案的安全，特制定本制度。適用范圍：公司生產(chǎn)質(zhì)量治理、設(shè)備、基建、研發(fā)、財(cái)務(wù)、行政等需要?dú)w檔存儲(chǔ)的文件、錄像、圖片資料的治理。責(zé)任：各部門負(fù)責(zé)人、檔案治理員。內(nèi)容：1、存檔原則、對(duì)公司規(guī)定立卷歸檔的文件資料，各部門依據(jù)要求，依據(jù)實(shí)際狀況及文件檔案特點(diǎn)定期向文件檔案治理員移交，集中治理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。、批記錄生產(chǎn)、檢驗(yàn)完畢后即時(shí)歸檔。、生產(chǎn)、檢驗(yàn)關(guān)心記錄完畢后經(jīng)各部門審核后準(zhǔn)時(shí)歸檔，QA領(lǐng)用批生產(chǎn)的報(bào)告不另作歸檔，隨批記錄即時(shí)歸檔〔如A、B級(jí)干凈區(qū)沉降菌檢測(cè)報(bào)告、浮游菌測(cè)試報(bào)告、干凈區(qū)外表微生物監(jiān)測(cè)記錄、干凈區(qū)人員監(jiān)測(cè)記錄、清場(chǎng)合格證等〕。、臨時(shí)記錄及文件即時(shí)歸檔。相關(guān)的培訓(xùn)記錄及安康檔案由企管部歸檔保存。、公司全體員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。2、檔案的分類及治理一級(jí)二級(jí)一級(jí)二級(jí)三級(jí)分類分類分類存檔期限密級(jí)劃分治理責(zé)任人原料、輔料、中生產(chǎn)質(zhì)量治理檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)間產(chǎn)品、成品(僅現(xiàn)行版)、內(nèi)包材、外包材、生產(chǎn)介質(zhì)、其他生廢舊，之后原件保存五年。機(jī)密SMP文SOP生產(chǎn)部檔案員質(zhì)量部檔案員部門代碼生廢舊，之后原件保存五年。隱秘1文件記錄批記錄

部門代碼產(chǎn)品代碼

與穩(wěn)定性、驗(yàn)證有關(guān)的記錄保存八年；其它記錄保 一般存五年。保存至效期后一年〔未規(guī) 隱秘定效期則保存五年〕。數(shù)據(jù)備份部門代碼計(jì)量 內(nèi)部校驗(yàn)、外部校驗(yàn)原料、輔料、中

保存八年 機(jī)密保存至有效期后一年 隱秘間產(chǎn)品、成品 生廢舊，之后原件保存檢驗(yàn)方法(僅現(xiàn)行版)、內(nèi) 五年。 隱秘包材、外包材、生產(chǎn)介質(zhì)、其他供給商檔原料、輔料、化案 學(xué)試劑、其它

有業(yè)務(wù)聯(lián)系的合格供給商永久保存；不再作為供給商后保存一年。產(chǎn)品配方、產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)、工藝規(guī)程、空白

隱秘工藝規(guī)程、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料為絕密產(chǎn)品檔

產(chǎn)品代碼

批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)生廢

級(jí)，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為案 舊，原件保存五年；其它資料保存八年。技術(shù)轉(zhuǎn)移資料永久保存。

機(jī)密級(jí)，其它資料為隱秘級(jí)。合同復(fù)印件

設(shè)備選購、工程基建、托付合 永久保存 機(jī)密同、其他合同驗(yàn)證主打算、廠設(shè)備廠房建設(shè)檔案

驗(yàn)證文件工程基

房及公用系統(tǒng)、設(shè)備驗(yàn)證、方法學(xué)驗(yàn)證、工藝驗(yàn)證、清潔驗(yàn)證；設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造價(jià)、工程治理

長期保存至產(chǎn)品、設(shè)備、方法等失效后一年。

機(jī)密設(shè)備部經(jīng)理或指定部門內(nèi)專建 〔變更、進(jìn)度控永久保存制、質(zhì)量控制〕、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料、其他公用系統(tǒng)、物料倉庫等的關(guān)心設(shè)設(shè)備運(yùn)行資料保存八年，設(shè)備檔案?jìng)?、生產(chǎn)中心 其它資料在設(shè)備報(bào)廢一年

絕密 人負(fù)責(zé)QCQC設(shè)后銷毀。備、QA設(shè)備技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、研發(fā)部合作協(xié)議、保密經(jīng)理或協(xié)議、原輔料采永久保存絕密指定部購、托付合同、門內(nèi)專其他合同人負(fù)責(zé)研發(fā)檔案

合同復(fù)印件技術(shù)轉(zhuǎn)移產(chǎn)品代碼永久保存技術(shù)轉(zhuǎn)移產(chǎn)品代碼永久保存絕密批文產(chǎn)品代碼永久保存絕密公司重大事項(xiàng)合合同復(fù)印件同、員工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、永久保存機(jī)密其他合同培訓(xùn)打算、總員工培訓(xùn)結(jié)；內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告、離職人員培訓(xùn)檔案、個(gè)人培個(gè)人培訓(xùn)檔案員工離職一年后銷毀，其它培訓(xùn)資料保存五年。隱秘訓(xùn)檔案資質(zhì)、證書、部門職責(zé)、職務(wù)說注冊(cè)申報(bào)資料永久保存；注冊(cè)申報(bào)資料為通用治理明書、手冊(cè)、注其它資料生廢舊，原件絕密級(jí)；其它冊(cè)申報(bào)資料、其保存五年。為隱秘級(jí)他集團(tuán)發(fā)文、會(huì)議

企管部主任或指定專人負(fù)責(zé)其他紀(jì)要、政府發(fā)文、人員安康檔案、薪酬、考核保存八年，人員檔案為員工離職后一年銷毀。機(jī)密等會(huì)計(jì)賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬、關(guān)心賬、涉外賬永久絕密會(huì)計(jì)憑證記賬憑證、原始憑證永久絕密財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)報(bào)表年度報(bào)表、決算報(bào)表月度報(bào)表、中期報(bào)表永久15年絕密絕密財(cái)務(wù)部經(jīng)理或指定專移交清冊(cè)、銷毀清冊(cè)25年機(jī)密人負(fù)責(zé)其它資料銀行對(duì)賬單、余額調(diào)整表財(cái)務(wù)軟件光盤和使用手冊(cè)5年永久機(jī)密機(jī)密軟件數(shù)據(jù)庫備份5年絕密注：1、沒有在此范圍內(nèi)的呈請(qǐng)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或逐級(jí)請(qǐng)示確定。2[2023]045號(hào)《合同保管制度》治理。、公司設(shè)檔案治理員一名，對(duì)全公司電子版檔案進(jìn)展治理。3、公司保密文件檔案各密級(jí)的定義。、絕密：是公司涉密事務(wù)中的核心局部，限極少數(shù)人知悉的事項(xiàng)，一旦泄密會(huì)使公司利益患病危害和重大損失，涉及公司命運(yùn)。、機(jī)密：是公司涉密事務(wù)中比較重要的局部，限少數(shù)人知悉，一旦泄密，將給公司造成嚴(yán)峻的損失。、隱秘：公司保密事務(wù)中重要程度較低的局部，一旦泄密會(huì)對(duì)公司造成確定的危害，或者潛在的損失，對(duì)公司內(nèi)部公開，對(duì)外部保密均為隱秘級(jí)。4、文件檔案的存儲(chǔ)方法公司的所以檔案必需同時(shí)以兩種形式四種方法存儲(chǔ)：紙質(zhì)檔案〔文件盒存于部門文件柜〕、電子檔案〔專用電腦存儲(chǔ)、移動(dòng)硬盤存儲(chǔ)、刻錄光盤存儲(chǔ)〕5、文件資料的接收、歸檔、查閱、借閱、拷貝、接收、接收時(shí)間A、文件：復(fù)印分發(fā)至各部門后，文件檔案治理員即可將原件存檔。B、記錄：依據(jù)《記錄治理制度》執(zhí)行。C、其他資料：各部門收集、整理本部門歸檔的文件資料交于文件檔案治理員。、接收程序A、整理需要?dú)w檔的文件資料。B、歸檔人員從文件檔案治理員處領(lǐng)取一份《文件檔案移交清單》或申請(qǐng)一份《文件檔案移交清單》電子版。C、資料由歸檔人員移交，移交填寫《文件檔案移交清單》，移交人和文件檔案治理員檢查資料的正確性、完整性，并確認(rèn)無缺陷后在《文件檔案移交清單》上簽字。《文件檔案移交清單》復(fù)印一份，原件及電子版交文件檔案治理員保管。D、批記錄不用填寫《資料移交清單》，移交雙方直接在相應(yīng)的發(fā)放回收記錄上簽字確認(rèn)即可。、歸檔、文件檔案治理員在接收文件后依據(jù)檔案分類即時(shí)更相應(yīng)電子臺(tái)帳。、紙張版：文件檔案治理員做好案卷標(biāo)簽和名目后，按類別存放于相應(yīng)位置。、依據(jù)重要性程度保密紙質(zhì)版文件需要掃描電子版的由各部門檔案治理人員到企管部親自掃描，并責(zé)令身邊人員回避到安全距離，一般文件檔案可以托付行政文員掃描。、電子版檔案文件夾與紙質(zhì)版檔案盒一一對(duì)應(yīng)，文件名目也要一一對(duì)應(yīng)。、立卷要做到紙質(zhì)版文件檔案整齊、有序、美觀，翻開檔案盒第一頁為整盒檔案的名目，名目的第一個(gè)文件應(yīng)在檔案盒的最底部。、每個(gè)月各部門依據(jù)工作進(jìn)度所建立的檔案電子版〔必需為PDF格式〕，在月例會(huì)前一天拷貝到公司特地存檔的電腦里，由公司檔案治理員做好交接記錄，并進(jìn)展治理。、公司檔案治理員每個(gè)月定期更存檔的移動(dòng)硬盤；移動(dòng)硬盤檔案與公司特地存檔的電腦檔案、各部門紙質(zhì)檔案內(nèi)容保持全都。完成光盤存入公司檔案柜。、電子數(shù)據(jù)：需備份的電子數(shù)據(jù)由公司的指定人員負(fù)責(zé)對(duì)公司的電子數(shù)據(jù)資料進(jìn)展備份，備份的光盤依據(jù)備份日期進(jìn)展編號(hào)，編號(hào)用黑色油性QGB01 20230701日企管部備份的第一張光盤。備份的光盤上面不得粘貼標(biāo)簽。、查閱一般、隱秘級(jí)文件檔案經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后即可查閱，機(jī)密和絕密級(jí)資料查閱人填寫《文件檔案查閱、借閱、拷貝申請(qǐng)單》，機(jī)密、絕密文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理逐級(jí)批準(zhǔn)方可查閱，查閱時(shí)不得帶出檔案室。、借閱、借閱程序：一般、隱秘文件檔案經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到檔案室辦理借閱手續(xù)。機(jī)密、絕密資料借閱人須填寫《文件檔案查閱、借閱、拷貝申請(qǐng)單》，由部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理逐級(jí)批準(zhǔn)。借閱時(shí)做好相應(yīng)的《文件檔案借閱臺(tái)帳》,記錄不得借閱。、借閱期限：隱秘級(jí)資料借閱一周后歸還，最多可續(xù)借一次；機(jī)密、絕密級(jí)資料必需三天內(nèi)歸還，有特別要求必需在申請(qǐng)中說明。、借閱要求：借閱人必需疼惜資料，保證資料的完整，按時(shí)歸還，借閱人不得擅自復(fù)印借閱資料。文件檔案治理員準(zhǔn)時(shí)催還借閱資料并檢查資料是否齊全、有無損壞。、拷貝〔包括復(fù)印和拷貝電子版〕需復(fù)印的文件資料必需填寫《文件檔案查閱、借閱、拷貝申請(qǐng)單》，按借閱批準(zhǔn)程序經(jīng)批準(zhǔn)后交文件檔案治理員，由文件檔案治理員復(fù)印或拷貝發(fā)放，填寫《文件檔案復(fù)印拷貝發(fā)放記錄臺(tái)賬》。任何人不得私自復(fù)印公司任何文件資料或以其它方式轉(zhuǎn)存。6、檔案的定期整理。原則上每半年由檔案相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人和文件檔案治理員對(duì)檔案室的全部資料進(jìn)展一次全面清查，更臺(tái)帳和檢索名目，將過期、作廢的文件資料從架上移出。也可以依據(jù)實(shí)際狀況每季度整理一次。7、檔案的銷毀。由文件檔案治理員填寫《文件檔案銷毀申請(qǐng)單》，經(jīng)檔案相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)展銷毀，并做好《文件檔案銷毀記錄臺(tái)賬》。銷毀時(shí)需有現(xiàn)在監(jiān)視員監(jiān)視。8、檔案安全。文件檔案治理員負(fù)責(zé)檔案室安全治理工作，檔案柜要排列整齊、劃類分區(qū)、明顯標(biāo)記、維護(hù)良好。檔案要完整和安全。做好防火〔放置消防設(shè)施〕、防潮〔除濕〕、防蟲〔放置驅(qū)蟲藥〕、防霉〔定期清潔后除濕〕、防光〔窗簾遮光〕、防有害氣體等檔案防護(hù)的各項(xiàng)工作，每天離開時(shí)要檢查門、窗、電是否關(guān)閉。9、文件檔案的保管、紙質(zhì)檔案由各部門責(zé)任人或指定部門內(nèi)專人負(fù)責(zé)保管。、電子檔案〔專用電腦存儲(chǔ)〕由公司檔案治理員保管。、移動(dòng)硬盤由總經(jīng)理保管。10、文件檔案移交、工作需要或檔案治理人員調(diào)動(dòng)、離職時(shí)應(yīng)履行檔案移交手續(xù)，交接雙方必需依據(jù)移交名目清點(diǎn)核對(duì)，并在交接文據(jù)上簽字確認(rèn)，部門負(fù)責(zé)人為監(jiān)交人。公司檔案治理員移交由總經(jīng)理或托付專人監(jiān)交。、文件檔案治理人員移交后，仍對(duì)公司文件檔案負(fù)有保密義務(wù)，嚴(yán)格履行與公司簽訂的《保密協(xié)議》，如有泄密公司將依法追究其責(zé)任。11、文件檔案治理考核及違規(guī)懲罰、文件檔案治理列入部門負(fù)責(zé)人和檔案治理人員每個(gè)月工作考核，分值55分全扣?？偨?jīng)理考核公司檔案治理員，公司檔案治理員考核部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人考核部門內(nèi)部檔案治理人員。、文件檔案治理員不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介