公文行文規(guī)則

公文行文規(guī)則[日期：-11-09]閱讀：次[字體：大中小]文章需要通過(guò)各式各樣的刊登和傳播才能產(chǎn)生作用，而公文的刊登和傳播則是按照一定規(guī)則來(lái)運(yùn)行和傳遞的。法定公文中行政公文和黨務(wù)公文的運(yùn)行更要遵照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理措施》和《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》等規(guī)則?！灸壳伴喿x的文章來(lái)自“中文寫作網(wǎng)”，請(qǐng)記住我們的永久域名：】第一節(jié)公文行文規(guī)則概述寫作公文之前，就要確定行文規(guī)則。從現(xiàn)實(shí)的公文寫作及教學(xué)狀況來(lái)看，行文規(guī)則往往是人們普遍碰到的一種重要問(wèn)題。而學(xué)習(xí)和把握行文規(guī)則，則必須首先理解行文關(guān)系、行文方向和行文方式。行文關(guān)系行文關(guān)系是機(jī)關(guān)單位之間的組織關(guān)系在公文運(yùn)行中的的體現(xiàn)。這就必須首先弄清我國(guó)社會(huì)組織的機(jī)關(guān)單位。我國(guó)依法成立的社會(huì)組織的管理機(jī)關(guān)可以分為三大類型：（一）政權(quán)機(jī)關(guān)，包括：1．立法機(jī)關(guān)體系：自全國(guó)人民代表大會(huì)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)、省市人民代表大會(huì)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)（省級(jí)以上立法機(jī)關(guān)或經(jīng)全國(guó)人民代表大會(huì)授權(quán)的市級(jí)立法機(jī)關(guān)才有立法權(quán)）至鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民代表大會(huì)。2．行政機(jī)關(guān)體系：依次是中央人民政府即國(guó)務(wù)院；省、市（四大直轄市）、區(qū)（各自治區(qū)和香港尤其行政區(qū)）政府；市、地區(qū)、州（自治州）政府；市（縣級(jí)市）、區(qū)（市轄各區(qū)）、縣政府；鄉(xiāng)、鎮(zhèn)政府。3．司法機(jī)關(guān)體系：自最高人民法院至鄉(xiāng)鎮(zhèn)司法機(jī)關(guān)。其他政權(quán)機(jī)關(guān)有軍事機(jī)關(guān)體系、政協(xié)機(jī)關(guān)體系等。（二）團(tuán)體機(jī)關(guān)，包括：中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)體系，這一機(jī)關(guān)體系實(shí)質(zhì)上是我國(guó)社會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力關(guān)鍵；中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)機(jī)關(guān)體系；全國(guó)工會(huì)機(jī)關(guān)體系；全國(guó)婦女聯(lián)合會(huì)機(jī)關(guān)體系；其他群眾性團(tuán)體，如文聯(lián)、社會(huì)科學(xué)聯(lián)合會(huì)等等。（三）實(shí)體機(jī)關(guān)，包括：事業(yè)單位機(jī)關(guān)，均由國(guó)家提供一定的經(jīng)費(fèi)，如學(xué)校和研究機(jī)構(gòu)等機(jī)關(guān)；企業(yè)單位機(jī)關(guān)。一般實(shí)體機(jī)關(guān)縱向級(jí)別較少。各級(jí)機(jī)關(guān)均有自己所轄的若干部門。在公文寫作中，一定要注意機(jī)關(guān)和部門的區(qū)別。每一社會(huì)組織均有管理機(jī)構(gòu)即機(jī)關(guān)，在機(jī)關(guān)中又有不一樣的職能部門。如市政府，應(yīng)理解為市政府機(jī)關(guān)，而商業(yè)局則應(yīng)理解為市政府機(jī)關(guān)所轄的部門之一。同步，相對(duì)而言，機(jī)關(guān)首腦一般稱機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人，部門首腦一般稱部門負(fù)責(zé)人。還要注意，在機(jī)關(guān)之下有各級(jí)單位，這些基層單位又會(huì)有自己的機(jī)關(guān)。如市政府機(jī)關(guān)下設(shè)區(qū)縣及鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府機(jī)關(guān)。又如總企業(yè)機(jī)關(guān)下設(shè)分企業(yè)機(jī)關(guān)。我國(guó)社會(huì)組織機(jī)關(guān)及其部門、單位之間的組織關(guān)系和行文關(guān)系有如下四種：一是上下級(jí)關(guān)系，即領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，這是直接垂直的關(guān)系，一般在上下一級(jí)之間。如國(guó)務(wù)院和省政府。機(jī)關(guān)或部門的上行文匯報(bào)和請(qǐng)示都是面向上一級(jí)的機(jī)關(guān)或部門。而下行文如決定、告知、批復(fù)等都是面向下一級(jí)機(jī)關(guān)或部門。二是從屬關(guān)系，不管大小和級(jí)別，都在同一系列內(nèi)。如某鄉(xiāng)政府就可以說(shuō)從屬國(guó)務(wù)院或者所在省的省政府，而和此外的省政府就不是從屬關(guān)系。在這一關(guān)系之下，上級(jí)常用普發(fā)性下行公文如命令、告知、意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要等，下級(jí)也可越級(jí)使用上行文（在特殊狀況下行文并且必須抄送上一級(jí)即直接上級(jí)機(jī)關(guān)部門）。三是平級(jí)關(guān)系，是在一種系列中的同等級(jí)別的機(jī)關(guān)或者部門、單位之間的關(guān)系。其代表性文種是平行文函。有的告知也可以發(fā)揮平行性。四是非從屬關(guān)系，指不是同一垂直系列不發(fā)生直接職能往來(lái)的機(jī)關(guān)及其部門、單位之間的關(guān)系，不管是相似級(jí)別還是不一樣級(jí)別，都要通過(guò)知照性行文如函進(jìn)行協(xié)調(diào)，或聯(lián)合行文共同辦理。行文方向行文方向是以發(fā)文機(jī)關(guān)為立足點(diǎn)向不一樣機(jī)關(guān)運(yùn)行的去向。大致有四個(gè)：上行，指公文向上級(jí)機(jī)關(guān)單位運(yùn)行。行政公文的上行文有議案、匯報(bào)和請(qǐng)示，但有的下行文如告知、通報(bào)等也可以在一定狀況下上行。下行，指公文向下級(jí)機(jī)關(guān)單位運(yùn)行。下行的行政公文較多。平行，指公文向同級(jí)或不相從屬的機(jī)關(guān)單位運(yùn)行。函、告知等都可以平行。泛行，指公文可以同步上行、下行或平行，并向社會(huì)公布。行政公文中的公告和通告就屬此類。行文方式行文方式，指行文的措施和形式。（一）從行文對(duì)象分逐層行文：向直接的上級(jí)或者直接下級(jí)行文。越級(jí)行文：越過(guò)自己的直接上級(jí)或下級(jí)行文。多級(jí)行文：向直接上級(jí)并呈非直接上級(jí)或者向直接下級(jí)并轉(zhuǎn)非直接下級(jí)的一次性行文。普發(fā)行文：向所屬各機(jī)關(guān)及其部門、單位一次性行文，主送機(jī)關(guān)使用泛稱。通行行文：向從屬機(jī)關(guān)和非從屬機(jī)關(guān)以及社會(huì)群體一次性泛向行文。（二）從發(fā)文機(jī)關(guān)分單獨(dú)行文。聯(lián)合行文。（三）從對(duì)象主次分主送。抄送。第二節(jié)行政公文行文規(guī)則《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理措施》第4章第13條至第23條規(guī)定了行政公文的行文規(guī)則?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第4章第11條至第15條規(guī)定了黨務(wù)公文的行文規(guī)則。它們是我國(guó)所有公文行文的重要根據(jù)。如下重要根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理措施》第4章第13條至第23條規(guī)定的11條規(guī)則歸納成為6個(gè)方面加以講解。一、重視效用《措施》第13條規(guī)定：“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，重視效用?！惫牟荒茈S意發(fā)出，一定要講究實(shí)效，這才能保證發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)威性。假如公務(wù)不大重要，不必用公文反應(yīng)，那么可以采用電話、談話等方式辦理。不要出現(xiàn)那種“當(dāng)收發(fā)室簡(jiǎn)樸照抄照轉(zhuǎn)”和“一文多發(fā)”反復(fù)發(fā)文的問(wèn)題。公文要少而精，否則就會(huì)出現(xiàn)效率低下的問(wèn)題，以致于導(dǎo)致文牘主義，產(chǎn)生官僚主義。二、行文根據(jù)《措施》第14條規(guī)定：“行文關(guān)系根據(jù)從屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和匯報(bào)?！边@是基本原則。國(guó)家行政機(jī)關(guān)的從屬關(guān)系和職權(quán)范圍是由《中華人民共和國(guó)憲法》（如下簡(jiǎn)稱《憲法》）所規(guī)定的。例如，《憲法》第89條規(guī)定了國(guó)務(wù)院的職權(quán)，重要有“根據(jù)憲法和法律，規(guī)定行政措施，制定行政法規(guī)，公布決定和命令”和“同意省、自治區(qū)、直轄市的區(qū)域劃分，同意自治州、縣、自治縣、市的建置和區(qū)域劃分”等。又如，《憲法》第107條規(guī)定縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府行使的職權(quán)是“縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府根據(jù)法律規(guī)定的權(quán)限，管理本行政區(qū)域內(nèi)的經(jīng)濟(jì)、教育、科學(xué)、文化、衛(wèi)生、體育事業(yè)、城鎮(zhèn)建設(shè)事業(yè)和財(cái)政、民政、公安、民族事務(wù)、司法行政、監(jiān)察、計(jì)劃生育等行政工作，公布決定和命令，任免、培訓(xùn)、考核和獎(jiǎng)懲行政工作人員”。行政工作的根據(jù)是憲法和法律，公文運(yùn)行當(dāng)然更要照此辦理?！稇椃ā反_定中國(guó)共產(chǎn)黨是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)鍵。為加強(qiáng)和改善黨的領(lǐng)導(dǎo)，在對(duì)社會(huì)和國(guó)家的管理上，實(shí)行黨政分開(kāi)。反應(yīng)在公文運(yùn)行上，黨和政府的行文不能混淆，黨政可以聯(lián)合行文而不要互相行文。三、部門行文《措施》第15條規(guī)定：“政府各部門根據(jù)部門職權(quán)可以互相行文和向下一級(jí)政府的有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、問(wèn)詢和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。”其他社會(huì)組織以此類推，以機(jī)關(guān)及其部門和基層單位來(lái)表達(dá)。（一）機(jī)關(guān)各部門在職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文，可以向下一級(jí)基層單位的有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。如市政府的商業(yè)局可以向農(nóng)業(yè)局行文（重要以函的形式，有時(shí)以告知的形式），可以向區(qū)政府的商業(yè)局行文（多如下行文形式）。上下級(jí)業(yè)務(wù)部門之間，雖然沒(méi)有從屬關(guān)系，但有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。同樣，總企業(yè)機(jī)關(guān)的技術(shù)處可以向生產(chǎn)處行文（重要以函的形式，有時(shí)以告知的形式），可以向分企業(yè)的技術(shù)科行文（多如下行文形式）。（二）機(jī)關(guān)各部門向下一級(jí)機(jī)關(guān)行文只能采用函的形式。上級(jí)機(jī)關(guān)的職能部門同下級(jí)機(jī)關(guān)是平級(jí)關(guān)系，有時(shí)向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)函還要得到上級(jí)機(jī)關(guān)的授權(quán)，行文時(shí)要在正文的開(kāi)頭闡明授權(quán)的機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人。（三）部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。部門行文尚有如下規(guī)定?！洞胧返?7條：“屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。”第18條：“屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的詳細(xì)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理?！彼摹⒙?lián)合行文《措施》第16條規(guī)定：“同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與對(duì)應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文?！边@項(xiàng)規(guī)定強(qiáng)調(diào)了聯(lián)合行文的前提是同級(jí)。聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)及部門、單位必須是平級(jí)的，還要通過(guò)協(xié)商并獲得一致意見(jiàn)。這就一定要掌握多種社會(huì)組織的職權(quán)范圍和從屬關(guān)系。如同一地區(qū)的黨委就不能和團(tuán)委聯(lián)合行文，由于它們的關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。聯(lián)合行文在公務(wù)中常常是必要的：防止了各自分頭行文的不一致問(wèn)題，增強(qiáng)了行文的權(quán)威性和約束力，減少了公文數(shù)量。如某省《有關(guān)黨政群機(jī)關(guān)工作人員參與成人教育有關(guān)問(wèn)題的告知》，由省委組織部、省教委、省人事廳、省財(cái)政廳聯(lián)合下發(fā)。這是由于告知的內(nèi)容波及到組織、人事、教育及經(jīng)費(fèi)開(kāi)支等方面。聯(lián)合行文，應(yīng)將相對(duì)應(yīng)的機(jī)關(guān)都列為主送機(jī)關(guān)，以便于共同處理。如上文的主送機(jī)關(guān)為“各地、市、州、縣委，各地區(qū)行政公署，各市、州、縣人民政府，省委各部委，省級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)各委辦廳局，各人民團(tuán)體，各大專院?！?。聯(lián)合行文一定要協(xié)商一致的原則。《措施》第19條規(guī)定：“部門之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如私自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷?！睂?duì)各部門均有關(guān)系的問(wèn)題，假如沒(méi)有協(xié)商一致而各自向下行文，自行其是，就會(huì)在更大的范圍中出現(xiàn)更為嚴(yán)重的問(wèn)題。因此，各部門必須在發(fā)文之前獲得共識(shí)，主辦單位更要和其他單位積極協(xié)商。假如多次協(xié)商仍然存在分歧，而問(wèn)題的處理又不容許再遲延下去，就請(qǐng)示上級(jí)協(xié)調(diào)或者直接處理。如私自行文，上級(jí)有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。五、抄送規(guī)則《措施》第20條規(guī)定：“向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同步抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)?！敝匾形?，往往是在決定、告知和批復(fù)等文種中有關(guān)重要公務(wù)或者重大問(wèn)題如撤換下級(jí)重要領(lǐng)導(dǎo)人、增設(shè)重要機(jī)構(gòu)、審批大型項(xiàng)目、進(jìn)行重要涉外活動(dòng)的公文。對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，這就便于上級(jí)監(jiān)督，防止出現(xiàn)重大差錯(cuò)；對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，這就便于理解和掌握狀況，統(tǒng)一管理?！洞胧返?3條還規(guī)定：“受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)向雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)?！边@樣，便于協(xié)調(diào)工作，防止出現(xiàn)矛盾問(wèn)題。如某市學(xué)校一件公務(wù)，既需要直接上級(jí)機(jī)關(guān)的審批，又需要經(jīng)費(fèi)支出，這就要將請(qǐng)示主送市教育局，抄送市財(cái)政局。而市教育局下發(fā)批復(fù)同意該項(xiàng)目給這個(gè)學(xué)校時(shí)，要抄送市財(cái)政局。六、請(qǐng)示規(guī)則《措施》第21條規(guī)定：“‘請(qǐng)示’應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一種主送機(jī)關(guān)，需要同步送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其他機(jī)關(guān)。‘匯報(bào)’不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)?！钡?2條又規(guī)定：“除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送‘請(qǐng)示’、‘意見(jiàn)’和‘匯報(bào)’?！?.一文一事。古代就有一文一事的行文制度。一份請(qǐng)示寫一件公務(wù)，內(nèi)容簡(jiǎn)樸，便于上級(jí)批復(fù)。假如一文多事，就會(huì)出現(xiàn)可批可不批、所有批和部分批、快批和緩批的復(fù)雜狀況。這就導(dǎo)致了批復(fù)的困難，甚至導(dǎo)致無(wú)法批復(fù)。2.只寫一種主送機(jī)關(guān)。一份請(qǐng)示寫一種主送機(jī)關(guān)，可以得到及時(shí)有效的批復(fù)。假如寫幾種，很也許出現(xiàn)沒(méi)有一種主送機(jī)關(guān)批復(fù)的狀況，這是請(qǐng)示的失?。灰惨苍S有兩個(gè)或兩個(gè)以上的主送機(jī)關(guān)都批復(fù)而意見(jiàn)不一致甚至矛盾的狀況。因此，請(qǐng)示只能寫一種主送機(jī)關(guān)。需要同步送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)?！洞胧返?1條提出“需要同步送其下級(jí)機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)”。我們的理解是，請(qǐng)示尤其不能抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示事項(xiàng)都是發(fā)文機(jī)關(guān)無(wú)權(quán)處理的問(wèn)題，只是意向，不具有行政約束力，上級(jí)在批復(fù)中可以同意也可以不一樣意。假如將其抄送下級(jí)，輕易導(dǎo)致被動(dòng)和混亂。4.不直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。假如是領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人直接交辦的事項(xiàng)，在辦理過(guò)程中可以請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)人。除此之外，請(qǐng)示不能直接送領(lǐng)導(dǎo)人。這是為了防止官僚主義的產(chǎn)生而制定的。5.匯報(bào)中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。按照《措施》規(guī)定，上級(jí)對(duì)下級(jí)的匯報(bào)不作批復(fù)。夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，只會(huì)導(dǎo)致公文處理的混亂。以上歸納了請(qǐng)示的5項(xiàng)規(guī)則。作為行政公文中3個(gè)上行文之一的請(qǐng)示，又是唯歷來(lái)上級(jí)規(guī)定事項(xiàng)的文種，這就會(huì)有明晰周到的規(guī)定，便于下級(jí)遵守。還要注意，在《措施》第14條中有這樣的規(guī)定：“一般不得越級(jí)請(qǐng)示和匯報(bào)。”因特殊狀況如發(fā)生重大緊急事項(xiàng)、被直接上級(jí)長(zhǎng)期擱置而又必須盡快處理等必須越級(jí)時(shí)，應(yīng)抄送被越過(guò)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。此外，經(jīng)同意在報(bào)刊上全文刊登的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文根據(jù)執(zhí)行。報(bào)刊上刊登的法規(guī)都是面向社會(huì)通行的不涉密公文，通過(guò)上級(jí)的同意。下級(jí)社會(huì)組織應(yīng)當(dāng)視為正式公文貫徹執(zhí)行。行政公文格式公文作為社會(huì)組織進(jìn)行管理的書面工具，制定統(tǒng)一嚴(yán)謹(jǐn)、莊嚴(yán)大方、清晰鮮明的格式，既體現(xiàn)了權(quán)力機(jī)關(guān)嚴(yán)厲莊嚴(yán)的精神面貌和嚴(yán)謹(jǐn)周密的工作作風(fēng)，也便于公文的撰寫和處理，從而可以提高管理工作效率，加速實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。第一節(jié)公文格式概述公文格式是指公文各構(gòu)成部分的寫作規(guī)定和標(biāo)識(shí)規(guī)則，還包括用紙、裝訂和文字排列規(guī)定。法定公文比起其他公文（運(yùn)行時(shí)往往作為附件而需要行政公文負(fù)載）來(lái)，愈加重視公文格式的統(tǒng)一規(guī)范。法定公文是由有關(guān)法規(guī)所規(guī)定的公文，包括行政公文、黨務(wù)公文等。行政公文，由國(guó)務(wù)院公布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理措施》所規(guī)定。黨務(wù)公文，由《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》所規(guī)定。此外，法定公文在格式上都還要按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》來(lái)寫作，該文獻(xiàn)為國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局制定,國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局公布于1999年12月27日。國(guó)務(wù)院《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理措施》（如下簡(jiǎn)稱《措施》）第10條至第12條對(duì)公文格式作了詳細(xì)明確的規(guī)定。參照其他規(guī)則，如下簡(jiǎn)要簡(jiǎn)介。一、公文用紙、排版與印裝（一）公文用紙幅面及版面尺寸：公文用紙一般采用國(guó)際原則A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際確定。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm。公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁(yè)碼）。（二）排版規(guī)格、圖文顏色與印刷裝訂規(guī)定：公文文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用中文和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫排版）。正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。未作特殊闡明，公文中的顏色均為黑色。公文在一般狀況下，除了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、眉首的反線和發(fā)文機(jī)關(guān)印章為紅色外，其他部分均為黑色。制版規(guī)定版面潔凈無(wú)底灰，字跡清晰無(wú)斷劃，尺寸原則，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)到達(dá)色譜所標(biāo)BL100％，紅色油墨應(yīng)到達(dá)色譜所標(biāo)Y80％、M80％。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?／4處，容許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm－5mm，無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固，后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成900，無(wú)毛茬或缺損。二、行政公文格式《措施》第3章規(guī)定：“公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件闡明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分構(gòu)成。”公文格式簡(jiǎn)圖如下：......................置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）如下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞如下的各要素統(tǒng)稱版記。之因此這樣劃分，是為了論述以便，更重要的是這三個(gè)部分各有其特點(diǎn)，具有其相對(duì)的獨(dú)立性，界線比較明顯。眉首的特點(diǎn)是位置相對(duì)固定。掌握了眉首所含各要素位置，就可以設(shè)計(jì)文獻(xiàn)的“紅頭”部分。主體的特點(diǎn)是位置常常變動(dòng)，依公文內(nèi)容的長(zhǎng)短而定。由于公文實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，因此稱之為“主體”。版記的特點(diǎn)是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。由于按規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一種位于哪一面的問(wèn)題；假如公文有附件，版記尚有一種放在正文后還是放在附件之后的問(wèn)題。因此，版記有必要作為一種單獨(dú)部分加以論述。眉首寫作眉首，包括公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素。發(fā)文字號(hào)之下4MM處印一條紅色反線與主體隔開(kāi)。一、公文份數(shù)序號(hào)公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的次序編號(hào)。如份號(hào)“0288”，即表達(dá)此份詳細(xì)文獻(xiàn)是該文印發(fā)的第288號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。編制份數(shù)序號(hào)至少應(yīng)不少于兩位，即“1”編為“01”。使用份數(shù)序號(hào)重要是有密級(jí)的公文。其作用是便于機(jī)密文獻(xiàn)的分發(fā)和回收，有助于提高受文機(jī)關(guān)和閱讀者的保密責(zé)任感。一旦出了問(wèn)題，也便于追查，明確責(zé)任歸屬。如發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要，也可對(duì)不帶密級(jí)的公文編制份數(shù)序號(hào)。發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)份數(shù)序號(hào)可以掌握每一份公文的去向。因此，發(fā)文機(jī)關(guān)在發(fā)文和收文機(jī)關(guān)在收文時(shí)，都要登記份數(shù)序號(hào)。二、秘密等級(jí)和保密期限秘密等級(jí)就是公文內(nèi)容涉密程度的等級(jí)。波及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限。我國(guó)《保密法》將秘密等級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容恰當(dāng)劃分密級(jí)，不能過(guò)寬或過(guò)嚴(yán)?！敖^密”是最重要的國(guó)家機(jī)密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受尤其嚴(yán)重的損害；“機(jī)密”是國(guó)家的秘密，泄露會(huì)使國(guó)家安全和利益受到嚴(yán)重?fù)p害；“秘密”是一般的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損害。在國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文中應(yīng)按照上述規(guī)定在公文中標(biāo)識(shí)公文的秘密等級(jí)。如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如需同步標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用★號(hào)隔開(kāi)。如“絕密★1年”。三、緊急程度緊急程度，是指送達(dá)和辦理公文的時(shí)限規(guī)定。目的是保證公文處理的時(shí)效性。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”，其中電報(bào)應(yīng)標(biāo)“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同步標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。四、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文獻(xiàn)”構(gòu)成。如“廣東省人民政府文獻(xiàn)”、“廣州市公安局文獻(xiàn)”；對(duì)某些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。一般來(lái)說(shuō)，行政機(jī)關(guān)的重要公文尤其是上報(bào)的公文均應(yīng)加“文獻(xiàn)”兩字。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文獻(xiàn)”2字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文?？蓪l(fā)文機(jī)關(guān)字號(hào)縮小，行距縮小。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)位置有兩種。第1種用于平行文或下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm（即留出天頭62mm）,也就是留出25mm（約2行）位置用于標(biāo)識(shí)上述的份數(shù)序號(hào)、密級(jí)和緊急程度。雖然不需要標(biāo)識(shí)這3項(xiàng)要素，也要留出這段空白。第二種僅限于上行文，即對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心為80mm，即要留出55mm的空白供上級(jí)機(jī)關(guān)指示文獻(xiàn)用，也就是說(shuō)上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁(yè)邊為天頭117mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或不小于22mm×15mm。現(xiàn)行“國(guó)務(wù)院文獻(xiàn)”的字號(hào)即是22mm╳15mm。五、發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)構(gòu)成。其位置在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，不要把“”簡(jiǎn)化為“19”，用六角括號(hào)“〔〕”括入，不要用方括號(hào)“[]”或半圓括號(hào)“（）”。序號(hào)是發(fā)文的流水號(hào)，一般都按文獻(xiàn)的形式統(tǒng)一編，即是哪一種部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按次序編號(hào)。序號(hào)不編虛位（即1不編為01或001），不加“第”字。如“穗府〔〕12號(hào)”，表達(dá)廣州市人民政府在內(nèi)的第12號(hào)文。“粵府辦〔〕2號(hào)”表達(dá)廣東省人民政府辦公廳在內(nèi)發(fā)的第2號(hào)文。發(fā)文字號(hào)中的機(jī)關(guān)代字，要由一定范圍內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，對(duì)自己直屬機(jī)關(guān)的單位代字統(tǒng)一編定，以免反復(fù)、混亂。編好后要保持穩(wěn)定。機(jī)關(guān)代字一般由2個(gè)層次構(gòu)成。第1層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，第2層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文獻(xiàn)的部門的代字，如鐵道部文獻(xiàn)的機(jī)關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財(cái)”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財(cái)”代主辦這鐵道部文獻(xiàn)的鐵道部的辦公部門、財(cái)務(wù)部門。的有機(jī)關(guān)代字還包括其他的層次，如國(guó)務(wù)院發(fā)文的機(jī)關(guān)代字有“國(guó)發(fā)”、“國(guó)函”，“國(guó)”代國(guó)務(wù)院，而“發(fā)”和“函”則代“國(guó)務(wù)院文獻(xiàn)”和“國(guó)務(wù)院函”這兩種發(fā)文形式。有的文獻(xiàn)機(jī)關(guān)代字有七八個(gè)、十幾種字之多，也許各有其所代的層次，但盡量以簡(jiǎn)化為好。行政機(jī)關(guān)之間聯(lián)合行文的發(fā)文字號(hào)，只標(biāo)主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，原則上應(yīng)使用排列在前的機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，也可以協(xié)商確定，但只能標(biāo)注一種機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)的作用是便于分類歸檔，查找及引用。發(fā)文字號(hào)的位置在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，發(fā)文字號(hào)之下4MM印一條與版心同寬的紅色反線（實(shí)際掌握發(fā)文字號(hào)只要不貼紅色反線即可）。發(fā)文字號(hào)應(yīng)居中排列。六、簽發(fā)人上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。這時(shí)，發(fā)文字號(hào)不要居中。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。假如有多種簽發(fā)人，或者有的文獻(xiàn)按規(guī)定，還需要標(biāo)注會(huì)簽人，那么，發(fā)文字號(hào)應(yīng)一直放在紅色反線之上的最終一行，文獻(xiàn)主辦單位的簽發(fā)人要一直放在最上面的位置；其他簽發(fā)人或會(huì)簽人在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的次序排列，最終的簽發(fā)人或會(huì)簽人要與發(fā)文字號(hào)同處一行平行排列；假如3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列次序和原則不變，發(fā)文字號(hào)居左空1字和簽發(fā)人