檔案室管理制度及職責(zé)（四篇）

第32頁共32頁檔案室管?理制度及?職責(zé)主?題詞：檔?案管理制?度試行?起草：校?對：簽發(fā)?：類別?：制度編?號：__?__00?5一、?目的。為?加強公司?檔案的管?理，確保?檔案信息?完整、準?確、系統(tǒng)?、安全，?有效地利?用檔案信?息資源，?維護公司?合法權(quán)益?，特制訂?本制度。?二、范?圍。從公?司成立和?現(xiàn)在的公?司、各級?部門及員?工在從事?生產(chǎn)、經(jīng)?營、管理?、公關(guān)宣?傳等活動?中所形成?的有保存?價值的各?種文字、?圖表、賬?冊、憑證?、報表、?技術(shù)資料?、電腦盤?片、聲像?、膠卷、?榮譽實物?、證件等?不同形式?的歷史記?錄。第?三條檔案?資源是公?司發(fā)展的?重要戰(zhàn)略?資源之一?，其所有?權(quán)歸屬本?公司，由?公司統(tǒng)一?管理、調(diào)?度和使用?。第四?條公司、?各部門、?員工都有?提供和保?護檔案的?義務(wù)。公?司和部門?負責(zé)人有?責(zé)任加強?對本單位?檔案工作?的領(lǐng)導(dǎo)，?保障檔案?工作正常?開展；并?按規(guī)定定?期向公司?檔案管理?部門移交?檔案。?第五條檔?案資源實?行統(tǒng)一管?理、信息?共享、方?便使用的?基本管理?原則。?第二章檔?案機構(gòu)及?管理模式?第六條?機構(gòu)設(shè)置?公司行?政部設(shè)立?檔案室；?在各部門?設(shè)置檔案?管理崗位?。第七?條工作職?責(zé)公司?檔案室：?1、負?責(zé)制定和?完善相關(guān)?管理制度?、工作規(guī)?范和標準?，規(guī)劃檔?案系統(tǒng)，?確保檔案?安全和方?便利用。?2、負?責(zé)公司的?檔案、收?集、整理?、管理工?作，提供?檔案。?3、對部?門的檔案?業(yè)務(wù)工作?進行指導(dǎo)?、監(jiān)督。?4、向?各級領(lǐng)導(dǎo)?報送檔案?及服務(wù)相?關(guān)數(shù)據(jù)。?5、推?行檔案信?息化管理?，逐步提?高檔案工?作效率。?6、收?集保管體?現(xiàn)公司發(fā)?展歷程、?標志公司?重大事件?的相關(guān)資?料。7?、各部門?檔案管理?崗：1?、負責(zé)本?部門檔案?材料的收?集、整理?及服務(wù)工?作。2?、負責(zé)向?公司檔案?室定期提?供檔案收?集、整理?及利用相?關(guān)數(shù)據(jù)。?3、接?受公司檔?案室管理?第三章?接口關(guān)系?及職責(zé)?第八條公?司分管領(lǐng)?導(dǎo)、公司?行政部經(jīng)?理為該部?門檔案工?作主要責(zé)?任人。負?責(zé)督促該?單位檔案?的收集、?歸檔工作?。第九?條各部門?按月收?集、整理?本單位在?本月中形?成的、有?保存價值?的各種文?件材料。?按規(guī)定?的范圍、?日期、要?求將形成?的檔案材?料移交到?檔案管理?部門。負?有保護公?司檔案資?源和未歸?檔的文件?材料的義?務(wù)。對?已移交的?檔案材料?的真實性?負責(zé)。?第十條各?資源部門?財務(wù)部?門?；?建設(shè)工程?項目、大?型設(shè)備儀?器檔案材?料未移交?到檔案管?理部門即?檔案管理?部門未出?具該項目?檔案材料?交接清單?不得結(jié)算?。項目?驗收鑒定?組織機構(gòu)?。在對項?目責(zé)任單?位的項目?作結(jié)項驗?收、鑒定?時，其項?目驗收資?料應(yīng)由檔?案管理部?門提供（?項目責(zé)任?單位應(yīng)提?前將項目?檔案材料?移交到檔?案管理部?門），不?得索取、?接受非檔?案管理部?門提供的?項目文檔?。第十?一條公司?、部門、?員工自?覺維護公?司利益，?保護公司?檔案資源?。及時?將工作中?形成的檔?案資源送?交相應(yīng)人?員進行匯?集、整理?。保護?好所借檔?案材料，?不得損壞?、遺失、?私自向第?三方泄漏?相關(guān)信息?，自覺維?護檔案的?信息安全?，并按時?歸還。?第四章檔?案的管理?第十二?條管轄權(quán)?凡是公?司所屬檔?案和有保?存價值的?材料都必?須交由檔?案管理部?門管理，?其他任何?部門和個?人不得私?存、轉(zhuǎn)讓?、銷毀。?公司檔?案室：?公司所屬?部門檔案?的管理和?服務(wù)工作?。公司?對外簽署?的投資、?金融方面?的合同、?協(xié)議。?體現(xiàn)公司?發(fā)展歷程?的重大事?件的相關(guān)?資料。?非本制度?規(guī)定，由?公司領(lǐng)導(dǎo)?指定由檔?案室保管?之檔案的?管理與服?務(wù)工作。?各部門?或檔案管?理崗：?本部門形?成的檔案?材料（公?司檔案室?管轄的除?外）的管?理與服務(wù)?工作。?第十三條?檔案的分?類公司?檔案根據(jù)?其形成內(nèi)?容分為如?下九類：?運作檔?案（三會?、投資、?設(shè)立及變?更材料等?）行政?管理檔案?（行政事?務(wù)、公關(guān)?宣傳、資?源配置等?）經(jīng)營?管理檔案?（計劃統(tǒng)?計、財務(wù)?金融管理?、對外經(jīng)?濟活動形?成的合同?、協(xié)議）?學(xué)術(shù)研?究檔案（?公司學(xué)術(shù)?活動、科?研項目、?培訓(xùn)資料?等）基?本建設(shè)檔?案（合同?、協(xié)議、?驗收報告?等）財?務(wù)會計檔?案（報表?、帳簿、?憑證及其?它會計資?料）人?力資源檔?案（人力?資源登記?冊、個人?檔案、培?訓(xùn)記錄等?）教學(xué)?檔案（各?類培訓(xùn)、?教材、記?錄、成績?等）黨?群工作檔?案（黨務(wù)?工作、共?青團工作?、協(xié)會工?作等）?第十四條?檔案歸檔?流程。由?歸檔人員?填寫移交?清單，經(jīng)?檔案管理?人員確認?并在移交?單上雙方?簽字后接?收。第?十五條公?司檔案材?料歸檔要?求：歸?檔文件質(zhì)?量要求：?1、應(yīng)?當歸檔的?文件材料?由相關(guān)責(zé)?任人收集?齊全，按?歸檔要求?初步整理?后，填寫?移交清單?一式二份?后向公司?檔案管理?部門移交?歸檔。?2、歸檔?的文件材?料必須保?持其成套?性和完整?性。3?、歸檔的?文件材料?必須文實?相符，準?確地反映?公司各項?活動的真?實面貌和?歷史過程?。4、?歸檔的文?件材料必?須層次分?明，保持?其有機聯(lián)?系，符合?其形成規(guī)?律。5?、對完整?系統(tǒng)的歸?檔文件材?料，必須?按序整理?。6、?歸檔的文?件材料必?須簽署完?備、印鑒?齊全。?7、歸檔?的文件材?料要求載?體優(yōu)良、?格式統(tǒng)?一、書寫?清晰、字?跡整潔、?圖線清晰?、裝訂整?齊美觀。?不得使用?圓珠筆、?鉛筆書寫?檔案材料?。8、?基建檔案?、以光盤?、軟件等?為載體的?電子信息?檔案，歸?檔部門應(yīng)?編寫歸檔?材料簡要?說明。歸?檔時間和?數(shù)量要求?：1、?經(jīng)營合同?簽署完畢?后即歸檔?一份。?2、工程?項目必須?先歸檔，?后驗收。?驗收后一?周內(nèi)補歸?驗收過程?中形成的?文件材料?。3、?重要設(shè)備?儀器開箱?驗收后，?其所屬資?料立即全?部歸檔。?安裝驗收?后，應(yīng)立?即將竣工?報告、驗?收報告等?歸檔。?4、文件?材料每月?頭五天內(nèi)?歸檔一份?。5、?會計檔案?每年第二?季度移交?前一年檔?案材料。?6、人?力資源檔?案每季度?第一個月?____?日前整理?歸檔上季?度檔案。?7、教?學(xué)檔案形?成后立即?歸檔。?8、部門?撤銷。原?部門負責(zé)?人應(yīng)做好?文件材料?的整理工?作，移交?檔案管理?部門，任?何個人不?得帶入其?他部門。?第十六?條監(jiān)督。?公司行政?部定期或?不定期地?對各部門?檔案工作?進行檢查?以監(jiān)督其?執(zhí)行情況?。第十?七條銷毀?。須報經(jīng)?公司總經(jīng)?理/董事?長、檔案?室負責(zé)人?幾方批準?，銷毀時?應(yīng)有兩人?以上負責(zé)?監(jiān)銷，并?在清單上?簽字。?第十八條?檔案利用?。提供利?用是檔案?工作的核?心內(nèi)容，?檔案管理?人員必須?主動、積?極了解公?司、各項?工作的需?要，廣泛?開展檔案?利用工作?，在提供?服務(wù)中要?嚴格把握?檔案利用?審批，以?維護公司?利益。?檔案利用?流程：申?請人提出?申請—審?批人審批?—檔案管?理部門提?供利用—?按時歸還?。審批權(quán)?限：一般?檔案及秘?密檔案—?部門負責(zé)?人或其授?權(quán)人審批?；機密?檔案—公?司負責(zé)人?或其授權(quán)?人審批；?絕密及?重要檔案?—公司總?經(jīng)理/董?事長或其?授權(quán)人審?批。非?公司人員?原則上不?允許直接?借用或查?看公司的?任何檔案?材料。如?確需借用?或查閱的?，須取得?公司檔案?室負責(zé)人?同意后報?經(jīng)公司總?經(jīng)理或其?授權(quán)人批?準。第?十九條檔?案庫房應(yīng)?該設(shè)在安?全、防盜?、防潮、?防火、防?光、防塵?、防蟲的?建筑內(nèi)。?第二十?條檔案室?應(yīng)在內(nèi)部?辦公信息?系統(tǒng)中公?布并定期?更新各類?收藏檔案?目錄和借?閱管理辦?法，方便?檔案的有?效利用。?第二十?一條檔案?安全。所?有檔案必?須確保其?信息安全?并做好備?份工作。?第五章?責(zé)任及其?它第二?十二條本?規(guī)范適用?于公司、?部門和全?體員工。?第二十?三條有下?列行為之?一，一經(jīng)?查實，視?其情節(jié)輕?重，給予?記過失、?停職反省?，直至除?名處理；?造成經(jīng)濟?損失的，?據(jù)實賠償?或并處罰?款；觸犯?法律的移?交司法機?關(guān)處理：?毀損、丟?失或擅自?銷毀檔案?。擅自?向外界提?供、抄摘?檔案。?涂改、偽?造檔案。?未及時?上報歸檔?或管理不?善的部門?或檔案管?理者。?未按手續(xù)?就借閱、?外帶者或?越級查閱?者（檔案?管理者同?處）。?檔案室管?理制度及?職責(zé)（二?）1總?則1.?1本工程?內(nèi)業(yè)資料?按照對技?術(shù)資料的?要求進行?歸檔管理?。1.?2內(nèi)業(yè)資?料管理實?行歸口管?理，誰負?責(zé)誰管理?的原則。?相關(guān)職能?部門有工?程技術(shù)部?、安全質(zhì)?量部、合?同部、工?地試驗室?、辦公室?等。健全?各類資料?的分類登?記和借閱?制度，責(zé)?任到人。?1.3?各部門內(nèi)?業(yè)資料統(tǒng)?一歸口項?目部檔案?室，項目?部設(shè)專人?統(tǒng)一管理?2管理?職責(zé)2?.1工程?技術(shù)部負?責(zé)工程質(zhì)?量控制資?料的管理?。2.?2安質(zhì)部?負責(zé)質(zhì)量?保證體系?、安全保?證體系相?關(guān)資料和?業(yè)主、監(jiān)?理指令回?復(fù)文件的?管理。?2.3合?同部負責(zé)?施工計劃?、進度、?成本控制?等相關(guān)的?工程管理?文件的管?理。2?.4工地?試驗室負?責(zé)各類試?驗、檢驗?資料的管?理。2?.5辦公?室負責(zé)上?級文件、?會議紀要?等文件的?管理。?2.6其?他部門負?責(zé)本部門?職責(zé)范圍?內(nèi)的技術(shù)?資料的保?存管理。?3管理?的范圍?3.1質(zhì)?量控制資?料按照本?合同段單?位、分部?、分項工?程劃分進?行分類管?理。其范?圍包括：?路基土石?方工程、?結(jié)構(gòu)物及?防護工程?、排水工?程、涵洞?通道工程?、路面工?程、橋梁?工程、隧?道工程、?綠化工程?、交通安?全工程、?收費站房?建資料等?，工程自?檢及工程?質(zhì)量檢驗?評定資料?、工程事?故及處理?情況報告?、補救后?達到要求?的認可證?明文件，?橋梁竣工?驗收荷載?試驗報告?，橋梁基?礎(chǔ)、梁的?預(yù)制等強?度、完整?的檢驗資?料，非正?常施工記?錄，交工?驗收檢測?單位的試?驗、檢測?、評定資?料等，施?工日志、?天氣溫度?及自然災(zāi)?害記錄、?測量原始?記錄等。?3.2?質(zhì)量保證?體系資料?包括施工?質(zhì)量保證?體系和自?檢機構(gòu)、?投標文件?總體施工?組織設(shè)計?與批復(fù)文?件、主要?工程技術(shù)?人員更換?資料和批?復(fù)，各類?質(zhì)量管理?制度（包?括施工質(zhì)?量檢驗制?度、質(zhì)量?崗位責(zé)任?制度、技?術(shù)交底制?度、崗前?培訓(xùn)制度?），隱蔽?工程及質(zhì)?量檢驗照?片資料等?。安全保?證體系包?括安全技?術(shù)交底資?料、各類?特殊工種?證件管理?、施工人?員檔案管?理、農(nóng)民?工工資發(fā)?放資料，?施工安全?及文明施?工文件等?。3.?3工程管?理文件包?括施工機?械到位情?況、工程?變更資料?、計量支?付資料，?進度控制?文件（包?括進度計?劃批準文?件、進度?執(zhí)行情況?、有關(guān)進?度往來文?件），合?同管理文?件、缺陷?責(zé)任期資?料等。?3.4試?驗資料包?括試驗室?及試驗人?員申報材?料及批復(fù)?文件、儀?器設(shè)備檢?定及養(yǎng)護?記錄、各?類試驗臺?帳、樣品?和試件養(yǎng)?護記錄，?標準試驗?、配合比?設(shè)計及監(jiān)?理批復(fù)，?試驗記錄?和試驗報?告及其他?資料。?3.5上?級文件、?會議紀要?包括有關(guān)?施工技術(shù)?的會議紀?要、協(xié)議?、建設(shè)單?位、監(jiān)理?單位發(fā)文?、圖紙會?審記錄，?征地、拆?遷原始記?錄及有關(guān)?文件。?4技術(shù)文?件及其它?資料的保?管和使用?4.1?檔案室由?專人集中?管理，本?單位有關(guān)?人員可以?查、借閱?。借閱文?件資料應(yīng)?辦理登記?手續(xù)，為?便于工作?，借出使?用的文件?資料，用?后應(yīng)按期?歸還。?4.2各?部門資料?管理人員?應(yīng)熟悉和?掌握本部?門技術(shù)資?料情況，?各類技術(shù)?資料均應(yīng)?分專業(yè)、?分類立卷?，并編制?檢查目錄?，補充資?料要與原?設(shè)計配套?，變更設(shè)?計要在原?圖上注明?4.3?全部工程?竣工移交?后，應(yīng)按?檔案管理?規(guī)定，清?理設(shè)計文?件及各項?資料，分?別按歸檔?、上交等?方式予以?處理。?檔案室管?理制度及?職責(zé)（三?）主題?詞：檔案?管理制度?試行起?草：校對?：簽發(fā)：?類別：?制度編號?：___?_005?一、目?的。為加?強公司檔?案的管理?，確保檔?案信息完?整、準確?、系統(tǒng)、?安全，有?效地利用?檔案信息?資源，維?護公司合?法權(quán)益，?特制訂本?制度。?二、范圍?。從公司?成立和現(xiàn)?在的公司?、各級部?門及員工?在從事生?產(chǎn)、經(jīng)營?、管理、?公關(guān)宣傳?等活動中?所形成的?有保存價?值的各種?文字、圖?表、賬冊?、憑證、?報表、技?術(shù)資料、?電腦盤片?、聲像、?膠卷、榮?譽實物、?證件等不?同形式的?歷史記錄?。第三?條檔案資?源是公司?發(fā)展的重?要戰(zhàn)略資?源之一，?其所有權(quán)?歸屬本公?司，由公?司統(tǒng)一管?理、調(diào)度?和使用。?第四條?公司、各?部門、員?工都有提?供和保護?檔案的義?務(wù)。公司?和部門負?責(zé)人有責(zé)?任加強對?本單位檔?案工作的?領(lǐng)導(dǎo)，保?障檔案工?作正常開?展；并按?規(guī)定定期?向公司檔?案管理部?門移交檔?案。第?五條檔案?資源實行?統(tǒng)一管理?、信息共?享、方便?使用的基?本管理原?則。第?二章檔案?機構(gòu)及管?理模式?第六條_?___?公司行政?部設(shè)立檔?案室；在?各部門設(shè)?置檔案管?理崗位。?第七條?工作職責(zé)?公司檔?案室：?1、負責(zé)?制定和完?善相關(guān)管?理制度、?工作規(guī)范?和標準，?規(guī)劃檔案?系統(tǒng)，確?保檔案安?全和方便?利用。?2、負責(zé)?公司的檔?案、收集?、整理、?管理工作?，提供檔?案。3?、對部門?的檔案業(yè)?務(wù)工作進?行指導(dǎo)、?監(jiān)督。?4、向各?級領(lǐng)導(dǎo)報?送檔案及?服務(wù)相關(guān)?數(shù)據(jù)。?5、推行?檔案信息?化管理，?逐步提高?檔案工作?效率。?6、收集?保管體現(xiàn)?公司發(fā)展?歷程、標?志公司重?大事件的?相關(guān)資料?。7、?各部門檔?案管理崗?：1、?負責(zé)本部?門檔案材?料的收集?、整理及?服務(wù)工作?。2、?負責(zé)向公?司檔案室?定期提供?檔案收集?、整理及?利用相關(guān)?數(shù)據(jù)。?3、接受?公司檔案?室管理?第三章接?口關(guān)系及?職責(zé)第?八條公司?分管領(lǐng)導(dǎo)?、公司行?政部經(jīng)理?為該部門?檔案工作?主要責(zé)任?人。負責(zé)?督促該單?位檔案的?收集、歸?檔工作。?第九條?各部門?按月收集?、整理本?單位在本?月中形成?的、有保?存價值的?各種文件?材料。?按規(guī)定的?范圍、日?期、要求?將形成的?檔案材料?移交到檔?案管理部?門。負有?保護公司?檔案資源?和未歸檔?的文件材?料的義務(wù)?。對已?移交的檔?案材料的?真實性負?責(zé)。第?十條各資?源部門?財務(wù)部門??；窘?設(shè)工程項?目、大型?設(shè)備儀器?檔案材料?未移交到?檔案管理?部門即檔?案管理部?門未出具?該項目檔?案材料交?接清單不?得結(jié)算。?項目驗?收鑒定_?___機?構(gòu)。在對?項目責(zé)任?單位的項?目作結(jié)項?驗收、鑒?定時，其?項目驗收?資料應(yīng)由?檔案管理?部門提供?（項目責(zé)?任單位應(yīng)?提前將項?目檔案材?料移交到?檔案管理?部門），?不得索取?、接受非?檔案管理?部門提供?的項目文?檔。第?十一條公?司、部門?、員工?自覺維護?公司利益?，保護公?司檔案資?源。及?時將工作?中形成的?檔案資源?送交相應(yīng)?人員進行?匯集、整?理。保?護好所借?檔案材料?，不得損?壞、遺失?、私自向?第三方泄?漏相關(guān)信?息，自覺?維護檔案?的信息安?全，并按?時歸還。?第四章?檔案的管?理第十?二條管轄?權(quán)凡是?公司所屬?檔案和有?保存價值?的材料都?必須交由?檔案管理?部門管理?，其他任?何部門和?個人不得?私存、轉(zhuǎn)?讓、銷毀?。公司?檔案室：?公司所?屬部門檔?案的管理?和服務(wù)工?作。公?司對外簽?署的投資?、金融方?面的合同?、協(xié)議。?體現(xiàn)公?司發(fā)展歷?程的重大?事件的相?關(guān)資料。?非本制?度規(guī)定，?由公司領(lǐng)?導(dǎo)指定由?檔案室保?管之檔案?的管理與?服務(wù)工作?。各部?門或檔案?管理崗：?本部門?形成的檔?案材料（?公司檔案?室管轄的?除外）的?管理與服?務(wù)工作。?第十三?條檔案的?分類公?司檔案根?據(jù)其形成?內(nèi)容分為?如下九類?：運作?檔案（三?會、投資?、設(shè)立及?變更材料?等）行?政管理檔?案（行政?事務(wù)、公?關(guān)宣傳、?資源配置?等）經(jīng)?營管理檔?案（計劃?統(tǒng)計、財?務(wù)金融管?理、對外?經(jīng)濟活動?形成的合?同、協(xié)議?）學(xué)術(shù)?研究檔案?（公司學(xué)?術(shù)活動、?科研項目?、培訓(xùn)資?料等）?基本建設(shè)?檔案（合?同、協(xié)議?、驗收報?告等）?財務(wù)會計?檔案（報?表、帳簿?、憑證及?其它會計?資料）?人力資源?檔案（人?力資源登?記冊、個?人檔案、?培訓(xùn)記錄?等）教?學(xué)檔案（?各類培訓(xùn)?、教材、?記錄、成?績等）?黨群工作?檔案（黨?務(wù)工作、?共青團工?作、協(xié)會?工作等）?第十四?條檔案歸?檔流程。?由歸檔人?員填寫移?交清單，?經(jīng)檔案管?理人員確?認并在移?交單上雙?方簽字后?接收。?第十五條?公司檔案?材料歸檔?要求：?歸檔文件?質(zhì)量要求?：1、?應(yīng)當歸檔?的文件材?料由相關(guān)?責(zé)任人收?集齊全，?按歸檔要?求初步整?理后，填?寫移交清?單一式二?份后向公?司檔案管?理部門移?交歸檔。?2、歸?檔的文件?材料必須?保持其成?套性和完?整性。?3、歸檔?的文件材?料必須文?實相符，?準確地反?映公司各?項活動的?真實面貌?和歷史過?程。4?、歸檔的?文件材料?必須層次?分明，保?持其有機?聯(lián)系，符?合其形成?規(guī)律。?5、對完?整系統(tǒng)的?歸檔文件?材料，必?須按序整?理。6?、歸檔的?文件材料?必須簽署?完備、印?鑒齊全。?7、歸?檔的文件?材料要求?載體優(yōu)良?、格式統(tǒng)?一、書?寫清晰、?字跡整潔?、圖線清?晰、裝訂?整齊美觀?。不得使?用圓珠筆?、鉛筆書?寫檔案材?料。8?、基建檔?案、以光?盤、軟件?等為載體?的電子信?息檔案，?歸檔部門?應(yīng)編寫歸?檔材料簡?要說明。?歸檔時間?和數(shù)量要?求：1?、經(jīng)營合?同簽署完?畢后即歸?檔一份。?2、工?程項目必?須先歸檔?，后驗收?。驗收后?一周內(nèi)補?歸驗收過?程中形成?的文件材?料。3?、重要設(shè)?備儀器開?箱驗收后?，其所屬?資料立即?全部歸檔?。___?_驗收后?，應(yīng)立即?將竣工報?告、驗收?報告等歸?檔。4?、文件材?料每月頭?五天內(nèi)歸?檔一份。?5、會?計檔案每?年第二季?度移交前?一年檔案?材料。?6、人力?資源檔案?每季度第?一個月_?___日?前整理歸?檔上季度?檔案。?7、教學(xué)?檔案形成?后立即歸?檔。8?、部門撤?銷。原部?門負責(zé)人?應(yīng)做好文?件材料的?整理工作?，移交檔?案管理部?門，任何?個人不得?帶入其他?部門。?第十六條?監(jiān)督。公?司行政部?定期或不?定期地對?各部門檔?案工作進?行檢查以?監(jiān)督其執(zhí)?行情況。?第十七?條銷毀。?須報經(jīng)公?司總經(jīng)理?/董事長?、檔案室?負責(zé)人幾?方批準，?銷毀時應(yīng)?有兩人以?上負責(zé)監(jiān)?銷，并在?清單上簽?字。第?十八條檔?案利用。?提供利用?是檔案工?作的核心?內(nèi)容，檔?案管理人?員必須主?動、積極?了解公司?、各項工?作的需要?，廣泛開?展檔案利?用工作，?在提供服?務(wù)中要嚴?格把握檔?案利用審?批，以維?護公司利?益。檔?案利用流?程：申請?人提出申?請—審批?人審批—?檔案管理?部門提供?利用—按?時歸還。?審批權(quán)限?：一般檔?案及__?__檔案?—部門負?責(zé)人或其?授權(quán)人審?批；_?___檔?案—公司?負責(zé)人或?其授權(quán)人?審批；?絕密及重?要檔案—?公司總經(jīng)?理/董事?長或其授?權(quán)人審批?。非公?司人員原?則上不允?許直接借?用或查看?公司的任?何檔案材?料。如確?需借用或?查閱的，?須取得公?司檔案室?負責(zé)人同?意后報經(jīng)?公司總經(jīng)?理或其授?權(quán)人批準?。第十?九條檔案?庫房應(yīng)該?設(shè)在安全?、防盜、?防潮、防?火、防光?、防塵、?防蟲的建?筑內(nèi)。?第二十條?檔案室應(yīng)?在內(nèi)部辦?公信息系?統(tǒng)中公布?并定期更?新各類收?藏檔案目?錄和借閱?管理辦法?，方便檔?案的有效?利用。?第二十一?條檔案安?全。所有?檔案必須?確保其信?息安全并?做好備份?工作。?第五章責(zé)?任及其它?第二十?二條本規(guī)?范適用于?公司、部?門和全體?員工。?第二十三?條有下列?行為之一?，一經(jīng)查?實，視其?情節(jié)輕重?，給予記?過失、停?職反省，?直至除名?處理；造?成經(jīng)濟損?失的，據(jù)?實賠償或?并處罰款?；觸犯法?律的移交?司法機關(guān)?處理：毀?損、丟失?或擅自銷?毀檔案。?擅自向?外界提供?、抄摘檔?案。涂?改、偽造?檔案。?未及時上?報歸檔或?管理不善?的部門或?檔案管理?者。未?按手續(xù)就?借閱、外?帶者或越?級查閱者?（檔案管?理者同處?）。檔?案室管理?制度及職?責(zé)（四）?檔案員?職責(zé)及檔?案管理各?項制度?一、檔案?員崗位責(zé)?任制度?1、學(xué)習(xí)?貫徹實施?《檔案法?》等檔案?工作的法?律、法規(guī)?和縣委、?政府關(guān)于?檔案工作?的政策規(guī)?定。學(xué)習(xí)?政治理論?和專業(yè)知?識，不斷?提高業(yè)務(wù)?技能和管?理水平。?2、熟?悉本單位?檔案業(yè)務(wù)?工作，認?真履行本?單位各項?檔案管理?規(guī)章制度?。不得造?成檔案損?毀、丟失?、泄密、?擅自復(fù)制?等瀆職行?為3、?了解本單?位各類檔?案資料的?形成過程?。掌握分?類方法、?歸檔范圍?和保管期?限。4?、及時對?鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)?形成的文?書檔案、?實物檔案?、音響、?照片等各?種檔案材?料進行收?集、整理?、分類、?編目、立?卷和歸檔?。并監(jiān)督?和指導(dǎo)各?站所做好?檔案的收?集、整理?、歸檔工?作，保證?檔案的齊?全完整，?提高案卷?質(zhì)量，力?爭達到標?準化、規(guī)?范化的要?求，逐步?實現(xiàn)檔案?管理的現(xiàn)?代化。?5、負責(zé)?收集領(lǐng)導(dǎo)?外出開會?的發(fā)言材?料和帶回?的有關(guān)材?料。收集?鄉(xiāng)鎮(zhèn)重大?活動、重?點建設(shè)以?及其它應(yīng)?當歸檔的?有關(guān)材料?和照片，?6、負?責(zé)管理本?單位各種?門類和載?體的檔案?，經(jīng)常保?持庫房的?整潔衛(wèi)生?，檔案案?卷排列有?序。認真?做好檔案?“十防”?工作，堅?持做好溫?濕度記錄?及濕度調(diào)?控工作。?定期檢查?檔案保管?情況，經(jīng)?常核對檔?案資料，?做好記錄?，及時處?理檔案保?管、保護?方面的事?故，保證?檔案的完?整與安全?，最大限?度地延長?檔案壽命?。1?7、按時?向上級主?管部門報?送檔案工?作統(tǒng)計材?料。按規(guī)?定及時向?縣檔案館?移交保管?到期的檔?案。8?、編制科?學(xué)的檢索?工具，全?面熟悉室?藏情況，?積極主動?地提供檔?案資料，?做好咨詢?和檔案查?詢利用服?務(wù)工作，?嚴格執(zhí)行?保密制度?，堅持做?好查借閱?登記和利?用效果登?記，注意?搜集利用?效果和信?息反饋，?編制利用?效果實例?和檔案信?息。9?、對已到?保管期限?的檔案資?料認真鑒?定分析，?對已失去?保存價值?的檔案提?出銷毀意?見，寫出?鑒定分析?報告，經(jīng)?領(lǐng)導(dǎo)批準?和上級檔?案部門鑒?定后，認?真負責(zé)地?銷毀。?10、積?極開發(fā)檔?案信息資?源，利用?室藏檔案?編寫一些?有價值的?檔案資料?，以滿足?各項業(yè)務(wù)?工作的需?要。二?、檔案室?（庫房）?管理制度?1、室?（庫）內(nèi)?必須配備?滅火器、?消防栓，?始終保持?完好率達?到___?_%。嚴?禁吸煙，?嚴禁存放?易燃、易?爆物品及?雜物，嚴?禁明火，?嚴禁非管?理人員入?內(nèi)。確因?工作需要?進入時，?要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)?批準，并?由本室（?庫）管理?人員陪同?。門要加?固防盜門?。進出室?（庫）隨?時關(guān)燈、?鎖門，?2、搞好?室（庫）?內(nèi)防盜、?防火、防?塵、防潮?、防磁、?防高溫、?防蟲、防?鼠、防有?害氣體、?防水“十?防”工作?。每天必?須定期查?庫，并認?真做好記?載。3?、定時測?量記錄室?（庫）內(nèi)?溫度。要?求室（庫?）內(nèi)溫度?控制在1?4-24?℃，相對?濕度控制?在___?_%范圍?內(nèi)，并注?意做好空?調(diào)機和去?濕機的定?時開關(guān)工?作。2?4、妥?善保管室?（庫）內(nèi)?鑰匙，不?準隨身攜?帶，確保?檔案室（?庫）內(nèi)安?全。5?、檔案柜?具要編制?順序號，?排列整齊?。室（庫?）內(nèi)內(nèi)要?經(jīng)常打掃?，柜具要?定期擦試?，隨時放?置防蟲、?防鼠藥品?，保持室?（庫）內(nèi)?清潔衛(wèi)生?，整齊美?觀，6?、進檔案?室（庫）?內(nèi)查閱資?料，查閱?者不得大?聲喧嘩。?要愛護檔?案，不得?撕頁、涂?改，沾口?水翻頁，?一旦發(fā)現(xiàn)?由查閱者?負全部責(zé)?任。7?、未經(jīng)批?準，任何?人不準將?檔案帶出?檔案室（?庫），更?不準私自?摘抄、外?傳，嚴格?遵守保密?制度。?8、檔案?工作人員?對所保管?的檔案，?要定期檢?查，做出?記錄，不?得擅自轉(zhuǎn)?移、分散?和銷毀檔?案，發(fā)現(xiàn)?破損或褪?變的檔案?要及時采?取措施進?行修復(fù)或?復(fù)制。?9、辦理?借閱、借?用檔案，?要嚴格履?行規(guī)定的?手續(xù)，不?得擅自擴?大檔案的?利用范圍?，并要求?借閱檔案?人員負起?安全保密?責(zé)任，歸?還時要有?嚴格的檢?查登記制?度。1?0、遇有?特殊情況?，及時向?分管領(lǐng)導(dǎo)?和職能部?門報告，?保護現(xiàn)場?不受破壞?。三、?檔案保管?制度3?1、鄉(xiāng)?鎮(zhèn)各種門?類和載體?的檔案均?由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜?合檔案室?集中統(tǒng)一?保管。各?站所在次?年第一季?度前，必?須將檔案?移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)?綜合檔案?室。檔案?室在接收?檔案時必?須認真檢?查驗收并?履行交接?手續(xù)。?2、保管?檔案和資?料，必須?使用符合?國家標準?和規(guī)范的?卷皮和卷?盒，并排?列有序，?便于查找?。3、?在認真保?管好紙質(zhì)?檔案的同?時，必須?及時進行?檔案目錄?的電子著?錄，有條?件的可進?行全文著?錄。4?、檔案資?料庫房必?須堅固，?必須裝備?鐵門、鐵?窗和其他?防盜、防?水、防潮?、防霉、?防蟲、防?塵、防鼠?、防太陽?光直射、?防有害氣?體等“十?防”設(shè)施?。5、?隨著氣候?變化，做?好庫房密?閉、通風(fēng)?、溫濕度?調(diào)節(jié)，并?適時進行?除濕或除?塵工作，?以防檔案?霉變。?6、檔案?資料庫房?必須與檔?案工作人?員的辦公?室、閱覽?室分開，?但要相對?集中，便?于管理。?7、庫?房專管人?員進出庫?房，應(yīng)隨?手關(guān)門上?鎖，非專?管人員，?不得隨意?進入庫房?。8、?必須定期?檢查、清?點庫藏檔?案和資料?。發(fā)現(xiàn)霉?爛、褪變?、破損或?帳物不符?時，必須?及時追查?、處理和?修復(fù)。因?失職而損?毀、丟失?檔案者，?按檔案法?規(guī)嚴肅處?理。9?、檔案管?理人員工?作變動時?，必須將?所保管的?檔案和資?料清點移?交，否則?不予辦理?調(diào)離手續(xù)?。四、?檔案安全?管理制?4一、?嚴格按照?檔案安全?管理規(guī)定?，配齊消?防和安全?管理因硬?件設(shè)施。?二、檔?案庫房要?有“十防?”措施。?即防盜、?防火、防?潮、防蟲?、防霉、?防光、防?水、防塵?。三、?庫房內(nèi)嚴?禁明火、?吸煙及存?放易燃物?品，嚴禁?將火種、?食品、易?燃易爆等?物帶進檔?案室。?四、庫房?內(nèi)應(yīng)保持?清潔衛(wèi)生?，隨時對?檔案裝具?進行除塵?，以防止?有害物質(zhì)?的侵蝕。?五、?定期檢查?檔案保管?狀況，做?好日常溫?濕度記錄?，發(fā)現(xiàn)問?題及時采?取措施。?六、嚴?格遵守檔?案的審批?、鑒定、?銷毀制度?。銷毀檔?案時，重?要文件要?逐份登記?造冊，并?在指定地?點專人監(jiān)?督銷毀。?七、對?館藏檔案?每年進行?一至二次?全面檢查?，主要核?實帳、物?、卡是否?相符，以?防檔案長?期借出造?成丟失，?發(fā)現(xiàn)問題?及時報告?、處理。?八、對?計算機內(nèi)?的檔案信?息要做到?安全管理?，定期檢?查、清理?信息，以?防信息的?丟失與損?壞。九?、定期檢?查維修電?器設(shè)備、?消防設(shè)備?、更換檔?案保護藥?物。十?、庫房管?理人員下?班前，要?關(guān)閉門窗?，鎖好庫?門，切斷?電源。?十一、庫?房鑰匙要?專人保管?使用，定?點存放，?嚴禁外借?。五、?文書材料?歸檔制度?51?、歸檔范?圍凡是?本單位在?各項活動?中直接形?成的具有?查考利用?價值的各?種專業(yè)內(nèi)?容、各種?載體（紙?質(zhì)、膠卷?、磁帶）?、各種形?式（如文?件、文字?材料、圖?紙、圖表?、聲像—?即照片、?錄像、錄?音等）各?類檔案及?上級印發(fā)?需要本單?位長期執(zhí)?行和落實?的各項規(guī)?定、制度?等均屬歸?檔范圍。?2、歸?檔時間?（1）文?書檔案，?應(yīng)于檔案?形成年度?的次年第?一季度末?前歸檔完?畢。（?2）會計?檔案，應(yīng)?于形成年?度為單位?，于決算?批準后，?繼續(xù)在財?會部門保?存一年期?滿時，向?綜合檔案?室移交。?（3）?科技檔案?，應(yīng)分別?在一個科?研課題、?一個試制?產(chǎn)品、一?項工程或?其他技術(shù)?項目完成?或告一段?落后及時?歸檔。?（4）重?點建設(shè)項?目和重點?工程，在?立項之初?及竣工完?成之間所?形成的資?料在第一?時間移交?給綜合檔?案室。?（5）其?他各種專?業(yè)檔案，?均必須按?其形成規(guī)?律，遵守?上級檔案?部門或?qū)?業(yè)部門的?規(guī)定及時?歸檔。各?項管理工?作形成的?文件材料?，應(yīng)在工?作完成后?及時向綜?合檔案室?移交。?3、歸檔?要求（?1）歸檔?工作，必?須保證歸?檔文件材?料的種類?、稿本、?份數(shù)以及?每件文件?的頁數(shù)均?須齊全完?整。6?（2）?、凡歸檔?的文件材?料，須在?“保持文?件之間的?歷史聯(lián)”?的同時按?文件的保?存時間（?即永久、?長期、短?期）組成?保管單位?（案卷）?編目歸檔?。（3?）、歸檔?文件材料?正件與附?件、印件?與定稿、?請示與批?示、轉(zhuǎn)發(fā)?文件的批?文與原文?、多種文?字形成的?同一文件?不得分開?立卷。歸?檔的文件?材料一般?一式一份?，本單位?發(fā)文、基?建項目檔?案按上級?要求制定?份數(shù)。?（4）卷?內(nèi)文件排?列有序。?一般按責(zé)?任者—問?題—時間?排列，使?同一文件?的正件在?前附件在?后，印件?在前定稿?在后，重?要文件的?歷次稿件?依次排在?定稿之后?；結(jié)論、?決定、判?決性的文?件材料在?前依據(jù)材?料在后。?（5）?卷內(nèi)文件?，應(yīng)安排?列順序逐?件逐頁編?所在頁號?或件號。?即：裝訂?的卷，在?有文字的?每頁文件?的右上角?編全卷文?件統(tǒng)一的?順序頁號?；不裝訂?的卷，應(yīng)?在每份文?件首頁右?上角加蓋?檔號章，?在章內(nèi)填?上順序件?號。圖表?和聲像材?料，應(yīng)在?裝具上或?在聲像材?料的背面?逐件編號?。應(yīng)用文?字標出所?攝聲像的?人、物名?稱、身份?（或職務(wù)?）及其活?動時間、?地點、中?心內(nèi)容和?攝錄者。?（6）?凡歸檔案?卷，不論?永久、長?期和短期?，均須按?規(guī)定格式?逐卷填寫?內(nèi)文件目?錄。填?寫目錄時?，不得隨?便改變和?簡化文件?題名。填?寫卷內(nèi)文?件目錄的?字跡要工?整；卷內(nèi)?文件目錄?置于卷首?。7?（7）凡?歸檔的文?件材料，?均須去掉?訂書針、?別針、大?頭針……?等金屬物?；如有破?損者，應(yīng)?按裱糊技?術(shù)要求托?裱；如有?字跡擴散?褪變者，?應(yīng)復(fù)制，?復(fù)制件與?原件一并?歸檔。?歸檔的文?件材料必?須整齊、?清潔、字?跡清楚，?便于利用?。（8?）歸檔文?件材料的?卷皮、卷?盒和卷內(nèi)?文件目錄?、備考表?、案卷目?錄等，必?須符合檔?案部門規(guī)?定的標準?和規(guī)范，?并按規(guī)定?格式和要?求填寫清?楚。粘貼?裝訂要符?合檔案技?術(shù)保護要?求。（?9）自己?撰寫的歸?檔文字材?料，必須?用碳素墨?水和黑墨?水書寫，?禁止圓珠?筆、復(fù)寫?紙書寫。?（10?）歸檔的?文件材料?必須層次?分明，符?合形成規(guī)?律。必須?完整、系?統(tǒng)、準確?的反映真?實的歷史?過程。?4、歸檔?手續(xù)移?交檔案時?要認真履?行交接手?續(xù)，填寫?檔案移交?登記表，?一式兩份?，經(jīng)清點?無誤，雙?方簽字后?，各自保?管一份，?以備查找?、負責(zé)。?六、檔?案復(fù)制制?度1、?要遵循保?密原則，?未開放或?涉及保密?的檔案不?得復(fù)制。?2、復(fù)?制檔案中?的內(nèi)容，?須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)?同意，由?檔案管理?人員進行?復(fù)制。?3、破損?的檔案，?檔案員要?及時修改?和復(fù)制。?4、對?利用較多?的檔案，?可復(fù)制數(shù)?份，以利?用使用，?并保護原?檔案，減?少檔案的?磨損。?七、檔案?查借閱制?度8?1、因單?位、家庭?、個人工?作、生活?需要的，?都可借閱?已開放檔?案，但原?則上只能?在閱文室?內(nèi)查閱，?確實要借?出的檔案?，必須經(jīng)?分管領(lǐng)導(dǎo)?簽批，方?可辦理借?閱手續(xù)，?借閱時間?一般不超?過一周。?2、查?找利用檔?案者，一?律憑單位?介紹信、?個人身份?證或其他?有效證件?，辦理登?記手續(xù)后?，方可查?閱。3?、查閱檔?案者，要?愛護檔案?，嚴禁在?檔案材料?上畫圖、?劃線、折?疊、涂改?、撕頁、?拆卷等。?借閱的檔?案要妥善?保管，不?得轉(zhuǎn)借、?遺失。不?準將檔案?材料帶回?家或放在?不安全的?地方，更?不準將檔?案保密內(nèi)?容外泄。?4、查?閱檔案時?，禁止吸?煙、喝水?、防止燒?毀、水漬?檔案。?5、借閱?者歸還檔?案時，應(yīng)?填寫利用?效果信息?反饋，認?真履行交?接簽字手?續(xù)。如發(fā)?現(xiàn)有撕毀?、遺失、?涂改和損?壞現(xiàn)象，?要給予行?政處分或?罰款。情?節(jié)特別嚴?重者，按?照《檔案?法》有關(guān)?規(guī)定嚴肅?處理。?6、復(fù)制?、抄錄檔?案資料，?要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)?批準，抄?錄復(fù)制的?檔案由檔?案員核對?無誤，加?蓋公章，?方可有效?。八、?檔案移交?制度1?、國家規(guī)?定應(yīng)向當?地檔案館?移交的永?久和長期?保管檔案?，必須按?規(guī)定時間?辦理移交?手續(xù)，并?妥善保管?交接憑證?，還應(yīng)在?檢索工具?上注明。?2、檔?案工作人?員調(diào)離工?作后，必?須辦完移?交手續(xù)后?，方可離?崗辦理調(diào)?離手續(xù)。?93?、對檔案?收進、移?出、利用?銷毀的情?況要認真?登記，為?統(tǒng)計和移?交工作作?好準備。?4、移?交登記要?本著實事?求是的原?則，既要?有綜合性?的報表，?又要有詳?細的明細?表，要做?到帳物相?符、賬表?相符。?九、會計?檔案管理?制度1?、每年形?成的會計?檔案，包?括會計憑?證、會計?帳薄、會?計報表等?會計核算?專業(yè)材料?，均應(yīng)由?財務(wù)人員?按歸檔要?求，負責(zé)?整理立卷?，裝訂成?冊。在會?計年度終?了后，暫?由財務(wù)科?保管一年?，期滿后?，編造清?冊全部移?交到綜合?檔案室保?管。2?、檔案室?接收保管?的會計檔?案，原則?上應(yīng)保持?原卷、冊?的封裝，?個別需要?拆裝、整?理的，應(yīng)?會同財務(wù)?科經(jīng)辦人?共同拆封?整理，以?分清職責(zé)?。3、?嚴格執(zhí)行?安全保管?制度，謹?防損毀，?不得失密?和泄密。?4、調(diào)?閱會計檔?案，須由?分管財務(wù)?的領(lǐng)導(dǎo)批?準和財務(wù)?主管陪同?借閱。?5、對保?管期已滿?的會計檔?案，由綜?合檔案室?提出銷毀?意見，經(jīng)?檔案鑒定?銷毀小組?鑒定，編?造會計檔?案銷毀清?冊后，方?可銷毀，?監(jiān)銷人員?在銷毀清?冊上簽字?蓋章。?十、聲像?檔案管理?制度1?、對聲像?檔案實行?集中統(tǒng)一?管理，確?保其完整?、系統(tǒng)、?安全，以?備管理使?用。1?02、?聲像檔案?的收集工?作、整理?程序和保?管條件必?須嚴格按?照國家標?準規(guī)范管?理。3?、聲像檔?案管理員?應(yīng)隨時收?集、征集?零散的具?有保存價?值的照片?、錄相帶?。4、?借閱聲像?檔案，必?須按有關(guān)?規(guī)定辦理?借閱審批?手續(xù)，歸?還時按規(guī)?定進行質(zhì)?量檢查、?驗收。?5、對收?藏的聲像?檔案要根?據(jù)具體情?況定期檢?查。6?、嚴格做?好聲像檔?案的保密?工作。?十一、?實物檔案?管理制度?1、實?物檔案要?及時移交?檔案室歸?檔，實行?集中統(tǒng)一?管理，確?保其完整?、準確、?系統(tǒng)、安?全，以備?開發(fā)和利?用。2?、實物檔?案范圍包?括。錦旗?、匾牌、?字畫、印?章、榮譽?證書、獎?杯。3?、實物檔?案的歸檔?，要求保?證實物的?完整、整?潔、干凈?，注意防?火、防潮?、防塵。?4、實?物檔案的?借出，必?須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)?批準，按?規(guī)定辦理?借出手續(xù)?，如果展?出，要對?展出實物?檔案定期?進行檢查?。5、?實物檔案?如有破損?，必須進?行認真修?復(fù)和技術(shù)?加工，以?延長實物?檔案壽命?。6、?建立實物?檔案登記?和統(tǒng)計制?度，每年?檢查一次?，發(fā)現(xiàn)問?題，及時?解決。?11十?二、檔案?保密制度?1、檔?案工作人?員應(yīng)嚴格?貫徹執(zhí)行?國家保密?法規(guī)，遵?守保密紀?律，明確?保密職責(zé)?，維護檔?案的安全?完整。?2、保密?文件材料?、檔案的?密級劃分?、變更和?解密，必?須按照國?家有關(guān)制?度和規(guī)定?辦理。保?密檔案及?文件材料?，要妥善?保管，絕?密檔案要?單獨保管?。3、?檔案庫房?設(shè)施應(yīng)符?合“十防?”的要求?，要安裝?鐵門（防?盜門）鐵?窗，凡遇?重大節(jié)日?應(yīng)提前對?庫房的安?全保密設(shè)?施進行檢?查，發(fā)現(xiàn)?問題及時?處理。?4、不該?說的國家?秘密不說?，不該知?道的國家?秘密不問?，不該看?的國家秘?密不看，?不該記錄?的國家秘?密不記錄?。5、?不準私自?或在無保?密保障的?情況下復(fù)?制、使用?、存放、?銷毀國家?秘密的文?件、檔案?、資料和?物品。不?準將屬于?國家秘密?的文件、?檔案、資?料和物品?作為廢品?出售。?6、不準?借閱秘密?檔案資料?。查閱秘?密檔案或?文件，應(yīng)?履行審批?手續(xù)，并?限于保密?室或檔案?室內(nèi)閱覽?，不得抄