某醫(yī)院物業(yè)管理檔案移交及新老物業(yè)管理交接

某醫(yī)院物業(yè)管理檔案移交及新老物業(yè)管理交接1.1.新老物業(yè)交接方案如果我司有幸中標(biāo)X項目項目，我公司將針對項目的總體要求，結(jié)合公司的實際運作經(jīng)驗，全面導(dǎo)入ISO9001質(zhì)量保證體系，從專業(yè)化的角度出發(fā)，本著高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、操作簡便的原則實行管理，保證服務(wù)質(zhì)量及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)符合貴單位的有關(guān)要求。為保障交接工作有序進(jìn)行，特制定如下交接方案：1.1.1.管理認(rèn)識1、我司將嚴(yán)格按照招投標(biāo)文件的要求及我司所作的承諾做好各項工作，我司將根據(jù)業(yè)主方要求，結(jié)合現(xiàn)場物業(yè)使用進(jìn)展實際情況，合理配備管理及技術(shù)人員，以確保各項工作順利開展。2、我司將結(jié)合各項目的物業(yè)交接經(jīng)驗，編制出適合該項目接收的各類相關(guān)表格和文字資料，嚴(yán)格執(zhí)行移交程序，確保各項移交工作有序開展，也為本項目以后的運作打下堅實基礎(chǔ)。1.1.2.物業(yè)管理進(jìn)場計劃確定進(jìn)場時間計劃，我司將會在進(jìn)場時間前確定各派駐人員，配備好各相關(guān)設(shè)備，以便能夠隨時進(jìn)場。進(jìn)場人員計劃：按招標(biāo)文件要求配齊人員進(jìn)場。成立交接小組：我司擬采取由公司副總經(jīng)理牽頭，項目經(jīng)理為副組長參加組成交接小組，確保交接工作順利進(jìn)行。1.1.3.工作分工及任務(wù)（一）組長負(fù)責(zé)進(jìn)駐接管總體的指揮協(xié)調(diào)工作；（二）副組長負(fù)責(zé)配合組長做好進(jìn)駐接管指揮協(xié)調(diào)工作。1.1.4.履約進(jìn)度表各專組各自制定進(jìn)度計劃，能夠讓移交工作按步驟有計劃地實施。并與及原物業(yè)溝通確定承接查驗的日期、進(jìn)度安排。工作內(nèi)容初步擬定完成時間成立小組準(zhǔn)備工作成立工作小組、動員培訓(xùn)7月10日前派人搜集資料、進(jìn)場查勘摸底7月20日前制定查驗移交方案7月20日前準(zhǔn)備表格、工具等物資7月10日前人員進(jìn)場查驗交接各部門進(jìn)場分工布置工作7月10日前原物業(yè)提供移交詳細(xì)清單7月10日前與原物業(yè)聯(lián)系查驗標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度安排7月10日前各專業(yè)小組與原物業(yè)正式開始現(xiàn)場查驗核對7月12日前詳細(xì)記錄、存在問題匯總上報7月12日前遺留處理正式交接對于遺留問題，提出解決建議方案7月14日前對遺留問題跟進(jìn)處理、協(xié)調(diào)解決7月15日前記錄簽字蓋章存檔、完成全部工作移交7月20日前（1）設(shè)備接管進(jìn)度安排序號工作內(nèi)容完成時間備注1成立接管領(lǐng)導(dǎo)小組7月10日前2確立接管人員和派往本項目工作的人員，列明接管所需要的工具設(shè)備、服裝等7月10日前3購置接管用工具設(shè)備、服裝等7月15日前4設(shè)計接管驗收所需要的表格7月14日前5參與接管的人員全部到位7月20日前6參與接管的人員進(jìn)行培訓(xùn)7月20日前7正式接管，記錄存在的問題7月20日前（2）安全管理接管進(jìn)度安排工作準(zhǔn)備時間要求工作任務(wù)工作要求7月20日前完成方案初稿包括崗位設(shè)置、管理設(shè)想、改造項目等內(nèi)容7月20-22日裝備準(zhǔn)備制作制服、購置對講機(jī)等，入庫保管，定單車7月22日挑選管理骨干確定領(lǐng)班以上管理骨干，入駐隊員，商談動員7月22日費用測算提供改造和其他投入項目的測算數(shù)據(jù)、制作接管清單7月23日培訓(xùn)、討論針對標(biāo)書內(nèi)容及項目情況對入駐名人員進(jìn)行培訓(xùn)、討論進(jìn)駐7月20日全員動員所有保安隊無條件配合接管工作，各安管隊動員7月20日苜次會議成立專門工作小組，分配各人任務(wù)7月20日挑選人員挑選符合條件隊員，準(zhǔn)備個人物品接管7月25日培訓(xùn)、定崗所有挑選隊員集中培訓(xùn)、分配崗位7月25日查看食宿滿足基本使用條件7月26日二次會議現(xiàn)場匯總解決問題，核定對方交接清單7月26日發(fā)放裝備制服發(fā)放到隊員手中，其他工作器械、生活用品集中裝車7月26日先期進(jìn)駐領(lǐng)班以上骨干帶領(lǐng)隊員先行進(jìn)駐，跟崗工作7月27日三次會議現(xiàn)場召開，匯總解決急需問題8月1日物資現(xiàn)狀清點、記錄按照清單了解并記錄資料、工具的現(xiàn)狀，停車票、卡、錢的情況8月1日人員集中所有隊員集中至項目現(xiàn)場8月1日正式交接人員、崗位、資料、物品、工具、財務(wù)與原單位交接，其中情況有變化的注明8月2日正式值勤所有人員按照預(yù)設(shè)崗位開展正式工作總結(jié)整改接管后首次會議無遺漏解決交接中需解決的問題整改工作匯報需公司統(tǒng)一解決的問題形成文字并匯報（3）環(huán)境接管工作進(jìn)度安排時間要求工作任務(wù)工作要求前期準(zhǔn)備工作部門動員部門管理人員明確工作重要性現(xiàn)場探訪部門主要管理人員，到現(xiàn)場對項目整體情況進(jìn)行詳細(xì)了解完成方案初稿包括崗位設(shè)置、管理設(shè)想等內(nèi)容裝備準(zhǔn)備制作制服，購置綠化、清潔設(shè)備等，入庫保管挑選管理骨干確定領(lǐng)班以上主要骨干名，進(jìn)行接管前的動員現(xiàn)場查勘詳細(xì)了解目前老樓管理項目的運作，熱點、難點問題管理方案定稿對應(yīng)招標(biāo)文件確定管理方案，并通過小組討論修改費用測算提供改造和其他投入項目的測算數(shù)據(jù)進(jìn)駐接管全員動員所有員工無條件配合接管工作，部門經(jīng)理動員首次會議成立專門工作小組，分配各人任務(wù)人員配備挑選符合條件隊員，進(jìn)行動員查看食宿現(xiàn)有條件要滿足基本使用二次會議匯總解決問題，制作接管清單(包括材料、工具、設(shè)備等)發(fā)放服裝準(zhǔn)備材料制服發(fā)放到隊員手中，其他工具、設(shè)備、材料等集中裝車前期進(jìn)駐由部門經(jīng)理率領(lǐng)部門全體員工進(jìn)入項目，員工跟崗工作三次會議項目現(xiàn)場召開，解決急需問題物資現(xiàn)狀清點記錄按照原物業(yè)提供的清單了解并記錄資料、工具、設(shè)備的現(xiàn)狀正式上崗所有人員按照預(yù)設(shè)崗位開展正常工作總結(jié)整改接管后首次會議解決工作中需解決的問題整改工作匯報需公司統(tǒng)一解決的問題形成文字并匯報1.1.5.籌備工作策劃（前期介入階段）（1）7月20日前完成籌備接管工作計劃方案。（2）7月21日上午對轄區(qū)進(jìn)行實地了解、走訪、熟悉，做到“胸有成竹”對物業(yè)服務(wù)項目的現(xiàn)狀及校區(qū)的基本環(huán)境和周邊情況要有所了解。（3）7月22日下午進(jìn)行人員招聘。（4）7月23日進(jìn)行人員儲備，培訓(xùn)、定編、定崗、定位。通過現(xiàn)場招聘、內(nèi)部協(xié)調(diào)，接收原物業(yè)公司老員工這三個途徑配足上崗人員。（5）通過認(rèn)真學(xué)習(xí)招標(biāo)文件及業(yè)主方要求，領(lǐng)會并貫徹保安、保潔、綠化各項工作細(xì)則和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并以此為依據(jù)，建立和完善本公司的管理體系和管理制度。（6）針對X項目管理嚴(yán)格、系統(tǒng)和規(guī)范的要求，著重健全一套行之有效并能監(jiān)督執(zhí)行的保安、保潔、綠化管理制度，合理設(shè)計崗位，制定崗位職責(zé)和操作流程，建立工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及考核指標(biāo)。（7）在深入現(xiàn)場考察，熟悉環(huán)境，了解情況的基礎(chǔ)上，做好全面規(guī)劃工作，科學(xué)設(shè)置崗位。采取各種措施，合理配備專業(yè)人員。（8）購置辦公用品和必備的辦公設(shè)施，準(zhǔn)備好職工宿舍、配置倉庫、配置生產(chǎn)工具材料和統(tǒng)一采購員工工服，準(zhǔn)備好一切后勤保障。1.1.6.相關(guān)工作準(zhǔn)備（1）根據(jù)“X項目”相關(guān)要求，我公司準(zhǔn)備提前介入服務(wù)，重點做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)和籌備物業(yè)接管兩項工作。（2）崗前培訓(xùn)：對全體員工進(jìn)行思想教育、道德教育、紀(jì)律教育；進(jìn)行公司規(guī)章制度，消防知識；禮儀、禮節(jié)、禮貌的培訓(xùn)。（3）專業(yè)培訓(xùn)：對全體員工進(jìn)行物業(yè)管理條例、物業(yè)管理業(yè)務(wù)理論、物業(yè)管理業(yè)務(wù)實操的培訓(xùn)。（4）質(zhì)量體系文件、ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)。1.1.7.籌備物業(yè)接管（1）物業(yè)接管“三方”參與：業(yè)主方相關(guān)管理部門；原物業(yè)管理公司；我公司籌備工作組成員。（2）物業(yè)接管原始檔案a.綠化竣工圖、室外竣工圖（含地下管網(wǎng)、道路、停車場等）；b.機(jī)電設(shè)備操作、維護(hù)說明書及保修資料；c.規(guī)劃圖、總體平面圖；d.單位建筑、結(jié)構(gòu)、水、電、氣設(shè)備清單及竣工圖；e.公用設(shè)施、設(shè)備及公共場所清單及竣工圖（分類）；f.各類設(shè)備、主要材料供方名錄；g.其他必要的技術(shù)資料（含技術(shù)變更和隱蔽工作技術(shù)簽證）等。以上資料均由X項目會同原物業(yè)公司負(fù)責(zé)提供。（3）接管驗收原則：以原物業(yè)管理公司作為移交方，我公司作為接管方，X項目相關(guān)管理部門作為監(jiān)交方共同簽署的有關(guān)移交文件，方為有效。（4）物業(yè)接管程序a.按照業(yè)主方及原物業(yè)管理公司預(yù)先編好的移交文件，“三方”同時在場，分別核對實物進(jìn)行驗收。b.驗收完畢，“三方”對一式三份的移交文件進(jìn)行簽署并各存一份。c.不合格部分要明確記錄在案，分清責(zé)任。1.2.物業(yè)管理檔案的移交（1）接管移交資料：名稱資料內(nèi)容工程建筑產(chǎn)權(quán)資料A：規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文B：建筑許可證、投資許可證C：拆遷安置資料工程技術(shù)資料A：紅線圖、總平面圖B：地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告C：工程合同、工程預(yù)決算D：工程設(shè)計變更、通知及技術(shù)核算單E：竣工圖：1、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖2、消防、燃?xì)狻⒅悄芑裙こ碳暗叵鹿芫W(wǎng)竣工圖F：房屋、消防、燃?xì)饪⒐を炇兆C明書G：鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書H；新材料、構(gòu)配件的簽定合格證書I：供水、供電、電梯、消防、智能化等設(shè)備的檢驗合格證書供水、供電、電梯、消防、智能化等設(shè)備技術(shù)資料J：砂漿、混凝土試塊、試壓報告K：綠化工程竣工圖L：其他技術(shù)資料（2）管理檔案資料名稱資料內(nèi)容物業(yè)資料基本資料、分區(qū)資料、商業(yè)網(wǎng)點資料、娛樂設(shè)施資料事物管理資料對外資料A：項目質(zhì)量管理要求、記錄B：呈批件、報告C：上級通知、政府規(guī)定、政策。事物資料A：事務(wù)值班表B：事務(wù)交接記錄表C：搬出（入）物品登記表D：日常事務(wù)巡視記錄E：事務(wù)回訪登記表用戶意見征詢A：用戶意見調(diào)查和分析程序文件；B：用戶意見調(diào)查表C：用戶意見調(diào)查分析報告；D：用戶意見調(diào)查分析報告；E：用戶意見調(diào)查表發(fā)放率、回收率統(tǒng)計表；F：意見處理措施及回訪記錄。維修服務(wù)承諾A：服務(wù)承諾；B：零修及時率、零修合格率計算表；C：返修率計算表。維修資料A：維修申報表；B：維修服務(wù)派工表；C：維修回訪記錄本；D：公共設(shè)施維修記錄。安全應(yīng)急處理A:安全警告標(biāo)志B：危及人身安全的防范措施C：突發(fā)事件應(yīng)急處理方案及流程圖D：應(yīng)急情況處理記錄表E：無因物業(yè)管理公司管理責(zé)任發(fā)生重大刑事案件證明設(shè)備管理資料A：公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄B：各項機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運行記錄C：設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄D：設(shè)備檢查記錄E:消防設(shè)備表G：給排水系統(tǒng)運行及維護(hù)表I：給排水系統(tǒng)應(yīng)急處理表L：公共設(shè)施管理制度M：公共設(shè)施巡視維護(hù)表清潔衛(wèi)生日常管理A:清潔管理程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；B：日常清潔服務(wù)合同；C：清潔衛(wèi)生工作責(zé)任制；D：清潔人員統(tǒng)計表；E：清潔分類表；F：清潔保潔巡查記錄表。消殺及白蟻防治A:消殺管理制度；B：消殺記錄表；C：消殺工作表；D：白蟻防治程序；E：白蟻防治程序；F；白蟻防治巡視規(guī)定；G：白蟻防治巡視記錄表；H：白蟻防治消殺記錄表。綠化管理A：綠化管理程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；B：綠化平面圖及說明；C：綠化工作標(biāo)準(zhǔn)；D：綠化養(yǎng)護(hù)、管理操作細(xì)則；E：綠化人員統(tǒng)計表；F：綠化分工表；G：園林綠化巡視、維護(hù)表；H：綠化覆蓋率、人均綠地面積計算表；I：大廈內(nèi)部、天臺、屋頂綠化管理措施。文化資料A：活動計劃實施方案、總結(jié)記錄B：文化活動圖片及錄像記錄C：傳媒報道員工管理資料A：員工個人資料、聘用表B：員工業(yè)績考核及獎懲記錄C：員工培訓(xùn)計劃及實施記錄D：員工培訓(xùn)考核記錄E：員工外出考評及及參加演練記錄F：員工住房及內(nèi)務(wù)管理記錄業(yè)主方反饋資料A：服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表B：業(yè)主方意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄C：業(yè)主方投訴及處理記錄表行政文件資料A：管理處值班及督察記錄B：政府部門文件C：管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件D：管理處榮譽一覽表E：管理處接待來訪參觀記錄表F：管理公司及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件1.3.整體移