會議管理制度

PAGE行政制度文件編號文件名稱會議管理制訂部門人力資源部制訂日期版次B4頁次PAGE３/NUMPAGES5行政制度文件編號文件名稱會議管理制訂部門人力資源部制訂日期版本B頁次PAGE１/NUMPAGES5文件修訂記錄頁次章節(jié)修訂內(nèi)容版本發(fā)行日期記錄者修改前修改后姓名日期制訂審核核準(zhǔn)1.目的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，有效執(zhí)行會議結(jié)果，特制訂本規(guī)范。2.范圍：本制度適用于公司所有會議。3.權(quán)責(zé)：3.1人力資源部負(fù)責(zé)起草本制度。3.2總經(jīng)辦審核。3.3總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)方可生效執(zhí)行。4.定義：4.1主任周例會：主任級人員的每周例會。4.2訂單評審會：圍繞訂單的生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)實(shí)施而組織召開的會議。4.3生產(chǎn)周例會：圍繞每周生產(chǎn)訂單的效率、合格率檢討而組織召開的會議。4.4品質(zhì)檢討會：圍繞當(dāng)月品質(zhì)問題、顧客投訴，后期改善等組織召開的會議。4.5圖紙?jiān)u審會：圍繞新產(chǎn)品、技術(shù)改進(jìn)、工藝改良等而組織召開的會議。4.6臨時(shí)會議：由于專項(xiàng)事務(wù)、階段性工作、突發(fā)性事件或特殊原因等而臨時(shí)組織召開的會議。5.作業(yè)內(nèi)容：5.1會議權(quán)責(zé)5.1.1主任周例會：由總經(jīng)辦組織，各部門主任列席，時(shí)間定為每個(gè)星期五（特殊情況除外），主持人為總經(jīng)理/總經(jīng)辦，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)記錄，會議時(shí)長控制在45分鐘以內(nèi)。5.1.2訂單評審會：由總經(jīng)辦生管組織，銷售部、采購部、品管部、工程部、各事業(yè)部門的主任列席，開會時(shí)間視生產(chǎn)訂單的具體情況而定，主持人為總經(jīng)辦生管主任，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)記錄。5.1.3生產(chǎn)周例會：由總經(jīng)辦生管組織，各生產(chǎn)相關(guān)部門列席，時(shí)間定為每個(gè)星期四（特殊情況除外），主持人為總經(jīng)辦生管主任，總經(jīng)辦生管負(fù)責(zé)記錄，會議時(shí)長控制在90分鐘以內(nèi)。5.1.4品質(zhì)檢討會：由品管部組織，品管部、各事業(yè)部門的主任及班組長列席，時(shí)間定為每月5日（遇節(jié)假日順延），主持人為品管部主任，品管部負(fù)責(zé)記錄。5.1.5圖紙?jiān)u審會：由工程部組織，視需要邀請相關(guān)人員列席，視工作需要不定期組織會議，主持人為工程部主任，工程部負(fù)責(zé)記錄。5.1.6臨時(shí)會議：由會議通知發(fā)出方組織、主持并記錄。5.1.7會議組織方在會議記錄方面遇到問題時(shí)可向總經(jīng)辦申請支援。5.2會議準(zhǔn)備5.2.1確定會議議題5.2.1.1公司召開的所有會議，必須要有明確的會議目的，杜絕召開通知性、無目的或目的不清的會議，杜絕召開主題與參會人員業(yè)務(wù)職責(zé)無關(guān)的會議。5.2.1.2周例會的會議議題需在會議的前一個(gè)工作日報(bào)給組織方，其它會議視具體情況而定，由組織方確定議題提交時(shí)間。5.2.1.3主持人必須深刻理解會議目的和會議議題，了解會議準(zhǔn)備情況。5.2.2確定參會人員5.2.2.1會議組織者應(yīng)根據(jù)不同的會議目的，嚴(yán)格按權(quán)限、業(yè)務(wù)專題及保密級別等分類界定參會人員，以免影響不必要的人員的正常工作秩序和保密資料的無序擴(kuò)散與泄密。5.2.2.2會議參加人員可視會議內(nèi)容確定“必須參會人員”及“可選擇參會人員”；“必須參會人員”不能按時(shí)出席時(shí)，必須提前提定“代理人”參加；“可選擇參會人員”可根據(jù)會議內(nèi)容及自身工作安排回復(fù)組織方是否參加；5.2.3確定會議議程：所有會議應(yīng)當(dāng)由會議組織者及主持人制訂會議議程。各項(xiàng)會議議程均應(yīng)有明確的時(shí)間限制，以便對會議進(jìn)程進(jìn)行有效控制。5.2.4會議通知5.2.4.1會議通知要明確會議議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、主持人和注意事項(xiàng)。5.2.4.2會議通知以書面形式“會議通知書”提請到總經(jīng)辦申請，簽字批準(zhǔn)；5.2.4.3會議通知由組織者下發(fā)，并要求提前通知參會人員（盡量做到提前一天通知），通知方式可用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)軟件及電話，并需確認(rèn)對方已接收到會議通知。5.2.5會場布置5.2.5.1所有會議均由會議組織者事先安排落實(shí)會場，需要用到會議室的需提前半小時(shí)到人力資源部領(lǐng)取會議室鑰匙及其它用具。會場由組織方自行布置，并在會后做好各項(xiàng)會場還原工作（涉外會議在有需要時(shí)可向人力資源部申請支援）。5.2.5.2會議組織方應(yīng)在會前準(zhǔn)備好簽到工具及會議資料。5.3會議過程控制5.3.1.1與會者須嚴(yán)格遵守會議開始時(shí)間，要求提前５分鐘到會場，簽到并入座，遲到以會議正式開始時(shí)間計(jì)算。5.3.1.2執(zhí)行會議紀(jì)律，今后凡會上響電話、接電話的違紀(jì)者樂捐與會人員每人一瓶紅牛飲料，會后兌現(xiàn)。5.3.2主持人在會議召開過程中要嚴(yán)格按會議議程和時(shí)間進(jìn)度安排進(jìn)行。5.3.3主持人在會議開頭應(yīng)就會議議題及回憶議程做一番簡潔說明，在會議過程中要嚴(yán)格把握會議的主題及進(jìn)程，確保會議召開的有效性和權(quán)威性，杜絕會議偏題、過程失控。5.3.4發(fā)言人員發(fā)言必須語言簡練扼要、切題，避免過多占用時(shí)間甚至跑題。5.3.5必須延長會議時(shí)間時(shí)，主持人應(yīng)取得大家的同意，并保證會議在預(yù)定延長的時(shí)間內(nèi)結(jié)束。5.4會議決議5.4.1會議主持人應(yīng)引導(dǎo)會議就會議議題在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論。5.4.2會議主持人應(yīng)當(dāng)把結(jié)論整理出來，交與會者進(jìn)行確認(rèn)，形成決議。5.4.3會議主持人應(yīng)當(dāng)同時(shí)將決議付諸實(shí)施的程序整理出來進(jìn)行確認(rèn)。5.4.4會議決議要簡明、切題、有效，實(shí)施責(zé)任應(yīng)明確到人，完成時(shí)間也應(yīng)有明確規(guī)定。5.4.5會議組織者對所有會議決議按“會議記錄表”進(jìn)行登記，并進(jìn)行落實(shí)追蹤，杜絕對會議決議不執(zhí)行的情況發(fā)生。5.5會議記錄5.5.1記錄人根據(jù)會議記錄按“會議記錄表”格式要求編寫會議紀(jì)要草稿，要求用詞簡練準(zhǔn)確；5.5.2“會議記錄表”草稿必須經(jīng)會議主持人及各與會人員會簽生效；5.5.3必要時(shí)會議記錄以今目標(biāo)備忘現(xiàn)場記錄，以“到期提醒”方式分享到各與會人員；5.6會議資料歸檔5.6.1會議資料包括：會議通知書、會議記錄表；各部門向會議組織者提供的與會議議題有關(guān)的資料應(yīng)作為會議記錄的附件，由會議組織者在會議結(jié)束后兩天內(nèi)一并歸檔，總經(jīng)辦有特別要求的需備份存檔總經(jīng)辦。5.6.2會議記錄視需要到文控中心受控，受控記