淺談會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)企業(yè)中的推廣和使用

淺談會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)企業(yè)中的推廣和使用

本文從會(huì)計(jì)工作的影響出發(fā)，以及公司調(diào)整了管理制度，適應(yīng)了會(huì)計(jì)工作，分析了我國(guó)加快會(huì)計(jì)要素發(fā)展的會(huì)計(jì)要素信息。提高公司會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用水平。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展,計(jì)算機(jī)在企業(yè)管理工作中得到廣泛的普及和應(yīng)用,據(jù)一項(xiàng)調(diào)查結(jié)果顯示:已單一使用了財(cái)務(wù)軟件信息技術(shù)的企業(yè),占我國(guó)企業(yè)的60%左右;將財(cái)務(wù)和企業(yè)的進(jìn)銷存或供需鏈部分功能集成起來(lái)應(yīng)用信息技術(shù)的企業(yè)占10%左右;現(xiàn)在已有占我國(guó)企業(yè)的比例將近1%的企業(yè)已在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)全面地集成應(yīng)用,真正實(shí)現(xiàn)了全面的ERP管理。個(gè)別信息化水平較高的企業(yè)已步入全面電子商務(wù)應(yīng)用的階段。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn)不僅是會(huì)計(jì)核算手段或財(cái)務(wù)管理、分析、決策手段的變革,而且對(duì)會(huì)計(jì)核算的方式方法、程序、內(nèi)容產(chǎn)生重大影響,促進(jìn)了會(huì)計(jì)工作效率的提高,使會(huì)計(jì)人員有更多的時(shí)間和精力參與經(jīng)營(yíng)管理,更好地滿足管理現(xiàn)代化的需要。但從目前情況看,由于這項(xiàng)工作開展時(shí)間短,加之缺乏會(huì)計(jì)電算化管理經(jīng)驗(yàn),有些單位還沒(méi)有完全適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化所要求的管理方式和核算程序,致使會(huì)計(jì)核算的安全性和準(zhǔn)確性受到影響,阻礙了會(huì)計(jì)職能的發(fā)揮。為此,有必要充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)工作的影響,做好實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后的會(huì)計(jì)工作。在手工會(huì)計(jì)中,根據(jù)原始憑證和記賬憑證,平行登記總賬和明細(xì)賬?？傎~之所以有存在的價(jià)值,是因?yàn)榭傎~對(duì)整個(gè)賬簿體系起控制作用。通過(guò)總賬與明細(xì)賬之間的定期或不定期的對(duì)賬,可以發(fā)現(xiàn)記賬中的錯(cuò)誤,以便及時(shí)加以糾正。另外,安排不同的業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)總賬與明細(xì)賬的記賬工作,也起著互相牽制、防止作弊發(fā)生的作用。但是在會(huì)計(jì)電算化工作中,由于明細(xì)賬中的記錄是逐筆登記的業(yè)務(wù)信息,而總賬中記錄的是相應(yīng)的合計(jì)值,因此,總賬中的信息是非獨(dú)立的。在一個(gè)信息結(jié)構(gòu)中,去掉非獨(dú)立的信息,也就是計(jì)算機(jī)軟件中所謂“冗余信息”之后,仍可保持信息的完整性。因此,如果總賬的作用只是為了保持和提供各科目的發(fā)生額和余額的匯總信息,那么在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中也就沒(méi)有存在的必要性,因?yàn)槲覀兛梢詮拿骷?xì)賬中獲得同樣的信息。在手工會(huì)計(jì)中,由于記賬過(guò)程就是枯燥地將數(shù)據(jù)從憑證到日記賬、明細(xì)賬和總分類賬的反復(fù)傳抄,記賬過(guò)程中的錯(cuò)誤是很難完全避免的。為減少錯(cuò)誤,只能采用平行處理方式來(lái)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的正確性。但對(duì)于計(jì)算機(jī)來(lái)說(shuō),由于總賬和明細(xì)賬都是根據(jù)記賬憑證登記的,登賬的依據(jù)相同,只要會(huì)計(jì)軟件的登賬功能是正確的,總賬和明細(xì)賬的數(shù)據(jù)應(yīng)是一致的。因此,沒(méi)有必要采用平行登記的方式,而應(yīng)當(dāng)采用集中處理方式,即來(lái)源于記賬憑證的信息不再重復(fù)處理,而是統(tǒng)一記錄于分類賬中,集中加以處理。分類賬也沒(méi)有必要區(qū)分總賬和明細(xì)賬。但是,這并不排除在計(jì)算機(jī)內(nèi)部設(shè)置類似總賬和明細(xì)賬格式。但這已不是手工會(huì)計(jì)意義上的總賬和明細(xì)賬了因?yàn)樗鼈冎g不存在統(tǒng)馭與被統(tǒng)馭的關(guān)系。在會(huì)計(jì)電算化工作中,賬務(wù)處理方式發(fā)生了很大的變化,賬簿只是在格式上有總賬和明細(xì)賬的區(qū)分,已不再需要進(jìn)行數(shù)據(jù)的傳抄,由此產(chǎn)生的記賬錯(cuò)誤也不會(huì)發(fā)生。(二)減少程序上的制約,保證會(huì)計(jì)記錄的準(zhǔn)確會(huì)計(jì)電算化以后,原來(lái)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理過(guò)程中人與人之間的聯(lián)系,部分地改變?yōu)槿伺c計(jì)算機(jī)的聯(lián)系,原來(lái)由多人完成的業(yè)務(wù)變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)統(tǒng)一完成,原來(lái)記錄于賬簿中的信息現(xiàn)在記錄于磁盤、磁帶中。由于工作環(huán)境的這一系列變化,原有的內(nèi)控制度已不可能有效地發(fā)揮其對(duì)會(huì)計(jì)體系的制約作用了。在手工系統(tǒng)中,為了提高會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確可靠性,內(nèi)部控制主要通過(guò)會(huì)計(jì)人員之間適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離,實(shí)現(xiàn)相互牽制,由人工完成各種檢驗(yàn)、核算和判斷,例如,定期進(jìn)行賬證核對(duì)、賬賬核對(duì)、銀行對(duì)賬等等。在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)中,內(nèi)部控制就其基本原理來(lái)講,與手工并沒(méi)有本質(zhì)的差別。但保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)正確可靠性的控制方法與技術(shù)卻發(fā)生了很大的變化。在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,內(nèi)部控制包括了許多建立在會(huì)計(jì)軟件中,由計(jì)算機(jī)執(zhí)行的各種檢驗(yàn)、核對(duì)、判斷以及對(duì)軟件個(gè)別功能調(diào)用的權(quán)限控制。這些程序化的控制對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的安全可靠非常重要。當(dāng)然,除了程序化的內(nèi)部控制外,計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制還包括管理制度和部分分工控制。這些控制也是非常重要的,但程序控制是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)特有的。(三)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入的質(zhì)量控制手工會(huì)計(jì)中規(guī)定日記賬必須采用訂本賬,總賬和明細(xì)賬可以采用活頁(yè)賬;賬簿記錄的錯(cuò)誤可用劃線更正法、補(bǔ)充登記法和紅字沖銷法更正。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)打印輸出的賬頁(yè)是卷帶狀的,可裝訂成活頁(yè)式,不可能是訂本式,只有到了一定時(shí)期,再裝訂成一本訂本式賬冊(cè),作為會(huì)計(jì)檔案保管。在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,由于計(jì)算機(jī)采用的是集中式處理方式,沒(méi)有類似手工會(huì)計(jì)的對(duì)賬操作,因此,側(cè)重于防止錯(cuò)誤,而不是糾正錯(cuò)誤。要做到這一點(diǎn),首先必須保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入的正確性。這主要依靠會(huì)計(jì)軟件對(duì)輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行多方面的檢查,例如,科目合法性的檢查、借貸平衡的檢查等。但是,任何一個(gè)會(huì)計(jì)軟件都不能保證數(shù)據(jù)輸入和處理的絕對(duì)準(zhǔn)確當(dāng)發(fā)現(xiàn)已記賬憑證有錯(cuò)誤后就要采用一定的方法進(jìn)行更正。由于在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)中,很難再用劃線更正法,所以一般采用紅字沖銷法和補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正。應(yīng)該特別注意的是,在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,應(yīng)禁止直接修改存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)內(nèi)部的賬務(wù)信息。因?yàn)檫@種修改不利于找出造成錯(cuò)誤的根本原因,杜絕今后再發(fā)生同樣的錯(cuò)誤,同時(shí)在制度上也造成漏洞。因?yàn)樵诖判越橘|(zhì)上修改數(shù)據(jù)不留任何痕跡,因此無(wú)法知道數(shù)據(jù)是否已經(jīng)修改、是誰(shuí)進(jìn)行了修改和修改前的數(shù)據(jù)是什么。這就有可能使修改權(quán)限被不負(fù)責(zé)任地甚至非法地利用。(四)在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)上,可能會(huì)把磁性存儲(chǔ)介質(zhì)納入受在手工會(huì)計(jì)中,會(huì)計(jì)信息是存儲(chǔ)在紙上的憑證、賬簿和報(bào)表,這些信息都是肉眼可見的,若被篡改,如涂改和挖補(bǔ),會(huì)留下痕跡,因此一般較容易被發(fā)現(xiàn)。在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,會(huì)計(jì)信息以各種數(shù)據(jù)文件的形式記錄在磁性存儲(chǔ)介質(zhì)上,這些存儲(chǔ)介質(zhì)上的信息以肉眼不可見的、機(jī)器可讀的形式存在,因此很容易被復(fù)制、刪除、篡改,而不留下任何痕跡。另外,磁性介質(zhì)在受熱、受潮或受強(qiáng)的電磁場(chǎng)影響時(shí),很容易損壞。因此,要保證計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的安全可靠,必須對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)有相當(dāng)完善的控制。(五)信息傳遞機(jī)制在手工會(huì)計(jì)中,會(huì)計(jì)工作組織體制以會(huì)計(jì)事務(wù)的不同性質(zhì)作為主要依據(jù)。手工會(huì)計(jì)組織內(nèi)部通常劃分為工資組、材料組、成本組、綜合組等,他們之間通過(guò)信息資料傳遞、交換建立聯(lián)系,相互稽核牽制,使會(huì)計(jì)工作得以正常進(jìn)行。會(huì)計(jì)電算化后,由于計(jì)算機(jī)處理信息集中性的特點(diǎn),原有的一些分組,已無(wú)存在的必要,而一些新的分組,如數(shù)據(jù)收集組、憑證編碼組、審核組、操作組、維護(hù)組、開發(fā)組等便應(yīng)運(yùn)而生。(六)會(huì)計(jì)文件保護(hù)的形式影響(一)單位的會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用情況制定會(huì)計(jì)電算化工作計(jì)劃,可以避免會(huì)計(jì)電算化工作在實(shí)施和管理中的盲目性,保證會(huì)計(jì)電算化工作更好的與本單位計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)相銜接。當(dāng)前越來(lái)越多的單位實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化,并正在實(shí)施和準(zhǔn)備實(shí)施由原來(lái)的核算型財(cái)務(wù)軟件向管理型財(cái)務(wù)軟件升級(jí),由財(cái)務(wù)部門單獨(dú)實(shí)現(xiàn)電算化向人力資源、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、銷售倉(cāng)儲(chǔ)等綜合利用財(cái)務(wù)信息的方向發(fā)展。會(huì)計(jì)工作應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到這種發(fā)展變化,把精力投入到會(huì)計(jì)電算化工作計(jì)劃的制定上,并在制定工作計(jì)劃過(guò)程中充分考慮和分析同其他管理系統(tǒng)的聯(lián)系和接口,遵從企業(yè)管理信息化目標(biāo)的要求或企業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)期規(guī)劃,以保證會(huì)計(jì)電算化工作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)總目標(biāo)服務(wù)。(二)對(duì)式下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程的調(diào)整會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn),使傳統(tǒng)手工方式下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程、處理方式、內(nèi)部控制方式及組織結(jié)構(gòu)發(fā)生很大變化,這就有必要調(diào)整原來(lái)的工作體系。1.會(huì)計(jì)崗位的調(diào)整。根據(jù)電算化因會(huì)計(jì)電算化方式下的記賬、對(duì)賬、編制報(bào)表都是由計(jì)算機(jī)以程序自動(dòng)完成,所以原手工方式下的會(huì)計(jì)崗位都需進(jìn)行調(diào)整,根據(jù)電算化系統(tǒng)的核算要求,把會(huì)計(jì)人員按在電算化系統(tǒng)所起的作用劃分為財(cái)務(wù)主管、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)審核、數(shù)據(jù)錄入、檔案管理等,明確各崗位的職責(zé)。2.財(cái)務(wù)人員共同特點(diǎn)會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施,要求會(huì)計(jì)人員既要精通會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí),又要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。因此,財(cái)務(wù)人員必須付出更多的時(shí)間和精力,更新知識(shí)結(jié)構(gòu),提高自身的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平。會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用單位也要強(qiáng)化計(jì)算機(jī)知識(shí)的普及和應(yīng)用,進(jìn)行多層次、全方位的培養(yǎng),提高財(cái)會(huì)人員的整體素質(zhì)。3.加害區(qū)的管理工作會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用單位,在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的進(jìn)程中,應(yīng)逐步建立規(guī)章制度,以規(guī)范會(huì)計(jì)電算化的管理工作。建立健全內(nèi)部管理制度和內(nèi)部控制制度,是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的前提,使會(huì)計(jì)電算化工作走向制度化、規(guī)范化。從技術(shù)上保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行,包括網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、工作站及數(shù)據(jù)庫(kù)的管理和運(yùn)行,網(wǎng)絡(luò)資源的分配,軟件、硬件、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的管理與維護(hù)工作及計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防等措施。(三)加強(qiáng)內(nèi)部控制為保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和數(shù)據(jù)處理的正確性,采取措施加強(qiáng)內(nèi)部控制是十分必要的。具體來(lái)說(shuō),就是建立一套會(huì)計(jì)電算化條件下的,科學(xué)、可靠的內(nèi)部控制制度,以明確會(huì)計(jì)人員職責(zé)權(quán)限、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序和紀(jì)律要求。加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制,應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手:1.明確職責(zé)劃分根據(jù)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)要求,調(diào)整現(xiàn)有崗位設(shè)置,建立崗位責(zé)任制,明確職責(zé)。在工作分工時(shí)應(yīng)做到相互制約、相互稽核來(lái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制,有效的限制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤和違法行為。對(duì)上機(jī)操作人員的權(quán)限,應(yīng)由會(huì)計(jì)主管人員以密碼形式加以控制,防止非法操作和越權(quán)操作。2.嚴(yán)格輸出前的控制會(huì)計(jì)資料的輸出無(wú)論是磁性文件還是打印資料,輸出后應(yīng)受到嚴(yán)格管理,要登記名稱、份數(shù)、日期、使用人等,并在上機(jī)日志有所記錄,從而達(dá)到限制接觸輸出信息的目的。3.執(zhí)行用戶記錄在電算化系統(tǒng)下,因儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)容易被不留痕跡地篡改,所以應(yīng)制定上機(jī)制度并嚴(yán)格執(zhí)行,填寫上機(jī)操作記錄,禁止非授權(quán)人員進(jìn)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。4.(四)對(duì)立檔保存的會(huì)計(jì)檔案的管理會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的檔案是指打印出的各種憑證、賬簿、報(bào)表、存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的磁盤、光盤等電子介質(zhì)以及電算化系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行的文檔資料。會(huì)計(jì)電算化檔案實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與電子檔案雙重管理,對(duì)于計(jì)算機(jī)打印的憑證和賬頁(yè)要注意其編號(hào)的連續(xù)性,經(jīng)審核記賬的記賬憑證應(yīng)有制單人、審核人、會(huì)計(jì)主管簽章,以明確責(zé)任,經(jīng)裝訂的賬簿扉頁(yè)登記表也要明確記載賬簿的使用期限,加蓋主管會(huì)計(jì)的簽章,劃銷印花稅票等。此外在檔案保管方面,還應(yīng)記錄會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人,認(rèn)真填寫《檔案查閱登記表》。以電子存儲(chǔ)形式立檔保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)建立數(shù)據(jù)資料的備份制度,將備份出的兩套會(huì)計(jì)資料交由會(huì)計(jì)檔案管理人員分別放置不同地點(diǎn)妥善保管,并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯,注明紙質(zhì)檔案與電子檔案相關(guān)聯(lián)的信息,以便計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障或遭病毒破壞時(shí),能保證及時(shí)恢復(fù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。對(duì)于以磁盤、磁帶、光盤等介質(zhì)立檔保存的檔案,應(yīng)存放在防磁、防潮、防熱、潔凈的地方。嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案的安全和保密制度,特別是使用網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件的單位應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)保密觀念,提高會(huì)計(jì)檔案的保密性要求。任何對(duì)電算化檔案隨意存放、損毀、散失和泄密等都將給企業(yè)管理造成不利影響和不可估量的損失會(huì)計(jì)電算化的產(chǎn)生發(fā)展以及對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作的影響是多方面的,還包括對(duì)會(huì)計(jì)工作宏觀管理體系等方面的影響,本文只是從微觀方面對(duì)會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)工作的影響以及會(huì)計(jì)電算化后的會(huì)計(jì)工作改進(jìn)作了探討。綜合本文的論述,會(huì)計(jì)電算化的影響及會(huì)計(jì)工作改進(jìn),應(yīng)引起我們足夠的重視,并在實(shí)踐中探索,及時(shí)解決電算化會(huì)計(jì)工作中存在的問(wèn)題,不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),以提高會(huì)計(jì)電算化水平和會(huì)計(jì)工作質(zhì)量。一、會(huì)計(jì)要素對(duì)會(huì)計(jì)操作的影響(一)紙介質(zhì)檔案查詢方式在手工會(huì)計(jì)中,會(huì)計(jì)檔案以紙介質(zhì)形式保存,對(duì)會(huì)計(jì)資料的查詢,也