檔案借閱管理制度

檔案借閱管理制度為加強公司檔案的管理，使各類檔案有效的利用和保存，特制定本制度：歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、財務檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、雜志書報等有參考價值的文件資料。公司的檔案管理由檔案室檔案專員負責，檔案專員須保證公司的所有原始資料和單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。資料的歸檔公司資料的歸檔期分“季度歸檔”和“年度歸檔”，即每年的4月、7月、10月、次年1月和每年2月為公司資料歸檔期。在歸檔期內(nèi)，由檔案管理專員向各部門主管收集應該歸檔的原始資料，各部門主管應積極予以配合。檔案管理專員應對所收集的資料進行分類歸檔，及時登記，并做好檔案查閱目錄。檔案的借閱公司檔案根據(jù)密級程度分為：書報雜志、非密級檔案、秘密檔案、機密檔案和絕密檔案。絕密檔案禁止調(diào)閱；機密檔案經(jīng)總經(jīng)理、副總經(jīng)理批準后可進行借閱，但借閱只能在檔案室內(nèi)進行。書報雜志類可直接在檔案室登記后借閱或借出，但借出時間不得超過一周。各部門員工借閱本部門非密級檔案可直接到檔案室登記后進行調(diào)閱；借閱本部門秘密檔案須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門主管批準后到檔案室登記借閱；借閱其他部門非密級檔案須填寫《檔案借閱申請表》后經(jīng)部門主管和檔案所屬部門主管批準后方能到檔案室登記借閱。所有檔案的借閱只能在檔案室內(nèi)進行，借閱人員應做到：不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、復印、掃描、撕毀等，自覺保護好檔案的完整性和保密性。因工作需要將非密級檔案帶出檔案室，須填寫《檔案借閱申請表》經(jīng)部門主管批準后到檔案室進行登記，由檔案專員將所借檔案的復印本調(diào)出給借閱人員；秘密檔案須經(jīng)部門經(jīng)理批準后方可借出；其他部門非密級檔案須經(jīng)部門主管、部門經(jīng)理、檔案所屬部門主管、檔案所屬部門經(jīng)理共同批準后方可借出。借出檔案的安全由借閱人員負責，借出時間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人，不得私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案，不得將檔案帶出公司或在公共場合隨意翻閱。借閱期滿后如需繼續(xù)使用，須到檔案室重新辦理借閱手續(xù)。檔案的銷毀檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進行銷毀處理。公司任何員工未經(jīng)允許，不得銷毀公司的檔案資料。需銷毀的檔案，由檔案專員列出檔案銷毀清冊，非密級檔案經(jīng)檔案所屬部門經(jīng)理批準后即可進行銷毀；密級檔案需經(jīng)總經(jīng)理和副總經(jīng)理共同批準后方可進行銷毀。經(jīng)批準銷毀的檔案，檔案專員應認真核對，并做好登記。銷毀時須有檔案所屬部門相關人員監(jiān)督進行。其他檔案專員應妥善保管檔案，防蟲蛀、防霉、防丟失，確保檔案安全。所有檔案應有專柜存放、加