設(shè)計大型會議會中進(jìn)程服務(wù)的主要工作環(huán)節(jié)

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迎接與介紹。接到客人后，即表示歡迎或慰問，然后相互介紹。通常先將前來歡迎的人員介紹給來賓；或自我介紹，并遞上名片?？腿顺醯揭话爿^拘謹(jǐn)，應(yīng)主動與客人寒暄，話題宜輕松自然，如客人的旅途情況，當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)土人情、氣候特點、旅游特色，客人來訪的活動安排、籌備情況、有關(guān)建議，以及客人可能關(guān)心的其他問題。除客人自提的隨身小件行李外，應(yīng)主動幫助客人提行李。（6）妥善安排?？腿说诌_(dá)住地后，盡可能妥善安排，使客人感到賓至如歸。如向客人提供活動的日程計劃表、本地地圖和旅游指南；向客人介紹餐廳用膳時間及主要的接待安排，了解客人的健康情況及特殊需要（如回程機(jī)、車、船票）到達(dá)后不要馬上安排活動，迎接人員不必久留，以便讓客人更衣、休息和處理個人事務(wù)；分手前應(yīng)該約好下次見面的時間及聯(lián)系方法等。二、會議服務(wù)基本環(huán)節(jié)的操作細(xì)則會議的種類很多，服務(wù)的環(huán)節(jié)要根據(jù)會議種類而確定。1．會前準(zhǔn)備工作會前準(zhǔn)備是工作中的重要環(huán)節(jié)，目的在于使會議服務(wù)人員做好充分的思想準(zhǔn)備和完善的物質(zhì)準(zhǔn)備。（1） 了解會議基本情況。服務(wù)員接到召開會議的通知單后，首先要掌握以下情況：出席會議的人數(shù)；會議類型、名稱；主辦單位；會議日程安排；會議的賓主身份；會議標(biāo)準(zhǔn)；會議的特殊要求及與會者的風(fēng)俗習(xí)慣。（2） 調(diào)配人員、分工負(fù)責(zé)。會前，主管人員或經(jīng)理要向參加會議服務(wù)的所有人員介紹會議基本情況，說明服務(wù)中的要求和注意事項，進(jìn)行明確分工。使所有服務(wù)員都清楚地知道工作的整體安排和自己所負(fù)責(zé)的工作，按照分工，各自進(jìn)行準(zhǔn)備工作。服務(wù)員根據(jù)會議的類型、性質(zhì)、人數(shù)，結(jié)合會議廳（室）的具體情況整體安排會場布局。同時根據(jù)與會者的風(fēng)俗習(xí)慣和特殊要求調(diào)整廳（室）內(nèi)的各種裝飾藝術(shù)品、宣傳用品，搞好會議廳（室）內(nèi)外的清潔衛(wèi)生。維修人員檢查照明、音響、視頻、空調(diào)等設(shè)備，根據(jù)會議要求增添新的設(shè)備冬夏季要調(diào)整好室溫，注意通風(fēng)。（3） 準(zhǔn)備會議需用物品。①茶水具。茶具要求：第一，挑選茶具要注意選擇花紋、式樣、顏色、型號配套的茶具。第二，茶具不得有破損，必須干凈，每套茶杯下面要有墊盤。第三，茶杯要按會議人數(shù)配放，每人一套。還要準(zhǔn)備適量備用杯。水具要求：第一，不用不保溫的暖水瓶。第二，暖水瓶一般3?4名與會人員配備1個。第三，如果與會人數(shù)較多，或會場服務(wù)不方便，可適當(dāng)增加一些暖水瓶。茶葉：第一，袋裝茶葉，每個杯子配放一袋，并有適量的備用茶。第二，散裝茶葉可事先放入杯中，待賓客就坐后直接沖泡開水。簽到桌及文具用品。在大廳門口處或會議室入口處準(zhǔn)備好簽到桌、筆、紙或簿。如會議要求配備信紙、便箋、圓珠筆或紅藍(lán)鉛筆等，要每人一份整齊地擺放在會議桌上。水果飲料。根據(jù)會議標(biāo)準(zhǔn)，有時還要備有不同的飲料和水果。水果要經(jīng)過挑選，事先洗凈、裝盤、擺放整齊。各項用品均應(yīng)在會議前30分鐘準(zhǔn)備妥當(dāng)。2．會議服務(wù)程序會議開始前30分鐘，服務(wù)員要各就其位準(zhǔn)備迎接會議賓客。如果與會者是住在本旅店的客人，只需在會議室入口處設(shè)迎賓員；如果與會者不在此住宿，還應(yīng)在本店大廳門口處設(shè)迎賓員歡迎賓客，并為客人引路。（1） 賓客到來時，服務(wù)員要精神飽滿、熱情禮貌地站在會議廳（室）的入口處迎接客人。配合會務(wù)組人員的工作，請賓客簽到、發(fā)放資料、引領(lǐng)賓客就坐。然后送上香巾、茶水。（2） 會議進(jìn)行中間適時續(xù)水。服務(wù)動作要輕、穩(wěn)，按上茶服務(wù)規(guī)范進(jìn)行。（3） 會議過程中，服務(wù)員要精神集中，注意觀察與會者有無服務(wù)要求。（4） 會議如設(shè)有主席臺，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)主席臺的服務(wù)。在主講人發(fā)言時，服務(wù)員要隨時為其添茶續(xù)水、送香巾等。（5） 會議結(jié)束時，服務(wù)員要及時提醒客人帶好自己的東西。篇二：大型會議接待流程會議接待流程1會議資料準(zhǔn)備1：會議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會務(wù)組要求根據(jù)參會人數(shù)印刷。2：會議資料（主辦單位提供）3：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿（主辦單位提供）4：《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達(dá)消息。5：項目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）6：展板所屬圖片（主辦單位提供）7：廣告牌設(shè)計稿8：歡迎布標(biāo)、會議室布標(biāo)9：會議禮品（按參會人數(shù)準(zhǔn)備）10：會議代表證2設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備桌椅、名牌（現(xiàn)代高檔會議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌）、茶水桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現(xiàn)代會議的需要，一般采用能重復(fù)使用的桌面智能終端，推進(jìn)無紙化的進(jìn)程，真正體現(xiàn)綠色會議，智能會議的需要。會議上的茶水飲料最好準(zhǔn)備礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。簽到簿、名冊、會議議程簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。黑板、白板、筆在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。各種視聽器材現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結(jié)論或建議打印出來，這時就需要準(zhǔn)備一臺小型的影印機(jī)或打印機(jī)。資料、樣品如果會議屬于業(yè)務(wù)匯報或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點和優(yōu)點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。會標(biāo)、背景板、展板會標(biāo)一般指會議名稱和會議標(biāo)語橫幅。為強(qiáng)化會議效果，許多會議將會標(biāo)美化、渲染為會議背景板（采用噴繪畫面），特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會議成本和準(zhǔn)備時間。但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。3會前準(zhǔn)備工作1：根據(jù)會務(wù)組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置（會標(biāo)、廣告牌、燈光音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排）按部落實到位。2：據(jù)酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達(dá)的會務(wù)組人員協(xié)商確定會務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實菜單及服務(wù)到位情況。4：提前兩天完成會議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。5：與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強(qiáng)門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全隱患的發(fā)生。6：醫(yī)療保障，配備醫(yī)療人員，解決突發(fā)事件。提前購買常備藥品，種類包括：感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創(chuàng)傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等?；驹O(shè)備包括：體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。及時聯(lián)系就醫(yī)。7：在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。四：會議其它費(fèi)用開支預(yù)算1：代表證2：廣告牌3：展板4：用車5：宴會標(biāo)準(zhǔn)6：水果7：紀(jì)念品8：資料打印、復(fù)印9：照相、攝像10：其它人員安排1：根據(jù)會議人數(shù)需求安排會務(wù)接待小組、如住房登記員，財務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢，引導(dǎo)人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）2：會議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實會議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù)3：攝影組：根據(jù)會議需求安排攝影人員4：車輛小組：根據(jù)會議實到人數(shù)，落實車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小組負(fù)責(zé)會議臨時接待服務(wù)工作。如：專家、領(lǐng)導(dǎo)臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。5：旅游接待小組：根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負(fù)責(zé)代表的服務(wù)6：生活小組：此小組負(fù)責(zé)會議用餐的時間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會議期間的生活服務(wù)發(fā)票的開據(jù)在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據(jù)代表需要，開具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。會議接站會議報到當(dāng)天，安排全天候接站，機(jī)場設(shè)立兩塊醒目接站牌，一塊設(shè)在正門出站口，一塊設(shè)在提取行李出口處?；疖囌净蛘唢w機(jī)場設(shè)一塊醒目接站牌。會議報到1：在酒店大堂設(shè)“報到處”、“收費(fèi)處”、“考察咨詢處”、“票務(wù)處”“簽到處”2：報到登記時，填寫姓名、單位、職務(wù)、身份證號碼、通訊地址、電話、收費(fèi)金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號、考察線路等。3：提醒代表貴重品免費(fèi)寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細(xì)致地解說會議報到須知及有關(guān)事宜，及時妥善處理好代表要求。4：根據(jù)會務(wù)組要求傳達(dá)通知、指示，準(zhǔn)確發(fā)放會議資料、紀(jì)念品、餐券、考察乘車券5：代表報到后，由行李員引導(dǎo)入住，同時辦理行李寄存6：當(dāng)天打印會議通訊錄并與會務(wù)老師校對，及時發(fā)給代表7：會務(wù)組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表8會議期間1：要求酒店落實叫早服務(wù)2：準(zhǔn)確統(tǒng)計用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發(fā)生的問題，確保會議正常進(jìn)行3：會議室布置情況落實4：安排好旅游選種、落實返程機(jī)、車票的登記5：及時統(tǒng)計票務(wù)預(yù)訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計調(diào)反饋6：與酒店公司財務(wù)人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開取7：準(zhǔn)備統(tǒng)計返程的人數(shù)、時間、日期、確定代表返程9會議結(jié)束工作1：會議結(jié)算1：我向會務(wù)給出書面報告，交會務(wù)組審核。并列《會議結(jié)算清單》，包括此會議的實際人數(shù)、天數(shù)、實際用餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、考察人數(shù)及會議期間其它費(fèi)用開支，我方承諾快捷、準(zhǔn)確無誤2：向會務(wù)組提供所需發(fā)票3：返還會務(wù)組附加的會議利潤2：會議返程1：根據(jù)代表返程機(jī)、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程2：可根據(jù)會務(wù)組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務(wù)，并向會務(wù)組贈送特色精美禮品篇三：大型招商會議組織接待流程實施辦法大型招商會議組織接待流程實施辦法大型招商會議（簡稱“會議）是一種重要的商務(wù)活動，作為重要的交流形式，會議能夠通過面對面交流、身體語言的溝通，使所有參會人員對交流的信息能夠做出更全面的理解，會議提供雙向的交流機(jī)會，可以提問、回答、討論等等，要開好會議，會議的組織、會議與活動的組織流程及實施是一個非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。第一章會前籌備會前籌備：是會議和活動舉辦前的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備工作是會議成敗的關(guān)鍵因素會前籌備包括：一、 大型招商會議時間的確定確定大型招商會議時間要考慮單位的工作任務(wù)周期，選在周末的時候，大家相對不太忙，爭取應(yīng)參加會的人員都能夠參加。為使大型招商會議有充分的準(zhǔn)備，一般至少給出2-5周的時間提前讓參與活動的人了解活動的安排。因此，大型招商會議時間的確定是一個非常重要的決策，要盡早進(jìn)行。二、 大型招商會議議程的安排大型招商會議議程是會議要討論的項目列表，大型招商會議的目的就是在對這些項目進(jìn)行溝通，因此議程是整個會議方案的靈魂，是大型招商會議是否能夠成功的關(guān)鍵。因此，議程是整個大型招商會議籌備前需要最早確定的事情之一大型招商會議通常的內(nèi)容包括：企業(yè)概況、企業(yè)文化、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、行業(yè)趨勢、市場分析、技術(shù)介紹、成功案例、推廣方案（營銷策略或模式）、合作前景、合作優(yōu)勢、公司支持、合作方式及費(fèi)用、合作流程、盈利分析、權(quán)益分配、代理商感言、商戶感言等。在制訂議程的時候，要根據(jù)工作需要、預(yù)算等因素來考慮選擇哪些內(nèi)容是一定需要的，哪些內(nèi)容是備選的，哪些項目是全體人員參與，哪些項目是部分人員參與。三、 大型招商會議的三類相關(guān)人員大型招商會議通常有三類相關(guān)人員：1、領(lǐng)導(dǎo)小組、2、籌備與接待人員3、參會人員（嘉賓和員工）。1、領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)小組是所有重要事項的決策人，包括會議時間、議程、邀請人員、地點等等，為整個會議定下基調(diào)；2、籌備與接待籌備與接待人員的職責(zé)是：按照領(lǐng)導(dǎo)的安排，為領(lǐng)導(dǎo)小組提供大型招商會議籌備的具體細(xì)節(jié)，提供備選方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策，在大型招商會會議過程中進(jìn)行接待，并處理突發(fā)事件，因而也是承擔(dān)會議成敗重要責(zé)任的人員，一個會大型招商會議通常是千頭萬緒的，籌備與接待人員是否有好的方案，考慮是否周全，會很重要。①精心策劃要做好每一項接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備，接待活動才有可能成為成功的公關(guān)活動。這就要求我們接待人員必須具備較高素質(zhì)，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識，作為一項政治任務(wù)來完成；要樹立“每一個人都代表企業(yè)形象，每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到我單位造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會給客人留下終生的印象。在接到接待任務(wù)時，我們首先了解來賓的基本情況及要求，如：來賓人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、職稱、年齡、民族、宗教信仰、帶隊人、來訪目的、方式、來訪起訖日期、來訪路線、交通工具、生活習(xí)慣、飲食愛好、禁忌及其它要求等，這是我們做好接待工作的基礎(chǔ)。根據(jù)這些基本資料，提出接待規(guī)格和接待方式并制定接待方案，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細(xì)則，詳細(xì)安排日程、接站用車、就餐、住宿、會議（會見）、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細(xì)節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新，制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點，以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。然后報請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。②規(guī)范運(yùn)作每個企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此，要通過公關(guān)接待活動的每一個環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放、接待人員的著裝和精神面貌等等，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業(yè)的個性，感受到企業(yè)文化的特色。在接待過程中，要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運(yùn)作，使接待工作中的各個環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連。細(xì)節(jié)決定成敗，接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動進(jìn)行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會議室到用車，從參觀到進(jìn)餐，對每一個細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍，以便及時彌補(bǔ)可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼神、一個動作、不經(jīng)意的一句話，都要留意和體會，以便及時采取應(yīng)變措施。這就要求接待人員加強(qiáng)靈活應(yīng)變能力、臨場發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況的水平，以便將各類有損企業(yè)形象的問題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實現(xiàn)“零失誤”?；I備與接待人員要有明確的職責(zé)分工，①要設(shè)定一個負(fù)責(zé)人；②要有人專門負(fù)責(zé)日程安排及與各部門協(xié)調(diào)；③要有人專門負(fù)責(zé)聯(lián)系場地、布置會場；④有人專門負(fù)責(zé)餐飲及外地趕來參會人員的住宿、參觀安排；⑤要有人專門負(fù)責(zé)設(shè)計招商與其他活動；⑥要有專人負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場的接待事宜，等等。③參加人員會義要邀請哪些人參加同樣需要考慮周全，員工是全體參加嗎？不是的話，該哪些人參加？其他分公司領(lǐng)導(dǎo)人員邀請嗎？外地分公司的員工參加嗎？合作伙伴參加嗎？客戶邀請嗎？主管部門的領(lǐng)導(dǎo)、專家、學(xué)者是否邀請？等等，都要想周全了。在制訂參會人員名單的時候，有這樣一個原則：“寧拉一群，不拉一人”，意思是某一類人都不參加是可以的，但如果某類人中有人參加，這類人都應(yīng)該邀請，不然會傷害未被邀請的人的感情。3、制定接待程序，落實各項細(xì)節(jié)：在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰坐主席臺；誰是會議的主持人；誰要在會議過程中發(fā)言或演講；誰是嘉賓；誰是參與討論的人；誰要代理等等，要針對不同參會人員的需求，給予不同的事先準(zhǔn)備和制定接待計劃。、根據(jù)來賓的基本情況制定合理、舒適、安全的接待計劃，做到讓客人高興而來，滿意而歸。、根據(jù)來賓級別確定接待規(guī)格和接待方式。、詳細(xì)了解酒店及酒店設(shè)施，包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設(shè)施、安全保衛(wèi)及價格等告知領(lǐng)導(dǎo)，提供分析及使用建議，以便領(lǐng)導(dǎo)選擇酒店