公文格式規(guī)范與公文處理講義課件

工會公文基本規(guī)范及公文處理全省工會信息與理論研究培訓(xùn)班講義省總辦公室周建平2011年5月27日公文格式規(guī)范與公文處理講義課程內(nèi)容公文的基本規(guī)范公文處理辦法公文格式規(guī)范與公文處理講義——公文的基本規(guī)范公文的組成和格式規(guī)范公文的一般寫法與規(guī)范幾種常用公文的基本寫法與規(guī)范公文格式規(guī)范與公文處理講義一、公文的組成和格式規(guī)范結(jié)構(gòu)：文頭、主體、文尾要素：發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、印章、成文日期、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等

公文格式規(guī)范與公文處理講義文頭部分公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊急程度、秘密等級和份號等項內(nèi)容。位于公文首頁上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積公文格式規(guī)范與公文處理講義××××文件×××〔2011〕1號

簽發(fā)人：×××

特急機(jī)密★一年00001文頭文件名稱，由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加文件兩字組成。發(fā)文字號左空一格，簽發(fā)人右空一格。序號不編虛位。只有上行文中的請示才需注明簽發(fā)人?！敖^密”、“機(jī)密”等秘密等級公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急”公文格式規(guī)范與公文處理講義主體部分公文的主體，是公文最主要的部分，其格式包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注等內(nèi)容公文格式規(guī)范與公文處理講義××××文件×××〔2005〕1號

簽發(fā)人：張三

特急機(jī)密★一年00001公文標(biāo)題，紅色反線下空2行，2號小標(biāo)宋體字。主送機(jī)關(guān)，標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格?！痢痢痢琳埵尽痢痢痢粒?/p>

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××公文格式規(guī)范與公文處理講義附件，在正文下空1行左空2字標(biāo)識。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”。附件名稱前后要一致。成文日期右空4字，中文小寫。公文如有附注，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下1行。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢?/p>

附件：1.×××××2.××××××二○○五年四月二十日（發(fā)至××級）公文格式規(guī)范與公文處理講義

加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。○○當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。

×××××公文格式規(guī)范與公文處理講義××××××××××××二○○三年二月五日

當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

公文格式規(guī)范與公文處理講義當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識"此頁無正文"的方法解決?！痢痢痢痢痢＃òl(fā)至××級）二○○三年二月五日聯(lián)合上報的公文，由主辦機(jī)關(guān)蓋印；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)蓋印。公文格式規(guī)范與公文處理講義（此頁無正文）（發(fā)至××級）二○○三年二月五日此頁錯誤公文格式規(guī)范與公文處理講義文尾部分（版記）文尾部分包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等部分的規(guī)定。公文格式規(guī)范與公文處理講義印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。公文應(yīng)標(biāo)主題詞，上行文按上級機(jī)關(guān)要求標(biāo)注。×××××。（發(fā)至××級）二○一一年五月五日主題詞：××××××× 抄送：××××××，×××××，×××××××××××?！痢痢赁k公室2011年5月6日印發(fā)抄送機(jī)關(guān)左空1字，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。－2－公文格式規(guī)范與公文處理講義會議紀(jì)要格式××××?xí)h紀(jì)要會議紀(jì)要不加蓋印章。其他要素與公文的一般格式相同。

公文格式規(guī)范與公文處理講義印刷要求

A、公文用紙一般使用紙張定量為60g/㎡－80g/㎡的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%－90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5－9.5。

B、公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙。

C、雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%，M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。公文格式規(guī)范與公文處理講義××××文件×××〔2005〕1號

簽發(fā)人：王二小

特急機(jī)密★一年00001××××請示××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××3號仿宋體字3號黑體字3號楷體字2號小標(biāo)宋體字字體字號小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號一般應(yīng)小于22mm×15mm（高×寬）公文格式規(guī)范與公文處理講義××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢?。

附件：1.×××××2.××××××二○一一年四月二十日（發(fā)至××級）3號仿宋體字公文格式規(guī)范與公文處理講義×××××。（發(fā)至××級）二○一一年五月五日主題詞：××××××× 抄送：××××××，×××××，××××××××××××××辦公室2011年5月6日印發(fā)－2－3號黑體字，詞目為3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字3號仿宋體字公文格式規(guī)范與公文處理講義公文（包括各種材料）的正文內(nèi)標(biāo)題序號一般分四級第一級：一、二、三、……第二級：（一）（二）（三）……第三級：1、2、3、……第四級：⑴⑵⑶……公文格式規(guī)范與公文處理講義公文（包括各種材料）的正文內(nèi)標(biāo)題字體規(guī)范：第一級為黑體：一、二、三、…第二級為楷體加粗：（一）（二）（三）…第三級為仿宋加粗：1、2、3、…第四級為仿宋：⑴⑵⑶…公文格式規(guī)范與公文處理講義二、公文的一般寫法與規(guī)范公文寫作的基本要求*寫作目的明確無誤*符合黨的路線方針政策和國家法律法規(guī)*準(zhǔn)確反映客觀情況，符合工作實際*符合寫作規(guī)律和文章體式*語言簡明樸實，數(shù)字、標(biāo)點合乎規(guī)范*遵循行文規(guī)則公文格式規(guī)范與公文處理講義標(biāo)題*發(fā)文機(jī)關(guān)+主題+文種：《中共中央關(guān)于面向21世紀(jì)加強(qiáng)和改進(jìn)黨校工作的決定》*主題+文種：《關(guān)于認(rèn)真貫徹執(zhí)行中央和地方稅務(wù)機(jī)構(gòu)征收征管分工有關(guān)規(guī)定的請示》*發(fā)文機(jī)關(guān)+文種：《中華人民共和國公報》*文種：《通知》、《通告》公文格式規(guī)范與公文處理講義主送機(jī)關(guān)：全稱、規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱正文*開頭：根據(jù)式－“根據(jù)”、“按照”、“遵照”，增強(qiáng)權(quán)威性目的式—“為了貫徹”、“為落實”，直接交待行文目的，清楚簡潔原因式—把行文原因表述清楚公文格式規(guī)范與公文處理講義主體：主題單一、內(nèi)容準(zhǔn)確、語言簡潔樸實、論證符合邏輯*按事物發(fā)展的時間順序排列－會議紀(jì)要、通報、大事記*按事件構(gòu)成要素的邏輯次序排列（時間、地點、任務(wù)、過程、原因、結(jié)果）－通報、報告、通知*按提出問題－分析問題－解決問題的事理層次為序排列公文格式規(guī)范與公文處理講義結(jié)尾：簡練、直接*對主題再作簡要概括或強(qiáng)調(diào)*強(qiáng)調(diào)行文目的或陳訴行文要求發(fā)文機(jī)關(guān)（印章）*一般情況*聯(lián)合發(fā)文的情況發(fā)文日期公文格式規(guī)范與公文處理講義注意：

公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。公文格式規(guī)范與公文處理講義三、幾種常用公文的基本寫法與規(guī)范通知與通報請示與報告、批復(fù)函、會議紀(jì)要決定、意見其它（命令、指示、議案、公告、公報）公文格式規(guī)范與公文處理講義通知通知是批轉(zhuǎn)下級組織、轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項，以及任免和聘用干部時使用的文種。通知大多屬下行公文。

公文格式規(guī)范與公文處理講義通知的組成：標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)（可省略）+事由+文種（通知）上款：主送機(jī)關(guān)正文：要素－時間、地點、誰、事項等要求－其它要求的事項結(jié)尾語－特此通知（可省略）落款：發(fā)文機(jī)關(guān)時間（中文全稱：二○一一年五月十日）公文格式規(guī)范與公文處理講義通報通報是黨政機(jī)關(guān)和社會團(tuán)體在一定范圍內(nèi)告知所屬下級需要知道的事項的公文，是用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或溝通重要情況的一種文種。通報屬下行公文。公文格式規(guī)范與公文處理講義通報的組成

標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)（可省略）+事由+文種（通報）上款：主送機(jī)關(guān)正文：特此通報（可省略）落款：發(fā)文機(jī)關(guān)時間（中文全稱：二○○六年十月十日）公文格式規(guī)范與公文處理講義報告報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。報告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。切忌將報告提出的建議或意見當(dāng)作請示，要求上級指示或批準(zhǔn)。

公文格式規(guī)范與公文處理講義請示是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請示指示和批準(zhǔn)的公文文種。請示主要用于：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規(guī)定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批準(zhǔn)才能辦理的事情；3.超出本部門職權(quán)之外，涉及多個部門和地區(qū)的事情，請示上級予以指示。請示必須要有附注。公文格式規(guī)范與公文處理講義批復(fù)

批復(fù)是上級機(jī)關(guān)答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項的答復(fù)性公文。一個請示一個批復(fù)，不涉及請示以外的事項或問題。批復(fù)具有權(quán)威性、針對性和指示性等特點。1、權(quán)威性。批復(fù)發(fā)自上級機(jī)關(guān)，代表著上級機(jī)關(guān)的權(quán)力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關(guān)于重要事項或問題的批復(fù)，常常具有明顯的法規(guī)作用。2、針對性。凡是批復(fù)，必須是針對下級機(jī)關(guān)請示事項而發(fā)，內(nèi)容單純，針對性強(qiáng)。

3、指示性。批復(fù)的目的是指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的工作，因此批復(fù)在表明態(tài)度以后，還應(yīng)當(dāng)概括地說明方針、政策以及執(zhí)行中的注意事項。公文格式規(guī)范與公文處理講義函

函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。函的適用范圍廣泛。在行文方向上，可在平行機(jī)關(guān)之間行文，而且可以在不相隸屬機(jī)關(guān)之間行文，其中包括上級或下級機(jī)關(guān)。在適用的內(nèi)容方面，除用于不相隸屬機(jī)關(guān)相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，也可以向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項，向上級機(jī)關(guān)詢問具體事項，還可以用于上級機(jī)關(guān)答復(fù)下級機(jī)關(guān)的詢問或請求批準(zhǔn)事項，以及上級機(jī)關(guān)催辦下級機(jī)關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級機(jī)關(guān)函報報表、材料、統(tǒng)計數(shù)字等。公文格式規(guī)范與公文處理講義函分為公函、便函。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動往來，屬于法定正式公文；便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。

公函的寫作要求：1、要一函一事，切忌一函數(shù)事。2、要體現(xiàn)平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。

公文格式規(guī)范與公文處理講義公函的寫作格式標(biāo)題

一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或事由、文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于**（事由）的函》；復(fù)函為《關(guān)于**（答復(fù)事項）的復(fù)函》。正文

一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復(fù)的事項和問題；希望和要求，如：“務(wù)希研究承復(fù)”，敬請大力支持為盼”等。特定結(jié)尾語還有“特此函詢”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

公文格式規(guī)范與公文處理講義會議紀(jì)要

會議紀(jì)要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀(jì)實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀(jì)要，可以“通知”形式發(fā)出。

公文格式規(guī)范與公文處理講義決定決定是各級黨政機(jī)關(guān)普遍使用的一種下行公文。它適用于對重要事項和重大行動做出安排。重要事項是指帶有全局性或具有重大意義和影響的事項，重大行動是指對社會產(chǎn)生巨大影響的行動。重要事項和重大行動是相對而言的，各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位經(jīng)常使用決定，比如一些表彰、處分、機(jī)構(gòu)編制、人事安排等事項都可用決定行文。

公文格式規(guī)范與公文處理講義意見

意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。意見正文常見的格式同各類公文大體相同，包括開頭、主體和結(jié)尾三個部分。1．開頭部分一般簡要說明提出意見的目的、根據(jù)及背景；2．主體部分分條列項寫明工作意見，從總體目標(biāo)和要求到具體措施和步驟，從各個角度、各個方面對有關(guān)工作如何進(jìn)行提出指示性或建議性意見；3．結(jié)尾部分通常要就意見的實施作出說明。公文格式規(guī)范與公文處理講義調(diào)查報告

調(diào)查報告對某項工作、某個事件、某個問題，經(jīng)過深入細(xì)致的調(diào)查后，將調(diào)查中收集到的材料加以系統(tǒng)整理，分析研究，以書面形式向組織和領(lǐng)導(dǎo)匯報調(diào)查情況的一種文書。調(diào)查報告的特點：*寫實性。在占有大量現(xiàn)實和歷史資料的基礎(chǔ)上，用敘述性的語言實事求是地反映某一客觀事物。充分了解和全面掌握真實可靠的素材是寫好調(diào)查報告的基礎(chǔ)。*針對性。調(diào)查報告一般有比較明確的意向，相關(guān)的調(diào)查取證都是針對和圍繞某一綜合性或是專題性問題展開的。所以，調(diào)查報告反映的問題集中而有深度。*邏輯性。調(diào)查報告不是材料的機(jī)械堆砌，而是對核實無誤的數(shù)據(jù)和事實進(jìn)行嚴(yán)密的邏輯論證，探明事物發(fā)展變化的原因，預(yù)測事物發(fā)展變化的趨勢，提示本質(zhì)性和規(guī)律性的東西，得出科學(xué)的結(jié)論。公文格式規(guī)范與公文處理講義調(diào)查報告的種類*情況調(diào)查報告。是比較系統(tǒng)地反映本地區(qū)、本單位基本情況的一種調(diào)查報告。這種調(diào)查報告平方根是為了弄清情況，供決策者使用。*典型經(jīng)驗調(diào)查報告。是通過分析典型事例，總結(jié)工作中出現(xiàn)的新經(jīng)驗，從而指導(dǎo)和推動某方面工作的一種調(diào)查報告。*問題調(diào)查報告。是針對某一方面的問題，進(jìn)行專項調(diào)查，澄清事實真相，判明問題的原因和性質(zhì)，確定造成的危害，并提出解決問題的途徑和建議，為問題的最后處理提供依據(jù)，也為其他有關(guān)方面提供參考和借鑒的一種調(diào)查報告。公文格式規(guī)范與公文處理講義

用語名稱作用常用特定用語1開端用語主要用于文章開頭，表示發(fā)語、引據(jù)為、為了、為著、查、接、頃接、根據(jù)、據(jù)、遵照、依照、按照、按、鑒于、關(guān)于、茲、茲定于、今、隨著、由于。2稱謂用語用于表示人稱或?qū)挝坏姆Q謂第一人稱：我、我單位、本人、本公司、我們、敝單位。第二人稱：你、你局、貴公司、貴方。第三人稱：他、該公司、該項目。3遞送用語用于表示文、物遞送方向上行：報、呈。平行：送。下行：發(fā)、頒發(fā)、頒布、發(fā)布、印發(fā)、下達(dá)。4引敘用語用于復(fù)文引據(jù)悉、接、頃接、據(jù)、收悉。5擬辦用語用于審批、擬辦擬辦、責(zé)成、交辦、試辦、辦理、執(zhí)行。6經(jīng)辦用語用于表明進(jìn)程經(jīng)、業(yè)經(jīng)、已經(jīng)、茲經(jīng)。公文常用特定用語簡表1公文格式規(guī)范與公文處理講義

用語名稱作用常用特定用語7過渡用語用于承上啟下鑒于、為此、對此、為使、對于、關(guān)于、如下。8期請用語用于表示期望請求上行：請、懇請、擬請、特請、報請。平行：請、擬請、特請、務(wù)請、如蒙、即請、切盼。下行：希、望、尚望、切望、請、希予、勿誤。9結(jié)尾用語用于結(jié)尾表示收束上行：當(dāng)否，請批示；可否，請指示；如無不當(dāng)，請批轉(zhuǎn)；如無不妥，請批準(zhǔn)；特此報告；以上報告，請批轉(zhuǎn)；以上報告，請審核。平行：此致敬禮；為盼；為荷；特此函達(dá)；特此證明；尚望函復(fù)。下行：為要；為宜；為妥；希遵照執(zhí)行；特此通知；此復(fù)；為……而努力；……現(xiàn)予公布。10謙敬用語用于表示謙敬承蒙惠允、不勝感激、鼎力相助、蒙、承蒙。11批轉(zhuǎn)用語用于上級對下級來文的批轉(zhuǎn)處理批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)。12征詢用語用于征請、詢問對有關(guān)事項的意見、態(tài)度當(dāng)否、妥否、可否、是否妥當(dāng)、是否同意、如無不當(dāng)、如無不妥、如果可行等。公文常用特定用語簡表2公文格式規(guī)范與公文處理講義公文格式規(guī)范與公文處理講義公文格式規(guī)范與公文處理講義選擇文種1、某機(jī)場就發(fā)展國際業(yè)務(wù)問題向上級行文2、某市公安局關(guān)于掃黃工作情況的匯報3、全國人大公布有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)選舉結(jié)果4、某公司要求市煤氣公司安裝宿舍生活煤氣管道5、某校辦工廠要求工商局減免營業(yè)稅6、某單位向上級行文，要求增加專業(yè)技術(shù)人員

1、請示2、報告3、公報4、函5、請示6、請示公文格式規(guī)范與公文處理講義錯誤分析1、全國人民代表大會常務(wù)委員會教師節(jié)的決定少關(guān)聯(lián)詞“關(guān)于”2、關(guān)于對張××進(jìn)行欺騙偽造病假條錯誤的通報內(nèi)容重復(fù)啰嗦：關(guān)于張××偽造病假條錯誤的通報3、××市公安局關(guān)于表揚(yáng)×××的通知文種使用錯誤，應(yīng)用《關(guān)于表彰……的通報》公文格式規(guī)范與公文處理講義

4、××縣政府辦公室關(guān)于批轉(zhuǎn)××市長在××?xí)h上講話的通知不可用批轉(zhuǎn)，只能用印發(fā)（上級才可用批轉(zhuǎn)）5、×××公司關(guān)于招收退休退職職工子女就業(yè)，進(jìn)行合理安排，確保社會穩(wěn)定的通知啰嗦不簡潔：×××公司關(guān)于招收退休退職職工子女就業(yè)的通知6、×××總工會關(guān)于學(xué)習(xí)貫徹××?xí)h精神情況的匯報

帶文號的公文沒有匯報的文種，應(yīng)改為報告公文格式規(guī)范與公文處理講義錯誤分析1、我們的請示已送去一個多月，你們?yōu)槭裁催t遲不予批復(fù)？口氣驕橫。改為：我單位請示已于×月×日報送你單位，至今尚未得到批復(fù)。

2、貴校府高庭闊，物實人濟(jì)，且具寬大為懷，救人之危的美德。以上區(qū)區(qū)小事，諒貴校不難解決。過于酸腐，不是現(xiàn)代書面用語。改為：貴單位物力人力都較充足，希望此事大力援助為盼。

公文格式規(guī)范與公文處理講義3、這筆錢怎么解決，你們看著辦好了。過于口語化。改為：此款由你單位自行解決。4、會議時間是午睡以后，地點在寬敞明亮的二樓大會議室時間、地點要素模糊，使用不適當(dāng)?shù)男揶o。改為：會議時間：下午3：00。會議地點，二樓大會議室5、這項工作經(jīng)過咱們大家的共同努力……過于口語化。改為：在全體同志的共同努力下……公文格式規(guī)范與公文處理講義錯誤分析××縣重建稅務(wù)所辦公樓的請示報告××地