煙草專賣局(公司)文件檔案管理制度

〔公司〕文件檔案治理制度產(chǎn)生目的市煙草專賣局〔公司〕特制定本制度。根本要求建立文件治理的制度，規(guī)定需受控的文件范圍、編制、評審、編號、發(fā)放、修改和作廢等要求，并明確各類各級文件的批準(zhǔn)權(quán)限、治理職責(zé)；其中應(yīng)包括對需受控的外來文件的把握職責(zé)和要求；各類文件應(yīng)有編制人和批準(zhǔn)人，文件公布前應(yīng)經(jīng)過評審；并保存評審和批準(zhǔn)記錄；各類文件應(yīng)編號，并標(biāo)明文本的版本；應(yīng)有公布和實(shí)施日期，其中專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案和現(xiàn)場處置方案應(yīng)以紙質(zhì)文本公布；應(yīng)確定各類各級文件的發(fā)放部門，建立各類各級受控文件的發(fā)放記錄臺帳或清單；文件發(fā)放時(shí)應(yīng)編制并記錄發(fā)放號，以便于以后文件的回收。3.治理內(nèi)容文件資料的收集但凡公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查找、考核利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖標(biāo)薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項(xiàng)：上級文件材料上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特別保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。公司文件材料公司公布〔包括轉(zhuǎn)發(fā)〕的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿；公司的請示與上級批復(fù)文件，下級單位的請示與公司的批復(fù)文件；公司各職能部門在工作中形成的工作打算、總結(jié)、報(bào)告；反映公司業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)治理的專業(yè)文件材料；公司檢查下級單位工作，調(diào)查爭論形成的重要文件材料；公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料〔包括計(jì)算機(jī)盤片等、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿、審計(jì)等文件材料；公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動中形成的重要信件、電報(bào)、記錄；從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料；公司根本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接治理的科研、建設(shè)工程的科技文件材料；公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料；公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)嘉獎證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；公司干部任免〔包括備案、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料；公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根；公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料；公司外事活動中形成的請示、報(bào)告、打算、考察總結(jié)、重要簡報(bào)、會議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；各種普查工作中形成的文件材料。收集中應(yīng)留意的問題公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。正文和附件要同時(shí)收集。一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件除外。作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)覺察要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。有請示無批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明緣由，實(shí)行補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明狀況，并加蓋公章。用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已喪失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，說明喪失緣由，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。立卷歸檔公文立卷應(yīng)依據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要狀況，以便于保管和利用。文件材料的分類應(yīng)先按文件材料的重要性，在保藏時(shí)間上分為永久、長期、短期的措施進(jìn)展分門別類。立卷分工各單位形成的文件，自行立卷；下級單位報(bào)來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。歸檔4一存檔〔人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特別要求的，由其職能部門負(fù)責(zé)治理。各種文件、資料，按確定的特征進(jìn)展排列和系統(tǒng)化，必需層次清楚、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件名目。不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)分治理，單獨(dú)立卷。卷宗必需整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。檔案保管檔案必需入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避開暴露或捆扎堆放。膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。庫藏檔案要定期核對，做到賬物相符。覺察破損變質(zhì)準(zhǔn)時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。檔案借閱借閱檔案必需當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要留意疼惜，不得喪失、損壞、涂改，要如期歸還。借出的檔案要留意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。借閱時(shí)間最長不得超過一個(gè)月要說明狀況，辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，由檔案治理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上準(zhǔn)時(shí)注銷。凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。底圖一般不予外借。檔案銷毀期銷毀。檔案統(tǒng)計(jì)銷毀隱秘公文，應(yīng)進(jìn)展登記，有2銷。要準(zhǔn)時(shí)對檔案數(shù)量、監(jiān)定狀況、利用狀況進(jìn)展統(tǒng)計(jì)。除按上級主管部門的要求準(zhǔn)時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的根底工作。統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。對永久、長期、短期保存的文件資料分別進(jìn)展統(tǒng)計(jì)，以便反映檔案的不同價(jià)值和庫存進(jìn)展趨勢。檔案保密檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。不得傳播、談?wù)撚嘘P(guān)機(jī)密問題。檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。規(guī)程編制、使用、評審、修訂的效力。企業(yè)應(yīng)建立主要安全生產(chǎn)過程、大事、活動、檢查的安全記錄檔案，并加