采購助理崗位說明書

#一、崗位基本信息所屬部門崗位代碼崗位定員職等職級(jí)采購助理采購主管崗位名稱直屬上級(jí)一、崗位基本信息所屬部門崗位代碼崗位定員職等職級(jí)采購助理采購主管崗位名稱直屬上級(jí)采購部1人直轄下屬、人數(shù)二、工作內(nèi)容崗位設(shè)置的目的（崗位概要）：合同管理，數(shù)據(jù)錄入,月度對(duì)賬結(jié)算，預(yù)算三、工作職責(zé)事項(xiàng)職責(zé)工作標(biāo)準(zhǔn)/關(guān)鍵控制點(diǎn)工作依據(jù)合同管理1、收貨更新2、做新的采購合同，新合同錄入，跟進(jìn)訂單回傳3、剩余訂單更新（一周一次）4、當(dāng)月月底或下月初裝訂合同（另復(fù)印整月合同給財(cái)務(wù)）1、收到的所有貨物都要進(jìn)行進(jìn)倉登記并及時(shí)更新對(duì)應(yīng)的表格.2、根據(jù)月度采購計(jì)劃要求，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后做相應(yīng)的采購訂單（做到及時(shí)、準(zhǔn)確），由主管簽名蓋章確認(rèn)后，傳真給對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商，且跟進(jìn)訂單的回傳情況，整理好所有訂單后，錄入年度采購訂單表格中。3、每周一根據(jù)年度采購訂單表更新剩余訂單，如上一年度也有剩余訂單，也應(yīng)計(jì)算入內(nèi)，如此類推。4、當(dāng)供應(yīng)商確認(rèn)好合同并蓋章回傳后，在月結(jié)時(shí)統(tǒng)一裝訂，并復(fù)印一套給財(cái)務(wù)對(duì)賬。注：以上各項(xiàng)，每有不當(dāng)?shù)牟僮髟露瓤己嗽擁?xiàng)扣一分.數(shù)據(jù)錄入收料錄入1）更新相應(yīng)訂單收貨情況（表格：2012年訂單編號(hào)）2）更新月度總收貨明細(xì)（表格：2012原料收票明細(xì)）收票錄入1）收到發(fā)票后檢查我司名稱是否正確。2）與相應(yīng)的紅色收料單核對(duì)，收貨數(shù)量及總金額必須一致。如有問題，需與倉管、供應(yīng)商進(jìn)行核對(duì).1、每天倉管把最新進(jìn)倉單或收料單（附供應(yīng)商送貨單）送至采購部，采購部根據(jù)對(duì)應(yīng)原料或包裝桶合同填寫詳細(xì)信息，并同時(shí)更新剩余訂單明細(xì)、當(dāng)月收料收票明細(xì)，以便每月底統(tǒng)計(jì)結(jié)算，核對(duì)完后把黃色聯(lián)交給儲(chǔ)運(yùn)部樊洪波處核對(duì)，紅聯(lián)跟綠聯(lián)放在特定的文件袋中，紅聯(lián)等發(fā)票收到時(shí)與發(fā)票一起交給財(cái)務(wù)，綠聯(lián)由采購部保管，確保無遺漏、丟失。2、不開票、現(xiàn)金付款部分備注清楚并標(biāo)明顏色。原料不開票部分的紅色收料單直接交給采購主管，包裝桶不開票部分的紅單月底需要交給銷售服務(wù)部，黃聯(lián)都交給儲(chǔ)運(yùn)部樊紅波核對(duì)。注

3）更新收料、交票表格。3.交票1）收票明細(xì)表（一式兩份）+整理好的發(fā)票一起交給財(cái)務(wù)經(jīng)理2）月底需與財(cái)務(wù)經(jīng)理確認(rèn)月度最終交票數(shù)3）催發(fā)票（尤其是已付款未開票部分）4）如發(fā)票確認(rèn)有誤，當(dāng)月發(fā)票盡量當(dāng)月退還給供應(yīng)商意所有交給財(cái)務(wù)的紅單、報(bào)給財(cái)務(wù)的數(shù)字都必須是開票的。收料單/進(jìn)倉單相關(guān)數(shù)據(jù)需與供應(yīng)商的送貨單核對(duì)。3、注意開票日期為當(dāng)月的發(fā)票，如有誤，應(yīng)立即與供應(yīng)商確認(rèn)，當(dāng)月退回給供應(yīng)商。整理收票表時(shí)，要注意原料名稱只能由原料代碼代替，以保證原料價(jià)格數(shù)量的保密性。如開票名稱、單價(jià)、數(shù)量等與進(jìn)倉單不符時(shí)，都要進(jìn)行備注，以保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性.每月15號(hào)后，根據(jù)合同及收料情況，與供應(yīng)商落實(shí)當(dāng)月開票時(shí)間與金額，統(tǒng)計(jì)好交予財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì).并隨時(shí)與供應(yīng)商保持溝通確認(rèn)，確保發(fā)票當(dāng)月能及時(shí)收回。注：以上各項(xiàng)，每有不當(dāng)?shù)牟僮?，月度考核該?xiàng)扣一分.月度數(shù)據(jù)匯總1、當(dāng)月所有收料錄入完2、更新總應(yīng)付表3、包裝桶收料、進(jìn)倉單及明細(xì)表格核對(duì)無誤后，交給銷售服務(wù)部4、原料包裝明細(xì)表格及相應(yīng)原料收料單（紅色）交給財(cái)務(wù)核對(duì)、統(tǒng)計(jì)5、需提交到財(cái)務(wù)的表格：當(dāng)月已收料未開票的明細(xì)（需與紅色收料單核對(duì)）、原料包裝桶明細(xì)及匯總（按包裝桶規(guī)格）1、與儲(chǔ)運(yùn)部確認(rèn)好當(dāng)月收料完成后，根據(jù)當(dāng)月收料單或進(jìn)倉單，可進(jìn)行當(dāng)月月結(jié)。2、把當(dāng)月所有未付款貨物明細(xì)更新到總應(yīng)未付款明細(xì)表中，以便每月付款計(jì)劃的制定與實(shí)施，也用于供應(yīng)商賬目管理.3、把當(dāng)月所有包裝桶或包裝袋等進(jìn)倉明細(xì)表，并且把需要開票的進(jìn)倉聯(lián)（藍(lán)色聯(lián)），不需要開票的（紅色聯(lián)）給予銷售服務(wù)部進(jìn)行包裝材料對(duì)賬付款。4、把當(dāng)月所有原料收料明細(xì)表及相應(yīng)的原料進(jìn)倉單（紅色）交給財(cái)務(wù)核實(shí)5、辦公用品、標(biāo)簽等其他類物品的米購，也應(yīng)落實(shí)好相應(yīng)的進(jìn)倉單，以及對(duì)應(yīng)的發(fā)票，固定資產(chǎn)類還需組織固定資產(chǎn)驗(yàn)收。當(dāng)月已收料未開票明細(xì)也應(yīng)一并統(tǒng)計(jì)給財(cái)務(wù)核實(shí)。注：數(shù)據(jù)錯(cuò)誤一處扣一分。辦公用品、標(biāo)簽等采購1、采購各類辦公用品（如電腦、文具等）2、各部門所需用到的各式標(biāo)簽（如生產(chǎn)類標(biāo)簽、質(zhì)檢類標(biāo)簽），各類記錄本，單據(jù)印刷3、日常用品類1、文具類辦公用品，根據(jù)行政人事部統(tǒng)計(jì)出來的辦公用品清單，經(jīng)過簽名批準(zhǔn)后，固定在雅閱文具購買，一些電子產(chǎn)品，如鼠標(biāo)鍵盤、盤等，還有一些辦公耗材如硒鼓等，另外在網(wǎng)上購買，價(jià)格有明細(xì)的優(yōu)勢。固定資產(chǎn)類，如電腦固定在戴爾官網(wǎng)上購買，其他打印機(jī)等，根據(jù)貨比三家的原則，必須

經(jīng)過合同的會(huì)簽確認(rèn)，方可購買。2、各部門把需要用到的標(biāo)簽經(jīng)過請(qǐng)購確認(rèn)后，采購部在收到請(qǐng)購單時(shí)，根據(jù)標(biāo)簽的種類在（已有固定）的供應(yīng)商里選擇采購，如果沒有合適就另外尋找供應(yīng)商，同理采購各類記錄本，單據(jù).3、臨時(shí)采購一些日常用品類，如藥品、生粉等生活用品，根據(jù)需求的基礎(chǔ)上，貨比三家的原則，進(jìn)行采購.供應(yīng)商對(duì)賬1、與應(yīng)付款及已付款明細(xì)進(jìn)行核對(duì)。確認(rèn)無誤后回傳并復(fù)印留存2、如有問題，需查出差異后致電供應(yīng)商進(jìn)行核對(duì)3、澤明&雅閱：澤明：確認(rèn)的對(duì)賬單、澤明銷售紅單（有收貨人簽字）及相關(guān)部門進(jìn)、出倉單連同對(duì)應(yīng)發(fā)票起交到財(cái)務(wù)部。雅閱：確認(rèn)的對(duì)賬單、進(jìn)出倉單連同對(duì)應(yīng)的發(fā)票起交到財(cái)務(wù)部（如有雅閱公司送貨單，也隨發(fā)票起上交）1、對(duì)賬過程必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，由主管確認(rèn)無誤方可回傳，對(duì)賬單據(jù)必須留存，以備查賬。發(fā)現(xiàn)問題，必須第一時(shí)間與供應(yīng)商聯(lián)系核實(shí).2、對(duì)于明細(xì)項(xiàng)目比較多的對(duì)賬單，必須落實(shí)到每一個(gè)項(xiàng)目都有對(duì)應(yīng)的進(jìn)倉單,結(jié)算時(shí)連同進(jìn)倉單一起交予財(cái)務(wù)，做最終的核實(shí)。注：對(duì)賬信息不正確扣一分，遺漏扣一分.試劑儀器采購1、根據(jù)各實(shí)驗(yàn)部門的請(qǐng)購單，先進(jìn)行詢價(jià)，詢價(jià)確認(rèn)后再與請(qǐng)購人員確定，確定無誤后就即可申請(qǐng)，一般在澤明采購。2、特殊儀器器材根據(jù)需求，以貨比三家的原則去詢價(jià)購買。1、試劑器材種類比較多，一定要與請(qǐng)購人確認(rèn)清楚，主要供應(yīng)商現(xiàn)在只有一家，也可以根據(jù)需要增加多幾家供應(yīng)商。2、試劑儀器用品對(duì)賬必須一項(xiàng)項(xiàng)核查，每個(gè)物品都應(yīng)有相應(yīng)的送貨單跟進(jìn)出倉單.付款計(jì)劃1、每月1日跟15日前制定好付款計(jì)劃，一般按賬期付款,特殊時(shí)候按照需求原料的緊迫程1、付款計(jì)劃的指定一定要結(jié)合賬期以及最新的物料需求計(jì)劃，以免出現(xiàn)貨供應(yīng)不及時(shí)的情況。2、一定要落實(shí)好最新的付款情況，以免數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確性

度安排。2、付款完成后必須與財(cái)務(wù)核實(shí)付款的金額，完成后根據(jù)最新的收料收票明細(xì)跟付款情況及時(shí)更新總應(yīng)付表報(bào)表2012年訂單編號(hào)表、2012原料收票明細(xì)表、每月交票明細(xì)表、每月未交票明細(xì)表、剩余訂單統(tǒng)計(jì)表、包裝桶統(tǒng)計(jì)表、原料收料統(tǒng)計(jì)表1、每天必須進(jìn)行更新2012年訂單編號(hào)表、2012原料收票明細(xì)表。2、剩余表格進(jìn)行月度統(tǒng)計(jì)。注:數(shù)據(jù)不正確扣一分，表格遺漏一個(gè)扣一分。其他完成上級(jí)交辦的其它臨時(shí)性工作.按時(shí)、保質(zhì)、保量完成四、程序與流程主要業(yè)務(wù)流程是否受控1、合同管理2、數(shù)據(jù)錄入3、月度數(shù)據(jù)匯總4、每月預(yù)算5、付款計(jì)劃6、供應(yīng)商對(duì)賬OOOOOO五、關(guān)鍵績效指標(biāo)1。定量考核指標(biāo)：1—1.工作態(tài)度權(quán)重10%1—2。工作能力權(quán)重30%1—3。工作業(yè)績權(quán)重60%定性考核指標(biāo)：勤務(wù)態(tài)度、工作責(zé)任心、語言表達(dá)能力、溝通能力、采購計(jì)劃完成率、采購及時(shí)率、采購物資質(zhì)量合格率、采購成本控制、供應(yīng)商信息管理六、工作權(quán)限采購合同、采購數(shù)據(jù)，采購匯總的支配權(quán)

七、工作關(guān)系內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系儲(chǔ)運(yùn)部、銷售服務(wù)部、財(cái)務(wù)部、質(zhì)量管理部、研發(fā)部、生產(chǎn)部外部協(xié)調(diào)關(guān)系各供應(yīng)商八、任職資格學(xué)歷：大學(xué)?？萍捌湟陨蠈I(yè)：化工相關(guān)專業(yè)知識(shí)：日化類，造紙類技能：電腦使用熟練，能夠使用