電算化會計信息系統(tǒng)第8章

第八章采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)

分析與設(shè)計采購及應(yīng)付子系統(tǒng)目標，任務(wù)，特征需求分析概要設(shè)計8.1采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)的目標、任務(wù)與特征

企業(yè)的物資采購及應(yīng)付款的核算與管理是企業(yè)供應(yīng)階段的工作供應(yīng)階段是生產(chǎn)的準備階段，在這個階段中，企業(yè)以貨幣資金購買各種材料物資，形成材料準備概要介紹賬戶設(shè)置：工業(yè)企業(yè)供應(yīng)階段的材料賬戶設(shè)置，應(yīng)視生產(chǎn)規(guī)模和生產(chǎn)特點而定。一般可設(shè)置“原材料”、“包裝物”、“低值易耗品”、“委托加工物資”等一級賬戶，下設(shè)各類明細賬戶，以登記分品種、規(guī)格的實物收發(fā)存情況。采購材料時，貨款一般通過銀行存款、應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)和預付賬款進行核算。此外，還應(yīng)設(shè)置一個“材料采購”賬戶來集中反映企業(yè)購入材料的實際采購成本，以及材料驗收入庫與在途材料情況等。借方登記材料的實際采購成本，貸方登記驗收入庫的材料成本，余額應(yīng)在借方，表示在途材料成本。

本章以工業(yè)企業(yè)為例，介紹如何實現(xiàn)企業(yè)材料采購和應(yīng)付款業(yè)務(wù)的電算化

材料成本的核算方法有兩種，實際成本法和計劃成本法。本章以計劃成本法為例來講述。因此還會用到“材料成本差異”賬戶。材料成本包括：購買價款、進口關(guān)稅和其他稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于存貨采購成本的費用。8.1.1采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)的目標

及時、準確的對企業(yè)所需的各種材料進行采購，保證生產(chǎn)與經(jīng)營的順利進行；實現(xiàn)對企業(yè)采購業(yè)務(wù)的全面管理，反映和監(jiān)督采購訂單的制定、審核和執(zhí)行情況，降低采購成本及采購費用。完成從收到供應(yīng)商的發(fā)票到處理付款位置的數(shù)據(jù)處理過程，反映和監(jiān)督材料采購交易過程中資金的支出和應(yīng)付情況，跟蹤應(yīng)付賬款的到期日，分析應(yīng)付賬款的賬齡，及時提供債務(wù)總額和現(xiàn)金需要量，加強對應(yīng)付賬款的核算和管理。為采購供應(yīng)、財務(wù)等相關(guān)部門的管理決策提供支持。參與內(nèi)部報表和外部報表的制定，及時、準確的為企業(yè)各部門和管理者提供采購及應(yīng)付賬款的各種核算和管理信息。8.1.2采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)的任務(wù)

對采購的訂單進行財務(wù)審核。處理采購發(fā)票，完成采購的成本核算。產(chǎn)生付款結(jié)算憑單，完成付款業(yè)務(wù)。對在途材料進行分析，對那些已付款而久未到貨的供應(yīng)商發(fā)出催貨函進行查詢，加強對企業(yè)資產(chǎn)的管理。對應(yīng)付賬款賬齡進行分析，掌握應(yīng)付賬款的明細信息以及債務(wù)總額和現(xiàn)金需要量，并由此決定何時的付款時間，合理安排企業(yè)的現(xiàn)金流量，為資金管理決策提供信息支持。對采購訂單執(zhí)行情況進行分析，掌握采購訂單的完成情況，包括采購材料的付款情況，入庫情況等，加強對采購訂單的管理。8.1.3采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)的特征

1.采購訂單執(zhí)行狀態(tài)的多樣性。采購訂單的執(zhí)行狀態(tài)有：預付賬款、應(yīng)付賬款、在途資料、訂單完成。2.采購結(jié)算方式的多樣性?，F(xiàn)金支票結(jié)算、轉(zhuǎn)賬支票結(jié)算、商業(yè)匯票結(jié)算、銀行匯票結(jié)算、托收承付結(jié)算等。3.與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛。8.2采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)需求分析8.2.1手工環(huán)境下采購及應(yīng)付款的業(yè)務(wù)處理流程1采購訂貨2驗收入庫3采購核算4付款采購供應(yīng)部門（編制采購訂單）財會部門（審核訂單,采購核算，支付貨款）材料倉庫（驗收入庫）供應(yīng)商材料市價信息供應(yīng)商信息請購部門請購單采購訂單裝運單采購訂單裝運單入庫單入庫單材料明細賬采購訂單貨物發(fā)票付款結(jié)算憑單（支票，匯票）圖8-1手工環(huán)境下采購及付款處理流程圖1、采購訂貨

請購部門編制購買材料的請購單，送到采購供應(yīng)部門；采購供應(yīng)部門收到請購單，由專門人員負責采購，根據(jù)供應(yīng)商信息和材料的市場價格信息進行比較判斷，選擇出合適的供應(yīng)商，編制采購訂單，首先交到財務(wù)部進行審核，審核無誤后，采購訂貨部門再將采購訂單提供給倉儲部門以及供應(yīng)商。2、驗收入庫

供應(yīng)商在發(fā)貨的同時會把相應(yīng)的裝運單寄到企業(yè)的采購供應(yīng)部門，供應(yīng)部門審核無誤后將裝運單傳至材料倉庫。在貨物運到材料倉庫時，管理人員首先在采購訂單檔案中找出采購訂單，再將裝運單，采購訂單和貨物進行核對，編制驗收報告，辦理入庫手續(xù)，并開具入庫單，根據(jù)入庫單登記庫存材料賬，再將入庫單信息傳送到財務(wù)部門和采購供應(yīng)部門。

3、采購核算

當財務(wù)部門收到供應(yīng)商寄來的發(fā)票或其他單據(jù)后，將其與采購訂單進行核對，計算材料的采購成本，編制記賬憑證，登記賬簿。4、付款

財會部門根據(jù)采購訂單和發(fā)票上的結(jié)算方式簽發(fā)付款憑單給供應(yīng)商，并編制記賬憑證，更新“銀行存款”、“應(yīng)付賬款”等賬戶。8.2.2采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖供應(yīng)部門請購部門存貨子系統(tǒng)供應(yīng)商會計人員存貨子系統(tǒng)賬務(wù)子系統(tǒng)采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)相關(guān)管理部門*供應(yīng)商檔案，*材料市場信息采購訂單文件*請購單*入庫單發(fā)票應(yīng)付賬款期初數(shù)據(jù)付款結(jié)算憑單，手工調(diào)整數(shù)據(jù)應(yīng)付賬款明細表

應(yīng)付賬款賬齡分析表

在途材料明細表采購訂單執(zhí)行情況表發(fā)票文件付款結(jié)算憑單文件注：圖中帶星號的數(shù)據(jù)表示可以和其他子系統(tǒng)共享圖8-2采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)頂層數(shù)據(jù)流圖（0層）1.初始設(shè)置2.采購訂單處理3.財務(wù)審核6.應(yīng)付賬款分析4.輸入審核5.采購核算處理7.訂單執(zhí)行與在途材料分析應(yīng)付賬款文件*材料市價文件供應(yīng)商檔案文件采購訂單文件發(fā)票文件付款結(jié)算憑單文件*入庫單采購執(zhí)行文件*請購單文件應(yīng)付賬款期初數(shù)據(jù)供應(yīng)商檔案應(yīng)付賬款賬齡分析表應(yīng)付賬款明細表手工調(diào)整數(shù)據(jù)發(fā)票（供應(yīng)商）付款結(jié)算憑單在途材料明細表采購訂單執(zhí)行情況表圖8-3采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)一層數(shù)據(jù)流圖2.3采購訂單制定2.1請購單有效性審核*請購單文件

有效請購單供應(yīng)商檔案文件*材料市價文件采購訂單文件

有誤請購單2.2請購單修訂無效請購單采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)二層數(shù)據(jù)流圖：采購訂單處理注：2.1采購部門由專職人員審核請購單，及將請購單與存貨文件中的最高儲量和最低儲量進行比較，確認請購單的有效性；2.3根據(jù)各供應(yīng)商的報價以及各供應(yīng)商的信用等級等信息，挑選合適的供應(yīng)商。采購訂單文件發(fā)票文件手工調(diào)整數(shù)據(jù)*入庫單5.1核對相符訂單文件不符訂單文件5.2處理5.4判斷更新5.3計算采購成本文件采購執(zhí)行文件付款結(jié)算憑單文件采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)二層數(shù)據(jù)流圖：采購核算處理6.應(yīng)付賬款分析1.初始設(shè)置2.采購訂單處理3.財務(wù)審核采購訂單4.發(fā)票及付款結(jié)算憑單的輸入與審核5.采購核算處理7.訂單執(zhí)行與在途物資分析一層數(shù)據(jù)流圖1、初始設(shè)置。用來錄入供應(yīng)商檔案盒應(yīng)付賬款起初數(shù)據(jù)，并分別存放在供應(yīng)商檔案文件及應(yīng)付賬款文件中。2、采購訂單處理。采購訂單的處理的任務(wù)是挑選合適的供應(yīng)商，產(chǎn)生采購訂單文件，記錄采購業(yè)務(wù)。3、財務(wù)審核采購訂單。財務(wù)部門對采購訂單文件進行審核，確認本次采購的合理性。審核的內(nèi)容包括請購的部門、采購材料的種類、數(shù)量、供應(yīng)商的選擇、材料的價格等。4、發(fā)票及付款結(jié)算憑單的輸入與審核。是供應(yīng)商寄來的發(fā)票和財務(wù)人員開出的付款結(jié)算憑單進入本系統(tǒng)的入口，包括以下功能：（1）發(fā)票的輸入與審核。（2）付款結(jié)算憑單的輸入與審核。5、采購核算處理。供應(yīng)商寄來發(fā)票、會計人員開出付款結(jié)算憑單以及從存貨子系統(tǒng)傳來的入庫單都是激發(fā)進行采購核算處理的條件。（1）系統(tǒng)將采購訂單文件中的訂單號、材料編碼等基礎(chǔ)信息寫入采購執(zhí)行文件。（2）當供應(yīng)商寄來采購發(fā)票和其他票據(jù)后，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票上的采購訂單標號和材料代碼從采購訂單文件中找出相應(yīng)記錄，核對采購單價和數(shù)量，如果相符則計算材料的采購成本，更新采購執(zhí)行文件，并在采購發(fā)票文件中作核算標志。對于不相符時，系統(tǒng)可以提示進行手工處理。（3）當會計人員開出付款結(jié)算憑單后，系統(tǒng)首先要判斷是支付預付賬款還是支付應(yīng)付賬款，然后根據(jù)付款結(jié)算憑單上的采購訂單標號和材料代碼從采購執(zhí)行文件中找出相應(yīng)記錄，更新“已付金額”或“預付金額”。（4）當存貨子系統(tǒng)傳來入庫單后，系統(tǒng)根據(jù)入庫單上的采購訂單號從采購執(zhí)行文件當中找出相應(yīng)記錄，更新“入庫數(shù)量”。

6、應(yīng)付賬款分析。應(yīng)付賬款分析包括了應(yīng)付賬款賬齡分析和應(yīng)付賬款明細表查詢。首先用采購執(zhí)行情況文件中的數(shù)據(jù)更新應(yīng)付賬款文件中的相應(yīng)數(shù)據(jù)，是應(yīng)付賬款文件中保存每一筆應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)的發(fā)生日期、發(fā)生金額、本期已付金額以及當前金額。接著根據(jù)“發(fā)票日期”和當前日期或指定的日期，計算得出應(yīng)付賬款余額中一個月、三個月、半年、半年以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。7、訂單執(zhí)行與在途材料分析。通過對采購執(zhí)行文件的分析，可以得出每一筆采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況以及在途材料的發(fā)生情況。采購訂單執(zhí)行文件中的預付金額、采購數(shù)量、價稅合計、已付金額、入庫數(shù)量等字段以及相應(yīng)字段的處理，可以表示出采購訂單的各種執(zhí)行情況。在途材料的發(fā)生情況統(tǒng)計到查詢?nèi)諡橹挂迅犊疃浳吹降臄?shù)據(jù)，可以按指定供應(yīng)商來查詢，也可以按指定材料名稱來查詢。8.2.3采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)字典條目1、供應(yīng)商檔案=供應(yīng)商代碼+供應(yīng)商名稱+供應(yīng)商地址+供應(yīng)商電話+銀行賬號+開戶銀行+聯(lián)系人+郵政編碼2、應(yīng)付賬款期初數(shù)據(jù)=供應(yīng)商代碼+發(fā)票編號+發(fā)票日期+應(yīng)付賬款金額3、供應(yīng)商檔案文件={供應(yīng)商代碼+供應(yīng)商名稱+供應(yīng)商地址+供應(yīng)商電話+開戶銀行+銀行賬號+聯(lián)系人+郵政編碼}4、應(yīng)付賬款文件={供應(yīng)商代碼+發(fā)票編號+期初應(yīng)付金額+本期應(yīng)付金額+本期已付金額+當前金額}……見P1798.3采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)

分析與設(shè)計主要內(nèi)容一、采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)設(shè)計二、采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)的代碼、庫文件設(shè)計三、采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)主要輸入/輸出設(shè)計四、采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)主要功能模塊的詳細設(shè)計舉例8.3.1采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)概要設(shè)計采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)初始設(shè)置數(shù)據(jù)輸入審核采購處理分析查詢輸出系統(tǒng)維護供應(yīng)商檔案數(shù)據(jù)應(yīng)付賬款期初數(shù)據(jù)請購單導入材料目錄數(shù)據(jù)發(fā)票輸入審核材料入庫單導入付款結(jié)算憑證輸入審核手工調(diào)整數(shù)據(jù)采購訂單處理財務(wù)審核采購核算處理應(yīng)付賬款分析訂單執(zhí)行與在途物資分析應(yīng)付賬款賬齡分析表應(yīng)付賬款明細表采購訂單執(zhí)行情況表在途材料明細表期末維護數(shù)據(jù)備份及恢復操作人員管理材料目錄維護8.3.2采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)的代碼、庫文件設(shè)計（一）代碼設(shè)計

材料的代碼設(shè)計通常采用群碼方案，根據(jù)企業(yè)得具體情況確定代碼的長度和組成，例如，可采用如下所示的編碼方案：

大類中類小類規(guī)格

整個代碼一共9位，從左到右第1、2位表示按用途所分的8大類，不同的材料大類碼對應(yīng)的材料大類為：01-主要材料，02-輔助材料，03-外購半成品，04-修理用備件，05-包裝材料，06-燃料，07-低值易耗品，08-包裝物；第3、4位表示中類；第5、6類表示小類；第7、8、9位表示不同材料品種規(guī)格的代碼。大區(qū)號供應(yīng)商序號市縣號省號第1、2位表示供應(yīng)商所在的大區(qū)號，如：東北地區(qū)、華北地區(qū)等；第3位表示供應(yīng)商所在的省、直轄市；第4、5位表示供應(yīng)商所在的城市或地縣號；第6-9位表示供應(yīng)商序號。另外，每一類材料核算會與會計科目一級代碼相關(guān)聯(lián)，編碼時要考慮材料代碼與會計科目的對應(yīng)關(guān)系。由于每個企業(yè)供應(yīng)商的數(shù)量不同，地區(qū)分布各異，因此，供應(yīng)商代碼的設(shè)計要根據(jù)情況而定。例如，用9位代碼表示供應(yīng)商，其編碼方案為：主要數(shù)據(jù)文件請購單文件供應(yīng)商檔案文件應(yīng)付賬款文件材料市價文件采購訂單文件供應(yīng)商發(fā)票文件付款結(jié)算憑單文件采購執(zhí)行文件（二）庫文件設(shè)計8.3.3采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)主要輸入/輸出設(shè)計(一)輸入設(shè)計舉例采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)輸入設(shè)計的主要內(nèi)容有采購發(fā)票的輸入、付款結(jié)算憑單的輸入等。在設(shè)計輸入格式時，要先對