商業(yè)銀行中間業(yè)務(wù)檔案管理辦法

PAGE—PAGE1—商業(yè)銀行中間業(yè)務(wù)檔案管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范本行中間業(yè)務(wù)檔案管理，保證中間業(yè)務(wù)檔案的完整與安全，促進(jìn)各項(xiàng)中間業(yè)務(wù)持續(xù)、合規(guī)發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》，制定本辦法。第二條本辦法所稱中間業(yè)務(wù)是指不構(gòu)成表內(nèi)資產(chǎn)與負(fù)債，形成非利息收入的業(yè)務(wù)；中間業(yè)務(wù)檔案是指在辦理中間業(yè)務(wù)過程中直接形成，記錄和反映中間業(yè)務(wù)全過程以及與客戶關(guān)系的紙質(zhì)與電子文檔、憑據(jù)、圖表、照片、視頻等各種形式的原始記錄。第三條中間業(yè)務(wù)檔案是本行中間業(yè)務(wù)重要的合規(guī)記錄、法律憑證與數(shù)據(jù)資產(chǎn)，對(duì)維護(hù)本行和客戶利益，保護(hù)消費(fèi)者權(quán)益，防控風(fēng)險(xiǎn)具有重要意義，是本行檔案體系的重要組成部分。中間業(yè)務(wù)檔案管理遵循以下原則：（一）集中統(tǒng)一性原則。中間業(yè)務(wù)檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，電子檔案由總行辦公室集中統(tǒng)一管理；實(shí)體檔案由總行、一級(jí)機(jī)構(gòu)辦公室集中統(tǒng)一管理，下轄異地機(jī)構(gòu)實(shí)體檔案，可由異地機(jī)構(gòu)作為一級(jí)機(jī)構(gòu)檔案分庫(kù)房自行保管。（二）真實(shí)完整性原則。各級(jí)中間業(yè)務(wù)檔案產(chǎn)生部門、檔案管理部門應(yīng)保證中間業(yè)務(wù)檔案全生命周期的真實(shí)性、完整性、可用性與合規(guī)性。（三）安全保密性原則。中間業(yè)務(wù)檔案管理按照“誰主管，誰負(fù)責(zé)”的原則，確保中間業(yè)務(wù)檔案的安全。中間業(yè)務(wù)檔案涉及本行商業(yè)秘密和客戶信息，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家及本行相關(guān)保密與信息安全管理制度。（四）信息化管理原則。中間業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)具備符合電子檔案管理要求的電子文件在線自動(dòng)歸檔功能，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)知識(shí)化，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)與決策提供證據(jù)、責(zé)任、信息與知識(shí)的高效服務(wù)。第四條本辦法屬于“管理辦法”，適用于本行集團(tuán)境內(nèi)外各級(jí)機(jī)構(gòu)。第二章中間業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé)分工第五條總行辦公室是全行中間業(yè)務(wù)檔案管理部門，負(fù)責(zé)制訂全行中間業(yè)務(wù)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；負(fù)責(zé)全行中間業(yè)務(wù)電子檔案的集中統(tǒng)一管理；負(fù)責(zé)全行中間業(yè)務(wù)檔案管理的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；負(fù)責(zé)總行中間業(yè)務(wù)檔案的接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用與電子化工作，并對(duì)歸檔后中間業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范整理、安全保管和有效利用負(fù)責(zé)。第六條分行（子公司）辦公室是分行（子公司）中間業(yè)務(wù)檔案管理部門，負(fù)責(zé)制訂分行（子公司）中間業(yè)務(wù)檔案管理操作細(xì)則；負(fù)責(zé)分行（子公司）中間業(yè)務(wù)檔案管理的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；負(fù)責(zé)分行（子公司）中間業(yè)務(wù)檔案的接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用與電子化工作，并對(duì)歸檔后中間業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范整理、安全保管和有效利用負(fù)責(zé)。第七條總行中間業(yè)務(wù)管理部門協(xié)助負(fù)責(zé)制訂中間業(yè)務(wù)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，協(xié)助負(fù)責(zé)對(duì)全行中間業(yè)務(wù)檔案管理的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；總行中間業(yè)務(wù)檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)總行自營(yíng)類中間業(yè)務(wù)、總行業(yè)務(wù)審批過程中產(chǎn)生文件材料的收集與移交歸檔工作，并對(duì)歸檔前文件材料的真實(shí)性、完整性、可用性與合規(guī)性負(fù)責(zé)。第八條分行（子公司）中間業(yè)務(wù)管理部門協(xié)助負(fù)責(zé)制訂中間業(yè)務(wù)檔案管理操作細(xì)則，協(xié)助負(fù)責(zé)對(duì)分行（子公司）中間業(yè)務(wù)檔案管理的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；分行（子公司）中間業(yè)務(wù)檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)分行（子公司）中間業(yè)務(wù)文件材料的收集與移交歸檔工作，并對(duì)歸檔前文件材料的真實(shí)性、完整性、可用性與合規(guī)性負(fù)責(zé)。第三章中間業(yè)務(wù)文件材料的歸檔第九條中間業(yè)務(wù)文件材料歸檔實(shí)行檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)制。中間業(yè)務(wù)檔案產(chǎn)生部門應(yīng)將中間業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累和歸檔列入業(yè)務(wù)工作規(guī)章制度，列入業(yè)務(wù)工作流程，列入業(yè)務(wù)工作計(jì)劃，列入業(yè)務(wù)部門職責(zé)和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制，列入業(yè)務(wù)檢查與考核體系，確保中間業(yè)務(wù)文件材料的完整歸檔。第十條中間業(yè)務(wù)檔案產(chǎn)生部門根據(jù)中間業(yè)務(wù)歸檔范圍，按照歸檔要求收集齊全，統(tǒng)一移交檔案管理部門集中管理。任何機(jī)構(gòu)、部門和個(gè)人不得將應(yīng)歸檔的中間業(yè)務(wù)文件材料拒絕歸檔、據(jù)為己有或者擅自銷毀。第十一條本行中間業(yè)務(wù)檔案按業(yè)務(wù)性質(zhì)劃分，包括代理業(yè)務(wù)類、對(duì)客交易類、銀行理財(cái)類、擔(dān)保承諾類、支付結(jié)算類、咨詢顧問類、存托管及監(jiān)管賬管類、承銷類、資產(chǎn)流轉(zhuǎn)類、綜合服務(wù)類、金融服務(wù)工具類中間業(yè)務(wù)檔案。第十二條中間業(yè)務(wù)文件材料歸檔范圍。本行在辦理各類中間業(yè)務(wù)過程中形成的有憑證或查考利用價(jià)值的文件材料，均屬于中間業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍，主要包括：（一）中間業(yè)務(wù)申請(qǐng)、審查審批及合同簽署全過程形成的申請(qǐng)類、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估類、審查審批類、合同協(xié)議類文件材料；（二）經(jīng)客戶確認(rèn)的中間業(yè)務(wù)產(chǎn)品銷售及其證明文件與客戶資料，客戶營(yíng)銷推廣過程產(chǎn)生的文件材料；（三）中間業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的錄音錄像文件材料；（四）中間業(yè)務(wù)憑證、交易流水、會(huì)計(jì)對(duì)賬類文件材料；（五）中間業(yè)務(wù)存續(xù)期管理產(chǎn)生的檢查類、投訴類、服務(wù)類文件材料，包括但不限于：基礎(chǔ)資料（客戶及行業(yè)資料等）、盡職調(diào)查報(bào)告、合規(guī)或風(fēng)險(xiǎn)排查報(bào)告、檢查監(jiān)測(cè)記錄與報(bào)告、建議書、工作計(jì)劃、項(xiàng)目承攬承做工作紀(jì)要、財(cái)務(wù)顧問/資產(chǎn)管理報(bào)告、客戶投訴等文件材料；（六）具有法律效力的催收文件與回執(zhí)，以及律師的催收法律意見書等文件材料；（七）中間業(yè)務(wù)特殊資產(chǎn)在訴訟、存續(xù)期管理、處置等環(huán)節(jié)形成的文件材料；（八）其他中間業(yè)務(wù)規(guī)章制度規(guī)定應(yīng)保存的文件材料。中間業(yè)務(wù)文件材料具體歸檔范圍見附件1。第十三條文件材料歸檔要求：歸檔的各類文件材料應(yīng)符合檔案質(zhì)量要求，確保檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性。（一）歸檔的具有重要法律憑證價(jià)值的中間業(yè)務(wù)實(shí)體文件材料，應(yīng)存檔案原件；特殊情況無原件時(shí)，應(yīng)另附說明，并加蓋經(jīng)辦部門印章。（二）中間業(yè)務(wù)電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。歸檔電子文件的背景信息、技術(shù)結(jié)構(gòu)信息、會(huì)辦信息、審批流程信息等元數(shù)據(jù)信息應(yīng)與電子文件一并歸檔。第十四條中間業(yè)務(wù)文件材料歸檔方式與歸檔時(shí)間（一）電子文件材料歸檔時(shí)間：中間業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件材料應(yīng)通過系統(tǒng)接口方式在線實(shí)時(shí)歸檔至數(shù)字檔案系統(tǒng)；離線中間業(yè)務(wù)電子文件材料應(yīng)于次月15個(gè)工作日內(nèi)將檔案目錄與內(nèi)容上傳歸檔至數(shù)字檔案系統(tǒng)。（二）實(shí)體文件材料歸檔時(shí)間：中間業(yè)務(wù)實(shí)體文件材料應(yīng)于次月15個(gè)工作日內(nèi)向辦公室移交歸檔，檔案目錄同時(shí)上傳至數(shù)字檔案系統(tǒng)，辦理線上移交手續(xù)?？傂袑徟愔虚g業(yè)務(wù)實(shí)體文件材料，可適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)限，但歸檔頻率不得低于一年一次。中間業(yè)務(wù)檔案上傳目錄格式見附件2。第十五條中間業(yè)務(wù)檔案接收檔案移交人員應(yīng)確保中間業(yè)務(wù)檔案全部移交。檔案接收人員應(yīng)核查移交的中間業(yè)務(wù)檔案是否與移交目錄所列檔案一致；不一致或未按要求移交的，檔案接收人員有權(quán)退回重新辦理。第四章中間業(yè)務(wù)檔案的管理第十六條中間業(yè)務(wù)實(shí)體檔案整理（一）整理方式：中間業(yè)務(wù)實(shí)體檔案實(shí)行按業(yè)務(wù)立卷，即按客戶發(fā)生的每筆業(yè)務(wù)分別立卷整理；如客戶一次辦理多筆中間業(yè)務(wù)，也可將一次多筆業(yè)務(wù)合并立卷。（二）分類：檔案管理部門對(duì)接收的中間業(yè)務(wù)實(shí)體檔案按年度——業(yè)務(wù)條線分類整理，即全部中間業(yè)務(wù)檔案先按年度分開，每個(gè)年度再按所屬業(yè)務(wù)條線分開。（三）編號(hào)：根據(jù)中間業(yè)務(wù)實(shí)體檔案年度——業(yè)務(wù)條線的分類方案，中間業(yè)務(wù)實(shí)體檔號(hào)編制規(guī)則為：全宗號(hào)+實(shí)體檔案保管機(jī)構(gòu)代號(hào)（2位阿拉伯?dāng)?shù)字）+業(yè)務(wù)檔案代號(hào)+年度+業(yè)務(wù)條線代號(hào)+中間業(yè)務(wù)代號(hào)+案卷號(hào)，檔號(hào)結(jié)構(gòu)為。（四）裝盒：將卷內(nèi)文件目錄、實(shí)體檔案、備考表依次裝盒，填寫檔案盒封面和脊背。（五）排架：按照中間業(yè)務(wù)實(shí)體檔案分類順序依次排列上架。第十七條中間業(yè)務(wù)電子檔案整理（一）整理方式：中間業(yè)務(wù)電子檔案可以“件”為管理單位整理，也可以“卷”為管理單位整理，應(yīng)維系中間業(yè)務(wù)客戶、產(chǎn)品及同一業(yè)務(wù)流程的關(guān)聯(lián)關(guān)系，應(yīng)建立電子檔案與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。（二）編號(hào)：中間業(yè)務(wù)電子檔號(hào)編制執(zhí)行本行電子檔號(hào)統(tǒng)一編制規(guī)則，即“全宗號(hào)+門類檔案代號(hào)+年度代號(hào)+流水號(hào)（6位阿拉伯?dāng)?shù)字）”結(jié)構(gòu)。第十八條中間業(yè)務(wù)檔案的鑒定（一）中間業(yè)務(wù)檔案的保管期限。中間業(yè)務(wù)檔案保管期限從客戶業(yè)務(wù)法律關(guān)系結(jié)束之日起計(jì)算，分為永久和定期兩類，定期保管期限分為10年和30年。1.審批否決、暫緩、審批通過但未落地的中間業(yè)務(wù)檔案，客戶業(yè)務(wù)法律關(guān)系1年（不含）以下期限的中間業(yè)務(wù)檔案，全部收回結(jié)清的呆壞賬核銷項(xiàng)目、對(duì)外轉(zhuǎn)讓的中間業(yè)務(wù)檔案（復(fù)印件），保管期限一般定為10年；2.客戶業(yè)務(wù)法律關(guān)系1年（含）以上期限的中間業(yè)務(wù)檔案，保管期限一般定為30年；3.未全部收回結(jié)清的呆壞賬核銷中間業(yè)務(wù)檔案，本行戰(zhàn)略性客戶、特色業(yè)務(wù)、對(duì)本行發(fā)展歷史具有重要意義或示范作用的中間業(yè)務(wù)檔案，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有重要保存價(jià)值的中間業(yè)務(wù)檔案，中間業(yè)務(wù)檔案登記簿及銷毀清冊(cè)，保管期限定為永久。（二）保管期限屆滿的中間業(yè)務(wù)檔案，由各級(jí)機(jī)構(gòu)檔案管理部門牽頭審計(jì)部門、風(fēng)險(xiǎn)管理部門、法律合規(guī)部門及相應(yīng)中間業(yè)務(wù)管理部門組成鑒定小組進(jìn)行鑒定，并形成檔案鑒定意見書，鑒定意見書應(yīng)歸檔永久保存。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的中間業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限。第十九條中間業(yè)務(wù)檔案的銷毀（一）鑒定后可銷毀的中間業(yè)務(wù)檔案，經(jīng)檔案管理部門分管行領(lǐng)導(dǎo)審核、行長(zhǎng)審批同意后方可銷毀。未結(jié)清債權(quán)債務(wù)或其他未了事項(xiàng)的中間業(yè)務(wù)檔案不得銷毀。（二）經(jīng)同意銷毀的中間業(yè)務(wù)檔案，檔案管理人員應(yīng)登記編制檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀時(shí)，需由辦公室、中間業(yè)務(wù)檔案產(chǎn)生部門指定專人監(jiān)銷，防止遺失或泄密；銷毀、監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀審批過程中產(chǎn)生的檔案及銷毀清冊(cè)應(yīng)歸檔永久保存。第五章中間業(yè)務(wù)檔案的利用第二十條各級(jí)檔案管理部門應(yīng)在確保檔案安全基礎(chǔ)上，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效地為本行各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)檔案開發(fā)利用服務(wù)。中間業(yè)務(wù)檔案的利用，不得違反國(guó)家及本行有關(guān)保密、信息安全、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、個(gè)人信息保護(hù)的相關(guān)規(guī)定。第二十一條中間業(yè)務(wù)檔案以電子檔案利用為主，實(shí)體檔案利用為輔，在實(shí)體檔案與電子檔案并存情況下，優(yōu)先提供電子檔案利用，提升檔案利用效率。符合檔案規(guī)范要求的中間業(yè)務(wù)電子檔案與實(shí)體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。第二十二條中間業(yè)務(wù)檔案利用均應(yīng)通過檔案系統(tǒng)履行相應(yīng)登記、審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)，檔案管理人員有權(quán)拒絕任何檔案利用。實(shí)體檔案原件原則上不外借。（一）行內(nèi)人員利用檔案審批程序1.行內(nèi)中間業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可直接利用本人經(jīng)辦的中間業(yè)務(wù)檔案，經(jīng)辦部門（處室）負(fù)責(zé)人可直接利用本部門（處室）中間業(yè)務(wù)檔案；行內(nèi)其他部門人員利用中間業(yè)務(wù)檔案，需經(jīng)利用人所屬部門負(fù)責(zé)人、中間業(yè)務(wù)檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人審批同意。2.審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)察、合規(guī)部門因?qū)徲?jì)、監(jiān)察、檢查工作需要利用中間業(yè)務(wù)檔案，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批同意或出具審計(jì)/監(jiān)察/檢查通知書，即可利用相關(guān)中間業(yè)務(wù)檔案。3.上級(jí)機(jī)構(gòu)中間業(yè)務(wù)管理部門人員，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意，即可利用下級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)口中間業(yè)務(wù)檔案。4.因特殊情況需要外借中間業(yè)務(wù)實(shí)體檔案原件時(shí)，需經(jīng)外借人所屬部門負(fù)責(zé)人、中間業(yè)務(wù)檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后方可外借。外借檔案原則上應(yīng)當(dāng)天歸還，特殊需要的，最長(zhǎng)不超過五天。檔案外借人應(yīng)對(duì)檔案外借期間的檔案安全負(fù)責(zé)。（二）行外人員利用檔案審批程序1.本行依法接受有權(quán)機(jī)構(gòu)調(diào)查、檢查、審計(jì)利用中間業(yè)務(wù)檔案，需經(jīng)主辦部門負(fù)責(zé)人、中間業(yè)務(wù)檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人審批同意。公檢法等有權(quán)部門利用中間業(yè)務(wù)檔案，必須持有利用公函，并由主辦部門指定專人陪同利用。2.本行客戶因特殊需要利用中間業(yè)務(wù)檔案，僅限于利用客戶自身檔案，需經(jīng)主辦部門負(fù)責(zé)人、中間業(yè)務(wù)檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人審批同意。3.因特殊情況確需外借中間業(yè)務(wù)實(shí)體檔案原件時(shí)，需經(jīng)主辦部門負(fù)責(zé)人、中間業(yè)務(wù)檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，主辦部門分管行領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可外借，并由主辦部門指定專人陪同，負(fù)責(zé)檔案外借期間的檔案安全。外借檔案應(yīng)當(dāng)日歸還。第二十三條中間業(yè)務(wù)檔案利用人在利用檔案期間，應(yīng)保證檔案的安全性、完整性和有效性，利用人不得在中間業(yè)務(wù)檔案上涂改、拆取、標(biāo)注、偽造、損毀，不得擅自提供給其他機(jī)構(gòu)或人員，不得擅自泄露或?qū)ν夤_檔案信息。第二十四條中間業(yè)務(wù)檔案管理人員對(duì)外借歸還的檔案要檢查其完整性和原始性，發(fā)現(xiàn)檔案不完整或有改動(dòng)的，第一時(shí)間報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。第六章附則第二十五條對(duì)于未按本辦法盡職履責(zé)的，按本行違規(guī)問責(zé)管理辦法執(zhí)行相關(guān)問責(zé)；涉嫌犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第二十六條納入本行信用類業(yè)務(wù)檔案