文件管理程序

XXXX塑模文件標題文件標題制定單位文件治理程序質量部文件編號制定日期XX－P0012023/11/30版本頁碼B06頁目的:為使文件與資料處理快速、正確流通、應用及治理，以確保各相關單位能適時獲得適當且有效之最文件。范圍:本廠內(nèi)部外部聯(lián)系或客戶／供給商往來之有關品質及技術文件均適用之。權責:〔如附件一〕定義:本廠文件類別區(qū)分四階M：一階文件P：二階文件WI：三階文件FR：四階文件E：外來文件(客戶檢驗標準、客戶技術圖紙〔也稱技術性文件〕等。系統(tǒng)文件:環(huán)境手冊、質量安康安全手冊為本廠第一階文件。程序文件:治理審查、內(nèi)部品質稽核、品質制度、文件治理等，依品質手冊所訂之各項程序，為本廠其次階文件。指導書文件:作業(yè)標準書、作業(yè)細則、作業(yè)方法、標準、通則，為本廠第三階文件。制造文件:制造工程圖、成認資料、模具資料、治具資料、作業(yè)指導書、檢具資料，作業(yè)工藝卡、操作標準、檢驗標準等凡在制程上需使用之資料文件皆屬之，為本廠第三階文件?？蛻粼瓐D等?！踩缯接唵渭创硪殉烧J、書面改寫等項。治具資料：本廠生產(chǎn)用治具制作的圖面及相關等資料。作業(yè)指導書：生產(chǎn)作業(yè)所依據(jù)的操作方法及動作流程之標準資料。檢具資料：客戶要求實際裝配之檢具及檢查用量具或相關資料、圖面等。質量過程治理體系文件均按該程序把握執(zhí)行。2012號，20磅。作業(yè)內(nèi)容：文件與資料管制程序流程〔附件二。各階文件編號手冊編碼原則:XX-M0017碼1-2XX；3碼為中杠；4M；5碼-7碼文件流水碼，由體系工程統(tǒng)一編號。其次階文件編碼原則:XX－P0017碼1-2XX；3碼為中杠；4P；5碼-7碼文件流水碼，由體系工程統(tǒng)一編號。第三階文件〔流程類〕編碼原則:XXQA-WI00110碼1-2XX；〔課室〕代碼，見附件三；5碼為中杠；6-7WI；8-10碼文件流水碼，由體系工程統(tǒng)一編號?！膊僮黝悺睸OPSI〔文由擔當工程師自已確定，但所發(fā)放的文件必需要加蓋文件管控章并要有清單記錄。第四階文件編碼原則:XXQA-FR00110碼1-2碼公司簡稱XX；〔課室〕代碼，見附件三；5碼為中杠6-7FR；8-10碼文件流水碼，由體系統(tǒng)一編號。外來文件編碼原則：WL-QC-2-4-1 件客戶秦川其次份資料共4頁的第一頁〕第1-2碼表示“外來”中文拼音；3碼是中杠；“客戶秦川”中文拼音簡稱；6碼是中杠；8碼中杠；9碼頁數(shù)；10碼中杠；11碼表示頁數(shù)中第幾頁。文件制定、修訂、廢止： 治理手冊由體系工程師負責組織編寫，治理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理級以上批準后交總經(jīng)辦發(fā)行擔當負責登記發(fā)放;其次、三階跨單位之文件制定、修訂，由主辦及相關單位人員或指定之人員以各類文件之標準格式擬案后，依照本程序編號規(guī)章進展編號并經(jīng)體系工程師審核，再依〈文件審核權責表〉送審查及核準單位核準后，以<文件申請單>申請總經(jīng)辦發(fā)行實施。文件修訂：原有文件內(nèi)容中有增加內(nèi)容假設刪除內(nèi)容時都定義為改版修訂，修訂內(nèi)容由各相應單位指定專人進展修改，由單位主管審核和核準后，由修改單位填寫<文件申請單>，經(jīng)治理者代表審批后,交總經(jīng)辦由依<文件申請單>發(fā)行。A0→A1→A2→A3→A4，修訂超過四次后，跳版英文字母如下：B0→B1→B2→B3→B4(如此類推)。第四階文件版本:版次修訂:在原表單編號后加流水號例如：XXQA-FR001→XXQA-FR001A0A1→A2→A3…以此類AXX假設有幾張附件-1→-2→-3…以此類推。.但手改文件原制作單20個工作日內(nèi)申請發(fā)行版。作廢文件時需填寫<文件申請單>，由治理者代表批準，總經(jīng)辦按<文件分發(fā)/回收記錄表>。文件銷毀依照《記錄治理程序》執(zhí)行。文件發(fā)行、回收：經(jīng)核準后之文件與資料，由總經(jīng)辦以E-Mail知會各單位，正本于總經(jīng)辦留存，電子檔公ISOISO名目下，總經(jīng)辦處發(fā)行一份紙檔，各單位依據(jù)本單位需求向總經(jīng)辦提出文件申請。 行影印或請購印制；如表單發(fā)行版時，依<文件申請單>上說明實施。 各單位臨時發(fā)行之文件資料需入總經(jīng)辦時，以<文件申請單>錄，并加蓋<臨時文件>章后依申請單位要求份數(shù)分發(fā),后續(xù)如沒有正式文件發(fā)行，此臨時發(fā)行之文件保存一個月后自動廢止。 可入總經(jīng)辦。文件治理、登錄／歸檔：<文件申請單>，送審核治理代表核準后，向總經(jīng)辦申請補發(fā)，并繳回舊文件(遺失免繳)。舊版文件或過期失效需作廢之文件由總經(jīng)辦DCC收回蓋「作廢文件」章作廢，圖檔SOP等制造文件予以銷毀，各單位和個人都不得保存已失效或過期的文件，全部作廢文件的正本由總經(jīng)辦DCC予以保存并標識「參考文件」章；不得作為作業(yè)之依據(jù)，保存期限三年以內(nèi)，回收的影印副本銷毀。/程序/細則/“文件申請單”DCC處領取相應份數(shù)的相應文件，總經(jīng)辦DCC加蓋外來文件章始可帶出廠外，但僅限對外使用。制造類文件申請對外供給時，總經(jīng)辦DCC需將發(fā)行的文件登錄在<文件分發(fā)/回收記錄表>上由獲知單位或廠方代表簽收.改版時由權責單位主動更。DCC申請增發(fā).公“附件四”印章之文件復印件，一經(jīng)覺察，由質量部收回，并追究其責任。任何人不得在受控文件上亂涂亂畫，不得私自外借，確保文件的清楚、干凈和完好。各單位必需以文件專用檔案夾保藏發(fā)行文件，以利翻閱查詢并設定保管人員負責保管發(fā)行文DCC不定期對各單位查核保管文件之正確性，全公司之各級主管應負責督導文件之推行。文件發(fā)行蓋受控文件章于每頁文件空白位置。特別作業(yè)按以下辦理：客戶原圖作業(yè)：后登錄后入總經(jīng)辦DCC.總經(jīng)辦DCC加蓋文件管制章在<文件分發(fā)/回收記錄表>上登記后作分發(fā)需要的部門〔課室，電子檔要保存到開發(fā)部，技術性文件要保密不行外泄?！缚蛻粼瓐D」不行涂改或損毀，并保持其完整性?？蛻粼瓐D如系感熱紙時，則需拷備治理之。制造工程圖作業(yè)：接獲客戶圖面后，須加蓋「外來文件」并由開發(fā)部審查、開發(fā)部長核準后入總經(jīng)辦DCC.總DCC加蓋文件管制章在<文件分發(fā)/回收記錄表>上登記后作分發(fā)?！啊帷癉CC需將接收圖面建立清單，便于后續(xù)查找核對。收發(fā)治理：收客戶圖面件依5.6.2.1辦理。收到之訂單、聯(lián)絡單或其它文件等件,由收文者分發(fā)相關單位。外來文件作業(yè)：各單位接收到的外部文件，供給電子檔給總經(jīng)辦DCC存檔，加蓋「外來文件」章，并登錄于<外來文件一覽表>中治理。DCCPDF檔轉發(fā)給相關單位下，由各責任單位自行更相應標準及標準。電子媒體之把握：文件經(jīng)發(fā)行程序完成后由總經(jīng)辦DCC整理，并建立文件名目以供查詢。之表單亦在申請核準后更名目。DCC應對公司內(nèi)部網(wǎng)絡上之資料與留存之記錄予以定期備份及更，重點如下:A.定期備份及更:每月一次；B.不定期備份及更:遇有大量文件變更或系統(tǒng)需求者；C.總經(jīng)辦DCC應設定適當之治理權限以預防資料被修改，除非主管授權，原則上各資料之變動權僅開放給資料維持人員，其它人員一律僅能只讀。文件生效(公布)同時，總經(jīng)辦DCC應以E-MAIL或其它內(nèi)部溝通方式知會各單位，相關人員均有了解之責任。留意事項:公司資料屬于公司機密文件，任何人員不行私自拷貝帶出公司，假設有覺察依據(jù)情節(jié)輕重進展懲罰，嚴峻者公司進展上訴，懇求法律制裁。對已發(fā)行的文件由總經(jīng)辦DCC每半年定期對各單位的文件版本做點檢，特別狀況除外。相關表單XXQA-FR001文件申請單XXXX-FR002設計、工程變更通知單〔ECN〕XXQA-FR002文件發(fā)行/回收記錄表8.7XXQA-FR003外來文件一覽表附件:文件審核權責表 附件一文件申請流程圖 附件二文件名稱質量手冊程序文件三階文件文件名稱質量手冊程序文件三階文件制作單位審查者質量部核準者總經(jīng)理各單位各單位治理代表部門主管治理者代表部門授權者部門主管4.檢驗標準質量部部門授權者部門主管5.作業(yè)指導書開發(fā)部部門授權者部門主管6.公司治理制度總經(jīng)辦部門授