資料室管理規(guī)定

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小區(qū)物業(yè)管理處資料室管理規(guī)定管理處收發(fā)文件、資料實(shí)行集中收集、統(tǒng)一管理,由資料室進(jìn)行科學(xué)的分類整理,確保文件、資料、檔案的完好、平安,便于查找、借閱,特制定以下規(guī)定:

1、資料室除資料管理員以外,其他人士未經(jīng)允許不得入內(nèi);2、資料室鑰匙由資料管理員、掌握中心各持一套,行政后勤主辦持資料室門鑰匙一把,其他人員不得持有資料室鑰匙;3、資料室內(nèi)存放的物品須放置在合理的位置,資料室管理員須定期對(duì)文件、資料、物品進(jìn)行整理,保持室內(nèi)環(huán)境潔凈、干凈;

4、任何人不得在室內(nèi)吸煙、亂丟紙屑,吃東西等;

5、資料管理員下班后要將全部文件柜及資料室門上鎖,避開文件、資料及物品遺失;

6、文件、資料本著便于查找、借閱的原則,分類擺放,標(biāo)識(shí)清楚、明顯;

7、任何人員到資料室借閱文件,須由資料室管理員負(fù)責(zé)查找供應(yīng),其他人員不得自行取閱,文件資料須經(jīng)經(jīng)理或經(jīng)理授權(quán)人批準(zhǔn)后,方可借閱。

8、資料員負(fù)責(zé)督促借閱人準(zhǔn)時(shí)歸還文件或資料,檢查歸還文件、資料是否與借出文件內(nèi)容相符,并登記歸還人及歸還時(shí)間等,歸還的文件、資料要準(zhǔn)時(shí)歸檔;

9、屬保密級(jí)文件要妥當(dāng)保管,不得放于桌面或抽屜內(nèi),不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),其他人員不得翻看、借閱,不得復(fù)印和帶離資料室。

10、文件、資料要定期歸檔,對(duì)過期文件、資料經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,按批準(zhǔn)看法進(jìn)行報(bào)廢、銷毀等處理;

11、對(duì)破損、裝訂不堅(jiān)固的文件、資料要準(zhǔn)時(shí)修補(bǔ),并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施,以防檔案損壞,確保檔案的完好;

12、使用復(fù)印機(jī)、打印機(jī)時(shí),留意節(jié)省本錢,杜絕鋪張行為,并自覺做好登記。

資料室管理規(guī)定方法

檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,依據(jù)分類法,編制分類名目;依據(jù)需要編制專題名目,完善檢索工具,以便于查找,來看下面:

檔案保管制度

一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、供應(yīng)利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定,確保其完好、系統(tǒng)和平安。

二、檔案按檔號(hào)排放,檔案柜編挨次號(hào),庫(kù)房?jī)?nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

三、借出的檔案須按時(shí)歸還,利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。

四、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責(zé)任。

五、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

六、做好庫(kù)房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

七、每學(xué)期開學(xué)初對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn),發(fā)覺問題準(zhǔn)時(shí)處理。

檔案保密制度

一、高度熟悉檔案保密工作的重要性,嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。

二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料,須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),必要時(shí)報(bào)請(qǐng)有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。

查閱時(shí)須嚴(yán)格履行登記手續(xù),注明查閱目的和內(nèi)容。

三、未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。

四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的,須妥當(dāng)保管,用后銷毀,如發(fā)生涉密問題,后果由利用者負(fù)責(zé)。

五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料,須交由學(xué)校集中銷毀。

六、在校保密委員會(huì)的指導(dǎo)下,做好檔案密級(jí)變更和解密工作。

七、檔案館工作人員或利用者,如有違背保密規(guī)定的,視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。

檔案利用制度

一、查閱利用本館開放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學(xué)歷證書)等有效證件,同時(shí)填寫查閱登記表;受他人托付者,還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及托付查閱申請(qǐng)書。

二、查閱重要的或密級(jí)檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案,須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);查閱寶貴檔案時(shí),以復(fù)印件代替原件利用。

三、檔案、資料一般不外借。

確因工作需要外借的,除出具所在單位證明外,須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理外借手續(xù)(限5天內(nèi)歸還);若續(xù)借,需辦續(xù)借手續(xù)。

四、供應(yīng)利用檔案時(shí),按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。

五、外國(guó)組織和人員利用開放檔案、資料,按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。

六、查閱利用檔案時(shí)不得隨便涂改、拆卷或損毀。

本室工作人員對(duì)違規(guī)者,有權(quán)賜予勸說、責(zé)令賠償或其它處置,直至追究法律責(zé)任。

七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán),任何單位、個(gè)人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。

檔案室人員崗位職責(zé)

一、主動(dòng)宣揚(yáng)和國(guó)家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。

二、遵守各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。

三、維護(hù)檔案的完好、系統(tǒng)和平安,定期檢查檔案保管狀況,改良檔案愛護(hù)技術(shù),嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密。

四、主動(dòng)開展詢問服務(wù);熱忱接待檔案利用者,快速、精確供應(yīng)所需檔案和資料。

五、深化基層,開展對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。

檔案鑒定制度

一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下,由校辦、檔案室及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人與負(fù)責(zé)該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組,根據(jù)分工,個(gè)人初鑒、集體審查,詳細(xì)工作由檔案室組織。

二、對(duì)在整理的歸檔材料,要以全面的、歷史的和進(jìn)展的觀點(diǎn)鑒定其價(jià)值,精確把握歸檔范圍和保管權(quán)限,有異議時(shí)由鑒定組裁定。

三、檔案到達(dá)開放期,由鑒定組作出是否向社會(huì)開放的確定。

四、檔案保密期滿,由鑒定組作出是否變更密級(jí)或解密的確定。

五、檔案存留期滿,由鑒定組提出銷毀或延長(zhǎng)保管期限的看法,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可存、毀。

六、銷毀檔案前登記造冊(cè)(注明題名、數(shù)量、鑒定時(shí)間、參與鑒定人員);銷毀時(shí)由3人執(zhí)行;事后在清冊(cè)上注明銷毀日期并簽字;清冊(cè)歸檔。

平安與消防制度

一、庫(kù)房重地,非本室工作人員不得擅入。

二、嚴(yán)禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進(jìn)室。

三、做好平安巡查工作,下班時(shí)關(guān)好水電、鎖好門窗。

四、檔案工作人員應(yīng)熟識(shí)消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作,使之牢靠有效。

五、發(fā)生火警、火災(zāi)要快速報(bào)告,并全力撲救。

項(xiàng)目管理處資料室管理規(guī)定

項(xiàng)目管理處資料室管理規(guī)定

一、目的妥當(dāng)保管管理處全部資料,以確保相關(guān)資料、質(zhì)量記錄保管的完好、有效,便于查找和借閱。

二、適用范圍適用于____物業(yè)管理處。

三、職責(zé)

3.1部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督資料的保管工作。

3.2資料管理員負(fù)責(zé)管理處全部資料的存放及分類歸檔工作。

3.3各主管/主辦負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)各類質(zhì)量記錄表格的完好與收集工作。

四、方法與過程掌握

4.1管理處收發(fā)文件和資料實(shí)行各辦公現(xiàn)場(chǎng)集中收集、資料管理員統(tǒng)一管理的原則。

4.2資料保管須依據(jù)公司的《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》、《迎檢名目》和體系文件要求進(jìn)行資料的分類歸檔和整理。

4.3資料柜須標(biāo)識(shí)清楚、明顯,以便于查找,并確保文件、資料、檔案的完好和平安。

4.4資料柜鑰匙由資料管理員和掌握中心各持一套,其他人員不得持有資料柜鑰匙。

4.5資料管理員下班后要將全部資料柜上鎖,避開文件、資料及物品遺失。

4.6任何人員借閱文件,須由資料管理員負(fù)責(zé)查找和供應(yīng),其他人員不得自行取閱,文件資料須經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理授權(quán)人批準(zhǔn)后,方可借閱。

4.7借閱者須在準(zhǔn)時(shí)歸還所借資料,資料員負(fù)責(zé)催促借閱人歸還文件或資料,檢查歸還文件、資料是否與借出文件內(nèi)容相符,并登記歸還人及歸還時(shí)間等,歸還的文件、資料要準(zhǔn)時(shí)歸檔。

4.8屬公司和管理處保密級(jí)文件須妥當(dāng)保管,不得放于桌面或抽屜內(nèi),不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),其他人員不得翻看、借閱,不得復(fù)印和帶離資料室。

4.9文件、資料須依據(jù)體系文件定期歸檔,對(duì)過期文件和資料經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,按填寫《質(zhì)量記錄存儲(chǔ)清單》相應(yīng)欄目進(jìn)行報(bào)廢和銷毀處理。

4.10資料管理員須定期對(duì)文件、資料、物品進(jìn)行整理,保持環(huán)境潔凈、干凈;對(duì)破損、裝訂不堅(jiān)固的文件、資料,須準(zhǔn)時(shí)修補(bǔ),并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施,以防檔案損壞,確保檔案的完好。

5.質(zhì)量記錄表格《借閱登記表》《文件資料存儲(chǔ)清單》

x小區(qū)物業(yè)管理處資料室管理規(guī)定

小區(qū)物業(yè)管理處資料室管理規(guī)定

管理處收發(fā)文件、資料實(shí)行集中收集、統(tǒng)一管理,由資料室進(jìn)行科學(xué)的分類整理,確保文件、資料、檔案的完好、平安,便于查找、借閱,特制定以下規(guī)定:

1、資料室除資料管理員以外,其他人士未經(jīng)允許不得入內(nèi);

2、資料室鑰匙由資料管理員、掌握中心各持一套,行政后勤主辦持資料室門鑰匙一把,其他人員不得持有資料室鑰匙;

3、資料室內(nèi)存放的物品須放置在合理的位置,資料室管理員須定期對(duì)文件、資料、物品進(jìn)行整理,保持室內(nèi)環(huán)境潔凈、干凈;

4、任何人不得在室內(nèi)吸煙、亂丟紙屑,吃東西等;

5、資料管理員下班后要將全部文件柜及資料室門上鎖,避開文件、資料及物品遺失;

6、文件、資料本著便于查找、借閱的原則,分類擺放,標(biāo)識(shí)清楚、明顯;

7、任何人員到資料室借閱文件,須由資料室管理員負(fù)責(zé)查找供應(yīng),其他人員不得自行取閱,文件資料須經(jīng)經(jīng)理或經(jīng)理授權(quán)人批準(zhǔn)后,方可借閱。

8、資料員負(fù)責(zé)督促借閱人準(zhǔn)時(shí)歸還文件或資料,檢查歸還文件、資料是否與借出文件內(nèi)容相符,并登記歸還人及歸還時(shí)間等,歸還的文件、資料要準(zhǔn)時(shí)歸檔;

9、屬保密級(jí)文件要妥當(dāng)保管,不得放于桌面或抽屜內(nèi),不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),其他人員不得翻看、借閱,不得復(fù)印和帶離資料室。

10、文件、資料要定期歸檔,對(duì)過期文件、資料經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,按批準(zhǔn)看法進(jìn)行報(bào)廢、銷毀等處理;

11、對(duì)破損、裝訂不堅(jiān)固的文件、資料要準(zhǔn)時(shí)修補(bǔ),并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施,以防檔案損壞,確保檔案的完好;

12、使用復(fù)印機(jī)、打印機(jī)時(shí),留意節(jié)省本錢,杜絕鋪張行為,并自覺做好登記。

n項(xiàng)目管理處資料室管理規(guī)定

項(xiàng)目管理處資料室管理規(guī)定

一、目的

妥當(dāng)保管管理處全部資料,以確保相關(guān)資料、質(zhì)量記錄保管的完好、有效,便于查找和借閱。

二、適用范圍

適用于**物業(yè)管理處。

三、職責(zé)

3.1部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督資料的保管工作。

3.2資料管理員負(fù)責(zé)管理處全部資料的存放及分類歸檔工作。

3.3各主管/主辦負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)各類質(zhì)量記錄表格的完好與收集工作。

四、方法與過程掌握

4.1管理處收發(fā)文件和資料實(shí)行各辦公現(xiàn)場(chǎng)集中收集、資料管理員統(tǒng)一管理的原則。

4.2資料保管須依據(jù)公司的《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》、《迎檢名目》和體系文件要求進(jìn)行資料的分類歸檔和整理。

4.3資料柜須標(biāo)識(shí)清楚、明顯,以便于查找,并確保文件、資料、檔案的完好和平安。

4.4資料柜鑰匙由資料管理員和掌握中心各持一套,其他人員不得持有資料柜鑰匙。

4.5資料管理員下班后要將全部資料柜上鎖,避開文件、資料及物品遺失。

4.6任何人員借閱文件,須由資料管理員負(fù)責(zé)查找和供應(yīng),其他人員不得自行取閱,文件資料須經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理授權(quán)人批準(zhǔn)后,方可借閱。

4.7借閱者須在準(zhǔn)時(shí)歸還所借資料,資料員負(fù)責(zé)催促借閱人歸還文件或資料,檢查歸還文件、資料是否與借出文件內(nèi)容相符,并登記歸還人及歸還時(shí)間等,歸還的文件、資料要準(zhǔn)時(shí)歸檔。

4.8屬公司和管理處保密級(jí)文件須妥當(dāng)保管,不得放于桌