機(jī)要文檔管理員職責(zé)

機(jī)要文檔管理員職責(zé)

機(jī)要文檔管理員職責(zé)

職責(zé)范圍：

1、協(xié)助經(jīng)理日常工作

2、監(jiān)督各處計(jì)劃完成狀況

3、建立、歸檔資料

工作內(nèi)容：

1、建立住戶檔案，做好住戶的驗(yàn)房、入住、車輛、寵物及常住人員的檔案。

2、建立部門的人員檔案，辦公用品、勞保用品的管理。

3、客戶、公司內(nèi)部上、下行文件的草擬、發(fā)放、收檔、復(fù)印、打印工作。

4、部門各處的崗位責(zé)任，工作程序、標(biāo)準(zhǔn)、控制表格的歸檔和整理。

5、特別管理維修處的設(shè)備檔案和臺(tái)帳。

6、建立公司的鑰匙柜，嚴(yán)格執(zhí)行鑰匙的發(fā)放、回歸程序。

7、協(xié)助部門主管檢查本部的工作計(jì)劃落實(shí)情況。

8、整理本部門每月、每年的收入和支出狀況。

9、協(xié)助總務(wù)建立固定資產(chǎn)，辦公用品及易耗物品帳目，對(duì)以上物品的進(jìn)、耗、轉(zhuǎn)、存、報(bào)廢進(jìn)行憑證處理和電腦化制度比較。

10、每月匯總盤點(diǎn)和制表提供數(shù)據(jù)給部門經(jīng)理。

11、保護(hù)客人隱私

篇2：文檔著錄格式規(guī)范

文檔著錄格式規(guī)范

本規(guī)范適用于以word為工具著錄的各類文字、文檔，其他部門、其他適宜參照的著錄作品可以參照?qǐng)?zhí)行。

1、紙張

1.1文檔除特殊要求外，應(yīng)當(dāng)采用A4紙張，其大小為210mm×297mm，是否打印均將頁面設(shè)置為上2.54cm，下2.54cm；左3.17cm，右3.17cm。

1.2正式成文的文檔應(yīng)當(dāng)單面打印。

1.3超過1頁的文檔應(yīng)當(dāng)裝訂，訂書釘釘在紙張左上角。裝訂時(shí)不得影響閱讀文檔內(nèi)的內(nèi)容。超過30頁的文檔應(yīng)當(dāng)裝訂2只及其以上訂書釘，裝訂線距正文2cm，裝訂于文檔的左側(cè)。

1.4超過10頁，具有3個(gè)以上一級(jí)目錄的文檔，應(yīng)當(dāng)在文檔前加封面。

2、封面

2.1封面文字應(yīng)當(dāng)居于紙張中部，中部是指左上角與右下角的對(duì)角線的位置。

2.2當(dāng)文字超過紙張時(shí)，應(yīng)當(dāng)分成兩行。但不得影響文字的基本內(nèi)容。

2.3封面包括以下內(nèi)容：

2.3.1文檔名稱。采用黑體二號(hào)字。

2.3.2。采用楷體四號(hào)字。位于文檔名稱下方，居中。

2.3.3單位或時(shí)間。采用宋體四號(hào)字，位于封面最下端，居中。

3、目錄

3.1具有5項(xiàng)單獨(dú)一級(jí)標(biāo)題的文檔或超過30頁的文檔應(yīng)當(dāng)在正文前附加目錄。

3.2目錄最多分為三級(jí)。超過三級(jí)的目錄不予著錄。

3.3目錄按照word插入引用工具欄中的規(guī)范格式編制，應(yīng)當(dāng)選用“正式”格式。除特殊要求外，不使用古典、優(yōu)雅、簡(jiǎn)單等格式。

3.4目錄中的頁碼應(yīng)保持最新，不得與頁碼不對(duì)稱。

4、標(biāo)題

4.1文檔應(yīng)當(dāng)具有標(biāo)題，標(biāo)題能反映全文內(nèi)容。

4.2無封面的文檔，其標(biāo)題位于紙張最上端，居中，黑體四號(hào)字，與正文之間空一格。

5、正文

5.1正文分為以下三種格式：

5.1.1上呈文件：采用仿宋字體，四號(hào)，標(biāo)題加粗。文字間距段前、段后間距0行。行距固定值30磅。

5.1.2普通文件：采用宋體，五號(hào)，標(biāo)題加粗。文字間距段前、段后間距0行。行距固定值19磅。

5.1.3特殊文檔：具有特殊要求的文檔根據(jù)特殊要求著錄。

6、正文內(nèi)部標(biāo)題

6.1正文的全部標(biāo)題層次應(yīng)整齊清晰，相同的層次應(yīng)采用統(tǒng)一的字體表示。

6.2正文內(nèi)部標(biāo)題分為一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)、四級(jí)目錄，層次間關(guān)系如下：

一（一級(jí)標(biāo)題，黑體五號(hào)字，加粗，與其下方的正文空一格，頂格）

（一）（二級(jí)標(biāo)題，仿宋體五號(hào)字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進(jìn)2字符）

1、（三級(jí)標(biāo)題，TimesNewRoman五號(hào)字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進(jìn)2字符）

（1）（四級(jí)標(biāo)題，TimesNewRoman五號(hào)字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進(jìn)2字符）

1）（五級(jí)標(biāo)題，TimesNewRoman五號(hào)字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進(jìn)2字符）

也可按照以下層次編輯：

1.1（一級(jí)標(biāo)題，TimesNewRoman五號(hào)字，加粗，與其下方的正文空一格，頂格）

1.1.1（二級(jí)標(biāo)題，TimesNewRoman五號(hào)字，加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進(jìn)2字符）

（三級(jí)標(biāo)題，TimesNewRoman五號(hào)字，加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進(jìn)2字符）

（1）（四級(jí)標(biāo)題，TimesNewRoman五號(hào)字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進(jìn)2字符）

1）（五級(jí)標(biāo)題，TimesNewRoman五號(hào)字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進(jìn)2字符）。

6.3有章節(jié)的文檔應(yīng)當(dāng)按照章節(jié)秩序著錄。格式如下：

第一章（章名，參見本規(guī)范第4.條規(guī)定著錄）

第一節(jié)（節(jié)名，參見本規(guī)范第4條規(guī)定著錄）

一（一級(jí)標(biāo)題，黑體五號(hào)字，加粗，與其下方的正文空一格，頂格）

（一）（二級(jí)標(biāo)題，仿宋體五號(hào)字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進(jìn)2字符）

1、（三級(jí)標(biāo)題，TimesNewRoman五號(hào)字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進(jìn)2字符）

（1）（四級(jí)標(biāo)題，TimesNewRoman五號(hào)字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進(jìn)2字符）

1）（五級(jí)標(biāo)題，TimesNewRoman五號(hào)字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進(jìn)2字符）

7英文與數(shù)字

7.1文檔內(nèi)所有英文與數(shù)字均應(yīng)采用TimesNewRoman字體。

7.2英文著錄應(yīng)當(dāng)符合英文語言習(xí)慣。

7.3除特殊要求外，應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字。

8、頁眉及頁碼

8.1超過30頁的文檔應(yīng)當(dāng)著錄頁眉及頁碼，采用宋體小五號(hào)宋體居中。

8.2頁碼從正文開始在頁腳按阿拉伯?dāng)?shù)字（TimesNewRoman小五號(hào)字）連續(xù)編排，居中書寫。

9、圖、表、公式

9.1圖要求：要精選、簡(jiǎn)明，切忌與表及文字表述重復(fù)；圖中術(shù)語、符號(hào)、單位等應(yīng)同文字表述一致；圖序及圖名居中置于圖的下方，.用五號(hào)字宋體。

9.2表要求：表中參數(shù)應(yīng)標(biāo)明量和單位的符號(hào)；表序及表名置于表的上方；表序、表名和表內(nèi)內(nèi)容采用應(yīng)比正文字體小一號(hào)。

9.3公式要求：編號(hào)用括號(hào)括起寫在右邊行末，其間不加虛線。公式中的英文字母和數(shù)字可以采用默認(rèn)的字體和字號(hào)。

9.4圖、表與正文之間要有一行的間距，公式與正文之間不需空行；文中的圖、表、附注、公式一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字分章編號(hào)。如：圖2-5，表3-2，公式（5-1）（“公式”兩個(gè)字不要寫上）等。若圖或表中有附注，采用英文小寫字母順序編號(hào)。

10、量和單位

10.1要嚴(yán)格執(zhí)行GB3100-3102：93有關(guān)量

和單位的規(guī)定（具體要求請(qǐng)參閱《常用量和單位》，計(jì)量出版社，1996）；物理量用斜體，單位用正體。

10.2單位名稱的書寫，可以采用國際通用符號(hào)，也可以用中文名稱，但全文應(yīng)統(tǒng)一，不要兩種混用。

11、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

11.1注意中英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的區(qū)別，不能混用。除特殊要求外，不采用英文標(biāo)點(diǎn)。

附錄：中英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的區(qū)別。

中文逗號(hào)：，英文逗號(hào)：,

中文句號(hào)：。英文句號(hào)：.

中文引號(hào)：“”英文引號(hào)：“”

12、文件名

12.1已經(jīng)成稿的文檔，應(yīng)當(dāng)書寫與標(biāo)題一致的文件名。按照以下格式：

*******************（****年**月*