財務支付管理制度

財務支付管理制度第一章總則第一條編制依據(jù)與目的為適應綜合物業(yè)公司（以下簡稱“公司”）經(jīng)營管理的需要，促進公司財務支付工作的規(guī)范化，加強財務控制與監(jiān)督，依據(jù)《XXXX公司借款和費用報銷管理制度》、《關于境內(nèi)差旅費、禮品費、招待費報銷事項的補充規(guī)定》等相關制度，并結(jié)合綜合物業(yè)公司業(yè)務特點進行編制。第二條財務支付審批權限按照《XXXX綜合物業(yè)公司財務審批權限規(guī)定》執(zhí)行。第三條財務審批中各部門及人員職責.經(jīng)辦人職責：根據(jù)公司各項規(guī)定辦理經(jīng)辦業(yè)務費用支出，在過程中自覺控制、壓縮費用支出，提供記載費用真實發(fā)生的合法、有效單據(jù)，按本規(guī)定履行審批程序并提供審批記錄，對單據(jù)的真實性、審批程序記錄的真實性負責。.部門負責人職責：在部門工作安排中主動控制、壓縮費用支出，對本部門的各項費用支出的必要性、合理性負責。.分管副總經(jīng)理：審批分管部門的費用支出，確認這些費用支出的必要性、合理性，對分管部門總體費用支出水平的合理性負責。.項目經(jīng)理職責：在項目工作安排中主動控制、壓縮費用支出，對授權范圍內(nèi)的本項目的各項費用的必要性、合理性負責。5.項目執(zhí)行總經(jīng)理職責：在項目工作安排中主動控制、壓縮費2、預算范圍內(nèi)，如低值易耗品項目發(fā)生變動，與預算名稱不符，應出具書面報告報簽字授權人審批。3、購買小家電類低值易耗品，報銷時要出具分管副總確認的用途說明方可報賬。4、需購置低值易耗品時，填寫“采購申請報告”，報授權簽字人審批，行政人員填寫《借款單》，隨“采購申請報告”一同交由財務部門審核后付款。購回后經(jīng)相關責任人驗收簽字、填具“低值易耗物品辦理單”后并附“采購申請報告”方可辦理報銷手續(xù)。第十九條報刊雜志費報刊雜志經(jīng)總經(jīng)理批準，由行政人員統(tǒng)一征訂。第二十條.市內(nèi)交通費1、因公乘坐出租車應首選經(jīng)濟型車。2、如晚上加班，20時前的出租車票原則上不予報銷。3、車票時間超過60天不許報銷。4、報銷時須填具“出租汽車票報銷清單”，寫清楚事由和地5、公司財務定期檢查市內(nèi)交通費報銷情況，對虛假行為通報處分。正常工作時間內(nèi)，因公發(fā)生的市內(nèi)交通費實報實銷。第二十一條..移動通訊費1、手機一律自購，由財務部門按批準的額度統(tǒng)一交納通話費,新增員工在入職的第二個月增加預算。非公司代繳的手機號碼，每月可按額度的70%金額提供相應發(fā)票報銷。2、凡公司報銷話費的員工，其移動電話必須在早8點至晚12點處于待機狀態(tài)（會議除外），公司將對待機狀態(tài)進行抽查，發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定者，當月話費不予報銷。移動通訊費標準（報銷最高限額），具體執(zhí)行時以經(jīng)總經(jīng)理審批的手機額度表為準。其中：公司總經(jīng)理XXX元/人.月；副總經(jīng)理、總監(jiān)、項目執(zhí)行總經(jīng)理：XXX元/月；部門經(jīng)理：XXX元/月；專業(yè)技術人員：XXX元/月；其它員工：XX元/月。第二十二條汽車費用和租車費1、僅指公司自身的汽車費用和租用車輛的費用，由公司行政人員統(tǒng)一組織安排。2、油料費、停車費、修理費、過路過橋費等日常費用，由經(jīng)辦人填制“報銷單”，經(jīng)授權簽字人審批，財務審核后實報實銷。3、司機違犯交通規(guī)則或工作失職而發(fā)生的修理費扣除應由保險公司賠償?shù)牟糠趾笥伤緳C本人承擔；因司機個人工作失職造成的違章停車、違章駕駛、未及時年審等罰款費用由司機個人承擔。第二十三條會議費、培訓費1、公司內(nèi)會議原則上在公司內(nèi)會議室或會議中心舉行。會議應做好會議方案，作為借款、報賬的附件并報授權簽字人批準。2、組織參加外部會議、外部培訓的，須出具書面報告和邀請函，在書面報告中還須有對參加外部會議、外部培訓的必要性和與工作的相關性的評價。3、員工外出培訓、參加會議期間，不享受出差補貼。第二十四條法律及專業(yè)咨詢費須簽署法律及專業(yè)咨詢服務合同并按合同報批及報銷流程規(guī)定執(zhí)行。第二十五條會員費會員費是因公司發(fā)展需要，加入的協(xié)會、學會及社會團體所發(fā)生的會員費。申請人應明確提供專業(yè)機構(gòu)名稱、所獲得的專業(yè)證書，支付會員費的相關表格和付款發(fā)票。第二十六條專家顧問費一個月以上的長期合同按合同報批流程規(guī)定執(zhí)行，聘請臨時顧問以書面形式報公司總經(jīng)理審批。原則上金額XXXX元以上須以合同形式進行約定。付給個人的專家顧問費，應同時代扣代繳個人所得稅。第二十七條勞務費與項目傭金已簽訂勞務合同的，按合同條款執(zhí)行，未簽訂合同的臨時支付按相應的審批權限審批；付給個人的勞務費，應同時代扣代繳個人所得稅。各公司（項目）發(fā)放經(jīng)批準的項目傭金時，采用貨幣方式統(tǒng)一辦理，各公司依法履行個人所得稅代扣代繳義務。第二十八條工薪及職工福利公司為員工支付薪酬、代扣代繳個人所得稅，按月繳納社會保險（包括住房公積金、養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險）；財務執(zhí)行公司規(guī)定的福利開支標準按月計提，據(jù)實結(jié)算。第二十九條員工福利/活動費用于部門集體活動、跨部門交流、員工的生日、節(jié)日、郊游、娛樂、體育活動、看望生病員工等項目的福利活動開支。員工福利費是用于部門集體的專項經(jīng)費，不是個人福利。員工福利及活動費的支付標準為最高XXX元/人.年。第三十條加班餐費超時工作及假期加班時的餐費支出，要求在加班地點就近就餐。加班餐標準為最高XX元/人/次。第三H■■一^條員工培訓費員工參加外部組織的專業(yè)技能等培訓所發(fā)生的費用，包括：資料費、講課費等相關費用，含培訓期間發(fā)生的差旅費，借款/報銷時附培訓通知。培訓費用預算按以下類別制定：基礎性培訓：xxx元/人/年（用于崗位專業(yè)書刊、資料、電子出版物及專業(yè)資格繼續(xù)教育培訓等）；綜合專業(yè)技能培訓：各部門單獨安排，按財務審批權限履行審批；文化建設培訓：公司統(tǒng)一組織的培訓，由負責部門統(tǒng)籌安排。第三十二條物業(yè)管理費指支付租用辦公大樓的物業(yè)管理費、環(huán)境保潔費、辦公環(huán)境租擺費等，此項工作由公司行政部統(tǒng)一組織安排，費用按各部門使用面積分攤。第三十三條日常營運費用的分攤.需要分攤的日常營運費用包括：辦公室供應、員工餐費等，每月結(jié)算后由主辦部門分攤至各部門。.以上費用原則上由公司相關職能部門統(tǒng)一辦理及報銷，如有特殊情況不能由職能部門統(tǒng)一辦理的，相關規(guī)定請參照本制度對各項費用的詳細說明。.根據(jù)各部門費用發(fā)生情況作《費用分攤表》，作為該費用報銷的附件之一，按相關報銷及審批程序到財務部辦理報銷，由財務部按費用分攤表將費用分攤到各攤?cè)氩块T，各攤?cè)氩块T對本部門的費用如有疑問，請于兩個月內(nèi)到相關攤出部門查詢。第五章業(yè)務性費用的管理第三十四條本章涉及的付款包括市場發(fā)展費用支出、房屋的維修改造支出、項目開發(fā)費用支出等。第三十五條房屋維修及改良支出指日常房屋裝修、維修，此項工作由公司項目執(zhí)行總經(jīng)理統(tǒng)一組織，相關業(yè)務部門給予技術支持并專業(yè)把關，委托外單位進行裝修、維修時必須以合同形式進行規(guī)范。第三十六條土地款的管理.業(yè)務發(fā)展部組織，投資管理部與財務部門參與，共同測算項目的資金需求，在項目的可行性基本確定后，做出資金籌集、使用計劃報告并附上項目可行性研究報告上報總公司，總公司審批后，由財務部門進行資金籌集、準備。.用款部門指定專人向財務部提供真實賬號等收款單位信息；未中標的保證金在規(guī)定期限內(nèi)轉(zhuǎn)回公司指定賬號。第三十七條業(yè)務性費用的管理各項目/部門應根據(jù)合同的約定合理安排支付，合同付款應附《合同付款申請》并按流程進行審批。1、合同類支付常規(guī)的付款依據(jù)包括：（1）審批后的《三個月資金計劃表》；（2）與合作方共同簽訂的合同或補充合同；（3）合作方提交的《付款申請表》；（4）審批后的《合同（報告）付款單》及支出憑單；（5）合作方開具的合法的發(fā)票2、特殊事項的付款依據(jù)（1）各項目對外采購一般應堅持驗貨付款原則。（2）合同履約中的付款依據(jù)，工程類費用合同，在以上基礎上增加提供監(jiān)理單位簽字的工程進度（造價審核）說明；其他類合同在以上基礎上提供相應的工作結(jié)果以及其他合同約定的條件滿足的文件。（3）合同履約完成后的付款依據(jù)，在以上基礎上增加提供轉(zhuǎn)簽完成的《合同評審表》，工程類合同提供雙方簽字蓋章的《結(jié)算表》；（4）對于保修期滿的合同付款時需在以上基礎上增加提供《工程質(zhì)保期后評審報表》。（5）履約保證金、預付款支付的處理原則履約保證金、預付款的支付，根據(jù)合同及雙方約定，由合作方在《付款申請表》中一并提出，合同主辦部門在《合同（報告）付款單》中注明，相關專業(yè)負責人審核和財務審批權人審批后，財務最后進行付款；我方有預付款的，一般要對方先出具保函。(6)未按合同約定付款的處理原則在資金有限時，如果由于我方?jīng)]有按合同約定的時間足額支付時，在填報《合同(報告)付款單》中將審批金額填為實際支付金額，并進行說明，以確保及時審批。3、非合同類業(yè)務性費用支付規(guī)定對于非合同付款，應該提供相關通知文件報告等計算依據(jù)。4、不予付款的情況(1)經(jīng)濟業(yè)務要求簽訂合同但沒有簽訂的；(2)標的質(zhì)量評審不合格；(3)工程量、工程價未經(jīng)驗收核實或無計算依據(jù)。第三十八條各項經(jīng)營性退款支付的審批退款方式原則上是交現(xiàn)金退現(xiàn)金，交支票退支票，所有現(xiàn)金退款需由經(jīng)辦人提前通知財務部備款。第六章固定資產(chǎn)的管理第三十九條固定資產(chǎn)的管理和報銷1、固定資產(chǎn)實施預算管理，年度固定資產(chǎn)購置或處置按公司的固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行。對于預算范圍內(nèi)購置固定資產(chǎn)，由使用部門/項目提出申請，按審批權限履行審批手續(xù)。預算中未列入的固定資產(chǎn)及超出預算額度的固定資產(chǎn)的購置，還須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。2、固定資產(chǎn)標準：固定資產(chǎn)是指使用年限在一年以上的房屋、建筑物、機器、機械、運輸工具、辦公、經(jīng)營用設備、家具、工具等，且單位價值在XXXX元以上的應作為固定資產(chǎn)。3、各部門/項目如需購置固定資產(chǎn)單位價值超過XXXX元時，應出具專題報告，經(jīng)分管副總經(jīng)理/項目執(zhí)行總經(jīng)理審批后，按審批權限履行審批手續(xù)。4、公司固定資產(chǎn)由行政人事部統(tǒng)一購買或調(diào)配；行政人事部憑發(fā)票到財務辦理報銷手續(xù)，報賬時還須填具“固定資產(chǎn)辦理單”和一式兩聯(lián)固定資產(chǎn)卡片，行政人事部要建立固定資產(chǎn)卡片管理制度,應對固定資產(chǎn)進行經(jīng)常性的保養(yǎng)并維護其安全與完整。5、固定資產(chǎn)報廢時必須填制“資產(chǎn)報廢審批單”，并需專業(yè)人員鑒定。6、財務部門對固定資產(chǎn)進行明細核算，每年會同各部門組織固定資產(chǎn)清查盤點工作。7、因本人使用或保管不當，造成公司資產(chǎn)丟失或毀損的，一律按資產(chǎn)賬面凈值減保險理賠額后的余額，由當事人承擔不少于30%的資產(chǎn)損失，財務部監(jiān)督賠款收賬。第七章責任及處罰第四十條財務人員工作規(guī)范所有財務人員嚴格按照國家最新財政法規(guī)、會計法規(guī)與準則、稅法規(guī)定以及會計人員工作規(guī)范辦理相關業(yè)務；第四十一條員工違規(guī)處罰所有員工在費用支出與報銷中，如出現(xiàn)嚴重違規(guī)或作假現(xiàn)象，所造成的損失由其自身承擔，第一次將在公司內(nèi)部予以警告，第二次公司將有權予以辭退；情節(jié)嚴重的，將移交司法機構(gòu)處理。第四十二條審批人責任所有負責審批權人如未認真履行審批職責，發(fā)現(xiàn)第41條中出現(xiàn)的問題，由總經(jīng)理室決定處罰辦法。第八章附錄第四十三條適用范圍第四十三條適用范圍本細則適用于本公司及所屬子公司（項目）。第四十四條如本制度實施后與董事會、總裁室及財務資產(chǎn)部下發(fā)的其他制度性文件的規(guī)定有不同，以董事會、總裁室及財務資產(chǎn)部下發(fā)的文件為準執(zhí)行。第四十五條本制度自公布之日起試行。第四十六條本制度為試行本，由財務部負責制訂、修改、解釋和監(jiān)督執(zhí)行。用支出，確認各項費用的必要性、合理性，對本項目總體費用水平的合理性負責。.公司總經(jīng)理職責：根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要進行合理授權，審批各項高額費用支出，對各項費用支出具有立項權與否決權。對本公司的各項費用的必要性、合理性負最終責任，對本公司總體費用水平的合理性負最終責任。.財務總監(jiān)職責：維護各項財務管理規(guī)定的正常執(zhí)行，對重大開支發(fā)表意見，組織好費用支出管理工作和信息通報、評價工作，對公司財務風險負責。.財務審核人職責：負責審核報銷單證（含合同支付條款審核）規(guī)范性、合法性、金額數(shù)字的準確性、費用標準是否符合公司的有關規(guī)定、審批程序是否齊全。.出納職責：負責審查付款手續(xù)是否完備，負責正確付款，對審批手續(xù)不全的單據(jù)不予付款。第二章借款的管理第四條本細則所稱借款，指因工作需要，向公司申請的各類臨時借款。包括現(xiàn)金借款和非現(xiàn)金借款。向公司申請借款，應如實填寫《借款單》內(nèi)所列內(nèi)容，提供辦理借款的各項依據(jù)，按照財務審批權限規(guī)定辦理審批手續(xù)。借款人必須按借款單內(nèi)容使用款項。公司嚴禁非因公借款。第五條辦理現(xiàn)金借款的規(guī)定.凡現(xiàn)金借款XXXX元以上的，應提前一天通知財務部門，以便備款。.公司原則上不辦理公司信用卡，如確因工作需要的相關人員,需經(jīng)總公司總裁批準。第六條非現(xiàn)金借款的規(guī)定.借款人領用支票的，應據(jù)實逐項填寫“支票登記簿”中的內(nèi)容。.使用支票、匯票、匯款結(jié)算方式的借款，須詳細完整填寫借款單或者支出憑證的內(nèi)容，寫明收款單位、開戶銀行、帳號、用途、日期、金額等，按財務審批權限規(guī)定辦理審批手續(xù)。.借款人需在借款單上提供準確的收款人名稱，并由出納人員在支票上填寫，支票上明確收款人名稱的，報銷時提供的發(fā)票上的開票人名稱應與收款人名稱一致。如果確實無法提供收款人名稱，需在借款單上注明原因。.借款人領用支票或辦理匯款時，應確定具體金額，原則上不能開具空白支票；若不能確定具體金額的，應在借款單上注明原因，出納人員給予開具限額支票，借款人應及時將實際發(fā)生的具體金額告知出納，以便于財務部門的資金管理。.按現(xiàn)行票據(jù)法規(guī)定，支票在15日內(nèi)有效，匯票應在票面規(guī)定的有效期內(nèi)使用；未使用的支票，應在借出及時返還財務部門。第七條因公借款應提前辦理申請和審批手續(xù)，財務收到手續(xù)完備、符合要求的借款申請后，辦理付款手續(xù)。第八條財務部門執(zhí)行“前賬不清，新賬不借”的原則。除周轉(zhuǎn)金外，各項借款，應在20個工作日內(nèi)報賬（差旅費以返回日期計算）,超過上述規(guī)定期限有借款不報賬的，特殊情況須出具書面理由，經(jīng)分管副總經(jīng)理或項目執(zhí)行總經(jīng)理確認后，報財務負責人批準，否則財務部門將不再辦理下一筆借款。第九條借款單應由財務部門妥善保存，報銷時據(jù)以注銷此筆借款；月末，未注銷的借款記入“其他應收款”經(jīng)辦人名下，由經(jīng)辦人負責該款項的報銷或退回。第三章報銷的管理第十條報銷規(guī)定.除勞務費、工資、護簽費、差旅費、移動通訊費外，原則上其余費用單張票據(jù)金額在人民幣XXXX元以上的（含XXXX元），應該使用支票或匯款方式結(jié)算，否則須財務負責人審批。.一筆業(yè)務，嚴禁通過開具多張發(fā)票來減少單張發(fā)票的金額以規(guī)避上級審批。.報賬時的單據(jù)必須是真實、合法的票據(jù)。.報賬單上須依據(jù)財務部提出的“費用支出歸集辦法”準確完整地填寫公司、項目或部門名稱，如“XX項目X座,XX項目X座等”，以便于財務部準確記賬。.支票領用人到財務部門報銷時，應按規(guī)定將真實、合法票據(jù)粘貼在粘貼單正面，并將支票號后四位數(shù)字寫在發(fā)票的右上角，并在“支票登記簿”上注明報銷日期。.借款用途與報銷時款項的用途須一致，借款審批人與報銷審批人也須一致。.日常費用現(xiàn)金支出，應按月及時進行報銷，各類發(fā)票原則上不得跨年度使用，十二月份發(fā)票應在次年一月報銷完畢。第十一條報銷單據(jù).報銷單據(jù)分類報賬單分為“借款單”“支出憑單”、“報銷單”、“報銷清單”、“差旅費報銷單”等，報銷人應按規(guī)定認真填寫報賬單的每一空項。.報銷單據(jù)使用規(guī)定借款單在借款時使用；支出憑單在合同款項支付、資金調(diào)撥、繳納稅金等報賬時使用；報銷單在報銷除差旅費之外的費用時使用；差旅費報銷單在報銷差旅費時使用；在報銷交通費、招待費、禮品費時需填寫報銷清單。第十二條報銷單據(jù)的填制.公司不設專職粘票和填制報銷單據(jù)單人員，由各部門（項目）、各報銷人自行負責。.報銷需按填寫提示和列示項目完整填列各類報銷單及支出憑單，報銷單填寫后，不允許修改填寫內(nèi)容，尤其是大小寫金額欄目，如有修改，請重新填寫審批。.就該項業(yè)務未發(fā)生借款而直接報銷的，需在報銷單的“支票號”欄目填寫“直報”字樣，直報支票的報銷人在財務部領用支票時需填寫支票領用本，列明領用日期、支票號、金額、收款單位、用途、經(jīng)辦人、報銷日期等項目，“報銷日期”欄填寫“直報二.就該項業(yè)務發(fā)生過借款，后報銷銷賬的，需在報銷單的“支票號”欄目填寫之前發(fā)生的借款金額（現(xiàn)金報銷），或支票號（支票報銷）并同時在支票登記本上找到借出時的支票登記記錄，在“報銷日期”欄填寫經(jīng)辦人姓名和銷賬日期。第十三條發(fā)票及粘貼.費用報銷時應取得正規(guī)有效的發(fā)票，一般正規(guī)發(fā)票上應有“全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章”及“稅務局監(jiān)制”字樣；發(fā)票上必須加蓋開票單位清晰完整的財務專用章或發(fā)票專用章。.發(fā)票上各項內(nèi)容填寫應清晰準確，付款單位、費用內(nèi)容、金額（大小寫）、開票人、時間等項目必須填寫完整。付款單位名稱必須為公司全稱，費用內(nèi)容與報銷單列示用途相符，發(fā)票金額大小寫一致。.發(fā)票屬于公司重要財務單據(jù)，應妥善保管，如果本人經(jīng)辦的發(fā)票丟失，丟失人應書面說明原因，須報分管副總經(jīng)經(jīng)理/項目執(zhí)行總經(jīng)理和總經(jīng)理批準，并附對方單位簽章的發(fā)票復印件，以確認支付金額。經(jīng)批準后，費用性支出只予以報銷80%,個人承擔20%。凡丟失業(yè)務性費用支出發(fā)票，給公司造成損失的，個人將酌情承擔一定的經(jīng)濟責任。.《報銷單》填寫完畢后，在“粘貼單”正面粘貼票據(jù)，票據(jù)應按費用類別歸類整齊，費用類別的排列應與報銷單上列示內(nèi)容排列一致，按照從左到右、正面朝上的原則粘貼，在本制度報銷規(guī)定中規(guī)定需提供必要附件表單的費用，請將票據(jù)粘貼于該表單正面，然后按對應的排列順序粘貼于報銷單背面，粘貼范圍應以報銷單據(jù)大小為限，盡量不要超出。定額發(fā)票請按金額大小歸類，順序排開粘貼，以便核實金額。第四章管理類費用的管理第十四條費用管理原則.公司對部門費用實行預算控制，統(tǒng)一制定各項費用的開支標準和審批權限。.嚴格執(zhí)行差旅費、福利費等重要費用項目的開支標準；對超標準開支，履行正常審批流程后，再上報總經(jīng)理終審。3.費用標準調(diào)整：本章節(jié)內(nèi)容會根據(jù)實際情況適時調(diào)整，調(diào)整后以通知形式在公司公布。第十五條差旅費1、差旅費是指員工到中國境內(nèi)、境外出差發(fā)生的費用，包括交通工具費、客戶餐費、出差補貼（市內(nèi)交通費和伙食費）、賓館住宿費及出差期間的電話費（不含移動通訊費）等。2、乘飛機出差者，應由公司行政人員統(tǒng)一安排購買機票及結(jié)算,購買機票應在定點處購買打折機票。如遇特殊情況須自己購買的，應在差旅費報銷單上注明。3、員工出差住宿應選擇公司的簽約賓館或使用酒店預定卡預定賓館，如在沒有合同賓館或無法使用酒店預定卡的地區(qū)可按標準選擇離工作地近的賓館。4、二人以上出差，在超過報銷標準時不允許住單間，在此標準之外一律不允許報銷；兩人以上同行出差，可與職級最高者住同一酒店，超出規(guī)定金額標準的，經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可報銷。員工報銷住宿費時，應提供入住酒店的住宿費清單。國內(nèi)住宿標準以及市內(nèi)交通費的標準見下表（因業(yè)務需要有重大談判或重要客戶，費用超標準時須提前經(jīng)公司總經(jīng)理審批）。具體如下（人民