信息系統(tǒng)的功能

信息系統(tǒng)的功能數(shù)據(jù)的采集和輸入數(shù)據(jù)采集就是把分布在各部門的相關數(shù)據(jù)收集起來，轉化成信息系統(tǒng)所需的形式。在數(shù)據(jù)采集時應留意數(shù)據(jù)的精確性、準時性和完整性。（1）信息識別數(shù)據(jù)采集所遇到的第一個問題是確定信息需求的問題或者叫做信息的識別。確定信息的需求要從系統(tǒng)目標動身，依據(jù)客觀狀況結合主觀推斷來規(guī)定需要哪些數(shù)據(jù)。常用的識別方法如下。由決策者進行識別：決策者是信息的用戶，他最清晰系統(tǒng)的目標，也最清晰信息的需要。向決策者調查可以采用交談和發(fā)調查表的方法。與用戶交談有利于闡明意圖，削減誤會，最簡單抓住主要的要求。但談話一般不夠嚴格和準確，因而應進行采訪紀要整理，并經(jīng)受訪者確認簽字。系統(tǒng)分析員親自觀看識別：是指系統(tǒng)分析員不直接詢問信息的需要，而是到工作現(xiàn)場了解工作。對管理工作的描述越到下級越簡單，越詳細；越到上級其職能越廣，越全面，越復雜。許多狀況只靠外來人員是很難了解透的，因而選派一些管理人員參與系統(tǒng)分析會有很大好處。兩種方法的結合：由系統(tǒng)分析員觀看基本信息要求，再向決策人員進行調查，補充信息。這種方法雖然鋪張一些時間，但了解的信息需求一般比較真實。（2）數(shù)據(jù)采集識別出所需信息后就可以開頭采集數(shù)據(jù)，常用的采集數(shù)據(jù)的方法有以下3種。自下而上的廣泛收集：它服務于多種目標，一般用于統(tǒng)計，例如，國家統(tǒng)計局每年公布的經(jīng)濟運行數(shù)據(jù)。這種收集有固定的時間周期、固定的數(shù)據(jù)結構，一般不任憑改動。有目的的專項收集：例如，我們要了解企業(yè)利潤的留成狀況，應有意識地了解相關信息。有時可以全面調查，有時只能抽樣調查。樣本最好由計算機隨機抽樣得到，這樣才能真實地反映狀況。隨機積累法：調查沒有明確的目標，或者是很寬的目標，只要是〃新奇〃的信息就把它積累下來，以備后用，今后是否有用，現(xiàn)在還不非常清晰。畢竟采用什么方法采集信息，與信息源的屬性有很大關系。區(qū)分信息源有兩個標準：一是地點，一是時間。按地點來分可把信息源分為內源和外源。內源數(shù)據(jù)完全處于本單位掌握之下，完全可用自己擁有的一切手段去收集。夕卜源信息必需依靠外單位，只能從可能得到的信息中提取需要的信息。按時間來分，可分為一次信息和二次信息，一次信息是由現(xiàn)場直接采得的信息；二次信息則是各種文件和數(shù)據(jù)庫中獲得的信息。數(shù)據(jù)表達數(shù)據(jù)收集的最終一個問題是數(shù)據(jù)的表達，常見的表達形式有文字表述、數(shù)字表述、圖形表述和表格等幾種。其中，文字表述時要簡練、準確，不要遺漏主要信息；數(shù)字表述比較嚴格和精確；圖形表述能給出總的趨勢和相對的趨勢，使人簡單做出推斷；表格可以準確地給出總數(shù)和個別項目的精確比較。數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)處理的含義是相當廣泛的，通常對數(shù)值型數(shù)據(jù)進行的各種算術運算，對非數(shù)值型數(shù)據(jù)的排序、轉換、提取等都視為對數(shù)據(jù)的加工處理。但加工處理的含義遠不止于此。例如，查詢、統(tǒng)計、預估、文章格式的編輯，報表格式的轉換等都是加工的范圍。數(shù)據(jù)的存儲由于數(shù)據(jù)的采集和傳輸都需要時間，這就使得數(shù)據(jù)處理工作表現(xiàn)為一個持續(xù)的過程。在加工的工作中不僅要用到當前的數(shù)據(jù)，而且也要用到過去一段時間的數(shù)據(jù)。另外，加工處理后的數(shù)據(jù)也需要保存。所以需要用到物理介質來保存有關的數(shù)據(jù)和信息。在進行數(shù)據(jù)存儲時，應依據(jù)存儲的內容、時間、使用頻率和應用特點等來科學、合理地支配數(shù)據(jù)，以便于使用。在進行數(shù)據(jù)存儲時，主要是要考慮需要存儲哪些信息，存多長時間，以什么方式存儲，如何支持目標，經(jīng)濟上是否合算等因素。一般可有集中和分散兩種存放方式。數(shù)據(jù)的存儲是信息系統(tǒng)的重要方面，即使是將來存儲技術高度發(fā)展的時代，存儲也不是越多越好，只有正確地保存、舍棄信息，才能正確地使用信息。數(shù)據(jù)的傳輸傳輸是信息系統(tǒng)不可缺少的一環(huán)。在數(shù)據(jù)傳輸時一方面應是正確的，保證在傳輸過程中不致造成錯誤，使采集來的數(shù)據(jù)不受損失。另一方面是數(shù)據(jù)的實時性，要保證數(shù)據(jù)能準時傳輸?shù)街付ǖ攸c。加工后的數(shù)據(jù)應準時供應給使用者，否則可能失去它的意義。信息的管理信息管理主要是實行對系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的采集、加工、傳輸、輸出、使用等的統(tǒng)一管理和掌握。應當事先規(guī)定好應采集數(shù)據(jù)的種類、名稱、代碼、地點、所用設備、數(shù)據(jù)格式、采集時間、輸出形式、存儲介質、規(guī)律組織方式、訪問權限、保存年限等。信息管理的目的在于保證信息的精確、準時、安全和保密。信息的使用信息的使用包括兩個方面：一是技術，一是如何實現(xiàn)價值轉換。前者主要解決的問題是如何高速度、高質量地把信息供應到使用者手中。價值轉化是信息使用概念上的深化，是信息內容使用深度上的提高。信息使用深度可分為3個階段：提高效率階段、準時轉化價值階段和查找機會階段。（1） 提高效率階段：應用處于數(shù)據(jù)處理階段，主要目的是提高效益。（2） 準時轉化價值階段