OHSMS管理體系文件編寫課件

領導和同志們

好！GB/T28001-2001管理體系培訓領導和同志們GB/T28001-2001管理體系培訓1GB/T28001-2001管理體系培訓

管理體系文件編寫主講:國家注冊高級咨詢師肖禮先GB/T28001-2001管理體系培訓管理體系文2第一節(jié)概述文件包括信息及其承載媒體。管理體系文件是組織的管理體系的載體，是組織溝通意圖、統(tǒng)一行動的工具。編寫文件是一個組織貫徹、實施管理體系標準，建立管理體系的重要基礎工作，是一項增值的活動。管理體系文件的編制是組織建立管理體系的重要過程之一。第一節(jié)概述文件包括信息及其承載媒體。管理體3一.

與文件有關的術語和定義

1.文件：信息（有意義的數(shù)據）及其承載媒體。2.管理手冊：規(guī)定組織管理體系的文件。3.程序文件：含有程序(為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑)的文件。4.規(guī)范：闡明要求的文件。5.記錄：闡明所取得的結果或提供所完成活動(已從事的活動)的證據的文件。6.管理計劃：對特定的項目、產品、過程或合同，規(guī)定由誰及何時應使用哪些程序和相關資源的文件。一.與文件有關的術語和定義1.文件：信息（有意義4二.

管理體系文件的作用

1.詳盡描述管理體系要求；2.確保過程的重復性和一致性；3.確定組織的管理方針、管理目標；4.規(guī)定組織各職能各層次的職責與權限；5.使管理者和員工達成共識；6.向相關方證實組織的能力；7.提供符合性的客觀證據；8.為管理體系審核提供依據和客觀證據；9.保證管理體系的完整性、連續(xù)性和持續(xù)改進。二.管理體系文件的作用1.詳盡描述管理體系要求；5四.管理體系文件的范圍

1.管理方針和管理目標；2.管理手冊；3.程序文件；4.作業(yè)指導書；5.規(guī)范；6.記錄(表格)；

7.外來文件；

8.其他文件：如管理計劃、生產工作計劃、

應急預案、內部溝通文件等。四.管理體系文件的范圍1.管理方針和管理目標；6五.

管理體系文件編寫的基本要求

1.法規(guī)性①符合管理體系標準的要求；②符合適用法律法規(guī)和其他要求；③符合組織活動、產品或服務的特點和運營實際；④符合一體化管理的要求；2.層次性和規(guī)范性；3.實用性、有效性和充分性；4.動態(tài)性。五.管理體系文件編寫的基本要求1.法規(guī)性7六.

編寫依據

1.管理體系標準；2.相關法律、法規(guī)和其他要求；

3.組織現(xiàn)行操作慣例、規(guī)章、制度，如規(guī)范和作業(yè)指導；

4.現(xiàn)有其它相關管理體系文件(手冊、程序文件、作業(yè)文件)。

六.編寫依據1.管理體系標準；8七.文件編寫基本原則1.寫組織應做的——組織應該做的要寫到

文件必須符合GB/T28001-2001的要求、適用的法規(guī)和其他要求。2.做文件所寫的——文件寫的要做到

（做不到的要知道）

文件必須具有可操作性，與組織的活動、產品或服務特點相結合。3.記組織所做的——做過的要作好記錄

文件必須具有條理性，做什么、記什么描述清楚。4.文件應具有系統(tǒng)性、邏輯性和規(guī)范化5.與其他相關的管理體系文件相協(xié)調七.文件編寫基本原則1.寫組織應做的——組織應該做的要寫9八.編寫體系文件的基本活動（示例）：

a)進行適用的管理體系標準以及文件編制培訓；b)對危險源及風險進行識別、評價及控制策劃；c)收集確認適用的法律法規(guī)及其它要求；d)收集現(xiàn)有管理體系和過程的數(shù)據；

e)列出現(xiàn)有適用的管理體系文件，確定其可用性；f)從運作部門尋求并獲得其他源文件或引用文件；g)

對管理體系文件進行策劃，確定文件要求；h)編制覆蓋管理體系范圍所有過程的流程圖；i)分析流程圖識別可能的改進并實施；j)使用其他適宜的方法完成管理體系文件；k)確認、評審和批準這些文件。八.編寫體系文件的基本活動（示例）：a)進行適用的管理10九.

編寫步驟1.策劃①調查分析管理現(xiàn)狀，收集相關文件②確定文件結構和清單③確定體系結構圖、職能分配表④確定文件格式2.起草文件3.評審、修改、定稿。4.報批。九.編寫步驟1.策劃11第二節(jié)

管理體系文件的策劃

管理體系文件的策劃，是文件編寫的基礎：一.確定體系文件結構和層次二．初始評審三.確定組織結構和職能分配第二節(jié)管理體系文件的策劃管理體系文件的策劃12一.確定體系文件結構和層次

根據ISO10013

質量手冊編制指南中的建議一.確定體系文件結構和層次13二．初始評審

初始評審是組織建立管理體系的基礎。目的是：1.明確適用于組織的法律、法規(guī)及其他要求、以往的符合性；2.識別組織的產品、活動或服務過程及其中的危險源，并進行風險評價和風險控制策劃；3.評審現(xiàn)有的組織機構、職責劃分以及現(xiàn)有職業(yè)健康安全管理制度、慣例和程序的適用程度和有效性；4.明確相關方的觀點和要求；

5.為文件的編寫提供依據二．初始評審初始評審是組織建立管理體系的基礎。目的是：14三.確定組織結構和職能分配1.管理體系的建立、保持，職業(yè)健康安全行為的規(guī)范管理，通過職能部門去實施2.合理分配各職能部門的職能和權限是體系實施有效性的基礎3.確定管理體系結構和職能分配的文件形式、溝通形式。

三.確定組織結構和職能分配1.管理體系的建立、保持，職業(yè)健15第三節(jié)文件編寫的實施一.管理方針、目標的制定二.管理手冊的編寫三.程序文件的編寫四.作業(yè)文件的編寫第三節(jié)文件編寫的實施一.管理方針、目標的制定16一.管理方針、目標的制定管理體系管理方針規(guī)定了組織在職業(yè)健康安全方面的總的宗旨和方向，目標明確了在職業(yè)健康安全方面所追求的目的，是建立、實施和改進管理體系的主要依據。因此，編制管理體系文件時必須制定方針和目標。管理方針、目標可以單獨形成文件，也可以作為管理手冊的一部分。

一.管理方針、目標的制定管理體系管理方針規(guī)171.管理方針目標的制定依據a)管理體系標準對方針、目標的要求；

b)相關的法律法規(guī)與其他要求；c)初始職業(yè)健康安全評審的結果（不可承受風險）；d)組織的技術、財務、運行和經營狀況和要求；e)相關方的觀點和要求。

1.管理方針目標的制定依據a)管理體系標準對方針、目標182.制定步驟和應注意的問題(1)制定步驟a)情況調查b)調查結果析研究c)提出管理方針（員工參與）、目標草案，報最高管理者批準。d)在相關職能和層次上建立目標(2)應注意的問題a)口號式方針b)廣告式方針c)照抄其他組織的方針2.制定步驟和應注意的問題(1)制定步驟19對管理方針的幾點說明1)方針內容必須滿足標準的要求：a)一個符合（組織的性質、特點、規(guī)模）；b)兩個承諾（遵守法律、持續(xù)改進）。2)方針管理要求：a)員工參與制定與評審；

b)形成文件并實施；c)定期評審適宜性；d)傳達到全體員工，明確其義務和責任；e)相關方可獲取。對管理方針的幾點說明1)方針內容必須滿足標準的要求：20對管理目標的幾點說明目標的制定：(1)根據方針提出的框架、企業(yè)重大風險的性質和特點(總體目標)；(2)根據不可接受風險(具體目標：SMRAT)；S—具體；M—可測量；R—可實現(xiàn)；A—定位(職能和層次)；T—有時限。目標的實現(xiàn)：(1)有些目標可通過程序文件、規(guī)章制度、安全操作規(guī)范等日常運行控制的風險管理來實現(xiàn)；(2)有些目標需要制定并實施管理方案，消除或降低風險來實現(xiàn)。

對管理目標的幾點說明目標的制定：213.管理方針示例（Ⅰ）員工是公司最寶貴的資源，健康與安全，既是公司的規(guī)定，更是企業(yè)的文化。在安全生產的前提下，為顧客提供世界級高質量產品和服務，我公司將通過不懈努力和持續(xù)改進實現(xiàn)如下承諾：1)貫徹“健康與安全第一”的原則，遵守適用的法律法規(guī)及其他要求；2)強化設施設備及化學品的管理，不斷降低風險，杜絕重大以上責任事故的發(fā)生；3)實施標準化管理，制定有效的工作程序和標準，通過過程控制和管理方案的實施來完成預定的目標；4)為員工和外來人員提供安全培訓和指導；5)創(chuàng)造安全的工作環(huán)境，不斷提高職業(yè)健康安全績效。3.管理方針示例（Ⅰ）員工是公司最寶貴的資源，健康與223.管理方針示例（Ⅱ-XX煙草專賣）

遵守相關法律法規(guī)，規(guī)范卷煙經營行為；突出健康安全意識，堅持人企和諧為本；注重科學發(fā)展理念，追求上善若水目標。3.管理方針示例（Ⅱ-XX煙草專賣）遵守相關法律法規(guī)，規(guī)范23方針內涵（Ⅱ-續(xù)）遵守相關法律法規(guī)，規(guī)范卷煙經營行為

以法律法規(guī)為準繩，開展各項經營管理活動，將法律法規(guī)的具體要求滲透到企業(yè)的各項管理中，加強專賣管理執(zhí)法，規(guī)范煙草市場秩序，確保行政執(zhí)法公平、公正、公開，規(guī)范企業(yè)管理，強化企業(yè)內部監(jiān)管，滿足市場需求，控制經營活動，確保各項經營管理活動有序、有理、有效、有利開展。突出健康安全意識，堅持人企和諧為本

堅持以人為本思想，樹立安全、健康意識，關注對員工身體負面影響或傷害因素。提供適宜的勞動條件和勞動保護，保證員工及相關方人員的安全和健康，追求企業(yè)經營效益與員工人身尊嚴的和諧統(tǒng)一，樹立良好的社會形象。注重科學發(fā)展理念，追求上善若水目標

企業(yè)管理科學化，內部運行規(guī)范化，重視細節(jié)管理，堅持科學發(fā)展觀，敬業(yè)務實，不斷解放思想、更新理念，確保企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展。企業(yè)追求以不爭之德，容人長短，以通變之能，迂回前行，以處下之姿，謙遜而實際的最佳德行；員工實現(xiàn)睿智、寧靜、執(zhí)著、變通、務實、儒雅，與人為善的個性品質。方針內涵（Ⅱ-續(xù)）遵守相關法律法規(guī)，規(guī)范卷煙經營行為243.管理方針示例（Ⅲ-XX煙草專賣）遵守法規(guī)，造就令行禁止團隊；預防為主，落實安全健康責任；嚴格控制，降低安全健康風險；加強培訓，提高全員風險意識；以人為本，形成關愛生命共識；全員參與，持續(xù)改進體系業(yè)績。3.管理方針示例（Ⅲ-XX煙草專賣）遵守法規(guī)，造就令行禁止團254.管理目標示例(1)XX專賣局職業(yè)健康安全管理目標：(1)每年一般事故≤1，杜絕重、特大安全責任事故。(2)年工傷事故控制率低于2‰，杜絕重傷和死亡事故發(fā)生。(3)杜絕火災、道路交通責任事故的發(fā)生，嚴防被盜搶案件發(fā)生。(4)不發(fā)生群體職業(yè)中毒事件。4.管理目標示例(1)XX專賣局職業(yè)健康安全管理目標：264.管理目標示例(2)1、職業(yè)健康安全總體目標：力爭實現(xiàn)：零事故、零傷害、零損失、零投訴2、長期目標：a、每年一般事故≤1，杜絕重、特大安全事故；b、年工傷事故率低于2‰，杜絕重傷和死亡事故發(fā)生；c、杜絕火災事故；

d、杜絕道路交通重大以上責任事故發(fā)生；e、不發(fā)生群體食物中毒事件；f、員工和其它相關方投訴為零。3、年度目標見當年《

年度職業(yè)健康安全管理目標》。4.管理目標示例(2)1、職業(yè)健康安全總體目標：27二.

管理手冊的編寫管理手冊是根據OHSMS標準和規(guī)定的OHS方針、目標來描述組織的管理體系，向組織內部和外部提供關于管理體系一致信息的文件。管理手冊的編制過程，是建立管理體系的重要過程。管理手冊在詳略程度和編排格式上可以不同，但不可以沒有。

二.管理手冊的編寫管理手冊是根據OHSMS標準和281.編寫目的及管理手冊的作用

(1)貫徹落實組織的管理方針和管理目標(2)使組織的管理體系有效的運行(3)管理手冊是管理體系審核的依據(4)保持管理體系的連續(xù)性和完整性(5)證實組織對所選定的管理體系標準的符合性(6)管理體系認證注冊的依據。1.編寫目的及管理手冊的作用(1)貫徹落實組織的管理方292.管理手冊的編寫要求

(1)指令性(2)系統(tǒng)性(3)先進性(4)可行性(5)有效性2.管理手冊的編寫要求(1)指令性303．管理手冊的策劃

(1)確定管理手冊的形式(2)管理手冊的內容(3)編寫管理手冊的要點(4)確定管理手冊總體結構和目錄(5)確定程序文件、三級文件清單3．管理手冊的策劃(1)確定管理手冊的形式31(1)確定管理手冊的形式a)匯編型管理手冊b)單一型管理手冊組織采用哪種型式取決于組織的規(guī)模、活動和重要危險源相關情況。(1)確定管理手冊的形式a)匯編型管理手冊32(2)管理手冊的內容

a)方針、目標、指標b)影響職業(yè)健康安全管理、運行、審核和評審工作的崗位職責、權限和相互關系；c)程序文件的說明和查詢途徑；d)手冊的評審、修改和控制規(guī)定。附錄：

1)重要危險源清單；

2)企業(yè)活動區(qū)域平面布局圖(含重要危險源分布)2)適用的法律法規(guī)和其他要求清單；

3)程序文件清單。(2)管理手冊的內容a)方針、目標、指標33(3)編寫管理手冊的要點(1)手冊開頭,其內容一般如下：1)手冊頒布令；2)管理者代表的任命書；3)職業(yè)健康安全員工代表；4)管理方針、目標；

4)組織簡介。(2)手冊正文，主要內容包括：1)主題內容與適用范圍：2)引用文件；

3)術語與定義；4)管理體系要素。編寫手冊正文時應注意下列事項1)無程序支持的要素,其過程盡量在手冊中敘述清楚；

2)有程序支持的要素，簡要描述，詳見程序；

3)需要的支持性信息應提供文件查詢途徑；

4)簡明易懂，專用名詞最好不更改；

5)按標準要求寫，盡量貼近組織的實際操作情況。(3)手冊附錄

1)組織結構圖、職能分配表；2)重要危險源清單；

3)重要危險源分布圖；4)適用的法規(guī)清單；

5)程序文件清單。(3)編寫管理手冊的要點(1)手冊開頭,其內容一般如下：34(4)管理手冊的編寫方法1.以回答體系標準要求的形式直接敘述，如：

4.2職業(yè)健康安全方針4.2.1總則職業(yè)健康安全方針確定了特車部在職業(yè)健康安全管理方面的宗旨和方向……4.2.2方針內容要求4.2.3方針的管理要求4.2.4職業(yè)健康安全方針及涵義2.用程序文件的格式進行編寫，如：

4.2職業(yè)健康安全方針1.目的2.范圍3.要求(內容的主體部分)3.1方針制定的權限規(guī)定3.2方針的制定應考慮的問題3.3方針的內容要求3.4方針的發(fā)布、傳達、實施3.5方針的評審4.主要相關文件及記錄(4)管理手冊的編寫方法1.以回答體系標準要求的形式直接敘述35(5)確定管理手冊總體結構和目錄管理手冊目錄（示例）01封面02手冊發(fā)布令03管理者代表任命書04職業(yè)健康安全員工代表

05組織情況簡介06管理方針和管理目標07管理手冊目錄以下按體系標準條款的編號(1-8)編序（略）(5)確定管理手冊總體結構和目錄管理手冊目錄（示例）36附：管理手冊附錄（示例）附錄1組織管理體系組織結構圖2管理體系職能分配表3組織管轄范圍平面圖（建筑物布局、重要危險源分布）

4程序文件清單

5管理手冊的管理說明

6重要危險源清單

7管理方案一覽表

8適用的法律法規(guī)清單附：管理手冊附錄（示例）附錄37管理體系組織結構圖管理體系組織結構圖38管理體系組織結構圖（分析）管理體系組織結構圖（分析）39

職業(yè)健康安全管理體系職能分配表職業(yè)健康安全管理體系職能分配表40三.程序文件的編寫

程序——為進行某項活動所規(guī)定的途徑，程序可形成文件，也可以不形成文件。管理體系程序文件的數(shù)量，必須考慮在滿足標準要求的基礎上,再根據組織的具體條件(人員素質、產品、過程、環(huán)境因素、健康安全風險)確定。三.程序文件的編寫程序——為進行某項活動所規(guī)定的途徑41(1)管理體系標準對程序文件的要求ISO/TR10013:2001對程序文件的要求a)結構和格式組織應的程序文件的結構和格式做出規(guī)定。程序文件應當包括必要的信息并且應當具有唯一性標識。程序文件可引用作業(yè)指導書。b)內容①標題、②目的、③范圍、④職責和權限、⑤活動的描述、⑥記錄、⑦附錄。c)評審、批準和修訂d)更改的標識(1)管理體系標準對程序文件的要求ISO/TR10013:242(2)管理體系程序文件內容的要求a)進行該項活動的目的、范圍和參與活動人員的職責與權限；b)每項活動過程中，各環(huán)節(jié)所需要的資源及其相互之間的接口關系；c)規(guī)定活動的各個環(huán)節(jié)如何實施控制；d)規(guī)定活動各個環(huán)節(jié)的要求（5W1H）；e)規(guī)定活動各環(huán)節(jié)需要注意的問題、應采取的措施或應執(zhí)行的其他程序等。

(2)管理體系程序文件內容的要求a)進行該項活動的目的、43(3)程序文件的編寫要求a)每一個程序文件都應包括管理體系的一個邏輯上獨立的部分；b)程序文件應針對各項活動的目標和執(zhí)行作出的規(guī)定；c)程序文件的范圍和詳細程度應取決于工作的復雜程度、所用的方法以及這項活動涉及人員所需的技能、素質和培訓程度；d)每一職業(yè)健康安全管理體系程序都應能回答5W1H；e)所有程序文件都應簡練、明確和易懂，并具有可操作性和可檢查性；f)應以相同的結構和格式編排每一個程序文件。(3)程序文件的編寫要求a)每一個程序文件都應包括管理體系的44(4)程序文件的結構a)程序文件的名稱

b)編號

c)目的

d)范圍

e)職責

f)工作程序

g)相關文件

h)記錄(4)程序文件的結構a)程序文件的名稱45程序文件的結構和編寫要求1.統(tǒng)一程序文件的結構；統(tǒng)一編號2.程序文件的一般結構及各部分的編寫要求：①名稱：《XXXX控制程序》或《XXXX管理程序》②目的：運行此程序目的，即從事控制(管理)此項活動(過程)的目的③范圍：程序適用的控制(管理)活動(過程)的范圍④職責：實施此程序的相關職能部門(單位)的職責、權限和接口關系（a.最高管理層的分工可不在此寫，內審、管評除外；b.不要把做什么、如何做寫在此處；c.應明確程序的歸口管理部門和相關部門）⑤工作程序：程序文件的主體，必須體現(xiàn)5W1H(6W1H)——Who、Why、When、Where、What、Which、How(誰做、為什么做和為什么這樣做、什么時間、什么地點、做什么、做哪一個、如何做--如何控制及要達到的要求、形成的記錄、例外情況的處理措施等)程序文件的結構和編寫要求1.統(tǒng)一程序文件的結構；統(tǒng)一編號46程序文件的結構和編寫要求(續(xù)1)

應對運行此程序所執(zhí)行的標準、文件，運行過程中應形成的記錄等，給予描述。描述要邏輯性強，一般按過程順序，連續(xù)不跳越，自然流暢、接口清楚，做什么、形成什么記錄自然引出。注意：Who和What必須與“④職責”相一致。⑥相關文件：在“⑤工作程序”中所涉及的需要執(zhí)行和需要遵循的文件或標準，在此列出目錄，使執(zhí)行者明確此程序的運行需要執(zhí)行和需要遵循的文件或標準。⑦記錄：在“⑤工作程序”中提出的程序運行過程所需形成的記錄，在此列出清單?！阿尴嚓P文件”和“⑦記錄”易出現(xiàn)的問題是與“⑤工作程序”不能相呼應。程序文件的結構和編寫要求(續(xù)1)應對運行此程47程序文件中“⑤工作程序”的三種形式1.純文字描述2.過程流程圖加說明或注釋3.文字描述加過程流程圖三種形式各有優(yōu)缺點。程序文件中“⑤工作程序”的三種形式1.純文字描述48(5)程序文件編寫的實施a）統(tǒng)一策劃，統(tǒng)一格式，統(tǒng)一步驟；b）確定程序文件針對的要素、活動或過程；c）正確區(qū)分程序文件和三層文件；d）采取誰執(zhí)行誰編寫的原則；e）專人把關，統(tǒng)一風格；f）定稿、審批和發(fā)布實施。(5)程序文件編寫的實施a）統(tǒng)一策劃，統(tǒng)一格式，統(tǒng)一步驟；49四.作業(yè)文件的編寫作業(yè)文件（三層次文件）包括：a)管理標準或制度；b)工作標準或崗位說明；c)技術標準或技術規(guī)范；d)作業(yè)性文件或作業(yè)指導書、應急預案（計劃）、操作規(guī)程、工藝流程；

e)記錄表式（表格）等。

四.作業(yè)文件的編寫作業(yè)文件（三層次文件）包括：501.記錄（表格或樣張）的編寫（1）管理體系所需要的記錄a)適用的法律法規(guī)及其他要求信息；b)投訴記錄；c)培訓記錄；d)過程信息和產品信息；e)重要環(huán)境因素、危險源信息；f)檢查、維護、校準信息；g)有關供方、承包方信息；h)不符合、事故報告；i)應急準備與響應信息；j)審核結果和管理評審；k)糾正、預防措施信息。（2）記錄表式設計與程序文件和三級文件的編寫應同時進行。1.記錄（表格或樣張）的編寫（1）管理體系所需要的記錄511.記錄（表格或樣張）的編寫(3)通常記錄表格應有“序號”和“備注”欄。應包括：名稱、編號、順序號（流水號），記錄的項目，記錄相關人員（填寫、會簽、審批），記錄時間，記錄單位名稱等。(4)應注意一表多用，盡量減少表格的數(shù)量。(5)記錄的編制要求①充分性和必要性②標準化和規(guī)范化③經濟性和實用性④記錄的標識(6)記錄的設計編制步驟①學習設計編制記錄的指導性文件；②記錄的設計編制；③記錄的校審；④批準發(fā)布。1.記錄（表格或樣張）的編寫(3)通常記錄表格應有“序號”522.管理方案的編寫管理方案是《職業(yè)健康安全管理體系—規(guī)范》4.3.4要素提出的“組織應制定并保持職業(yè)健康安全管理方案，以實現(xiàn)其目標?！敝醒右鴣恚顿|量管理體系—要求》中，沒有提出管理方案的概念，有時以“新建項目”的形式出現(xiàn)。2.管理方案的編寫管理方案是《職業(yè)健康安全管532.管理方案的編寫(1)管理方案的編寫時機①對“無法”或“很難”通過程序、操作規(guī)范和規(guī)章制度的實施實現(xiàn)管理的目標和指標時；②實現(xiàn)管理目標指標的條件不充分、不完善時；③出現(xiàn)重大事故、事件，經原因分析，認為需要通過管理方案消除其原因時；④對管理體系改進，需增補改造、改善實現(xiàn)條件時；⑤在外部審核發(fā)現(xiàn)的由于硬、軟件條件不充分而發(fā)生不符合時。2.管理方案的編寫(1)管理方案的編寫時機542.管理方案的編寫(2)管理方案的內容和編寫方法①管理方案的三要素：a)實現(xiàn)目標(實施管理方案)的責任部門（責任人）；b)實現(xiàn)目標的方法和措施；c)實現(xiàn)目標(完成管理方案)的時間表。②管理方案所要實現(xiàn)的目標和指標；③實施管理方案所需的資源；