公文寫作基本常識講稿

#公文寫作基本常識（2009年4月29日）三月底，我和縣上的幾名從事文秘工作的同仁有幸到自治區(qū)參加了為期一周的中國公文寫作研究會舉辦的文秘培訓班，感觸很深，今天結(jié)合自己從事文秘工作的感受與大家分享交流公文寫作的相關(guān)知識，懇請各位領(lǐng)導、各位同仁批評指正。一、公文的文種及各自用途根據(jù)規(guī)定，黨的機關(guān)使用的主要文種為14個，即決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復條例、規(guī)定、函、會議紀要；國家行政機關(guān)使用的主要文種為13個，即決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要、命令（令）、公告、通告與議案。綜述之，名稱相同與不同的均有9個，疊加后共18個法定文種。今天，我著重講述常見的五個文種的特點。（一）通知1．文種釋義通知屬于下行文，從運用實際來看，通知是黨政機關(guān)使用頻率最高、適用范圍最廣的一個文種。按照公文法規(guī)的規(guī)定，（1）通知適用于發(fā)布有關(guān)法規(guī)和規(guī)章，（2）批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，（3）轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，（4）傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，（5）任免人員。由此可看出，通知文種的適用范圍極廣，呈現(xiàn)出一種明顯的多功能特性。2．寫作要求。（1）要擬定一個明晰恰切的標題。通知的性質(zhì)及功用決定了在寫作時必須十分關(guān)注其標題的擬制，要使讀者一看標題便知通知什么，或要求做什么事情，為此，就需要寫明有關(guān)表示通知類型的詞語，如在文種之前冠以“緊急”、“特急”、“補充”、“聯(lián)合”等等。（2）不論是哪種類型的通知，其事項部分都要寫得符合實際，切實可行；應(yīng)知應(yīng)辦的事項要交代清楚，文字要簡練準確，語氣要懇切莊重。（3）在撰寫轉(zhuǎn)發(fā)性通知的標題時，經(jīng)常會遇到幾個“通知”重復岀現(xiàn)的問題，如《XX縣委轉(zhuǎn)發(fā)XX州委轉(zhuǎn)發(fā)XX自治區(qū)黨委關(guān)于XX（事由）的通知的通知的通知》對于這種情況，為了避免重疊煩瑣，按照慣例，可以省略中間層次（即州委）和自己所使用的兩個“通知”，只保留文件發(fā)源處的一個文種“通知”。這樣，即可將標題簡化為《XX縣委轉(zhuǎn)發(fā)XX自治區(qū)黨委關(guān)于XX（事由）的通知》。為了彌補如此變通后可能岀現(xiàn)的遺漏，應(yīng)把被刪掉的中間層次寫進公文的開頭，如“近接州委關(guān)于X月X日發(fā)來自治區(qū)黨委關(guān)于XX（事由）的通知（X黨發(fā)[2006]6號），現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)你們……”由于標題中已有“通知”字樣，省略了自己的那個“通知”也不會引起歧義，更不妨礙主題詞中對文種的標引。（二）報告。1．文種釋義。報告屬于上行文，是用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復上級機關(guān)詢問或要求的公文。2．寫作要求。（1）匯報的內(nèi)容必須真實可靠。（2）反映報告的情況要有信息價值。在報告內(nèi)容方面，應(yīng)著重反映那些政策性強、影響面大、帶有動向性的情況和問題。（3）對情況要有分析、有看法。把情況、問題歸納起來，進行認真的、實事求是的分析，使之條理化，并具體地提出解決問題的意見和措施，千萬不能寫成“流水帳”。切忌矛盾上交，只擺情況，不作分析；或只提問題，向上級要辦法。（4）報告中不要夾帶請示事項。報告與請示是公文中的兩種文體，各有各的內(nèi)容和寫作要求，不能混為一談。報告這種文體不需要上級批復，如果夾帶請示事項，勢必貽誤工作。（三）請示。1、文種釋義。請示屬于上行文，是下級機關(guān)向上級機關(guān)提出要求，請求上級機關(guān)給予指示或批準的公文。2、基本結(jié)構(gòu)與寫法。請示的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標題、正文和落款三部分組成，其寫法如下：標題。請示的標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三個要素組成。例如《和碩縣環(huán)保局關(guān)于調(diào)整股級干部的請示》。正文。請示的正文一般由請示理由（問題）和請示事項兩部分構(gòu)成。請示問題的理由。這部分應(yīng)寫明請示的問題并陳述理由。請示的要求一般從標題上就能反映出來。但請示的要求是根據(jù)什么問題提出的、其理由是什么，必須在請示的正文中先作具體陳述。只有讓上級了解到請示的問題輕重如何、屬于什么性質(zhì)，是否非解決不可，才能為上級機關(guān)提供指示或是否批準的依據(jù)。撰寫這部分內(nèi)容一定要做到問題明確，理由充分。請示批準的事項。請示的問題明確，理由充分，要求解決的事項就能得到上級的認可和批準。向上級機關(guān)提出請示，既要從請示機關(guān)的實際問題和需要出發(fā)，又要考慮上級機關(guān)的批準權(quán)限和解決問題的能力。任意提高解決問題的要求，或不考慮上級機關(guān)是否能夠解決，都不利于實現(xiàn)請示的目的。因此，在寫請示批準的事項時，要抱著客觀實際的態(tài)度，向上級機關(guān)提出合理可行的請求。結(jié)尾寫上“以上意見妥否，請批示”、“妥否，請批示”之類的結(jié)束語。3、寫作要求。（1）要一文一事。任何機關(guān)都有一定的職權(quán)范圍，在請示行文中如果不是一文一事，就有可能出現(xiàn)某些事項屬于職權(quán)范圍之類，而有些事項卻超出職權(quán)范圍的情況，以致使領(lǐng)導機關(guān)難于批復，影響請示目的的順利實現(xiàn)。（2）不要多頭請示。多頭請示容易因責任不清、互相扯皮而延誤工作。因此，請示行文只能主送一個機關(guān)。（3）一般不要越級請示。在特殊情況下必須越級行文時，應(yīng)當同時抄送被越過的上級機關(guān)。（4）不要與報告混淆使用。請示與報告同屬上行文，但兩者之間卻有嚴格的區(qū)別。比如，“報告”對上級沒有肯定性的批復要求，而“請示”則相反；在行文時間上，“報告”是事中或事后行文，而“請示”則是事前行文；上級對下級報送的“報告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上級酌情處理，如確需批示時，只能使用“批示”這個文種；而“請示”則不然，不論所請示的事項上級同意與否，按理都應(yīng)及時做出批示，但批示時使用的文種都是“批復”而不是“批示”。（四）批復。1、文種釋義。批復屬于下行文，是上級機關(guān)對下級機關(guān)請示事項作出答復的公文。批復要對請示事項明確表示同意或不同意、批準或不批準的態(tài)度。批復是具有指示性質(zhì)的公文，下級部門要解決請求的問題必須以批復內(nèi)容為依據(jù)。2、基本結(jié)構(gòu)與寫法。一般對簡單請示事項的批復，文字內(nèi)容都比較簡短，針對重大問題或復雜問題的批復，文字就比較長。無論長短，批復的結(jié)構(gòu)內(nèi)容一般都由標題、正文、落款三個部分組成。標題。由發(fā)文機關(guān)名稱、發(fā)文事由、文種三個要素組成。擬寫標題的事由部分有兩種常見的情況：一種是寫出下級機關(guān)請示文件的標題來體現(xiàn)事由，如《關(guān)于對和碩縣環(huán)保局調(diào)整股級干部請示的批復》；另一種是針對下級機關(guān)請示的事項，直接寫出批復的事由，如《關(guān)于同意和碩縣第二中學購買多媒體教學設(shè)備的批復》。正文。主要有批復的根據(jù)和批復的意見兩部分組成。先引述下級單位的來文標題和發(fā)文字號，“你局《關(guān)于調(diào)整股級干部的請示》（發(fā)文字號）收悉?…”，緊接批復根據(jù)寫岀批復意見，對請示或報告的事項作出明確、具體的答復?！敖?jīng)縣委組織部2009年x月x日部委會研究，決定同意你局股級干部調(diào)整的意見?！痹诮Y(jié)尾處，用“此復”或“特此批復”等習慣用語。落款。3、寫作要求。（1）慎重對待，及時答復。批復機關(guān)收到請示后，要及時進行周密的調(diào)查了解，掌握有關(guān)情況，根據(jù)現(xiàn)行政策法令及辦事準則，經(jīng)認真研究后，及時給予答復。（2）針對請示進行答復。上下行文要互相對應(yīng)。（3）要明確態(tài)度。批復意見不管同意與否，必須十分清楚明白，態(tài)度明朗。不能含糊其詞，摸棱兩可，以免下級機關(guān)無所適從。（五）函。1、文種釋義。函是機關(guān)之間用于商洽工作、詢問和答復問題的一種公文。一般情況下，函是用于不相隸屬的機關(guān)之間商洽工作、咨詢和答復問題的公文，不具備指導作用，也無批準效力；但上級機關(guān)對下級機關(guān)詢問重要問題的復函，就有指示作用或批準作用。2、寫作要求。（1）掌握分寸，用語平和。寫函應(yīng)力避客套，在語言上應(yīng)講究禮貌。當遇有屬于糾紛、交涉性的事情，相互致“函”時，要注意掌握分寸，抑制過激詞語，做到敘事入木三分，但用語要顯得平和，即“外柔內(nèi)剛”，切不可使用怒斥、討伐等語調(diào)。（2）一函一事。二、常見的公文處理錯誤（一）字體、格式錯誤字體：標題字體為二號方正小標宋，正文為三號仿宋。一級標題為三號黑體，二級標題為三號楷體，三級、四級標題與正文同樣是三號仿宋。版記部分：“主題詞”這三個字是黑體，主題詞目是方正小標宋，相互之間空一格，其它都是仿宋。結(jié)構(gòu)層次：按順序依次為一、（一）1.（1）空白頁：空白頁不標注“此頁無正文”。單字不占行，單句不占頁：遇到單字占行或單句占頁情況時，要調(diào)整間距或者修改語段，避免發(fā)生此種現(xiàn)象。落款：政府系統(tǒng)公文用漢字時間落款，不寫發(fā)文機關(guān)名稱，但是必須注意，常見的錯誤有“二00九年四月二十九日，應(yīng)該寫作“二oo九年四月二十九日；黨委系統(tǒng)落款要寫發(fā)文機關(guān)名稱，日期用阿拉伯數(shù)字表示，如“2009年4月29日”。紙張：政府系統(tǒng)用A4紙，黨委系統(tǒng)用16開紙。發(fā)文字號：發(fā)文字號不滿十位時，數(shù)字前不得加0，例如不能寫成“和黨組〔2009〕09號”，直接寫作“和黨組〔2009〕9號”。二）使用錯誤1.主題詞：主題詞由類別詞和類屬詞組成。類別詞通常并不在公文標題的文字之中，而類屬詞由于是由直接反映公文內(nèi)容和文種形式的詞構(gòu)成的，通常在標題之中。例如：《和碩縣人民政府關(guān)于加強水土保持工作的通知》的主題詞應(yīng)該是“農(nóng)業(yè)水土保持通知”，第一個詞是類別詞，標題中沒有，而后面兩個是類屬詞，都在標題之中。國務(wù)院和自治區(qū)都分別頒布了公文主題詞表，大家可以從網(wǎng)上下載。2.向個人行文：《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、“意見”和“報告”等公文。常見的錯誤比如：抄報或抄送某某常委，某某副縣長等等，這些都是錯誤的行文方式。請示與報告混用：請示與報告是兩個截然不同的文種。要慎用特定詞語：例如“廣大”、“重要講話”、“工程”等等，不得濫用，要根據(jù)特定敘述對象合理使用修飾詞。三、近幾年在公文寫作方面的幾點感受（一）健康的心態(tài)很重要面對繁忙的工作和壓力，會自我排解，面對寬松的環(huán)境又能自加擔子，這是文秘工作者必備的心理素質(zhì)。人可以不在乎職位的升遷，但是必須得在乎上進心，因為這關(guān)系到外界對我們的評價，關(guān)系到自身工作的幸福指數(shù)。初來一個新單位，剛開始都有邊緣人物的心理狀態(tài)，如何調(diào)節(jié)呢，就靠工作，早日進入角色，得到領(lǐng)導和同事的認可，自己就會越來越有工作的動力，進而就會形成寫出高質(zhì)量文稿的心理基礎(chǔ)。（二）我們出錯，就會讓領(lǐng)導出丑，讓單位蒙羞認真、細心和鉆研是文秘工作者取得進步的必不可少的成功要素。任何事情不用心干，即使是一件很小的事情都可能干不好，用心的人會積累，成長快，悟性高。我們上個月在自治區(qū)培訓的時候，授課教師也給我們舉了兩個例子:一名領(lǐng)導在講話中談到干部實績的問題，講話原文本想說實績是靠干出來的，里面有一句設(shè)問句，問句是“成績是從天上掉下來的嗎？”，結(jié)果這個“嗎”字剛好在第二頁的第一個字，結(jié)果領(lǐng)導讀成了“成績是從天上掉下來的，……嗎？：等他反應(yīng)過來的時候，“嗎”已脫口而出。還有一個例子是內(nèi)地一名分管干部教育工作的領(lǐng)導的講話中有一句“已經(jīng)取得文憑的和尚未取得文憑的干部，……”，結(jié)果由于秘書不細心，前半句剛好在頭一頁紙的最后幾個字，結(jié)果領(lǐng)導就在大會上讀成了“已經(jīng)取得文憑的和尚，未取得文憑的干部”，底下哄堂大笑，沒想到這名領(lǐng)導接著說了句“你們還笑，現(xiàn)在連和尚都取得文憑了，你們這些干部還不著急嗎”，底下更是笑得喘不過氣來。還有就是講話稿中數(shù)據(jù)也容易讓領(lǐng)導出錯出丑，好多數(shù)額較大的數(shù)據(jù)，沒有按照講話習慣寫，就容易讀錯。諸如此類的錯誤，都是由于秘書的不認真、不細心造成的，造成了不良影響。這對于工作忙、任務(wù)重的秘書來說更為重要，為什么這樣說，因為一般秘書忙的原因都是領(lǐng)導忙，領(lǐng)導一忙，就沒有時間和精力仔細審定文稿，這就需要秘書更加細心，考慮周全。（三）網(wǎng)上沒有好文章，但網(wǎng)絡(luò)是個好幫手練寫作，首先練的是眼力。寫作總有個過程，最初是不會寫、不會看，后來是會看不會寫，眼高手低，再后來是會看又會寫。要會從大量的素材中選取有用的，有啟發(fā)性的東西。說實話，現(xiàn)在寫總結(jié)，網(wǎng)上的樣稿數(shù)不勝數(shù)，但是仔細看看，幾乎沒有可以用的。大多數(shù)都是空話套話連篇，要么不切合我們本地實際，要么內(nèi)容不夠全面，特色不夠突出。但是網(wǎng)絡(luò)卻又可以幫助我們寫公文。如果接到一個寫作任務(wù)，自己不熟悉這項工作，我們就可以借助網(wǎng)絡(luò)學習了解這項工作的目的、意義、常規(guī)做法等等，然后搜集本單位的素材，確定寫作思路，一旦動筆講究一氣呵成。在這個過程中，也可以從網(wǎng)上搜幾篇樣稿看看，把握主要結(jié)構(gòu)和主要內(nèi)容，可以用幾句里面的話，但是最后寫出來的文稿一定是比你參考的那幾篇質(zhì)量都高，也最結(jié)合單位實際。這其實就是要明確一點，我們是人，是我們在用網(wǎng)絡(luò)，而不是簡單的從網(wǎng)上復制粘貼替換，或者移花接木，添句刪行就簡單了事，做了網(wǎng)絡(luò)的奴隸。（四）要做有心人，寫質(zhì)量高、務(wù)實管用的文稿我們關(guān)注一個現(xiàn)象：在開大會的時候，特別是會議時間長的時候，經(jīng)?？吹筋I(lǐng)導在上面講，底下的聽眾有的在低頭沉思，有的在昏昏欲睡，有的在擺弄手機，有的在交頭接耳，還有的干部是佯裝在聽，心思在哪里無人知曉，但是，往往領(lǐng)導在放下稿子，即興講話的時候，幾乎所有的聽眾都認真在聽，這說明什么？這是因為領(lǐng)導這時候講的最結(jié)合實際，最有意義，最能引起大家共鳴和重視。所以，我們在寫材料的時候，一定得結(jié)合實際，必須得有幾段能夠引起共鳴、要能打動人心的語言。例如，我們今年在寫胡常委組織工作報告的時候，有一段黨務(wù)干部自身建設(shè)的內(nèi)容，我們了解到有的黨務(wù)干部把黨建工作務(wù)虛化，自身都認識不夠，搞形式主義，我們就根據(jù)領(lǐng)導的要求，加了一段話：有人說有些黨建活動很虛，搞形式主義，應(yīng)付上級，其實不然，如黨員服務(wù)承諾、“四知四清四掌握”等活動，能夠有效激發(fā)黨員意識，促進黨員發(fā)揮先鋒模范作用，增強黨組織的凝聚力、向心力和號召力，但是，有些基層黨支部認識不