中小企業(yè)合同管理制度

1.0目的：加強企業(yè)的協(xié)議管理工作，防止、減少和及時處理協(xié)議糾紛，維護企業(yè)合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益。2.0范圍：合用于我司及其所屬各部門與各法人單位、其他經(jīng)濟組織、自然人或互相之間簽訂的各類協(xié)議、協(xié)議等，包括但不限于業(yè)務(wù)銷售協(xié)議、物料采購協(xié)議、設(shè)備采購協(xié)議、行政協(xié)議、融資協(xié)議、運送協(xié)議、服務(wù)協(xié)議、保險協(xié)議等。3.0職責(zé)：3.1總經(jīng)辦的重要協(xié)議管理職責(zé)：3.1.1認真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國協(xié)議法》和有關(guān)條例，依法保護本企業(yè)的合法權(quán)益。3.1.2制定、修訂我司協(xié)議管理制度，組織實行協(xié)議管理工作。3.1.3審查協(xié)議，防止不完善或不合法的協(xié)議出現(xiàn)。3.1.4督導(dǎo)協(xié)議承接人員依法簽訂協(xié)議，參與重大協(xié)議的談判與簽訂。3.1.5做好協(xié)議記錄、歸檔、保管工作。3.1.6定期監(jiān)督、檢查我司協(xié)議簽訂、履行狀況。3.1.7宣傳協(xié)議法和有關(guān)法規(guī)，培訓(xùn)協(xié)議管理人員和業(yè)務(wù)人員、采購人員。3.1.8依法處理我司的協(xié)議糾紛。3.1.9制止企業(yè)或個人運用協(xié)議進行違法活動。3.1.10定期記錄、匯總我司協(xié)議簽訂、履行以及協(xié)議糾紛處理狀況，并向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.2銷售、采購、行政等部門的重要職責(zé)：3.2.1在授權(quán)范圍內(nèi)，依法簽訂、變更、解除本部門的協(xié)議（訂單）。3.2.2嚴格審查本部門所簽訂的協(xié)議（訂單），重要協(xié)議簽訂前需提交有關(guān)方面會審。3.2.3對所簽協(xié)議，認真執(zhí)行，并定期自查協(xié)議履行狀況。3.2.4在協(xié)議履行過程中，加強與其他有關(guān)部門聯(lián)絡(luò)，發(fā)生問題及時向總經(jīng)辦匯報。3.2.5每月底匯總一次本部門協(xié)議的記錄、歸檔狀況，上報總經(jīng)辦。3.2.6協(xié)助總經(jīng)辦對協(xié)議糾紛的處理。3.3財務(wù)部門的重要職責(zé)：3.3.1加強與銷售、采購、行政等有關(guān)部門的聯(lián)絡(luò)，及時通報協(xié)議履行中的應(yīng)收應(yīng)付狀況。3.3.2做好與協(xié)議有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項的記錄、分析，提出處理提議、妥善保管收、付憑證。3.3.3配合總經(jīng)辦做好協(xié)議管理工作。4.0內(nèi)容：4.1協(xié)議管理的根據(jù)：根據(jù)《中華人民共和國協(xié)議法》和有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，并結(jié)合我司的實際狀況。4.2協(xié)議管理的原則：4.2.1協(xié)議管理必須遵照依法辦事，防止為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督，及時調(diào)處，維護企業(yè)的合法權(quán)益。4.2.2協(xié)議的簽訂、履行、變更、解除等，必須遵守《中華人民共和國協(xié)議法》及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，并參照有關(guān)政策。4.2.3保守商業(yè)秘密：管理、參與協(xié)議工作的一切有關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)為企業(yè)保守商業(yè)秘密。4.3協(xié)議審簽管理：4.3.1企業(yè)對外簽訂協(xié)議，應(yīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以企業(yè)名義對外簽訂協(xié)議。4.3.2除了及時結(jié)清者外，協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用書面形式，協(xié)議文本應(yīng)當(dāng)采用總經(jīng)辦公布的協(xié)議示范文本；協(xié)議相對方提供的協(xié)議文本必須送總經(jīng)辦審核。4.3.3所有協(xié)議都應(yīng)按次序由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號，按照協(xié)議類型分類編號。4.3.4協(xié)議及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡（符號）清晰，條款完整，內(nèi)容詳細，用詞精確、無歧義。4.3.5簽訂協(xié)議，必須具有完整的協(xié)議條款。協(xié)議條款一般包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，標的，數(shù)量和質(zhì)量，價款和酬勞，履行的期限、地點和方式，違約責(zé)任及處理爭議的措施等。協(xié)議內(nèi)容應(yīng)注意的重要問題是：A、部首部分，注意寫明供需雙方的全稱、聯(lián)絡(luò)方式、詳細地址。B、正文部分，注意：產(chǎn)品名稱應(yīng)詳細寫明牌號、商標、生產(chǎn)廠家、型號、規(guī)格、等級、花色、與否成套產(chǎn)品等；技術(shù)質(zhì)量規(guī)定要明確、詳細；數(shù)量要明確計量單位、計量措施、正負公差、合理稱差及自然損耗率等；運送方式及運費負責(zé)應(yīng)詳細明確；交（提）貨期限、地點及驗收措施應(yīng)明確；價格必須執(zhí)行現(xiàn)行的國家定價或國家指導(dǎo)價、市場調(diào)整價；違約責(zé)任一般包括懲罰性和賠償性兩種，懲罰性是指懲罰金，可以通過協(xié)議確定；賠償性是指按實際金額規(guī)定賠償損失，不應(yīng)寫按協(xié)議法約定。協(xié)議爭議的處理需在協(xié)議履行地所在地法院或兩方所在地法院管轄；質(zhì)量糾紛案由受損害方所在地法院管轄。C、結(jié)尾部分，注意：雙方都必須使用合格的印章------公章或協(xié)議專用章，不得使用財務(wù)章或業(yè)務(wù)章等不合格印章；注明簽約時間、地點及協(xié)議有效期限等。4.3.6對于協(xié)議標的沒有國標又難以用書面確切描述的，應(yīng)當(dāng)封存樣品，由協(xié)議雙方共同封存，加蓋公章或協(xié)議章，交由有關(guān)部門負責(zé)保管。4.3.7簽訂依法可以設(shè)定擔(dān)?；蛘邔Ψ疆?dāng)事人的履約能力沒有把握的協(xié)議，應(yīng)當(dāng)規(guī)定對方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等對應(yīng)形式的有效擔(dān)保。對方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當(dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力要參照本制度的規(guī)定進行審查。4.3.8對外簽訂協(xié)議，要明確選擇糾紛管轄地，并力爭選擇我司所在地法院。4.3.9法定代表人或協(xié)議承接人應(yīng)當(dāng)親自在協(xié)議文本上簽名。4.3.10簽訂協(xié)議，應(yīng)當(dāng)加蓋企業(yè)的協(xié)議專用章或公章。嚴禁在空白協(xié)議文本上加蓋協(xié)議專用章或公章。單份協(xié)議文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。4.3.11原則上協(xié)議不能以傳真形式簽訂，假如一定要以傳真形式簽訂，同步規(guī)定對方附加有關(guān)電子文檔。4.4協(xié)議審簽程序：4.4.1簽訂協(xié)議前必須嚴格審查對方當(dāng)事人的主體資格。A、對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復(fù)印專用章的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件（必須有近來年檢章）。B、對非法人經(jīng)濟組織，應(yīng)當(dāng)審查其與否按法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照。對分支機構(gòu)或是事業(yè)單位和社會團體設(shè)置的經(jīng)營單位，除審查其經(jīng)營范圍外，還應(yīng)同步審查其所附屬的法人主體資格。C、對外方當(dāng)事人的資格審查，應(yīng)調(diào)查清晰其地位和性質(zhì)、企業(yè)或組織與否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及企業(yè)或組織注冊地。4.4.2簽訂協(xié)議前需要審查代理人的代理身份和代理資格。A、代理人職務(wù)資格證明及個人身份證；B、被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書；C、代理行為與否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)與否超過了代理期限。4.4.3簽訂協(xié)議，必須認真審查對方當(dāng)事人的履約能力。4.4.4簽訂協(xié)議，應(yīng)當(dāng)仔細審查對方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料，必要時應(yīng)到簽發(fā)部門進行驗證或進行實地考察，以防對方當(dāng)事人偽造或變造證明材料。對方當(dāng)事人提供的多種證明資料中所使用的當(dāng)事人名稱、印章等內(nèi)容必須完全一致。4.4.5下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入?yún)f(xié)議檔案保留，以備考察。A、名片；B、廠家簡介、產(chǎn)品簡介等資料；C、各類廣告、宣傳資料；D、各類電話、手機等通訊工具號碼；E、對方當(dāng)事人提供的未經(jīng)我方協(xié)議承接人見證而復(fù)制的或未與原件查對無異的復(fù)印資料。4.4.6協(xié)議評審：協(xié)議簽訂前，承接部門應(yīng)召集總經(jīng)辦、財務(wù)部、有關(guān)聯(lián)部門負責(zé)人參與評審、把關(guān)。4.4.7協(xié)議審批權(quán)限如下：A、企業(yè)對外簽訂的基本協(xié)議，須上報總經(jīng)理辦審查，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批。采購訂單與銷售訂單則由有關(guān)授權(quán)人簽訂。B、下列經(jīng)濟協(xié)議由總經(jīng)理或其授權(quán)人審批：①標的超過10萬元的；②預(yù)付定金或預(yù)付貨款超過10萬元的；③聯(lián)營、合資、合作協(xié)議；④重大涉外協(xié)議。C、下列協(xié)議由董事長審批：①標的超過100萬元的；②投資100萬元以上的聯(lián)營、合資、合作、涉外協(xié)議。D、標的超過企業(yè)資產(chǎn)1/3以上的協(xié)議由董事會審批。E、法律顧問負責(zé)對下列協(xié)議進行審查：董事會、總經(jīng)理委托審查的協(xié)議；內(nèi)容復(fù)雜、較難掌握，企業(yè)規(guī)定提供法律協(xié)助的協(xié)議。法律顧問重要負責(zé)審查協(xié)議條款、內(nèi)容的合法性、嚴密性、可行性，提出意見供決策部門參照。4.4.7協(xié)議承接人應(yīng)將協(xié)議的副本或者復(fù)印件一份及時送交企業(yè)財務(wù)部門立案，作為財務(wù)部門收、付款物的根據(jù)。4.5協(xié)議履行、變更和解除：4.5.1協(xié)議履約管理：A、法定代表人、企業(yè)總經(jīng)理全面負責(zé)協(xié)議的履行。協(xié)議承接部門和人員詳細負責(zé)其簽訂協(xié)議的履行。B、在履行協(xié)議過程中，根據(jù)狀況的變化，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的履行能力進行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問題，協(xié)議承接人要及時處理，必要時可實地調(diào)查協(xié)議標的狀況和對方當(dāng)事人的履約能力。C、接受標的必須通過嚴格的驗收檢查程序。對不符合制度和協(xié)議約定的標的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時提出書面異議。D、協(xié)議結(jié)算必須通過我司財務(wù)部門進行。對合法有效的協(xié)議，財務(wù)部門必須在協(xié)議約定的期限內(nèi)結(jié)算。對未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的協(xié)議，財務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。E、凡與協(xié)議有關(guān)的來往文書、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。對我方當(dāng)事人的履約狀況，除妥善保留有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。我方當(dāng)事人收到對方當(dāng)事人通過郵遞方式傳送的與協(xié)議有關(guān)的法律文書時，應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與協(xié)議有關(guān)的法律文書時，必須使用掛號信函，并保留郵局收據(jù)、回執(zhí)立案。4.5.2協(xié)議的變更和解除：A、對方當(dāng)事人作為款物接受人而規(guī)定變更接受人時，必須有書面變更協(xié)議。嚴禁未獲得對方當(dāng)事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接受人發(fā)貨或付款。B、我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行協(xié)議步，應(yīng)當(dāng)及時搜集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式告知對方當(dāng)事人，同步積極采用補救措施，減少損失。C、發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不履行或不完全履行協(xié)議步，協(xié)議承接人應(yīng)當(dāng)催促對方當(dāng)事人采用有效補救措施，搜集、保留對方當(dāng)事人不履行協(xié)議的有關(guān)證據(jù)，及時向總經(jīng)辦匯報。D、我方當(dāng)事人因故變更或解除協(xié)議，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式告知對方當(dāng)事人，闡明變更或解除協(xié)議的原因和祈求對方書面答復(fù)的期限，盡快與對方當(dāng)事人到達變更或解除協(xié)議的協(xié)議。4.6協(xié)議糾紛處理：4.6.1協(xié)議糾紛管理A、為處理協(xié)議糾紛所采用的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期間內(nèi)進行。B、發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人運用協(xié)議進行詐騙等犯罪活動時，應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報。C、協(xié)議承接部門、人員應(yīng)配合好企業(yè)總經(jīng)辦參與仲裁或訴訟。D、協(xié)議糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式處理。4.6.2、協(xié)議糾紛處理程序A、發(fā)生協(xié)議糾紛，協(xié)議承接部門、人員應(yīng)立即匯報部門領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，總經(jīng)辦、銷售、采購、財務(wù)部等有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時提供處理糾紛所需的有關(guān)材料。B、在處理協(xié)議糾紛過程中，對于也許因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時向法院申請財產(chǎn)保全。C、協(xié)議糾紛發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)依法采用一切措施，積極搜集、整頓有關(guān)證據(jù)。在證據(jù)也許滅失或者難以獲得的狀況下，應(yīng)當(dāng)向法院申請保全證據(jù)。D、向法院提供原始證據(jù)時，必須先行復(fù)制，并祈求法院的承接人員出具證據(jù)收執(zhí)。4.7協(xié)議資料管理：4.7.1檔案資料內(nèi)容，下列資料可以作為協(xié)議檔案：A、談判記錄、可行性研究匯報和報審及同意文獻；B、對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照等復(fù)印件；C、對方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件；D、對方當(dāng)事人的法定代表人或協(xié)議承接人的職務(wù)資格證明、個人身份證明、簡介信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件；E、我方當(dāng)事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復(fù)印件；F、對方當(dāng)事人的擔(dān)保人的擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件；G、雙方簽訂或履行協(xié)議的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料；H、協(xié)議正本、副本及變更、解除協(xié)議的書面協(xié)議；I、標的物驗收（入庫）記錄；J、交接、收付標的、款項的原始憑證復(fù)印件。4.7.2協(xié)議資料歸檔、記錄與管理：A、協(xié)議承接人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除協(xié)議的各項手續(xù)后一種工作日內(nèi)，應(yīng)將協(xié)議檔案資料移交總經(jīng)辦。B、建立協(xié)議檔案。每一份協(xié)議都必須有一種編號，不得反復(fù)或遺漏。編號規(guī)則為“企業(yè)+協(xié)議類別+年月+序號”，“企業(yè)”與“協(xié)議類別”都是漢語拼音第一種大寫字母，“年月”指某年幾月，1－9月前加“0”，序號從001開始向后編（例如：9月份采購部簽訂的第一份協(xié)議編號為“AA-CGHD－09－001”）。C、建立協(xié)議管理臺帳。應(yīng)根據(jù)協(xié)議的不一樣種類，建立經(jīng)濟協(xié)議的分類臺帳和總臺帳。其重要內(nèi)容包括：序號、協(xié)議號、經(jīng)手人、簽約日期、協(xié)議標的