秘書公文寫作概述課件

第一章秘書公文寫作概述張鬃英第一章秘書公文寫作概述張鬃英1第一節(jié)

秘書公文寫作的目的與步驟一、秘書公文寫作的目的1、實(shí)現(xiàn)社會組織的管理職能2、輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)有效地決策3、對外展現(xiàn)社會組織的形象4、為提高工作效率和質(zhì)量創(chuàng)造條件第一節(jié)

秘書公文寫作的目的與步驟一、秘書公文寫作的目的2二、把握秘書公文寫作的步驟1、明確公文主題2、廣泛收集資料3、擬定寫作方案（1）確定公文內(nèi)容的組成情況（2）確定公文正文的表達(dá)順序（3）安排公文的首尾和銜接過渡（4）將上述成果固化為公文的寫作提綱二、把握秘書公文寫作的步驟1、明確公文主題3二、把握秘書公文寫作的步驟4、正式起草成文（1）注重時(shí)效觀念（2）做好會商工作（3）保證材料與觀點(diǎn)和諧統(tǒng)一（4）注重文面規(guī)范二、把握秘書公文寫作的步驟4、正式起草成文4二、把握秘書公文寫作的步驟5、加工修改階段（1）兩種方式其一：融入整個(gè)撰擬階段的推敲修改其二：對已經(jīng)成型的文稿，進(jìn)行集中的加工修改（2）主要為第二種方式1）明確加工修改的范圍2）掌握加工修改的方法二、把握秘書公文寫作的步驟5、加工修改階段5第二節(jié)

秘書公文寫作的要求一、公文思想內(nèi)容方面的要求1、明確目的，行文有據(jù)2、準(zhǔn)確無誤，客觀務(wù)實(shí)3、主題集中，重點(diǎn)突出4、必須符合領(lǐng)導(dǎo)意圖第二節(jié)

秘書公文寫作的要求一、公文思想內(nèi)容方面的要求6三、公文表達(dá)方面的要求（一）符合公文表達(dá)方式的要求1、敘述的要求（1）在敘述事件時(shí)應(yīng)做到要素齊全（2）在敘述程度上以概述為主（3）在敘述線索上以順序?yàn)橹魅⒐谋磉_(dá)方面的要求（一）符合公文表達(dá)方式的要求7三、公文表達(dá)方面的要求2、說明的要求在公文中常用的說明方法有：舉例說明法、定義說明法、分類說明法、引用說明方法、比較說明方法三、公文表達(dá)方面的要求2、說明的要求8三、公文表達(dá)方面的要求3、議論的要求（1）議論方式重在就事論理（2）議論說理切忌主觀武斷公文常用的論證方法：舉例論證法、對比論證法、因果論證法。三、公文表達(dá)方面的要求3、議論的要求9三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求1、準(zhǔn)確嚴(yán)密（1）要準(zhǔn)確表達(dá)公文的政策法律依據(jù)和事實(shí)依據(jù)；準(zhǔn)確傳達(dá)機(jī)關(guān)工作中需要貫徹執(zhí)行、聯(lián)系、商洽、宣布、通知的事項(xiàng)；準(zhǔn)確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖和發(fā)文機(jī)關(guān)的政策主張三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求10三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求1、準(zhǔn)確嚴(yán)密（2）嚴(yán)格遵循邏輯要求（3）合理組織公文語言（4）恰當(dāng)使用修辭方法第一，主要是用消極修辭方法第二，適當(dāng)使用積極修辭中的某些辭格三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求11三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求2、簡練明了（1）簡短表達(dá)（2）簡明表達(dá)第一，開頭要直截了當(dāng)，落筆入題、結(jié)尾應(yīng)明確提出行文要求，意盡言止；第二，適當(dāng)劃分層次和段落；第三，恰當(dāng)利用附件、表格形式，以濃縮公文篇幅，增加信息量。三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求12三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求3、莊重嚴(yán)謹(jǐn)（1）使用書面語言，不用口語、方言和晦澀難懂的行業(yè)用語（2）使用含義限定的詞語，注意語義單一，避免出現(xiàn)歧義4、得體規(guī)范三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求13三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求4、得體規(guī)范（1）恰如其分地使用公文專用術(shù)語1）起首用語：根據(jù)、依據(jù)、遵照、按照、奉、為了、為、由于、茲定于、茲介紹、茲因等等。三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求14三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求4、得體規(guī)范（1）恰如其分地使用公文專用術(shù)語2）稱謂用語：基本采用人稱代詞加上機(jī)關(guān)名稱尾字的方法：我局、我縣、你局、貴公司等；用于稱呼其他單位或人員時(shí)，采用第三人稱形式，如：該院、該縣、該同志；當(dāng)公文中需要稱呼某些事物時(shí)，也可以使用“該”字，如：該文、該產(chǎn)品、該批機(jī)器設(shè)備等等。三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求15三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求4、得體規(guī)范（1）恰如其分地使用公文專用術(shù)語3）引敘用語如：前接、頃接、欣悉、獲悉等“頃接來函，現(xiàn)就所詢之事函告如下”三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求16三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求4、得體規(guī)范4）經(jīng)辦用語5）商洽用語6）期請用語7）表態(tài)用語8）時(shí)限用語9）過渡用語10）謙敬用語11）結(jié)尾用語三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求17三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求4、得體規(guī)范(2)根據(jù)收發(fā)文雙方各自的地位、職能及其相互關(guān)系，選用恰當(dāng)?shù)恼Z氣和詞語來行文(3)根據(jù)不同的公文文種，確定相應(yīng)的語言表達(dá)形式三、公文表達(dá)方面的要求（二）符合公文語言的運(yùn)用要求18三、公文表達(dá)方面的要求（三）符合常見要素的表述要求1、時(shí)間的表述要求：精確、完整、恰當(dāng)2、空間的表述要求：（1）準(zhǔn)確、具體地說明有關(guān)的單位、處所，特別是重要事件、事故發(fā)生的地點(diǎn)，不僅要說明所在的省、市、縣，還應(yīng)說明具體方位，有時(shí)需要標(biāo)明經(jīng)緯度。三、公文表達(dá)方面的要求（三）符合常見要素的表述要求19三、公文表達(dá)方面的要求（三）符合常見要素的表述要求2、空間的表述要求：（2）涉及不為人們熟知的地名或重復(fù)的地名時(shí)要按照由大到小的順序，標(biāo)明國家或省、市、縣的名稱，以便準(zhǔn)確表達(dá)所在地點(diǎn)（3）使用地名的全稱或規(guī)范的簡稱，必要時(shí)還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明準(zhǔn)確的譯名。（4）涉及不同國家或地區(qū)時(shí)，不能以國家統(tǒng)稱三、公文表達(dá)方面的要求（三）符合常見要素的表述要求20三、公文表達(dá)方面的要求（三）符合常見要素的表述要求3、數(shù)量的表述要求（1）要反復(fù)核實(shí)，表述準(zhǔn)確無誤（2）要精選數(shù)字，切忌過于煩瑣（3）要加強(qiáng)分析，避免凌亂堆放（4）要規(guī)范使用，避免產(chǎn)生歧義1）表增加或減少的數(shù)量，注意差別2）表減少和降低的數(shù)量時(shí)用分?jǐn)?shù)或百分?jǐn)?shù)表達(dá)3）涉及總計(jì)數(shù)量時(shí)，要表述準(zhǔn)確4）使用“以上”、“以下”、“左右”等概數(shù)，應(yīng)注明是否連同本數(shù)在內(nèi)。三、公文表達(dá)方面的要求（三）符合常見要素的表述要求21三、公文表達(dá)方面的要求（三）符合常見要素的表述要求4、職務(wù)、姓名的表述方法（1）表人物職務(wù)時(shí)一般要使用全程，或使用通用的簡稱。（2）表明人物姓名時(shí)，要寫全姓和名（3）一人擔(dān)負(fù)多種職務(wù)時(shí)，應(yīng)寫出與公文內(nèi)容有關(guān)的職務(wù)三、公文表達(dá)方面的要求（三）符合常見要素的表述要求22四、公文格式與結(jié)構(gòu)方面的要求（一）公文格式的要求根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》的規(guī)定，公文格式的構(gòu)成要素分為眉首、主體、版記三個(gè)部分。1、公文的眉首部分（1）公文分?jǐn)?shù)序號（2）秘密等級和保密期限（3）緊急程度（4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志（5）發(fā)文字號（6）簽發(fā)人四、公文格式與結(jié)構(gòu)方面的要求（一）公文格式的要求23四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（一）公文格式的要求2、主體部分（1）公文標(biāo)題（2）主送機(jī)關(guān)（3）公文正文（4）附件（5）成文時(shí)間（6）公文生效標(biāo)識（7）附注四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（一）公文格式的要求24四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（一）公文格式的要求3、版記部分（1）主題詞（2）抄送機(jī)關(guān)（3）印發(fā)機(jī)關(guān)和引發(fā)時(shí)間四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（一）公文格式的要求25四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（二）公文結(jié)構(gòu)要求1、基本要求（1）開頭擺出行文根據(jù)、說明行文目的、概述行文背景、引敘來文線索、交代結(jié)論、提出問題四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（二）公文結(jié)構(gòu)要求26四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（二）公文結(jié)構(gòu)要求1、基本要求（2）結(jié)尾1）號召式結(jié)尾2）總結(jié)式結(jié)尾3）強(qiáng)調(diào)式結(jié)尾4）說明式結(jié)尾5）請求式結(jié)尾四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（二）公文結(jié)構(gòu)要求27四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（二）公文結(jié)構(gòu)要求1、基本要求（3）層次：并列、遞進(jìn)、因果、總分（4）段落（5）過渡：詞語、句子、段落（6）照應(yīng)：題文照應(yīng)、前后照應(yīng)、首尾照應(yīng)四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（二）公文結(jié)構(gòu)要求28四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（二）公文結(jié)構(gòu)要求2、篇章形式要求（1）篇段合一式（2）分層表達(dá)式（3）條款式四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（二）公文結(jié)構(gòu)要求29四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（三）其他格式要求1、用紙《行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，公文用A4紙印制，雙面印刷。黨的機(jī)關(guān)公文用16開紙，也可用A4紙。在具體的公文制作實(shí)踐中，省級以上黨的機(jī)關(guān)用16開紙，而地市一下各級黨的機(jī)關(guān)用A4紙的居多。四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（三）其他格式要求30四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（三）其他格式要求2、版心天頭（上白邊）37mm±1mm訂口（左白邊）28mm±1mm版心尺寸：156mm×225mm四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（三）其他格式要求31四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（三）其他格式要求3、字號文件式公文的字號：標(biāo)題：2號發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定，以不超過國務(wù)院機(jī)關(guān)的發(fā)文標(biāo)識字號為準(zhǔn)。其他各要求均使用3號字四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（三）其他格式要求32四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求4、字體行政機(jī)關(guān)文件式公文的字體為：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：推薦小標(biāo)宋體字發(fā)文字號：仿宋。簽發(fā)人三字：仿宋。簽發(fā)人的姓名：楷體。公文標(biāo)題：小標(biāo)宋體秘密等級和保密期限、緊急程度及主題詞三字：黑體字主題詞：小標(biāo)宋體正文中的小標(biāo)題：建議用黑體其他包括正文在內(nèi)，都用仿宋體四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求4、字體33四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求5、字?jǐn)?shù)與行數(shù)每頁排22行，每行排28字。可作調(diào)整四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求5、字?jǐn)?shù)與行數(shù)34四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求6、正文機(jī)構(gòu)層次序數(shù)：第一層“一”第二層“（一）”第三層“1.”第四層“（1）”四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求6、正文機(jī)構(gòu)層次序數(shù)：35四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（7）文中圖文的顏色未做特殊說明公文中圖文顏色均為黑色四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（7）文中圖文的顏色36四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（8）裝訂要求應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm騎馬訂或平訂的訂位為兩訂門鋸處訂眼據(jù)書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm平訂訂距與書脊間的距離為3mm-5mm裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（8）裝訂要求37四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（9）上報(bào)公文必須注明簽發(fā)人或會簽人姓名。（10）除“會議紀(jì)要“和以電報(bào)形式發(fā)出的外都應(yīng)加蓋印章。（11）聯(lián)合上報(bào)公文,主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（9）上報(bào)公文必須注明簽發(fā)人或會38四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（12）除兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文外,任何公文的落款處不落發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,下發(fā)的公文標(biāo)題一般冠發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。（13）公文中不得出現(xiàn)空白印章(指三個(gè)以上聯(lián)合行文)。（14）印章要與正文同處一版面,如不處在同正文一百,應(yīng)采用縮短或加寬行距、字距辦法解決,不得使習(xí)“此頁無正文“字樣。（15）公文如有空白頁，不標(biāo)頁碼。四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（12）除兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文外39四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（16）新標(biāo)準(zhǔn)中增加了發(fā)文的保密期限，按照國家保密局的要求，在密級后標(biāo)注保密期限，中問用“實(shí)心五角星“隔開。如“絕密空一個(gè)字實(shí)心五角星6個(gè)月“。根據(jù)國家機(jī)密保密期限規(guī)定，如不標(biāo)識保密期限，就等同于“絕密“為三十年，“機(jī)密“為二十年，“秘密“為十年。（17）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名，其中“請示“性公文在“附注“處注明聯(lián)系人姓名和電話。四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（16）新標(biāo)準(zhǔn)中增加了發(fā)文的保密40四、公文結(jié)構(gòu)與格式方面的要求（18）發(fā)文字號：凡是上