定題情報服務是高校圖書館的重要課題

定題情報服務是高校圖書館的重要課題

根據(jù)《中華人民共和國普通高中圖書館條例》第二部分，中學圖書館應充分發(fā)揮教育和信息的作用。圖書館發(fā)揮情報職能的主要形式是為用戶提供情報服務。前蘇聯(lián)著名情報學家米哈依洛夫在《科學交流與情報學》一書中指出:“在所有的服務方式中,值得特別闡述的是定題情報服務,它不僅能保證有效地滿足科學家和專家各自的情報需求,同時也是研究這些需要的強有力的手段”。定題情報跟蹤服務是定題情報服務(SDI:SelectiveDisseminationofInformation)中難度最大、要求最高的一種,它不僅要有SDI的針對性、適用性、時效性和系統(tǒng)性,還必須具有長期性、連續(xù)性、廣泛性、信息轉化性和加工層次的高深性等。20世紀80年代以來,我校圖書館信息中心(原名情報中心,實際上是情報資料室)在定題情報跟蹤服務方面做了大量工作,跟蹤過包括國家863計劃項目、省部級科技攻關項目、國家星火項目、國家自然科學基金項目在內(nèi)的十多個課題。在這些項目的立項、研究、鑒定、評獎、申報專利和推廣應用過程中,情報工作者用卓有成效的工作,證明了自己勞動的價值,贏得了用戶的信任和好評,獲得多項省部級優(yōu)秀科技情報信息成果獎。為進一步推動情報跟蹤服務工作的深入發(fā)展,現(xiàn)將我校圖書館開展定題情報跟蹤服務的經(jīng)驗介紹于下,以求教于同仁。1從指導思想上采取的途徑搞好定題跟蹤的前提是選擇合適的服務項目。大學圖書館的服務對象主要是本校的師生員工,以我校為例,教職員工和學生逾萬人,學科和專業(yè)領域數(shù)十個,科研、教學等方面的研究項目更多,而信息中心不過五六個人,根本不可能為所有項目都提供定題跟蹤服務,只能在力所能及的范圍內(nèi)做有限的選擇,那么如何選擇呢?根據(jù)我們的經(jīng)驗,在指導思想上應遵循3條原則,在操作方法上可采用4種途徑:1.1情報人員必須熟悉自身的知識和能力指導思想三原則是指在選擇跟蹤服務項目時應遵循超前性原則、抓西瓜原則和量力而行原則。超前性原則是指所選項目在該專業(yè)領域是研究前沿,而不是那種強弩之末的課題。抓西瓜是指在選擇跟蹤項目時不能眉毛胡子一把抓,更不能抓了芝麻,丟了西瓜,要抓大放小,選擇那些級別高、影響大、學術和應用價值較大或可預見效益好的項目。量力而行是指一定要選擇那些有能力完成的項目,不可好高騖遠,一味地求大求高求先進,去啃那些啃不動的骨頭。這就要求情報人員必須了解自身的能力(包括個體、群體和本部門的知識、能力、設備、資源及可借用的力量等),了解待選項目對情報跟蹤服務的各種要求(包括對文獻信息需求的類型、范圍、層次、語種、時間、經(jīng)費等),熟知待選項目的專業(yè)知識等,在此基礎上選擇那些供求雙方在知識的內(nèi)含和外延上重合或大部分重合的項目。實踐證明,凡符合量力而行原則的服務項目通常都能取得巨大的成功。1.2工作方法的四種方式工作方法四途徑指在選擇跟蹤服務項目時可采取4種形式:太公釣魚式、全面撒網(wǎng)式、有的放矢式和筑巢引鳳式。1.2.2定題情報跟蹤項目這是主動出擊式選擇服務項目的方法之一。其操作要點是設計簡明的科研項目及情報需求調(diào)查表,該表的主要內(nèi)容包括科研項目的名稱、級別、所屬學科、關鍵詞,情報需求的內(nèi)容和形式、負責人姓名及電話等。調(diào)查表經(jīng)各單位辦公室發(fā)放和回收,經(jīng)分析、整理后即形成一個教學、科研項目情況及情報需求資料庫(這是搞好情報服務的基礎性工作之一)。根據(jù)項目的級別、學科及情報需求的急切程度,選那些級別高、學科與情報人員知識結構匹配或比較接近的作為定題情報跟蹤項目。除此之外,該資料庫還提供了本校重點學科及重要項目的基本情況和情報需求,為開展其他服務奠定了基礎,可謂一石雙鳥。1.2.3以木粉為原料合成聚氨酯是高分子合成材料的重要方向在掌握本單位教學科研情況的基礎上,情報工作者利用信息來源廣的優(yōu)勢,有意搜集或無意間發(fā)現(xiàn)了重要信息時,應及時向有關人員通報。許多情況下,恰恰是這些有意無意間獲得的信息促成了一些科研項目的立項并最終取得成功。例如,20世紀90年代初,我校有機化工研究所從事木屑、秸桿、甘蔗渣等工農(nóng)業(yè)廢棄物的綜合利用研究,他們要求的資料也主要集中在蔗渣造紙,秸桿、木屑合成板材,木粉填充泡沫塑料等方面。我們在搜集有關資料時,偶然從《日本經(jīng)濟新聞》中獲得一條簡短信息,該報導稱:日本工業(yè)技術院制品科學研究所以木屑、紙漿、甘蔗渣、椰子殼渣、咖啡豆殼等工農(nóng)業(yè)廢棄物為原料,與乙二醇和聚丙二醇等多元醇混合溶解,再加入二異氰酸酯、催化劑、發(fā)泡劑等開發(fā)出了性能優(yōu)越的泡沫聚氨酯,成本僅為常規(guī)生產(chǎn)方法的一半。我們認為這是一條有較高利用價值的信息,便及時通報給科研人員,他們以此為起點作了進一步調(diào)研,調(diào)查結果表明,以木粉為原料合成聚氨酯是高分子合成材料的重要方向,國外剛剛起步,國內(nèi)還未見報導。科研人員認為該項研究可填補國內(nèi)空白,便結合自己的研究成果,以“木粉聚醚催化合成”和“木粉聚氨酯泡沫塑料合成”為題申報了河南省和化工部的重點攻關項目并獲得資助。我們也正式開始了對該項目的長期跟蹤服務,經(jīng)多年努力,已完成了第一階段的研制任務并獲得省級和部級科技進步獎,被授予國家發(fā)明專利,獲國家發(fā)明三等獎;1999年又獲國家自然科學基金資助,現(xiàn)正在向理論和應用研究的深度和廣度發(fā)展。我們也因對該項目長達10年的成功服務而獲得河南省優(yōu)秀科技情報成果一等獎。1.2.4通過媒體提供服務,加強學校文獻篩選情報工作者要針對本校重點學科和重點科研方向,建立實在的和虛擬的資料數(shù)據(jù)庫并以各種形式告之用戶,在用戶查找資料和利用數(shù)據(jù)庫的過程中同用戶建立聯(lián)系并選擇可以跟蹤的項目。例如,我們針對本校特點在文獻選購方面向化學化工、材料科學、機械、電子等重點學科轉移并在公告欄、信息導報等媒體上發(fā)布新書目錄、專題網(wǎng)站及題錄通報(有些項目今年已上圖書館主頁菜單)。我校材料中心“非晶態(tài)合金快速凝固”(國家863項目)課題組的科研人員正是在利用題錄查找原文時同我們建立了聯(lián)系并委托我們進行跟蹤服務的。我們對該課題的子課題、國家“八五”攻關項目“快速凝固低壓高活性氨合成催化劑”提供了有效的跟蹤服務,使該課題獲得了河南省優(yōu)秀科技情報成果二等獎和全國化工系統(tǒng)科技情報成果三等獎。2做好整體優(yōu)質(zhì)服務是核心選擇項目只是搞好跟蹤服務的前提和條件,更重要的還在于做好全方位的優(yōu)質(zhì)服務。2.1情報檢索與利用的知識背景情報跟蹤服務的對象多為大型或較大型科研項目,都具有專業(yè)性或專業(yè)交叉性強、時間長、水平高,對情報服務的針對性、及時性和系統(tǒng)性要求高等特點。情報工作者只有經(jīng)常與科研人員交流,學習專業(yè)知識,熟悉科研情況,了解情報需求,同時經(jīng)常向科研人員介紹情報檢索與利用的知識和技能,才能不斷縮小兩者之間的知識差距,有利于在確定檢索策略時形成共識。例如,筆者作為負責人的“木粉聚醚催化合成情報服務”(獲河南省科技情報成果一等獎)、“模具熱處理情報服務”(獲全國化工系統(tǒng)優(yōu)秀科技情報成果三等獎)、“新型低合金鑄鐵磨球情報服務”(獲河南省情報成果二等獎)、“SM型氣升式發(fā)酵罐情報服務”(獲河南省科技情報成果一等獎,全國化工系統(tǒng)情報成果二等獎)等項目,參與者都是既懂科研項目的專業(yè)知識,又具有高、中級職稱的情報工作者,他們作為聯(lián)絡人,經(jīng)常深入課題組傳遞信息、了解情況,從而保證了情報服務的針對性、適用性、及時性。2.2科研項目的情報服務分3個階段和時代所謂階段提供,即根據(jù)科研項目的整體規(guī)劃,在每一階段都按要求或計劃提供一批或數(shù)批經(jīng)過篩選的一次、二次或三次文獻。以“木粉聚醚催化合成情報服務”為例,在其選題、立項、研究試驗和國家自然科學基金項目申報、研究階段,我們分別提供了多批次的文獻、信息和調(diào)研報告。在“SM型氣升式發(fā)酵罐情報服務”中,因為科研項目分為發(fā)酵罐的含氣率研究,傳質(zhì)、傳熱性研究,用于多種好氧性發(fā)酵液而生產(chǎn)谷氨酸、酵母、糖化酶、抗生素、檸檬酸、黃原膠等產(chǎn)品研究3個階段,所以其情報服務也分3個階段進行。在第一階段中,我們提供的文獻和信息為研究含氣率與氣速的關系發(fā)揮了作用,也為進一步研究發(fā)酵罐的流體力學特性、傳質(zhì)、傳熱特性奠定了基礎;第二階段提供的文獻則集中在傳質(zhì)特性、傳質(zhì)動力學、傳質(zhì)流體力學、傳質(zhì)傳熱性能、反應器放大及工藝優(yōu)化和節(jié)能研究方面;第三階段提供的文獻則按照科研項目子課題的需要分小專題提供情報信息。所謂隨時提供,主要指根據(jù)科研項目的進展情況,及時提供一些參考數(shù)據(jù)、工藝、方法、專利、標準等有利于擴展科研人員思路的文獻、信息和建議等。例如在“新型低合金鑄鐵磨球”和“木粉聚醚催化劑”的試驗階段,我們提出實施正交設計的建議和提供的專著使科研工作進展更快;在推廣應用階段則及時提供了相關的標準文獻。經(jīng)驗證明,隨時提供有利于情報工作者對跟蹤項目的深入了解和對科研進展情況的密切關注。2.3拓展、延伸、擴展的服務手段是落實隱性需求的手段基礎能否既滿足用戶的顯性需求,又善于調(diào)動和滿足用戶的隱性需求,是衡量服務水平高低和服務能力大小的主要標志。所謂顯性需求,是指用戶用語言和文字明確表達出來的情報需求;隱性需求是用戶沒有直接提出,但卻對科研項目的深入和發(fā)展有潛在作用的一類需求。直接需求容易滿足,只要按用戶的要求提供一定數(shù)量有針對性的文獻和信息即可,隱性情報需求的滿足則困難得多,一般需經(jīng)過分析確定潛在需求,通過啟發(fā)、轉移、延伸(擴展)、超前等服務手段才能順利實現(xiàn)。例如“新型低合金鑄鐵磨球”項目,其目標是研制一種鉻和鎳含量很低的白口鑄鐵,目的是降低磨球成本(鉻、鎳是昂貴的稀有金屬)。在文獻調(diào)研中,我們找到了一篇題為“低鉻白口鑄鐵的發(fā)展與展望”的述評,其中談到一種用錳和硼替代鉻和鎳的新思路,筆者立即將此信息轉告科研項目負責人并商定將檢索重點轉向錳、硼耐磨白口鑄鐵,該項目最終取得成功并獲得河南省科技進步獎。這是需求轉移的一個典型例子,我們也因此獲得學校的嘉獎和河南省科技情報成果二等獎。延伸和擴展顯性需求是滿足隱性需求的又一方法?？萍既藛T的情報需求比較單一,開題階段一般都要求提供理論性和動態(tài)性信息,研制階段要求提供數(shù)據(jù)、工藝性資料,鑒定和報獎時則要求作查新。跟蹤服務不能這樣被動地應付需求,而應根據(jù)科研的一般規(guī)律做好超前、延伸和擴展服務。例如在對“木粉聚醚催化合成”和“模具熱處理”的跟蹤服務中,用戶并未要求提供課題組發(fā)表論文被引用和被中外權威性檢索刊物收錄的情況,但我們認為這些信息對成果鑒定和報獎很有用,便主動地加以搜集整理,當項目因鑒定和作深入研究而申報國家自然科學基金資助時,科研人員才要求在很短時間內(nèi)提供這些資料。其實我們早已把項目組論文被一些文摘索引期刊收錄及被引用情況的資料整理好了,為項目組從容地準備上報材料提供了保障,并使其獲得了國家發(fā)明獎和國家自然科學基金資助。3服務的面臨難點通過十多年定題情報跟蹤服務的實踐和探索,筆者認為,要做好這項工作,必須注意以下幾條原則:●團隊服務原則。定題情報跟蹤服務的主要特點是時間長、綜合性和專業(yè)性要求高,非一人所能承擔,應組成一個3～5人的服務小組。該小組應由對科研項目比較熟悉、情報工作經(jīng)驗豐富的同志組成,保證人員知識結構和能力的互補,符合1+1>2的系統(tǒng)優(yōu)化原理。一般情況下,小組負責人不可同時承接兩個以上的項目?！窬礃I(yè)精業(yè),持之以恒。敬業(yè)精業(yè),持之以恒,淡薄名利,甘作配角,這四句話對做好跟蹤服務尤為重要。雖然這種服務的難度大、時間長、要求高,但依然是“替別人作嫁衣裳”。以筆者參與并獲獎的5個項目為例,跟蹤服務時間最短的為3年,最長的達10年以上。只有敬業(yè)、精業(yè)、持之以恒和甘作配角者,才能在這項服務方面取得較大成就?！袷煜ろ椖吭瓌t。高水平的跟蹤服務應以熟悉科研項目的專業(yè)和深入了解研究過程為基礎。如果對科研項目的專業(yè)知識一竅不通或知之甚少,不要說高質(zhì)量的服務,有時甚至連必要的資料也難以查到,更談不上滿足用戶潛在的情報需求了。我們的許多服務項目之所以取得良好效果,正是由于服務小組對每個跟蹤項目都盡量安排懂專業(yè)的情報工作者作為負責人,因為專業(yè)方面太外行是搞不好定題情報跟蹤服務的。●促進科研原則。情報工作是科學研究的參謀、耳目和尖兵,所有活動都要圍繞著促進科研的順利開展進行。跟蹤服務就是要揚情報工作者之長,避科研工作者之短,為他們查找資料、整理信息、提供建議,使他們能把寶貴的時間用在科學研究上。正如化工設備強化研究室為我們所提供的“SM型氣升式發(fā)酵罐”情報跟蹤服務證明所說:“幾年來,他們不間斷地為研究室檢索文獻,及時提供信息。他們在經(jīng)過認真篩選、分析、研究的基礎上提供的情報資料和建設性意見具有很高的參考價值,對啟發(fā)和拓寬科研人員的創(chuàng)造性思路,了解掌握國內(nèi)外發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢以及工藝技術水平等均起到了積極作用……?！笨蒲腥藛T對跟蹤服務的高度評價也許是對我們的鼓勵,但也從另一方面證明了跟蹤服務對科研工作的幫助和促進作用。4處理好資源,完善服務功能。在網(wǎng)絡環(huán)境下,知識服務是基礎。在現(xiàn)代我校圖書館是中國國家知識基礎設施CNKI(ChinaNationalKnowledgeInfrastructure)開放的第一批鏡象站點,又是《萬方數(shù)據(jù)庫資源系統(tǒng)》服務中心之一,并擁有20余種國內(nèi)外的數(shù)據(jù)庫。2001年元月,經(jīng)網(wǎng)絡改造和升級提速,圖書館的局域網(wǎng)已實質(zhì)性地并入校園網(wǎng)和因特網(wǎng),為網(wǎng)上情報服務奠定了資源和設備基礎。我們正在開展和準備開展的有以下工作?！癯浞珠_發(fā)和利用KW3.0功能。KW3.0是個功能強大的機構知識網(wǎng)站支撐軟件,以該軟件的Intranet版為例,它采用Browser/Server結構,支持Web發(fā)布,支持標準瀏覽器,支持知識倉庫所有標引項目的檢索,提供原版顯示、打印、圖文摘錄等功能,提供系統(tǒng)管理(包括賬戶管理、安全管理、計費管理)、網(wǎng)上會議等功能。利用該軟件,我們已將過去必須手工抄錄、復印、裝訂后再由人工送、取的工作交給了計算機和網(wǎng)絡;過去必須由用戶到圖書館或情報工作者下到課題組才能進行的咨詢、調(diào)查和交流,通過網(wǎng)上會議就能實現(xiàn),節(jié)省了雙方的大量時間和精力。●充分利用網(wǎng)絡優(yōu)勢,提高服務效率。對正在跟蹤的項目要發(fā)揮網(wǎng)絡優(yōu)勢,力爭做到更快、更廣、更精、更準。目前我們所采用的是POP工作程序,即pull(搜索、下載)、order(整理、保存)、push(發(fā)送)。如果用戶提出要求,則進行信息研究,其程序就成為PORP(pull-order-research-push)了?！窀鶕?jù)需要和可能,逐步建立我校重點學科和重點項目數(shù)據(jù)庫。該庫由包括相關數(shù)據(jù)庫、實用網(wǎng)址等在內(nèi)的虛擬館藏和書目、題錄、多媒體文本等在內(nèi)的現(xiàn)實館藏兩部分組成。現(xiàn)已有