第四章會(huì)議進(jìn)行階段的會(huì)務(wù)操作

第四章會(huì)議進(jìn)行階段的效勞第一節(jié)會(huì)議報(bào)到與引導(dǎo)效勞第二節(jié)會(huì)議記錄第三節(jié)會(huì)議信息效勞第四節(jié)會(huì)議旅游、娛樂(lè)與陪同效勞第五節(jié)會(huì)議餐飲效勞第六節(jié)會(huì)議交通效勞本章要點(diǎn)與要求(一)本章要點(diǎn)會(huì)議的報(bào)到與引導(dǎo)的本卷須知會(huì)議記錄的內(nèi)容會(huì)議信息的內(nèi)容安排會(huì)議的餐飲安排會(huì)議交通(二)本章要求能夠組織安排會(huì)議的報(bào)到工作能夠?qū)εc會(huì)人員進(jìn)行引導(dǎo)能夠做會(huì)議記錄能夠妥善安排旅游、娛樂(lè)等活動(dòng)能夠根據(jù)會(huì)議情況安排餐飲工作能夠搞好會(huì)議的交通效勞第一節(jié)會(huì)議報(bào)到與引導(dǎo)效勞一、會(huì)議報(bào)到與引導(dǎo)工作的重要性二、會(huì)議接站的工作三、會(huì)議報(bào)到的工作四、會(huì)議簽到的工作五、會(huì)議引導(dǎo)1.接站是跨地區(qū)、全國(guó)性和國(guó)際性會(huì)議活動(dòng)接待工作的第一道環(huán)節(jié)。2.報(bào)到是會(huì)議秘書部門掌握與會(huì)人員準(zhǔn)確到會(huì)情況并實(shí)施組織的重要一環(huán)。3.簽到能保證會(huì)議順利進(jìn)行，按時(shí)召開；準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，掌握與會(huì)人員情況。4.引導(dǎo)有利于會(huì)場(chǎng)內(nèi)外正常秩序的建立。一、會(huì)議接站、報(bào)到、簽到、引導(dǎo)工作的重要性接站是跨地區(qū)、全國(guó)性和國(guó)際性會(huì)議活動(dòng)接待工作的第一道環(huán)節(jié)。會(huì)議接站的工作主要有以下工作：〔1〕確定迎接規(guī)格〔2〕做好接站準(zhǔn)備〔3〕豎立接待標(biāo)志〔4〕掌握抵達(dá)情況〔5〕介紹賓主雙方〔6〕安排與會(huì)人員上車二、會(huì)議接站的工作三、會(huì)議報(bào)到的工作會(huì)議報(bào)到是針對(duì)需要集中住宿的大中型會(huì)議而言的，與會(huì)者報(bào)到時(shí)，秘書人員要做好以下工作：〔1〕查驗(yàn)證件，確認(rèn)與會(huì)者的參會(huì)資格?！?〕請(qǐng)與會(huì)人填寫會(huì)議登記表?！?〕分發(fā)會(huì)議文件、證件、文件袋等會(huì)議用品?！?〕預(yù)收會(huì)務(wù)費(fèi)、食宿費(fèi)、資料費(fèi)等費(fèi)用，當(dāng)場(chǎng)開具收據(jù)?！?〕安排與會(huì)者住宿?！?〕制作會(huì)議通訊錄的依據(jù)，會(huì)議結(jié)束前發(fā)給與會(huì)人員。四、會(huì)議簽到會(huì)議簽到有以下作用：〔1〕便于統(tǒng)計(jì)實(shí)到人數(shù)，以確定法定性會(huì)議的有效性?！?〕檢查缺席情況，以便及時(shí)通知有關(guān)人員到會(huì)，或通知缺席對(duì)象另行補(bǔ)會(huì)?！?〕慶典儀式、紀(jì)念性和追悼性會(huì)議活動(dòng)的簽到簿可以珍藏，留作永久的紀(jì)念?！?〕與會(huì)者的親筆簽名是第一手簽到記錄，是其參加會(huì)議活動(dòng)的書面證明，可為日后的查考提供歷史憑據(jù)。在一些法定性會(huì)議上，簽到還是一種法律行為。會(huì)議簽到的方式薄式簽到表式簽到電子簽到機(jī)簽到會(huì)議秘書人員代為簽到簽到卡簽到名片簽到座次表簽到會(huì)議簽到的要求認(rèn)真準(zhǔn)備有序組織及時(shí)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無(wú)誤報(bào)道和簽到的聯(lián)系與區(qū)別聯(lián)系都是指與會(huì)者到達(dá)會(huì)場(chǎng)時(shí)應(yīng)辦理的手續(xù)。會(huì)期較短的會(huì)議，一般只辦理簽到；會(huì)期較長(zhǎng)，并且需要集中接待的會(huì)議，與會(huì)者不僅要簽到，還有辦理報(bào)道手續(xù)。區(qū)別報(bào)道是指與會(huì)者到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)時(shí)辦理的登記注冊(cè)手續(xù)，但不代表每一項(xiàng)活動(dòng)和會(huì)議都參加；簽到那么是與會(huì)者參與了本次會(huì)議或活動(dòng)。五、會(huì)議引導(dǎo)引導(dǎo)是指會(huì)議活動(dòng)期間會(huì)務(wù)工作人員為與會(huì)者指引會(huì)場(chǎng)、座位、展區(qū)、餐廳、住宿的房間以及指示與會(huì)者問(wèn)詢的路線、方向和具體的位置。引導(dǎo)工作貫穿于整個(gè)會(huì)議期間，每一位會(huì)務(wù)工作人員都應(yīng)當(dāng)履行為與會(huì)者引導(dǎo)的義務(wù)。但在大型的或重要會(huì)議報(bào)到以及進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)應(yīng)當(dāng)派專人負(fù)責(zé)引導(dǎo)，這類專職引導(dǎo)人員常常稱為禮儀人員。案例分析1.引入案例：參會(huì)人員來(lái)早了？2.課堂練習(xí)例如：東海公司新產(chǎn)品推廣會(huì)的報(bào)到與引導(dǎo)工作的要點(diǎn)開心地訓(xùn)練吧！你將來(lái)辦理會(huì)議一定很棒。課堂訓(xùn)練第二節(jié)會(huì)議記錄一、會(huì)議記錄的概念會(huì)議記錄是如實(shí)記錄會(huì)議的根本情況、會(huì)議中的報(bào)告、會(huì)議上的講話、發(fā)言和決議等內(nèi)容的一種應(yīng)用文體，是一種重要的事務(wù)文書。會(huì)議記錄是記載會(huì)議根本情況的文字材料，是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會(huì)議決議的貫徹執(zhí)行情況、整理會(huì)議紀(jì)要、下達(dá)與上報(bào)會(huì)議精神、分析研究與總結(jié)工作提供依據(jù)。它的制作質(zhì)量如何，不僅直接影響著據(jù)此形成的有關(guān)公文〔如會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)〕的質(zhì)量，而且會(huì)影響其日后轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量。因此必須重視會(huì)議記錄工作。二、會(huì)議記錄的作用會(huì)議記錄是分析研究會(huì)議議題的依據(jù)會(huì)議記錄是編寫會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的根底會(huì)議記錄是查證會(huì)議情況的憑證。三、會(huì)議記錄的種類1、按詳細(xì)程度分詳細(xì)記錄、摘要記錄2、召開形式分報(bào)告式會(huì)議記錄、座談會(huì)式會(huì)議記錄決議式會(huì)議記錄準(zhǔn)備足夠的鋼筆、圓珠筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。準(zhǔn)備好錄音機(jī)和足夠的磁帶或錄音筆來(lái)補(bǔ)充手工記錄。要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料和文件，需要核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和事實(shí)時(shí)隨時(shí)使用。提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，了解與會(huì)人員的座位圖，便于識(shí)別會(huì)議上的發(fā)言者。在利用錄音機(jī)〔筆〕的同時(shí)，必須手工記錄，可以防止錄音機(jī)中途出故障。四、做好會(huì)議記錄準(zhǔn)備工作四、會(huì)議記錄的格式和內(nèi)容格式分為標(biāo)題、首部、主體和尾部四塊。內(nèi)容包括會(huì)議描述〔會(huì)議類型、時(shí)間、日期、地點(diǎn)〕、與會(huì)者姓名、會(huì)議過(guò)程和主席、記錄員簽名。會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。

五、會(huì)議記錄的重點(diǎn)六、會(huì)議記錄的方法〔1〕根據(jù)需要，采取詳記和略記相結(jié)合的方法?！?〕漏記之處，可事先做出記號(hào)，然后對(duì)照錄音磁帶修改，也可提示會(huì)議主持人請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語(yǔ)做出簡(jiǎn)要的解釋?！?〕與會(huì)者提出的意見(jiàn)、建議，要把人名記錄下來(lái)。案例分析1.引入案例：一字之差兩人“升降〞2.課堂練習(xí)例如：〔1〕××廠黨委第×次政工會(huì)議記錄〔2〕××公司會(huì)議記錄〔3〕××學(xué)院2002年第二次會(huì)議記錄〔4〕××公司會(huì)議記錄模板開心地訓(xùn)練吧！你將來(lái)辦理會(huì)議一定很棒。課堂訓(xùn)練第三節(jié)會(huì)議信息效勞一、會(huì)議信息的概念與作用1.概念。會(huì)議信息是指有關(guān)會(huì)議召開的各種情況。會(huì)議信息通常表現(xiàn)為會(huì)議通知、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議報(bào)道，以及會(huì)議的傳達(dá)提綱、要點(diǎn)等形式。2.作用。會(huì)議信息具有交流、深化、反響、決策依據(jù)、儲(chǔ)存?zhèn)洳榈茸饔谩?huì)議信息的收集要本著“準(zhǔn)確、及時(shí)、全面、適用〞的原那么，通過(guò)會(huì)議的正式報(bào)告、研討會(huì)上的討論發(fā)言、與會(huì)者的議案以及會(huì)下的廣泛交談，隨時(shí)獲取有價(jià)值的信息，供領(lǐng)導(dǎo)者參考或供會(huì)議交流。二、會(huì)議信息的原那么各種會(huì)議記錄，如主席團(tuán)會(huì)議記錄、團(tuán)長(zhǎng)會(huì)議記錄、分組會(huì)議記錄等。召集各團(tuán)組聯(lián)絡(luò)員碰頭會(huì)，匯總情況。收集代表的提案、發(fā)言稿、書面建議等。統(tǒng)計(jì)分析與會(huì)者的簽到、報(bào)到信息。三、獲取會(huì)議信息的渠道會(huì)議信息工作的根本程序是：記錄核實(shí)匯總整理與篩選編寫發(fā)送或歸檔。四、會(huì)議信息工作的程序五、會(huì)議信息編發(fā)的形式會(huì)議信息編發(fā)的主要形式是會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或情況反映。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是會(huì)議情況的簡(jiǎn)要報(bào)告，一般情況下以正面反映會(huì)議情況為多，印發(fā)范圍也較寬。情況反映是會(huì)議代表對(duì)會(huì)議情況的反映，帶有一定的內(nèi)部性，主要反映與會(huì)人員對(duì)一些重要問(wèn)題、原那么問(wèn)題的表態(tài)性意見(jiàn)，對(duì)某些重要問(wèn)題的不同看法，對(duì)當(dāng)前存在問(wèn)題的分析與建議，對(duì)某些問(wèn)題比較深刻的見(jiàn)解等，印發(fā)范圍較窄。六、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)具有“簡(jiǎn)、真、新、快〞的特點(diǎn)。簡(jiǎn)報(bào)編寫時(shí)要力求精辟簡(jiǎn)短、真實(shí)性和新聞性、編發(fā)速度很快。七、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)模式〔1〕報(bào)頭。報(bào)頭位于簡(jiǎn)報(bào)首頁(yè)的上方約占三分之一的版面，包括：編號(hào)、保密要求、簡(jiǎn)報(bào)名稱、期號(hào)、編印機(jī)構(gòu)、印發(fā)日期?！?〕報(bào)身。一般包括：標(biāo)題、按語(yǔ)、正文〔3〕報(bào)尾。位于簡(jiǎn)報(bào)末頁(yè)的下端，以兩條平行橫線相夾。左側(cè)注明簡(jiǎn)報(bào)的發(fā)送對(duì)象和范圍，右側(cè)注明印刷份數(shù)，即“共印×××份〞。八、會(huì)議信息的對(duì)外宣傳方式由會(huì)議秘書撰寫新聞報(bào)道稿件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者審閱后可向媒體發(fā)送；在會(huì)議召開期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)布消息；在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自答復(fù)記者提出的問(wèn)題。案例分析1.引入案例：工作簡(jiǎn)報(bào)2.課堂練習(xí)例如：〔1〕綜合性會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)：APEC投資博覽會(huì)新聞發(fā)布會(huì)在北京舉行〔2〕專題性會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)：代表建議市民帶薪接受終身教育開心地訓(xùn)練吧！你將來(lái)辦理會(huì)議一定很棒。課堂訓(xùn)練第四節(jié)會(huì)議旅游、娛樂(lè)與陪同效勞一、會(huì)議期間安排旅游、娛樂(lè)活動(dòng)的意義任何一個(gè)成功的會(huì)議都需要有休閑活動(dòng)安排，一方面使會(huì)議有張有弛，促進(jìn)會(huì)議成功；另一方面，為與會(huì)者增加溝通的時(shí)機(jī)，加強(qiáng)交流。二、會(huì)議期間旅游效勞主要內(nèi)容1、內(nèi)容旅游信息；統(tǒng)一安排一到兩次的集體活動(dòng)2、類型導(dǎo)購(gòu)、觀光3、組織管理組織制定旅游活動(dòng)的組織日程擬訂詳細(xì)的旅游方案。協(xié)調(diào)管理與餐飲部門的聯(lián)系與旅行社的合作平安與開支管理三、會(huì)議期間娛樂(lè)效勞的安排要點(diǎn)1、工程選擇2、本卷須知內(nèi)容和形式配合會(huì)議活動(dòng)的主題。適當(dāng)照顧與會(huì)者的興趣。尊重與會(huì)者的宗教信仰和風(fēng)俗習(xí)慣。表達(dá)民族特色和傳統(tǒng)文化。具體時(shí)間組織工作本卷須知四、會(huì)議期間陪同效勞的意義1、意義和作用表達(dá)尊重和友好便于溝通和交流提供方便和保障2、規(guī)格3、落實(shí)陪同人員4、準(zhǔn)備5、方式和要求案例分析1.引入案例：聯(lián)歡會(huì)為何不歡而散？2.課堂練習(xí)例如：2005浙江旅游職業(yè)教育會(huì)議在金華召開開心地訓(xùn)練吧！你將來(lái)辦理會(huì)議一定很棒。課堂訓(xùn)練第五節(jié)會(huì)議餐飲效勞一、會(huì)議餐飲效勞的意義餐飲效勞是會(huì)議進(jìn)行階段效勞中不可或缺的組成局部。會(huì)議與餐飲相結(jié)合常被稱為宴會(huì)。會(huì)議餐飲主要作用有：〔1〕禮儀作用。如東道主舉行歡送宴會(huì)、客人答謝宴會(huì)等?！?〕溝通作用。賓主雙方利用宴會(huì)的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)，溝通信息、交換意見(jiàn)、商談工作、發(fā)表演講，是當(dāng)前宴會(huì)活動(dòng)的一個(gè)重要特點(diǎn)。〔3〕招待慶賀作用。〔4〕融洽感情作用。確定宴請(qǐng)對(duì)象確定邀請(qǐng)范圍確定宴會(huì)規(guī)格和形式確定宴會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)確定主持人和致辭人二、宴會(huì)的準(zhǔn)備。發(fā)出邀請(qǐng)擬定菜單宴會(huì)廳的布置合理安排桌次和座次。三、宴會(huì)的程序。迎賓入場(chǎng)宣布宴會(huì)開始介紹主要來(lái)賓致辭祝酒散宴和送別。案例分析1.引入案例：致詞時(shí)有菜端出2.課堂練習(xí)例如：宏遠(yuǎn)公司聯(lián)誼會(huì)宴請(qǐng)安排。開心地訓(xùn)練吧！你將來(lái)辦理會(huì)議一定很棒。課堂訓(xùn)練第六節(jié)會(huì)議交通效勞一、會(huì)議交通效勞的意義會(huì)議交通效勞是對(duì)會(huì)議車輛進(jìn)行科學(xué)調(diào)配以保證會(huì)議用車的工作。它直接關(guān)系到與會(huì)人員的集體活動(dòng)、會(huì)議組織的工作需要、特殊用車的批準(zhǔn)使用，應(yīng)引起會(huì)議工作人員的高度重視，否那么就不能保證重點(diǎn)，滿足需要，可能貽誤會(huì)議的正?；顒?dòng)，甚至造成開不成會(huì)的嚴(yán)重后果。二、會(huì)議交通效勞的主要內(nèi)容籌齊會(huì)議用車擬定會(huì)議用車制度和紀(jì)律合理調(diào)度會(huì)議用車確保會(huì)議進(jìn)程按方案實(shí)施對(duì)駕駛?cè)藛T的管理對(duì)車輛的維修保養(yǎng)及汽油供給意外事故的應(yīng)急處理措施等。三、會(huì)議車輛停放的管理控制好停車所需場(chǎng)地抓值勤民警或保安到崗碰頭會(huì)確定指揮停車方法掌握車輛停放方法。案例分析1.引入案例：大客車少了一輛2.課堂練習(xí)例如：白云公司辦公室主任介紹會(huì)議用車處理的方法開心地訓(xùn)練吧！你將來(lái)辦理會(huì)議一定很棒。課堂訓(xùn)練本章綜合練習(xí)龍飛公司年底為表示對(duì)客戶