書面溝通技能

書面溝通技藝.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院2書面溝通技藝書面溝通的作用、特點(diǎn)書面溝通原那么簡(jiǎn)歷寫作商務(wù)信函論文寫作.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院3信息易于記錄和永久保管使不在溝通現(xiàn)場(chǎng)的受眾能得到真實(shí)的信息信息傳送速度快可以更多關(guān)注細(xì)節(jié)方面的信息比口頭表達(dá)采用更為準(zhǔn)確的用詞書面溝通的作用.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院4商務(wù)寫作與普通寫作比較商務(wù)寫作普通寫作較為嚴(yán)謹(jǐn)、正式較為寬松、非正式平白直述多有修飾讀者針對(duì)性強(qiáng)讀者多層面普通用第一或第二人稱運(yùn)用變換的人稱負(fù)有一定的法律責(zé)任通常無(wú)需負(fù)法律責(zé)任.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院5商務(wù)寫作的重要性組織內(nèi)部溝通的公文組織外部溝通的公文.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院6組織外部溝通的公文公文定義目的職責(zé)闡明某一職位任務(wù)性質(zhì)描畫，用于業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)，工資評(píng)定和聘用審核傳送信息：壓服有才干的人報(bào)名；樹(shù)立良好籠統(tǒng)年度報(bào)告總結(jié)全年的財(cái)務(wù)情況，向股東匯報(bào)傳送信息：壓服持股人支持本股；投資者購(gòu)進(jìn)該股；樹(shù)立良好信譽(yù)〔公司安康運(yùn)營(yíng)〕贊賞信寫給供貨商、客戶或任何協(xié)助過(guò)公司和公司員工的個(gè)人或組織樹(shù)立良好籠統(tǒng).朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院7組織內(nèi)部溝通的公文公文定義目的概要附在文件前的闡明，告知對(duì)方發(fā)送公文的緣由傳送信息：壓服對(duì)方閱讀文件；樹(shù)立良好信譽(yù)和籠統(tǒng)月、季度報(bào)告總結(jié)該時(shí)段內(nèi)的利潤(rùn)、消費(fèi)和問(wèn)題的報(bào)告。用作方案下時(shí)段活動(dòng)的參考傳送信息：樹(shù)立良好籠統(tǒng)和信譽(yù)〔報(bào)告內(nèi)容準(zhǔn)確、完好；作者了解公司的情況〕政策、規(guī)章公報(bào)公司政策和規(guī)定的聲明〔例：怎樣訂貨等〕傳送信息：樹(shù)立信譽(yù)〔政策和規(guī)定是合理的〕業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)對(duì)職員的表現(xiàn)進(jìn)展評(píng)價(jià)；附改良意見(jiàn)或提拔引薦傳送信息：壓服員工不斷提高本人的程度祝賀信祝賀獲獎(jiǎng)、升職或得到社區(qū)認(rèn)可的員工樹(shù)立良好籠統(tǒng).書面溝通的原那么思想明晰目的明確全面了解主題換位思索朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院8.書面溝通的根本方式備忘錄；電子郵件；信函；建議書；報(bào)告；摘要……朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院9.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院10組織內(nèi)部信息傳送的方式?？梢詫懺诎准埳希灰欢ㄊ怯∮薪M織抬頭的信箋。要求簡(jiǎn)明扼要，較長(zhǎng)信息采用附件。四個(gè)根本要素：日期、主題、送交、發(fā)送有時(shí)可包括附件和復(fù)印件不需附加的問(wèn)候、地址或簽名備忘錄.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院11組織內(nèi)外部信息傳送的方式。要求簡(jiǎn)明扼要，較長(zhǎng)信息采用附件。使讀者在無(wú)須大量運(yùn)用“下滾條〞的情況下能讀取整篇文章經(jīng)過(guò)標(biāo)題欄和首段來(lái)吸引讀者需附加的問(wèn)候、地址或簽名電子郵件.12發(fā)送前檢核能否稱謂對(duì)方名字并運(yùn)用了適當(dāng)?shù)膯?wèn)候語(yǔ)？能否已通讀電子郵件以檢查能否有錯(cuò)誤？電子郵件的語(yǔ)氣能否熱情友好？能否鼓勵(lì)進(jìn)一步聯(lián)絡(luò)？文檔作為附件還是作為郵件正文發(fā)送？以純文本格式還是以html格式發(fā)送？能否運(yùn)用了主題行？郵件主題能否足夠吸引讀者？朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院.13電子郵件留意與不認(rèn)識(shí)或不熟習(xí)的人通訊時(shí)，運(yùn)用正式的語(yǔ)氣，包括適當(dāng)?shù)姆Q謂和敬語(yǔ)。運(yùn)用簡(jiǎn)單易懂的主題行以準(zhǔn)確傳達(dá)要點(diǎn)。說(shuō)您要說(shuō)的話，但簡(jiǎn)明扼要。運(yùn)用易于識(shí)別的字體和大小，商務(wù)通訊中防止矯飾華美的風(fēng)格。運(yùn)用顯示完好的聯(lián)絡(luò)人信息的電子郵件簽名或電子名片，包括號(hào)碼和公司稱號(hào)。收到合法發(fā)件人的電子郵件，及時(shí)確認(rèn)收到。外出24小時(shí)以上，運(yùn)用自動(dòng)回復(fù)功能。朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院14報(bào)告是一種搜集研討現(xiàn)實(shí)的人與由于某種目的而要求看報(bào)告的人之間的信息或建議的交流方式。報(bào)告的最終作用通常是作為行動(dòng)和決策的根底。報(bào)告的概念.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院15報(bào)告的部分類型特別報(bào)告初始報(bào)告例行報(bào)告調(diào)研報(bào)告中期報(bào)告操作報(bào)告方案報(bào)告評(píng)價(jià)報(bào)告設(shè)計(jì)報(bào)告可行性報(bào)告檢驗(yàn)報(bào)告審查報(bào)告建立報(bào)告任務(wù)報(bào)告進(jìn)展報(bào)告正式報(bào)告目擊報(bào)告非正式報(bào)告.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院16報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該一致報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該完好一切的信息應(yīng)該準(zhǔn)確基于邏輯分析和資料分類的寫作內(nèi)容表述方式應(yīng)使方案清楚報(bào)告寫作風(fēng)格應(yīng)簡(jiǎn)單精煉，便于閱讀盡量使一切能夠的讀者都易于了解勝利報(bào)告的條件.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院17筆頭溝通實(shí)際簡(jiǎn)歷的寫作商務(wù)信函論文的寫作.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院18簡(jiǎn)歷的寫作﹡真實(shí)﹡全面﹡簡(jiǎn)練精彩簡(jiǎn)歷的七大要點(diǎn)﹡重點(diǎn)突出﹡言語(yǔ)準(zhǔn)確﹡版面美觀﹡評(píng)價(jià)客觀.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院19簡(jiǎn)歷寫作要領(lǐng)﹡長(zhǎng)度﹡重點(diǎn)﹡細(xì)節(jié)﹡風(fēng)格﹡格式、打印和紙張.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院20簡(jiǎn)歷的內(nèi)容﹡姓名、地址、﹡事業(yè)開(kāi)展目的〔2－3行〕﹡教育程度﹡獎(jiǎng)勵(lì)和榮譽(yù)﹡閱歷﹡參與的活動(dòng)﹡證明人.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院21簡(jiǎn)歷的種類﹡時(shí)間式簡(jiǎn)歷—倒敘﹡技藝式簡(jiǎn)歷—教育和閱歷與現(xiàn)所懇求的任務(wù)無(wú)聯(lián)絡(luò)—改行—最近的任務(wù)閱歷容易被誤解.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院22簡(jiǎn)歷勝利要訣﹡求職目的明晰明確﹡突出過(guò)人之處﹡用現(xiàn)實(shí)和數(shù)字闡明強(qiáng)項(xiàng)﹡自信但不自詡.商務(wù)信函的種類一定性信函闡明性信函負(fù)面性信函勸說(shuō)性信函朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院23.一定性信函向讀者提供好音訊，便于讀者正確了解，消除負(fù)面影響，即他贊同做某事，答應(yīng)某個(gè)要求，如發(fā)送貨物、提供效力、支付款項(xiàng)、出席會(huì)議等確認(rèn)信，致謝信，祝賀信，含有好音訊的贊揚(yáng)回復(fù)信等朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院24.一定性信函的根本構(gòu)造告知好音訊，綜述要點(diǎn)列出細(xì)節(jié)和背景資料積極說(shuō)出能夠的消極要素闡明讀者受益處結(jié)尾充溢友善、積極、關(guān)懷和等待朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院25.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院26尊崇的王茵女士：您好！據(jù)我們藍(lán)航餐飲部主任李波報(bào)告說(shuō)，在您6月19日乘坐我公司航班從上海飛往昆明途中，您的餐盤中發(fā)現(xiàn)了一只蟑螂。對(duì)此請(qǐng)接受我公司對(duì)您的最誠(chéng)摯的歉意，我真心希望我們不會(huì)因此而失去一個(gè)像您這樣珍貴的顧客。毫無(wú)疑問(wèn)，這件事引起了有關(guān)機(jī)場(chǎng)和部門的高度注重。雖然我們盡一切努力防止類似事情的發(fā)生，但是能夠由于我們質(zhì)檢程序的偶爾忽略呵斥了這次事件。我們非常贊賞您在這一事件中所表現(xiàn)出的豁達(dá)態(tài)度，并且希望這件事不會(huì)破壞您對(duì)藍(lán)航公司的良好印象。贊賞您乘坐我公司的航班。此致康曉東客戶關(guān)系部經(jīng)理2005年8月7日.闡明性信函向讀者闡明情況，便于讀者了解有關(guān)信息。既不一定，也不否認(rèn)，許多商務(wù)信函均可歸入此類組織的內(nèi)部文件，評(píng)價(jià)信，個(gè)人證明，引薦信，資質(zhì)證明等朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院27.闡明性信函的根本構(gòu)造陳說(shuō)主要觀念提供背景資料列舉有關(guān)細(xì)節(jié)結(jié)尾闡明友善及樂(lè)意提供協(xié)助朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院28.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院29尊崇的凌先生：您好！現(xiàn)回答貴公司7月4日的來(lái)函。我們不斷以為金誠(chéng)公司是一家很可靠的公司，多年來(lái)，我們不斷為該公司提供貨物?，F(xiàn)實(shí)上，我們所收到的很多訂單都大大超越500萬(wàn)美圓。因此，我們覺(jué)得為該公司提供500萬(wàn)美圓的信譽(yù)幾乎沒(méi)有什么風(fēng)險(xiǎn)。假設(shè)您需求任何細(xì)節(jié)資料，請(qǐng)?jiān)倥c我方聯(lián)絡(luò)。此致焦曉康信譽(yù)控制部經(jīng)理2005年8月7日.負(fù)面性信函在信函中不得不回絕某人或某事，或者提出批判告知讀者壞音訊，讓讀者閱讀、了解并接受該音訊，同時(shí)堅(jiān)持組織或撰寫者已有的良好籠統(tǒng)和信譽(yù)否認(rèn)信，回絕信，紀(jì)律警告或處分信，不良業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)信，解雇信，開(kāi)除信等朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院30.負(fù)面性信函的根本構(gòu)造緩沖語(yǔ)開(kāi)頭令人服氣的理由明確而婉轉(zhuǎn)的陳說(shuō)有益的、友好的、積極的結(jié)尾緩沖語(yǔ)包括－謝意、贊揚(yáng)、贊同、了解朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院31.負(fù)面性信函的寫作技巧〔構(gòu)造〕朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院32對(duì)讀者的影響為壞音訊設(shè)置背景引向壞音訊提及壞音訊中積極方面減少壞音訊影響的陳說(shuō)提及壞音訊并作出解釋結(jié)尾段開(kāi)頭段中間段.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院33尊崇的田波先生：您好！我對(duì)于貴公司在今年5月份即將舉行的公司交流研討會(huì)的方案非常感興趣，同時(shí)我置信這一倡議一定會(huì)得到各公司的廣泛支持和歡迎。也非常贊賞您約請(qǐng)我作大會(huì)演講。不過(guò)非常遺憾的是，今年5月份我將出訪歐洲調(diào)查，因此屆時(shí)我不能出席研討會(huì)。我可否引薦我的同事張陽(yáng)，他將是另一個(gè)理想的發(fā)言者。他在人力資源部已任職8年，在此期間，他曾親身組織了數(shù)次頗為勝利的活動(dòng)。我置信，假設(shè)時(shí)間允許的話，他會(huì)很樂(lè)意參與此次研討會(huì)，并作大會(huì)發(fā)言。能否采用我的建議，請(qǐng)告知。假設(shè)可以的話，我將讓他與您聯(lián)絡(luò)。預(yù)祝研討會(huì)圓滿勝利！張曉怡2005年8月7日.勸說(shuō)性信函讓讀者采取一定的行動(dòng)，提供讀者采取行動(dòng)所需的足夠信息，消除一切妨礙行動(dòng)的反對(duì)意見(jiàn)努力改動(dòng)讀者的態(tài)度，使其從不感興趣或漠不關(guān)懷到產(chǎn)生興趣，最終做他所希望的。催款信，引薦信，建議書，推銷信等朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院34.勸說(shuō)性信函的根本構(gòu)造吸引留意力激發(fā)興趣闡明益處明確行動(dòng)步驟友善結(jié)尾朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院35.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院36友誼提示尊崇的住戶：貴單元電表今日已抄，請(qǐng)根據(jù)您用電的情況于15日內(nèi)到工商銀行繳費(fèi)存單中備足存款，并于7天后向工商銀行索要收費(fèi)發(fā)票。如無(wú)發(fā)票，能夠是由于存款金額缺乏，不夠扣除電費(fèi)，請(qǐng)抓緊補(bǔ)足存款，以免引起不用要的費(fèi)事。謝謝協(xié)作！聯(lián)絡(luò)：58002033

XX市供電公司電費(fèi)組2005年8月7日.商務(wù)信函的規(guī)范明晰完好準(zhǔn)確省時(shí)樹(shù)立良好信譽(yù)建立友善關(guān)系朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院37.語(yǔ)氣的作用拙劣籠統(tǒng)良好籠統(tǒng)我不懂他是什么意思請(qǐng)把他的要求反復(fù)一遍我們無(wú)法保證貨物馬上送到我們會(huì)盡快送貨所附賬單有誤請(qǐng)?jiān)俸藢?shí)一下您的賬單朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院38.語(yǔ)氣運(yùn)用的原那么專業(yè)但不生硬友善但不虛偽自信但不傲慢禮貌但不低微朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院39.論文寫作.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院41論文提綱(1)結(jié)論和觀念提出問(wèn)題分析問(wèn)題處理問(wèn)題.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院42問(wèn)題的提出﹡研討領(lǐng)域的實(shí)踐情形和問(wèn)題﹡研討領(lǐng)域的研討情況﹡關(guān)注主要的方面﹡不要超越5個(gè)問(wèn)題﹡調(diào)查，案例分析﹡文獻(xiàn)綜述.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院43分析問(wèn)題﹡問(wèn)題的因果關(guān)系﹡關(guān)注分析邏輯﹡論文的框架，尤其留意中心問(wèn)題﹡分析框架中的各要素，包括概念、構(gòu)思及各部分關(guān)系﹡分析每一要點(diǎn).朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院44處理問(wèn)題﹡根據(jù)問(wèn)題，經(jīng)過(guò)分析工具和思緒提出建議和方案﹡普通不要超越5項(xiàng)建議﹡與案例分析相聯(lián)絡(luò)﹡提出結(jié)論和觀念.朱紀(jì)平浙江大學(xué)管理學(xué)院45論文構(gòu)造引言〔實(shí)際上和實(shí)際上〕因果分析〔問(wèn)題為什么存在〕框架和要素〔框架、要素和構(gòu)造〕