文件級(jí)檔案的整理

文件級(jí)檔案的整理一、根據(jù)二、定義三、歸檔范圍四、整理原那么五、歸檔要求六、整理方法.根據(jù)國(guó)家檔案局<歸檔文件整理規(guī)那么>青島市檔案局<歸檔文件整理規(guī)程>文件級(jí)<青島市企業(yè)檔案分類編號(hào)方法>前往.定義件:歸檔文件的整理單位。普通以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。文件資料：指企事業(yè)單位在消費(fèi)、運(yùn)營(yíng)和管理等活動(dòng)中構(gòu)成的各種方式和載體的記錄文件級(jí)檔案：是檔案的一種保管方式，即以文件為保管單位的檔案。它是目前國(guó)家正在推行的一種較為簡(jiǎn)便的檔案管理方式前往.歸檔范圍企事業(yè)單位在籌備、建立運(yùn)營(yíng)開(kāi)展以及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中構(gòu)成的，記錄和反映本單位活動(dòng)的，具有根據(jù)和參考作用的文件資料前往.整理原那么

遵照文件的構(gòu)成規(guī)律，堅(jiān)持文件之間的有機(jī)聯(lián)絡(luò)，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。前往.歸檔要求質(zhì)量要求數(shù)量要求時(shí)間要求前往.質(zhì)量要求1、字跡明晰，資料耐久2、歸檔的文件應(yīng)為原件或具有憑證作用3、歸檔的文件應(yīng)齊全、完好、準(zhǔn)確

.齊全是指文件資料不同的版本稿次要全完好是指反映同一問(wèn)題或方面的文件資料搜集要全面準(zhǔn)確是指文件資料是實(shí)踐的真實(shí)反映，圖物相符，文事一致前往.數(shù)量要求1、歸檔文件資料普通為一份，重要的、利用頻繁的和有特殊需求的可適當(dāng)添加份數(shù)2、具有長(zhǎng)期保管價(jià)值或具有憑證作用的電子文件，應(yīng)制成一套相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔前往.時(shí)間要求管理類文件普通應(yīng)在辦理終了后，第二年上半年歸檔產(chǎn)品、科研、基建工程文件在工程終了后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的工程可分階段、分單項(xiàng)歸檔外購(gòu)設(shè)備或引進(jìn)工程的文件在開(kāi)箱驗(yàn)收或工程接納后登記歸檔會(huì)計(jì)文件在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門整理保管一年，次年上半年歸檔案室保管前往.整理方法裝訂分類排列編號(hào)編目裝盒.裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。

.分類

歸檔文件可以采用年度——機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)——保管期限或保管期限——年度——機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等方法進(jìn)展分類。同一全宗應(yīng)堅(jiān)持分類方案的穩(wěn)定?！瞞ore〕.1按年度分類

將文件按其構(gòu)成年度分類。2按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。3按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類

將文件按其構(gòu)成或承辦機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(本項(xiàng)可以視情況予以取舍)。

.陳列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等陳列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中陳列。

.編號(hào)

歸檔文件應(yīng)依分類方案和陳列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)

.1全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。2年度：文件構(gòu)成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。3保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼4件號(hào)：文件的陳列順序號(hào)。〔more〕5機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)稱號(hào)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱.件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件陳列順序從“1〞開(kāi)場(chǎng)標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。

.編目歸檔文件應(yīng)根據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。在編目過(guò)程中，應(yīng)留意以下幾點(diǎn)：

(1)、歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)展編目。歸檔文件目錄設(shè)件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等工程?！瞞ore〕

(2)、歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際規(guī)范A4型(長(zhǎng)×寬為297mm×210mm)。

(3)、歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需求設(shè)置全宗稱號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等工程。其中全宗稱號(hào)即立檔單位的稱號(hào)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)運(yùn)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

.1、件號(hào)：填寫(xiě)室編件號(hào)。2、責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。3、文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。4、題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“〔

〕〞號(hào)。5、日期：文件的構(gòu)成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。6、頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。7、備注：注釋文件需闡明的情況。.裝盒

將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表工程。

.檔案盒

1.檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗稱號(hào)。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長(zhǎng)×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需求設(shè)置為20mm、30mm、40mm等(見(jiàn)圖A4a)。

2.檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)(見(jiàn)圖A4b、圖A4c)其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件號(hào)，中間用“—〞號(hào)銜接；盒號(hào)即檔案盒的陳列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。

3.檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制造。

.備考表：備考表置于盒內(nèi)文件之后，工程包括盒內(nèi)文件情況闡明、整理人