公文寫作實務培訓課件

公文寫作實務煙草行業(yè)的公文作為行業(yè)各單位施行專賣管理、組織生產(chǎn)經(jīng)營活動的工具，在傳達貫徹黨和國家的路線方針政策，發(fā)布行政規(guī)章，交流工作情況等方面發(fā)揮了重要作用。近幾年，濰坊市局〔公司〕系統(tǒng)的公文工作能夠認真落實上級的有關規(guī)定要求，在行文規(guī)那么、體例格式等方面日漸標準，公文質量有了較大提高。同時，在日常公文處理工作中，仍存在一些問題，仍有不合規(guī)定、不標準的地方，不僅影響到公文傳遞信息的效力，在某種程度上，還損害了公文的權威性及法定性。下面，主要就什么是公文、如何撰寫公文等內(nèi)容，與大家作一個交流。一、什么是公文〔一〕公文的概念。所謂的公文，就是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和標準體式的文書。公文是傳達貫徹黨和國家的路線方針政策，發(fā)布部門規(guī)章和行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，提出意見和建議，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具?！捕彻牡姆N類及分類1.公文的種類。國家行政機關公文的種類主要有13種：〔1〕命令〔令〕〔2〕決定〔3〕公告〔4〕通告〔5〕通知〔6〕通報〔7〕議案〔8〕報告〔9〕請示〔10〕批復〔11〕意見〔12〕函〔13〕會議紀要。對于市局〔公司〕系統(tǒng)經(jīng)常用到的有：通知、通報、請示、報告、批復、函和會議紀要等7類公文。2.公文的分類公文從不同角度可進行不同的劃分。按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文3大類。一是上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。二是下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如命令〔令〕、決定、通知、通報、批復等。三是平行文指同級機關或不相隸屬機關之間的行文，如函。二、怎樣寫好公文在現(xiàn)代社會和國家管理過程中，公文具有重要作用。就煙草行業(yè)而言，公文是保證全系統(tǒng)高效有序運轉的重要工具。作為每一位員工，寫好公文、用好公文是一項根本功，也是必備的素質。公文寫作是一種綜合能力的反映，既要觀點正確，又要選材得當；既要具有一定的政治理論水平與專業(yè)知識，還要掌握一定的寫作能力。因此，要提高公文寫作的能力，就必須從多方面去充實自己，需要堅持不懈的努力。具體的途徑：一、多學習二、多積累三、勤動筆公文寫作的根本要求：一是要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性。二是要實事求是。三是要在文字表述上準確、鮮明、生動、符合語法邏輯。四是公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體例格式與程序。三、幾種常用公文的寫作方法通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

1、按通知的性質分為以下5種〔1〕印發(fā)、批轉、轉發(fā)性通知?！?〕指示性通知?！?〕知照性通知。〔4〕事務性通知?！?〕任免、聘用通知。2、常用通知的寫法〔1〕印發(fā)、批轉、轉發(fā)性通知的寫法。正文須把握三點：一是對印發(fā)、批轉、轉發(fā)的文件提出意見，說明態(tài)度；二是寫明所印發(fā)、批轉、轉發(fā)文件的目的和意義；三是提出希望和要求。我們在日常發(fā)文時，需要特別注意的是，被印發(fā)、批轉、轉發(fā)的內(nèi)容，屬于正文的一局部，不可作為正文的附件?！?〕事務性通知的寫法。事務性通知通常由3局部組成：①發(fā)文緣由。②具體事項。③執(zhí)行要求。這里要特別講一下會議通知。會議通知的內(nèi)容一般應寫明召開會議的原因、目的、會議內(nèi)容，參會人員、時間、地點，需準備的材料，會議聯(lián)系人等。通報適用于傳達重要情況、重要事項，表彰先進、批評錯誤。1、分類〔1〕表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經(jīng)驗、做法，學習先進，見賢思齊，改進與推開工作?！?〕批評性通報。用來批評后進，糾正錯誤，打擊歪風，指出有關單位或個人存在的錯誤事實，提出解決方法或處理意見。〔3〕工作情況通報。用于傳達上級重要精神與重要情況；引起人們的警覺與注意，對當前的工作起指導作用。2、寫法通報的內(nèi)容和形式都比較單一，通報一般不提出工作上的具體要求及需要組織實施的事項，文字表達簡潔明快，觀點鮮明，事實清楚，切忌夸張渲染。下面主要講一下表彰性、批評性通報和工作情況通報的寫法。〔1〕表彰、批評性通報①陳列明白主要事實。②分析指出事例的教育意義。③決定要求。〔2〕工作情況通報三個步驟必須充分介紹情況針對上述情況分析原因最后提出要求請示適用于向上級機關請求指示、批準。

1.請示通?？煞譃槭马椥哉埵竞驼咝哉埵緝煞N〔1〕事項性請示。這種請示是下級機關請求上級機關審核批準某項或者開展某項工作的請示，屬于請求批準性的請示?！?〕政策性請示。下級機關往往會在工作中碰到某一方針、政策等不明確、不理解的問題，或者碰到新問題和情況。要弄清楚和解決這些問題，可用請示行文，并提出解決的意見，請求上級機關給予明確的解釋和指示。2.寫法

請示的正文包括事由、事項和結語3局部。結合這個例文，我們講一下請示的寫法?！?〕事由。請示的事由是請示事項和要求的理由及依據(jù)。要先把事由講清楚，然后再寫請示的事項和要求，這才能順理成章。事由很重要，關系到事項是否成立，是否可行，當然關系到上級機關審批請示的態(tài)度。因此，事由常常十分完備，依據(jù)、情況、意義、作用等都要寫上。〔2〕事項。包括方法、措施、主張、看法等。請示的事項，要符合法規(guī)，符合實際，具有可行性和可操作性。因此，事項要寫得具體、明白。如果請示的事項內(nèi)容比較復雜，要分清主次，一條一條地寫出來，條理要清楚，重點要突出。〔3〕結語。請示的結語有“以上請示，請批復〞、“當否，請批示〞等。結語是請示必不可少的一項內(nèi)容，不能遺漏，更不能模糊其辭?！?〕附注。在日期下，打上聯(lián)系人、聯(lián)系，用圓括號括起來。3、本卷須知〔1〕不應越級請示，不橫向請示。請示的主送單位必須是發(fā)文主體有隸屬關系的直接上級機關。雖是上級機關，但不是直接隸屬關系，不應直接請示。如濟南市局不應繞過省局直接向國家局請示，否那么就是越級請示?？h級局不經(jīng)直接上級機關的市局，向省局請示，也是越級請示。上級機關對越級行文原那么上不予受理。請求平行職能部門審批其范圍內(nèi)的事項，也不應使用請示，正確的方法是使用“函〞〔2〕請示不應多頭主送。請示的主送機關只有一個，即與發(fā)文機關有隸屬關系的直接上級機關。如果請示的內(nèi)容也涉及其它單位，通常采用抄報的形式。且請示不應直接主送領導者個人?！?〕請示應一文一事。機關或部門都有明確分工，各自只能辦理職責范圍內(nèi)的事，如果一文數(shù)事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，由于職責交叉，部門之間相互推諉、扯皮，以致延誤工作，影響效率。如果一項工作涉及假設干方面的問題需要上級批準解決，可進行專題分解，分別行文請示?！?〕請示件不下發(fā)。請示的事項是未解決的事項，在上級機關還沒批準前，向下級機關抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利于工作的開展。因此，請示事項只能在上級機關答復或批準之后，通知下級機關。報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。1、種類〔1〕綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。〔2〕專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內(nèi)容上具有專一性。〔3〕回復報告。是根據(jù)上級機關或領導人的查詢、提問作出的報告。2.專題性報告的寫法專題報告正文可采用“三段式〞結構法?！?〕以反映情況為主的專題工作報告主要寫當前的情況、存在的問題、今后的打算和意見這三個局部；〔2〕以總結經(jīng)驗為主的專題工作報告主要寫情況、經(jīng)驗、下一步工作措施這三個局部；〔3〕因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產(chǎn)生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施這三個局部。結尾通常用“特此報告〞、“此報告〞、“請審核〞等結束語。請示與報告的區(qū)別它們的區(qū)別：一是陳請性。請示是向上級機關請求指示和批準的公文，行文內(nèi)容具有請求性。而報告是向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問或者要求的公文，具有陳述性。二是求復性。請示的行文目的是請求上級批準，解決某個具體問題，請求作出明確答復。而報告的目的那么在于使上級掌握某方面或階段的情況，不要求批復。三是超前性。請示的行文時機具有超前性，必須在事前行文，等上級機關作出答復之后才能付諸實施。而報告那么可在事后行文，也可在工作進行過程中行文，一般不在事前行文。四是單一性。請示事項具有單一性，要求一文一事。而報告可以一文一事，也可以一文數(shù)事。一、報告與請示不可混用，如“關于××××問題的請示報告〞，是報告呢？還是請示呢？二、報告中不可以夾帶請示事項。否那么很容易誤事。如果既想?yún)R報工作，又想請示解決問題，一般有兩種方法解決：一是將“報告〞和“請示〞分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文為主，將報告的內(nèi)容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。批復適用于上級機關在答復下級機關的請示事項同意或不同意。1、特點〔1〕被動性。批復是專門對應請示來答復的。沒有請示，就無所謂批復?！?〕針對性。針對請示內(nèi)容進行批復，必須緊扣請示的內(nèi)容行文。〔3〕指示性：批復的內(nèi)容帶有明確的指示性，是下級開展工作的依據(jù)。2、寫法批復的主送機關一般只有一個，但如果幾個單位就同一類事情進行請示，也可一并列入批復正文一般由緣由、批復事項、結語三局部組成。批復緣由：即批復根據(jù)，寫在開頭第一句，使下級機關明確這份批復是針對哪篇請示所發(fā)。寫作時引述請示的標題、發(fā)文字號，或概括來文的內(nèi)容。批復事項：說明態(tài)度、意見和要求。比照較簡單的問題，直接表態(tài)。如果涉及的問題較多，除表態(tài)外，還可提出一些具體的意見或要求，以便下級單位理解、掌握。如果對請示的內(nèi)容持否認意見的批復，不能只簡單的否認，要同時說明理由及依據(jù)。結語：“此復〞或“特此批復〞。函適于用平行機關、不相隸屬機關之間相互商洽工作，通報情況，詢問和答復問題，征詢意見，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準時使用的文種。在黨政公文重要文種中，“函〞是唯一的一個平行文。需要注意的是，這里的函指的是正式公函，是采用正式文件的標印格式。“函〞不是便函，便函屬于不標準性公文。1、種類申請函、答復函、商洽涵、咨詢函、告知函、催辦函等。2、函的用法函應當是機關、單位公務往來中比較簡便靈活、使用范圍廣、使用頻率高的公文文種。但在具體工作中，由于一些同志對這種文種認識不夠，使用不多，把本來應以函的形式制發(fā)的公文，誤變成“通知〞、“請示〞、“報告〞等，影響公文的標準化。函是平行公文，制發(fā)主體與受文單位為平行機關或不相隸屬單位。申請函與請示有時在效力上是一樣的，區(qū)別僅在于受文機關與制發(fā)機關是否有隸屬關系。受文單位對于用函請求批準的事項，要用復函的文件答復，不能用批復的形式。從行文關系上看：復函是平行文，批復是下行文。3、寫法函的寫作，內(nèi)容上要簡潔明確，開門見山，直接說明態(tài)度。用語上要把握分寸，語氣平和有禮，不卑不亢。既不能倚勢壓人、強人所難，也不必曲意逢迎、恭維客套?！?〕開頭。簡要介紹背景情況，說明發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關問題說明如下：〞或“現(xiàn)將有關事項函復如下：〞等過渡語轉入下文?！?〕主體。這是函的核心內(nèi)容局部，主要說明致函事項，即商洽、詢問、答復的事項和問題。函的事項局部內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性?！?〕結語。通常應根據(jù)函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢〔商〕〞、“請即復函〞、“特此函告〞、“特此函復〞等。有的函也可以不用結束語，可以像普通信件一樣，使用“此致〞、“敬禮〞。會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要實質上就是會議紀錄的整理。1、分類省局〔公司〕機關主要有辦公會議紀要、專題會議紀要，黨組會議〔或擴大〕紀要。〔1〕辦公會議紀要是記述行政機關對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀要?！?〕專題會議紀要是專門記述專題會議討論、研究的情況與成果的一種會議紀要。其主要特點是研究主題比較集中。2、寫法會議紀要正文一般都分為三大局部第一局部：一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、主持人、對什么問題進行了研究。第二局部：是紀要的中心局部，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據(jù)會議性質、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：〔一〕集中概述法?！捕撤猪棻磉_法。第三局部：出席和列席人員名單。四、需要強調的幾個問題

〔一〕標準行文行文是每個單位的日常工作。什么是行文？行文就是機關部門按權限發(fā)布公文。行文要注意“三性〞：即權威性、必要性、政策性。權威性就是發(fā)出去的文件必須執(zhí)行，不能成為一紙空文。必要性就是只有行文才能解決問題才行文，打個或去一趟就能辦成的事就沒有必要行文了。政策性就是行文要與中央的路線方針政策和國家的法律法規(guī)相統(tǒng)一，并結合實際加以貫徹執(zhí)行，不能因為本單位的利益影響全局的利益。〔二〕標準結構一份完整的文件一般由密級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、文號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明〔如附件1、附件2……〕、成文日期、印章、附注〔只有請示有，位于日期下方，包括聯(lián)系人、聯(lián)系〕、版記〔即主題詞、印發(fā)機關、印發(fā)日期等〕、附件等局部組成?！踩硺藴屎灠l(fā)公文簽發(fā)應該是分級簽發(fā)。流程是：公文起草→公文初核〔擬搞部門的負責人初核〕→公文復核〔辦公室的同志復核〕→公文簽發(fā)→公文制發(fā)。細節(jié)問題1.關于公文起草：市局〔公司〕目前除特殊情況，一般采用網(wǎng)上辦公系統(tǒng)收發(fā)文件。發(fā)文之初，即公文起草時，要在發(fā)文稿紙上選擇相應的發(fā)文機關，OA默認的發(fā)文機關是“局〞，如果發(fā)文機關是市局〔公司〕，就要在發(fā)文稿紙左上角發(fā)文機關中選擇“濰坊市煙草專賣局〔公司〕〞?；鶎右嗍侨绱恕＿x擇好發(fā)文機關后，下步要選擇發(fā)文文種。所擬發(fā)的公文是請示、通知還是批復，也要在發(fā)文稿紙上進行正確的選擇。2.關于公文標題：公文標題一般由3局部內(nèi)容組成：發(fā)文機關、公文內(nèi)容、文種。一是經(jīng)常出現(xiàn)應當使用時未使用的現(xiàn)象。二是