高等學(xué)校檔案工作規(guī)范

高等學(xué)校檔案工作規(guī)范

2007-11-3015:36:02

（1993年11月16日國(guó)家教委發(fā)布，自1994年1月1日起執(zhí)行）第一章編制說明一、為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，實(shí)現(xiàn)高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高檔案干部的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)高校檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)。更好地開發(fā)利用檔案信息資源，有效地為高校和社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，特編制本規(guī)范。二、本規(guī)范以辯證唯物主義和檔案學(xué)基本理論為指導(dǎo)，以檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章為依據(jù)，引入系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和現(xiàn)代化管理的方法，把高校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來，充分吸取我國(guó)高校檔案工作數(shù)十年發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，源于實(shí)踐，高于實(shí)踐，既尊重歷主，又有所創(chuàng)新；既突出共性，又照顧個(gè)性；既統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，又靈活運(yùn)用。三、本規(guī)范是一個(gè)較重大的系統(tǒng)工程，涉及面廣，熔法律、法規(guī)、規(guī)章、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施細(xì)則于一爐，把檔案基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)、管理工作程序標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)代化設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合用到規(guī)范中，使之符合高等學(xué)校檔案工作的現(xiàn)實(shí)需要和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。四、本規(guī)范是《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的某些重要原則的具體化。上述法規(guī)屬宏觀、原則、概括的導(dǎo)向，偏重于“做什么”；規(guī)范則是根據(jù)高等學(xué)校檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行微觀、具體、量化的落實(shí)，偏重于“怎樣做”。五、本規(guī)范與《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》配套使用，互為補(bǔ)充。引人、采用“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念，編制了偏重于業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)的總體規(guī)范《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》；同時(shí)，根據(jù)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，按黨群、行政管理、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)十個(gè)一級(jí)類目設(shè)10個(gè)具體工作規(guī)范。聲像載體檔案由于其載體和幅面尺寸不同，有特殊的形成規(guī)律、內(nèi)容特點(diǎn)和特殊的管理要求，我們?yōu)樗鼏为?dú)列出工作規(guī)范。六、本規(guī)范的體例。除總體的業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范外，每個(gè)門類的工作規(guī)范均包括九個(gè)大項(xiàng)、四個(gè)附件。九個(gè)大項(xiàng)是：1．引言2．主題內(nèi)容3．引用標(biāo)準(zhǔn)4．檔案工作的基本原則5.歸檔范圍的確定6．文件材料的部門立卷和歸檔流程7．檔案的管理8．檔案開發(fā)利用的主要內(nèi)容和方法9．檔案工作的各級(jí)崗位責(zé)任制四個(gè)附件是；1．歸檔范圍和保管期限表2．二級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表3．案卷（裝具）規(guī)格4．常用表格、卡片本規(guī)范依據(jù)的是己發(fā)布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)又考慮高校的實(shí)際，九大項(xiàng)中，歸檔范圍、文件材料的部門立卷和歸檔流程兩大項(xiàng)最能體現(xiàn)高校該門類檔案的特色，其余有的部分如“檔案的管理”等屬于共性的，或《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》己有明確規(guī)定的，則從簡(jiǎn)、標(biāo)明見該規(guī)范的某條某款。七、本規(guī)范編寫中，我們對(duì)一些重大的技術(shù)問題是這樣處理的：1、關(guān)于交叉問題的處理：我們的原則是，各門類檔案關(guān)系密切的管理文件，除涉及全校、全局的外，一般歸人相應(yīng)門類檔案保存；各門類檔案中，除密不可分配套的聲像材料外，其余均歸入聲像檔案單獨(dú)保存，在編號(hào)上用參見號(hào)的方式相互呼應(yīng)，以方便查找利用。這樣一來，行政管理類檔案中，除綜合性的外，教學(xué)（包括教務(wù)、研究生、成人教育）、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)等方面管理工作的文件材料就歸入了相應(yīng)各類，保持各類的相對(duì)的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，顯得更加科學(xué)，更便于管理和查找利用。對(duì)不設(shè)分室而對(duì)部分門類檔案實(shí)行二級(jí)管理問題，尚需實(shí)踐，宜慎重處理。2、分類編號(hào)問題的處理：分類編號(hào)一是檢索分類號(hào)，一是實(shí)體分類號(hào)，前者主要供分類標(biāo)引，后者主要供組織館藏。從理論上講，二者應(yīng)該有聯(lián)系，也有區(qū)別。檢索（信息）分類號(hào)，國(guó)家教委組織編制的《中國(guó)檔案分類法——教育檔案分類表》，已作了規(guī)定。實(shí)體（排架）分類號(hào)，按國(guó)家教委組織編制的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》處理。充分考慮高校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和未來，考慮這些年來檔案學(xué)理論和實(shí)踐的發(fā)展，考慮到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的新要求，既科學(xué)又實(shí)在，既簡(jiǎn)明又概括。歸納起來，主要是這么幾層意思：A、根據(jù)各類檔案的領(lǐng)域范疇、形成規(guī)律和內(nèi)容特點(diǎn)，溶類目體系和歸檔范圍為一體，分別編制用于檔號(hào)的二級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表；B分類號(hào)由一級(jí)類目代號(hào)和二級(jí)類目代號(hào)組成；C從一個(gè)學(xué)校檔案部門最好用統(tǒng)一的檔號(hào)模式的認(rèn)識(shí)出發(fā)，在比較了國(guó)內(nèi)通行的“文書檔案”和“科技檔案”的檔號(hào)內(nèi)涵之后，確定檔號(hào)＝年度號(hào)+分類號(hào)+案卷號(hào)。這只是一般而言，如一個(gè)檔案部門有多個(gè)全宗的，原則上還應(yīng)在前后加上“全宗號(hào)”和“件號(hào)”。3．關(guān)于排架問題的處理：在編定檔號(hào)之后，一律按檔號(hào)排架，而不是通常的按保管期限排架。《規(guī)范》在考慮了高等學(xué)校檔案的歸宿，它的成套性特點(diǎn)，它們彼此之間的有機(jī)聯(lián)系之后，大膽在一個(gè)卷內(nèi)把文件材料劃定不同的保管期限，在不影響自然形成規(guī)律的情況下按永久、長(zhǎng)期、短期順序排列，將來鑒定時(shí)，只需把該銷毀的部分清出來即可，這樣既方便插卷調(diào)整，又不缺號(hào)、不空檔。4．關(guān)于常用表格、卡片和案卷（裝具）規(guī)格問題的處理：我們的原則是少而精，各類檔案的案卷（裝具）、表格、卡片、從通用、節(jié)約、方便、易懂考慮，其規(guī)格尺寸都應(yīng)既符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，又能體現(xiàn)高校特點(diǎn)。能通用者盡量通用，有特殊要求者從嚴(yán)控制。本規(guī)范所列的這些案卷（裝具）、表格、卡片，由高校檔案部門自行決定采用。第二章高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范1．引言1．1為了加強(qiáng)高等學(xué)校檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)，做到門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，管理科學(xué)，有效服務(wù)，必須實(shí)行目標(biāo)管理，使檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范化，提高管理水平，更有效地保護(hù)及利用檔案，為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和國(guó)家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)和規(guī)章制訂本規(guī)范。1．2本規(guī)范為評(píng)估學(xué)校檔案工作的重要依據(jù)之一。1．3本規(guī)范適用于高等學(xué)校檔案部門。中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校可參照?qǐng)?zhí)行。2．高等學(xué)校檔案工作的基本原則2．1高等學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，均屬高等學(xué)校檔案。2．2高等學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，檔案工作應(yīng)是學(xué)校評(píng)估的重要內(nèi)容之一。2．3高等學(xué)校檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。2．4高等學(xué)校應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行部門立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”：納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。2．5高等學(xué)校應(yīng)有一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，各立卷部門要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并確定適當(dāng)?shù)膶＃妫┞殭n案干部具體承辦。2．6高等學(xué)校要把檔案工作列入學(xué)校計(jì)劃，在人員、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備各方面給予保證。2．7高等學(xué)校檔案工作要努力從經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)向科學(xué)管理，逐步采用先進(jìn)技術(shù)，大力開發(fā)檔案信息資源，滿足學(xué)校和社會(huì)的需要。3．高等學(xué)校檔案部門的任務(wù)3．1貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的政策法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作。3．2制訂本校檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況。3．3負(fù)責(zé)收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)全校各類檔案及有關(guān)資料。3．4開展檔案的開放和利用工作。3．5參加信息工作的整體化建設(shè)，負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源。3．6參加檔案工作協(xié)作、學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。3．7培訓(xùn)全校專（兼）職檔案工作人員。3．8開展檔案宣傳工作和利用者教育活動(dòng)。3．9完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。4．高等學(xué)校檔案部門的制度建設(shè)4．1綜合性的規(guī)章制度，包括各種綜合性的實(shí)施辦法、細(xì)則、規(guī)定。4．2立卷歸檔制度，包括校內(nèi)各部門立卷要求，各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔辦法。4．3檔案保管制度，包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施。4．4檔案的保密、保衛(wèi)制度，包括檔案的保密、保衛(wèi)措施和對(duì)檔案人員的相應(yīng)要求。4．5檔案統(tǒng)計(jì)制度，包括統(tǒng)計(jì)時(shí)間、項(xiàng)目、內(nèi)容、辦法。4．6開放檔案的利用制度，包括確定檔案開放與控制使用的具體范圍和開放檔案的管理辦法等。4．7未開放檔案的利用制度，包括利用手續(xù)、方式、要求、批準(zhǔn)權(quán)限和管理辦法等。4．8檔案的鑒定制度，包括鑒定范圍、組織、辦法、程序、手續(xù)等。4．9檔案部門及下屬科室負(fù)責(zé)人、全體人員的崗位責(zé)任制度，包括目標(biāo)、職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核、獎(jiǎng)懲措施等。5．高等學(xué)校檔案干部素質(zhì)要求5．1高等學(xué)校檔案部門應(yīng)配備政治上可靠、具有高中以上（大部分應(yīng)為大專以上）文化水平和一定專業(yè)知識(shí)、年齡結(jié)構(gòu)合理、數(shù)量足夠的檔案干部。5．2高等學(xué)校檔案干部要要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，執(zhí)行黨和國(guó)家方針政策，公正廉潔、嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密。5．3高等學(xué)校檔案干部要熱愛檔案專業(yè)，忠于職守、埋頭苦干，全心全意為人民服務(wù)。5．4高等學(xué)校檔案干部要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，管理科學(xué)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)方面的知識(shí)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，以保證工作的順利進(jìn)行。5．5各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案干部提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和經(jīng)濟(jì)待遇創(chuàng)造條件，關(guān)心他們的思想、工作、生活。檔案干部應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，一般不要輕易調(diào)離檔案部門。6．檔案的收集6．1收集范圍6．1．1學(xué)校在教學(xué)、科研、管理各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料：6．1．1．1《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》規(guī)定應(yīng)歸檔的黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)十大類文件材料；6．1．1．2反映學(xué)校工作和活動(dòng)的有保存價(jià)值的聲像載體材料；6．1．1．3征集國(guó)內(nèi)外與學(xué)校有關(guān)的各種具有保存價(jià)值的其他材料；6．1．1．4校內(nèi)個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，可按征集、代管、捐贈(zèng)的方式處理。6．1．2建國(guó)前學(xué)校的各類檔案。6．1．3并入學(xué)校的單位的檔案。6．1．4上級(jí)決定由本館（室）保管的撤銷單位的檔案。6．2立卷歸檔分工6．2．1部門、課題組立卷歸檔是高校檔案工作的基本制度和基礎(chǔ)，各部門必須分工明確，協(xié)同配合。6．2．2學(xué)校分管某個(gè)方面工作的校領(lǐng)導(dǎo)，各部門分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，都應(yīng)把涉及相應(yīng)的范圍的檔案工作列入自己的職責(zé)范圍，督促有關(guān)部門、有關(guān)人員認(rèn)真做好工作。6．2．3全校性、綜合性的由黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)立卷歸檔。其余按職能部門分工負(fù)責(zé)相應(yīng)門類的立卷歸檔。6．2．4立卷歸檔涉及多個(gè)部門的大類，由一個(gè)或幾個(gè)主要職能部門歸口，其他部門可向它們集中或靠攏。6．3案卷的質(zhì)量要求6．3．1各門類檔案的質(zhì)量要求，總的是：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。6．3．2卷內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映高等學(xué)校教學(xué)、科研和管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書寫材料利于長(zhǎng)期保存。6．3．3管理內(nèi)容的檔案按問題、時(shí)間或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列順序：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。6．3．4專題性、成套性檔案（含教學(xué)、科研、產(chǎn)品與科技開發(fā)、基建、設(shè)備、出版檔案）按階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組卷。具體請(qǐng)參閱各工作規(guī)范。6．3．5在充分照顧前述原則和不影響文件的有機(jī)聯(lián)系情況下，同一內(nèi)容的卷內(nèi)文件可按永久、長(zhǎng)期、短期先后排列。6．3．5．1確定文件材料的保存價(jià)值，要根據(jù)學(xué)校工作需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，準(zhǔn)確進(jìn)行判斷：凡反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本校、國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久保管：凡反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在長(zhǎng)期對(duì)學(xué)校和社會(huì)有查考利用價(jià)值的，列為長(zhǎng)期保管；凡在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考價(jià)值的，列為短期保管。6．3．5．2對(duì)上級(jí)發(fā)來的文電，除少數(shù)直接針對(duì)本校，并要執(zhí)行的重要文件，應(yīng)永久保管外，其余多數(shù)為長(zhǎng)期、短期保管。6．3．6卷內(nèi)文件要求文字材料在前，圖樣在后。圖樣按目錄或圖號(hào)排列，配套的特殊載體的文字材料按有關(guān)規(guī)定整理。6．3．7立卷視文件材料數(shù)量的多寡進(jìn)行。當(dāng)同一問題的文件多時(shí)，可采用硬卷皮成卷或單份裝訂，一般不超過200頁；當(dāng)問題單一、文件較少，又不便一起歸類時(shí)，可立薄卷。6．3．8卷內(nèi)文件材料按順序排好后，裝訂的案卷無論單面或雙面，只要是書寫的文件材料，均應(yīng)依次在非裝訂線一側(cè)下角編頁號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號(hào)、件號(hào)的戳記，并逐項(xiàng)填寫。6．3．9每個(gè)案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄，對(duì)文件材料原有題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化，若原有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無題名的，要重新擬定并在前后加[]。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件，要考證清楚，及時(shí)補(bǔ)。會(huì)議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見號(hào)。6．3．10卷內(nèi)文件材料情況說明，應(yīng)填在備考表內(nèi)。若無說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人姓名、時(shí)間寫上。檢查人應(yīng)是立卷單位負(fù)責(zé)人。6．3．11案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明確切，體式一致。一般包括主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱（文種）等。部分案卷題名可以是項(xiàng)目的名稱代字、代號(hào)及其組件、部件、階段的代號(hào)和名稱，一般寫在卷面，不超過50字。6．3．12要丟掉卷內(nèi)文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡稍模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。裝訂用三孔一線，不裝訂的案卷，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)用細(xì)線逐件裝訂。6．3．13除有特殊要求的外，檔案的案卷格式和各種表格、卡片的內(nèi)容、規(guī)格、用紙應(yīng)統(tǒng)一。卷皮一般用250克以上較厚實(shí)的牛皮紙制成的全封閉式，規(guī)格為300毫米X200毫米，厚度由各校自定，一般為10、15、20、30、40、50、60毫米或自定；表格用紙為260毫米X185毫米，卡片為125毫米X75毫米，用70克以上的白色書寫紙。某些特殊規(guī)格以國(guó)家制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。6．4歸檔時(shí)間和手續(xù)6．4．1黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年六月底以前歸檔。6．4．2教學(xué)部門和能按教學(xué)年度歸檔的部門應(yīng)在次年寒假前歸檔。6．4．3科研、基建項(xiàng)目和專題性、成套性檔案，在項(xiàng)目完成通過鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。6．4．4隨時(shí)接收上級(jí)規(guī)定應(yīng)接收的檔案。6．4．5接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊(cè)，一式二份，寫明案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量，移交時(shí)間，交接雙方要簽名蓋章。7．檔案的整理7．1劃分全宗7．1．1檔案必須按全宗整理，同一個(gè)全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。7．1．2建國(guó)前檔案有兩個(gè)以上全宗的，按全宗分別整理。7．1．3建國(guó)后各校形成的包括各門類和載體的檔案，全宗名稱不因?qū)W校名稱變動(dòng)而改變。7．2檔案的分類、編號(hào)、排架7．2．1檔案分類編號(hào)是在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，按一定原則和屬性逐卷分別歸類編號(hào)。有檢索分類號(hào)和實(shí)體分類號(hào)（檔號(hào)）。7．2．2檢索分類是按專題、類別，系統(tǒng)揭示檔案內(nèi)容，屬大范圍組織檢索工具的分類，其編號(hào)按《中國(guó)檔案分類法——教育檔案分類表》確定。7．2．3實(shí)體分類是以全宗為單位按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合記述的內(nèi)容性質(zhì)，對(duì)庫(kù)存檔案整理、編號(hào)，排架組織館藏。7．2．4檔案實(shí)體按檔號(hào)順序排架。檔號(hào)一般是各類檔案的最下位類目順序編碼。年度為自然年度或教學(xué)年度，按各類規(guī)范要求確定。7．2．5檔案分類、編號(hào)、排架，一經(jīng)確定，不可隨意變動(dòng)。7．3檔案檢索工具的編制7．3．1案卷目錄應(yīng)根據(jù)不同門類檔案的具體情況分年度編制，做到不出現(xiàn)重復(fù)的檔號(hào)。7．3．2從實(shí)際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具：檔案館（室）指南、全字介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號(hào)索引，有條件的學(xué)校，還應(yīng)接《檔案著錄規(guī)則》要求編制人物卡片、著錄卡片及資料目錄。8．檔案的計(jì)算機(jī)管理8．1檔案部門應(yīng)納入學(xué)校自動(dòng)化信息管理網(wǎng)絡(luò)，積極開發(fā)和利用國(guó)家教委推薦的、與本規(guī)范配套的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力。8．2計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的配置環(huán)境、機(jī)種選型要和本單位自動(dòng)化信息管理網(wǎng)絡(luò)相一致，最好盡可能選用容量較大、檔次較高的計(jì)算機(jī)，軟件編程語言為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，輸出設(shè)備為較為先進(jìn)的打字機(jī)。以保證檔案科學(xué)管理的需要和高校教育管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求。9．檔案的保管9．1庫(kù)房要求9．1．1新建的庫(kù)房基本符合國(guó)家檔案局、建設(shè)部發(fā)布的《檔案館庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，對(duì)于原有不合格庫(kù)房，應(yīng)按該規(guī)范要求逐步改造。9．1．2庫(kù)房應(yīng)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施。9．1．3庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)溫度為14一24℃9．2檔案部門應(yīng)納入學(xué)校自動(dòng)化管理系統(tǒng)，根據(jù)工作需要逐步設(shè)置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照像（翻拍）機(jī)、錄像機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、吸塵器等。9．3案卷入庫(kù)時(shí)應(yīng)檢查帳、卡、物是否相符。以全宗為單位，按不同門類、載體、依檔號(hào)順序排列。9．4案卷應(yīng)依檔號(hào)順序排放，庫(kù)房柜架應(yīng)編順序號(hào)，各柜、各庫(kù)和全館（室）均應(yīng)有檔案資料存放標(biāo)志圖、示意圖。9．5檔案部門應(yīng)對(duì)檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決，對(duì)破損、褪變檔案要及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制。9．6聲像載體檔案的保管，按本規(guī)范第四章執(zhí)行。10．檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)10．1檔案部門要按規(guī)定進(jìn)行鑒定10．1．1檔案部門應(yīng)根據(jù)本規(guī)范并結(jié)合國(guó)家有關(guān)保管期限原則規(guī)定，對(duì)已滿期的檔案進(jìn)行鑒定。10．1．2在分管校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，檔案部門和有關(guān)部門組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個(gè)年度和一個(gè)項(xiàng)目的成套檔案材料為基礎(chǔ)，按照分工，個(gè)人初鑒，集體審查，對(duì)到期的檔案，提出銷毀或延長(zhǎng)保管期的意見，登記造冊(cè)經(jīng)分管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可存毀。10．1．3銷毀檔案時(shí)必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。10．2檔案部門要確定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)。10．2．1建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和館（室）內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按省、市檔案部門和院校主管部門的要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表。10．2．2按上級(jí)主管部門和學(xué)校要求進(jìn)行定期的綜合或?qū)ｍ?xiàng)統(tǒng)計(jì)分析。10．2．3對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字進(jìn)行綜合分析，找出存在的問題，提出改進(jìn)措施、建議，報(bào)告學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。11．檔案的開放利用11．1檔案部門人員要熟悉館藏，主動(dòng)提供利用，起好領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的助手和參謀作用。11．1．1要充分發(fā)揚(yáng)各校優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)內(nèi)外信息的綜合開發(fā)利用，發(fā)揮檔案的信息功能，定題跟蹤服務(wù)，提高其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。11．1．2館（室）內(nèi)應(yīng)有檢索、閱覽室和復(fù)制設(shè)備，為利用者提供方便。11．2珍貴檔案應(yīng)以復(fù)制件或縮微片代替原件提供利用。11．3已建館的學(xué)校，對(duì)館藏檔案，自形成之日起滿三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均應(yīng)按國(guó)家規(guī)定，報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，分期分批向社會(huì)開放，未建館的不向社會(huì)開放。其他單位或個(gè)人需利用時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)室主任或校辦主任同意后，方可查閱?？萍紮n案開放利用按國(guó)家檔案局、國(guó)家科委《開發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行辦法》執(zhí)行。涉及重大問題和機(jī)密的，還要報(bào)請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。11．3．1對(duì)開放的檔案，應(yīng)認(rèn)真審查內(nèi)容，嚴(yán)格區(qū)分開放與控制使用的界限。11．3．2利用開放檔案，對(duì)國(guó)內(nèi)利用者與臺(tái)灣、香港、澳門同胞及外國(guó)人應(yīng)有不同的要求。11．3．3開放檔案，應(yīng)另編目錄和檢索工具，供利用者檢索。11．3．4專利成果檔案的利用按《中華人民共和國(guó)專利法》的規(guī)定執(zhí)行。11．4利用手續(xù)11．4．1凡利用館（室）藏檔案，均應(yīng)按本館（室）規(guī)定辦理利用手續(xù)，填寫《檔案借閱登記簿》，對(duì)校外單位和有關(guān)人員還應(yīng)照國(guó)家規(guī)定收費(fèi)。11．4．2利用結(jié)束后，利用者應(yīng)如實(shí)填寫《檔案利用效果登記表》，留館（室）存查。11．4．3對(duì)借出檔案，檔案部門要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)寫出書面報(bào)告，根據(jù)不同情況，報(bào)學(xué)校按規(guī)定嚴(yán)肅處理。12．檔案的編研和學(xué)術(shù)研究12．1高校檔案部門應(yīng)加強(qiáng)編研工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行研究整理，編輯出版。參加學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)整體建設(shè)和校內(nèi)外編史修志，編寫或配合有關(guān)部門編寫重要參考資料。12．1．1編研的重要參考資料包括：學(xué)校沿革表；歷任校領(lǐng)導(dǎo)（含副職）職務(wù)名稱及任兔；學(xué)校各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編；年鑒、學(xué)校大事記（可與黨辦、校辦合編）；重要檔案史料匯編；重要專題檔案匯編（如學(xué)生運(yùn)動(dòng)、規(guī)章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型設(shè)備等）；重要會(huì)議簡(jiǎn)介等等。12．1．2檔案部門對(duì)編纂的各種匯編要注意把關(guān)，保證質(zhì)量，必要時(shí)應(yīng)報(bào)有關(guān)部門或分管校領(lǐng)導(dǎo)審查。12．2高校檔案部門要管好學(xué)校（校史）陳列館（室），加強(qiáng)與圖書館、博物館（室）的聯(lián)系，根據(jù)學(xué)校和社會(huì)需要，經(jīng)校長(zhǎng)批準(zhǔn)，在適當(dāng)時(shí)候通過展覽和新聞媒介公布一定數(shù)量的檔案資料。12．3檔案部門應(yīng)認(rèn)真組織本單位學(xué)術(shù)理論研究，參加本系統(tǒng)、本地區(qū)的檔案協(xié)會(huì)（學(xué)會(huì)、研究會(huì)）活動(dòng)，并起重要作用。

員工工作表現(xiàn)/貢獻(xiàn)評(píng)估表（管理人員用）被評(píng)價(jià)者個(gè)人資料：姓名：性別：年齡：部門：評(píng)估日期：任職時(shí)間：職位：評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和操作說明：請(qǐng)?jiān)谶m當(dāng)?shù)臋趦?nèi)填寫等級(jí)對(duì)應(yīng)的字母。A.（10分）出色，績(jī)效特別優(yōu)秀，并始終超越本職位常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求B.（8分）優(yōu)良，工作績(jī)效經(jīng)常超出本職位常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求C.（6分）可接受，工作績(jī)效經(jīng)常維持或偶爾超出本職位常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求D.（4分）需改進(jìn)，工作績(jī)效基本維持或偶爾未達(dá)到本職位常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求E.（2分）不良，工作績(jī)效顯著低于常規(guī)本職位正常工作標(biāo)準(zhǔn)的要求N.此項(xiàng)目不適用于此人工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)評(píng)價(jià)因素描述評(píng)分等級(jí)自我評(píng)價(jià)主管評(píng)價(jià)工作責(zé)任感表現(xiàn)出維護(hù)組織利益與形象的具體行為樂意接納額外的任務(wù)和必要的加班肯為工作結(jié)果承擔(dān)責(zé)任保持良好的出勤記錄，沒有不合理缺席客戶（包括組織內(nèi)部的服務(wù)對(duì)象）服務(wù)意識(shí)傾聽客戶問題，努力發(fā)現(xiàn)、理解客戶需求合乎組織規(guī)則地滿足客戶需求，提供清晰、完整的答案提供額外的幫助以愉悅和友善的態(tài)度提供服務(wù)工作品質(zhì)服從上級(jí)指示遵守規(guī)章制度和業(yè)務(wù)