進出口檔案管理辦法

進出口檔案管理辦法<br/><b>為了進一步加強公司進出口業(yè)務(wù)單證帳冊管理，確保公司的各種進出口業(yè)務(wù)單證及帳冊按照國家有關(guān)法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，完整、齊全、有效和安全的進行管理，特制訂本辦法。</b><br/><br/> </p><palign="center"><b>(一)、進出檔案管理帳冊的范圍及年限</b></p><p><b>l</b><b>加工貿(mào)易合同進出口業(yè)務(wù)類單證：合同手冊、報關(guān)單、關(guān)稅及代征稅稅單、進出口運輸單證、進出口發(fā)票、進出口包裝明細單、合同批準證及出口成品表、進口料件表、料件單損耗表、合同各次變更單證、合同保證金臺帳開設(shè)聯(lián)系單、合同臺帳保證金核銷聯(lián)系單、合同核銷申請表。保管年限：自合同核銷結(jié)案起3年。</b><br/><b>l</b><b>減免稅類單證：公司原始批文、歷次變更及增資批文、設(shè)備清單、設(shè)備進口報關(guān)單、征免稅證明書。保管年限：批文類永久保存；設(shè)備類保證自解除監(jiān)管之后保管一年。</b><br/><b>l</b><b>進出存帳冊：成品進出存帳、原材料進出存帳、邊角廢料進出存帳、設(shè)備備查帳。保管年限：15年。</b><br/><b>l</b><b>業(yè)務(wù)報表：加工貿(mào)易產(chǎn)品流向情況表、加工貿(mào)易原材料來源與使用情況表、加工貿(mào)易生產(chǎn)設(shè)備使用情況表。保管年限：3年。</b><br/><b>l</b><b>公司內(nèi)部業(yè)務(wù)單證：訂單、生產(chǎn)指令單、供應(yīng)商送貨單、公司收貨單、公司發(fā)貨單、客戶收貨單、退貨單。保管年限：15年。</b><br/><br/><br/> </p><palign="center"><b>（二）、進出口檔案保管的地點和責任者</b></p><p><b>l</b><b>存放地點：公司檔案資料室。</b><br/><b>l</b><b>責任者：進出口部門主管。</b><br/><b>l</b><b>執(zhí)行者：進出口部門資料管理員。</b><br/><br/><b>      （三）、資料室和文件箱</b><br/><b>l</b><b>防火:資料室應(yīng)按照消防安全的有關(guān)規(guī)定,配置滅火器；電線電路應(yīng)規(guī)范安裝，應(yīng)使用防爆燈管。</b><br/><b>l</b><b>防水：資料室樓板、窗戶、墻壁不得有漏水、滲水。</b><br/><b>l</b><b>防曬:資料室窗戶須配置隔光的窗簾，防止陽光直射文件箱。</b><br/><b>l</b><b>資料箱:專門定做不銹鋼鐵皮文件箱。（文件箱要求：鐵皮至少能承受6層的層高堆放壓力；正面須設(shè)置標簽卡位；）</b><br/><b>l</b><b>防盜:文件箱全部上鎖,，鑰匙應(yīng)統(tǒng)一編號，編號與箱號必須保持一致，鑰匙由資料管理員保管。</b><br/><b>l</b><b>防蟲:每個文件箱內(nèi)放入三包樟腦丸，每年更換一次。</b><br/><b>l</b><b>防潮:每個文件箱內(nèi)放入三包防潮劑，每半年更換一次。</b><br/><b>l</b><b>責任者：進出口部門主管。</b><br/><b>l</b><b>執(zhí)行者：進出口部門資料管理員。</b><br/><br/><b>（四）、資料管理員的工作職責</b><br/><b>l</b><b>進出口部門資料管理員是單證管理的執(zhí)行者，全面負責單證的收發(fā)、登記、復(fù)印、加注封面、完善目錄、整理裝訂、存入檔案室、裝入文件箱、編制標簽等。</b><br/><b>l</b><b>進出口部門資料管理員對單證的完整性、安全性負責，單證的收發(fā)均需實行登記制度，資料員應(yīng)確實監(jiān)督執(zhí)行。重要單證的原件（手冊、報關(guān)單、批文）需另設(shè)文件柜單獨保管。</b><br/><b>l</b><b>收發(fā)貨單證應(yīng)按供應(yīng)商、按客戶、按年、月分開歸類、以日期為序進行裝訂。</b><br/><b>l</b><b>如果復(fù)印不清晰的文件，應(yīng)采用掃描、照相等技術(shù)手段處理，確保文件的質(zhì)量。</b><br/><b>l</b><b>文件目錄要力求完整、簡要、明了。</b><br/><b>l</b><b>一旦發(fā)現(xiàn)資料不齊或丟失，資料員要及時報告上級，盡快作出處理。</b><br/><b>l</b><b>存入資料檔案室的文件，應(yīng)采取有效的防盜、防塵、防潮、防蟲措施。每一包、每一箱文件上均需使用規(guī)范的標示，讓人一目了然。</b><br/><b>l</b><b>標簽:文件箱全部統(tǒng)一編號,不可跳號、重號，標簽內(nèi)容、標簽格式應(yīng)與存放的文件名稱和位置保持一致。</b><br/><b>l</b><b>標簽標示最少要有以下內(nèi)容：箱號、部門、文件名稱、所屬時期、整理者、復(fù)核者、整理日期、共幾箱、此為第幾箱。</b><br/><b>l</b><b>定期檢查制度。存入資料室的文件，每季度定期檢查一次，檢查記錄表與文件目錄裝訂在一起。</b><br/><b>l</b><b>文件目錄既要有電腦存檔，又要有書面紙質(zhì)存檔，若資料員離職，必須辦妥交接手續(xù)方可辦理離職手續(xù)，進出口部門主管是最終確認者。</b> <br/><br/> </p></div> </div> <divstyle="clear:both"></div> <divclass="textTags"> <h3>Tags：<ahref="/article/tag.asp?name=%BD%F8%B3%F6%BF%DA"target="_blank">進出口</a><ahref="/article/tag.asp?name=%B5%B5%B0%B8%B9%DC%C0%ED"target="_blank">檔案管理</a></h3> </div> <divstyle="clear:both"></div> <divclass="mainNewsCount"> [<spanid="NewAsp_Hits"><scriptlanguage="JavaScript"src="/article/hits.asp?id=1503&type=4"></script><ahref=""onclick="window.external.addFavorite('','賽文加工貿(mào)易網(wǎng)');returnfalse;">記不住本站網(wǎng)址?點這里收藏一下!</a></span>] [<ahref="javascript:history.go(-1)">返回上一頁</a>] [<ahref="javascript:window.print()">打印</a>] </div> </div> <divclass="seperate"></div> <divclass="mainbox"> 本站為公益性資訊網(wǎng)站,所做解答、規(guī)范、數(shù)據(jù)等僅供參考,一切業(yè)務(wù)標準皆以當?shù)刂鞴懿块T為準！</div> <divclass="seperate"></div> <divclass="mainbox"> <divid="mainNextArticle"class="story"> <ul> 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