發(fā)文管理制度

發(fā)文管理制度發(fā)文管理制度是指企業(yè)針對(duì)內(nèi)外部文件的管理流程、程序、規(guī)范等進(jìn)行制定的一套管理制度。其目的是規(guī)范公司內(nèi)部的文件管理工作，保證公司內(nèi)部的信息通暢順暢，不漏審、不漏簽、不漏報(bào)，確保文件的機(jī)密性、可靠性、及時(shí)性，為企業(yè)提供良好的辦公環(huán)境和高效的工作流程。一、制定背景發(fā)文管理制度是根據(jù)公司的管理要求和發(fā)文流程制定，旨在規(guī)范公司的發(fā)文管理，明確發(fā)文流程和各部門職責(zé)，為公司的工作提供較好的保障。同時(shí)，發(fā)文管理制度也是公司信息管理制度的組成部分，規(guī)范公司對(duì)各種信息的管理，是公司保密、防泄密的重要保障。二、工作原則1.遵守國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)章制度，按照規(guī)定程序辦理文書發(fā)放與各級(jí)機(jī)構(gòu)的聯(lián)絡(luò)事務(wù)。2.所有文書發(fā)放均應(yīng)審查核實(shí)，確認(rèn)無誤后才能發(fā)放，并確保文書的機(jī)密性、可靠性、及時(shí)性。3.秉承“快捷、方便、高效”的原則，避免繁瑣、冗雜的程序和文書。4.建立健全的信息安全管理制度，保障企業(yè)信息資料的安全和保密，防止信息泄漏和外傳。5.完善文書發(fā)放和抄報(bào)等工作的督促和監(jiān)督機(jī)制，追究發(fā)放、抄報(bào)環(huán)節(jié)中的任何違規(guī)行為和責(zé)任。三、文書的分類根據(jù)文書的功能和性質(zhì)分類，本公司的文書主要包括以下幾類：1.內(nèi)部文件：指針對(duì)公司內(nèi)部而發(fā)的文書，包括各部門之間的通知、公告、Note等。2.外部文件：指針對(duì)公司外部而發(fā)的文書，主要包括公函、電報(bào)、傳真、電子郵件等。3.機(jī)密文件：指對(duì)公司重要機(jī)密信息的保護(hù)，包括保密協(xié)議、商務(wù)合同、技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙等。四、文書的發(fā)放流程1.內(nèi)部文件的發(fā)放流程：內(nèi)部文件的發(fā)放主要是針對(duì)公司內(nèi)部各級(jí)部門或人員之間的通知、公告、Note等通用文書，主要流程如下：（1）起草、審核：根據(jù)工作需要起草文件，相關(guān)部門審核。（2）簽發(fā)：文書審核后，簽發(fā)單位擬定簽字檔案，簽署文件并交件。（3）抄報(bào)：發(fā)給需要抄報(bào)的部門，根據(jù)規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋并將反饋結(jié)果上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)聯(lián)的領(lǐng)導(dǎo)。（4）歸檔：經(jīng)過抄報(bào)后歸檔，相關(guān)部門填寫文書確認(rèn)表，并存至公司文書檔案室。2.外部文件的發(fā)放流程：外部文件的發(fā)放主要針對(duì)公司對(duì)外公函、電報(bào)、傳真、電子郵件等文書，主要流程如下：（1）起草：根據(jù)工作需要起草文書。（2）審核：有關(guān)部門審核后，根據(jù)意見和意見進(jìn)行修改。（3）簽發(fā)：簽發(fā)單位擬定簽字檔案，根據(jù)規(guī)定時(shí)間內(nèi)交件簽署。（4）發(fā)送：將文書發(fā)出，再根據(jù)需要備份郵寄、傳真、電子郵件等。（5）回復(fù)：等待對(duì)方郵件、傳真、電話回復(fù)等確認(rèn)信息。（6）歸檔：確認(rèn)信息后歸檔，相關(guān)部門完成歸檔工作并存至公司文書檔案室。以上流程是文書管理中的一個(gè)較為完整的流程，除了文書的發(fā)放之外，公司還要建立完善的文書抄報(bào)、備份、傳真、電子郵件等管理制度，嚴(yán)密監(jiān)管每一個(gè)環(huán)節(jié)，達(dá)到出文安全、傳輸安全的目的。五、文書的管理要點(diǎn)文書是辦公中的重要載體，也是公司內(nèi)部信息交流的主要渠道，正確地管理和保管文書對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)作具有重要意義，特別是機(jī)密性較高的文書，要更加重視和保護(hù)。以下是文書管理的要點(diǎn)：1.嚴(yán)格審查文書內(nèi)容，保證文件的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、合法性。2.嚴(yán)格遵守保密政策，對(duì)機(jī)密資料實(shí)行嚴(yán)格保密。3.負(fù)責(zé)安排文書的發(fā)放、抄報(bào)、備份等工作，完善文書發(fā)放記錄和審批記錄。4.做好文書分類、編號(hào)、封存、檢索等處理工作，保證每一件發(fā)出的文書都能追蹤查詢。5.對(duì)文書檔案的整理和整理定期歸檔，避免檔案質(zhì)量的下降和信息流失。6.建立靈活、高效的信息管理系統(tǒng)，全面實(shí)現(xiàn)文書的“電子化”管理。