公司企業(yè)制度文件 印章管理規(guī)定

第第頁(yè)制度所屬單位XX集團(tuán)制度編碼：XX/行政.002制度頁(yè)數(shù)：共20頁(yè)制度名稱印章管理規(guī)定修訂

：審核：制度所屬部門集團(tuán)辦公室發(fā)布日期：20XX年12月1日生效日期：20XX年12月1日修訂日期：20XX年4月22日1.目的為保證集團(tuán)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常進(jìn)行，加強(qiáng)印章管理，防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于集團(tuán)總部、各二級(jí)集團(tuán)、公司。3.職責(zé)3.1集團(tuán)辦公室，各二級(jí)集團(tuán)、公司辦公室為印章管理部門，負(fù)責(zé)落實(shí)、監(jiān)督、執(zhí)行本制度的相關(guān)規(guī)定。3.2集團(tuán)、二級(jí)集團(tuán)、公司總裁（總經(jīng)理）為相關(guān)印章管理的第一責(zé)任人。3.3印章監(jiān)管人員（以下簡(jiǎn)稱監(jiān)印人）為相關(guān)印章管理直接責(zé)任人，監(jiān)印人的直接上級(jí)對(duì)印章的管理負(fù)連帶責(zé)任。3.4財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和辦公室負(fù)責(zé)人對(duì)相關(guān)印章負(fù)監(jiān)管責(zé)任。4.印章的種類及使用范圍4.1行政公章：主要適用于各類函件、法定代表人授權(quán)委托書、協(xié)議書、合同（不含公司銷售合同、采購(gòu)合同）、對(duì)外報(bào)表、法律文書及其他需行政印章的文件。重申：不得用于任何形式的擔(dān)保。4.2業(yè)務(wù)專用章（合同章、財(cái)務(wù)章、人力資源章等）：主要適用于銷售、采購(gòu)、人事管理、財(cái)務(wù)管理、駐外機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)管理等特定業(yè)務(wù)?？梢允褂脴I(yè)務(wù)專用章的，不得以行政章代替。4.3部門印章（辦公室章、工會(huì)章等）：原則上禁止部門刻制印章，特殊情況按照OA印章刻制申請(qǐng)流程報(bào)集團(tuán)總部審批，并在集團(tuán)辦公室備案后，申報(bào)部門方可執(zhí)行印章刻制。4.4項(xiàng)目章（項(xiàng)目專用章、項(xiàng)目辦公室章等）：主要適用于工程項(xiàng)目。各單位項(xiàng)目章的使用要完善OA審批流程，嚴(yán)格審查用印文件內(nèi)容，用印文件須在本單位辦公室進(jìn)行備案。4.5公司特定人員簽字章、名章：適用于各類重要文件、申報(bào)材料、票據(jù)等。4.6其他印章：包括黨委印章、工會(huì)印章等，適用于黨委、工會(huì)及其相關(guān)業(yè)務(wù)。5.印章的保管5.1保管責(zé)任5.1.1印章保管應(yīng)遵循使用與監(jiān)管分離，確保安全的原則。5.1.2行政公章由本單位辦公室保管。一般不允許外出使用，特殊情況需外出用印，監(jiān)印人應(yīng)外出監(jiān)督用印并做好記錄。5.1.3合同章原則上應(yīng)由辦公室或負(fù)責(zé)法律事務(wù)的部門保管，特殊情況下應(yīng)由總經(jīng)理核準(zhǔn)保管部門。5.1.4部門印章原則上由本部門保管，用印流程須增設(shè)OA用印申請(qǐng)，流程最后應(yīng)在本單位辦公室進(jìn)行備案，同時(shí)保管部門要做好用印的臺(tái)賬登記。特殊情況可交由辦公室統(tǒng)一保管。5.1.5財(cái)務(wù)專用章、法定代表人名章、發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)保管，人力資源專用章由人力資源中心負(fù)責(zé)管理，項(xiàng)目用章由本單位辦公室保管。5.1.6由部門保管的印章須建立用印登記，按制度執(zhí)行審批，并接受本單位辦公室的監(jiān)管；各二級(jí)集團(tuán)、公司辦公室應(yīng)將本單位印章保管情況登記備案,每半年進(jìn)行一次自查，并將自查結(jié)果報(bào)集團(tuán)辦公室備案。5.2監(jiān)印人5.2.1監(jiān)印人由辦公室報(bào)請(qǐng)本單位第一負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)。5.2.2監(jiān)印人應(yīng)按季度將《印章使用登記表》歸檔，檔案室永久保存。5.2.3監(jiān)印人工作變動(dòng)時(shí)，必須做好下列工作：5.2.3.1將經(jīng)辦工作情況及注意事項(xiàng)全面向接替人員交待清楚；5.2.3.2所有資料(包括本單位印章實(shí)物及臺(tái)賬、印章使用登記簿、用印權(quán)簽人登記表、各單位印章監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)圖等)應(yīng)一一列出清單移交。5.3權(quán)簽人5.3.1集團(tuán)行政章（公章）的權(quán)簽人為集團(tuán)第一負(fù)責(zé)人，對(duì)印鑒承擔(dān)第一責(zé)任。集團(tuán)第一負(fù)責(zé)人可以在制度允許的范圍內(nèi)，將行政章的簽批授權(quán)給相關(guān)人員。5.3.2集團(tuán)合同章專用章無特定權(quán)簽人，憑合同評(píng)審表用印。5.3.3法人名章的權(quán)簽人為法定代表人本人，法人可將簽批權(quán)限授予集團(tuán)第一負(fù)責(zé)人或其他指定人員，每次授權(quán)期限最長(zhǎng)不超過半年。5.3.4財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章權(quán)簽人為財(cái)務(wù)部門第一負(fù)責(zé)人。5.3.5部門印章權(quán)簽人為相應(yīng)部門第一負(fù)責(zé)人。5.4非正常經(jīng)營(yíng)公司印章，可根據(jù)實(shí)際情況統(tǒng)一收歸上級(jí)單位或集團(tuán)辦公室暫時(shí)代為保管。6.印章的使用6.1用印的批準(zhǔn)權(quán)限6.1.1下列文件，需由各職能部門第一負(fù)責(zé)人、各公司總經(jīng)理審核后報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，并經(jīng)董事長(zhǎng)（總裁）或其授權(quán)人核準(zhǔn)方可用印。6.1.1.1法定代表人授權(quán)委托書（或相類似文件）6.1.1.2擔(dān)保文件（含附擔(dān)保條款的合同、協(xié)議）6.1.1.3抵押、質(zhì)押文件6.1.1.4公司及分支機(jī)構(gòu)的登記、注冊(cè)、變更、注銷文件6.1.1.5重要產(chǎn)權(quán)變更、機(jī)構(gòu)變更文件6.1.1.6承諾函、律師函、對(duì)外法律意見書6.1.1.7根據(jù)集團(tuán)要求需審核的文件6.1.2各公司項(xiàng)目合作協(xié)議、聘用法律顧問協(xié)議及其他具有法律效力的協(xié)議、合同、章程、委托審計(jì)報(bào)告等法律文書用印，須經(jīng)集團(tuán)法律事務(wù)本部進(jìn)行合法性審查、批準(zhǔn)后，方可用印。6.1.3企業(yè)法人代表及相關(guān)負(fù)責(zé)人名章的蓋用，須經(jīng)印章所屬人或其授權(quán)人審批后方可蓋章。6.1.4因考慮到集團(tuán)貸款合同為銀行的固定格式等特殊性，是否由集團(tuán)法律事務(wù)本部審核由集團(tuán)財(cái)務(wù)管理本部權(quán)衡、確定。集團(tuán)辦公室印章監(jiān)管員以集團(tuán)財(cái)務(wù)管理本部負(fù)責(zé)人的簽字為用印依據(jù)；6.1.5其他文件、資料的用印應(yīng)由集團(tuán)各職能部門第一負(fù)責(zé)人、各二級(jí)集團(tuán)總裁（總經(jīng)理）及其授權(quán)人審核、批準(zhǔn)。6.1.6用印批準(zhǔn)人名單及簽字字樣應(yīng)在印章保管員處備案。6.2印章的啟用6.2.1集團(tuán)內(nèi)用印，采用OA審批流程（流程使用的OA賬號(hào)必須是經(jīng)辦人個(gè)人賬號(hào)），須嚴(yán)格按照規(guī)定如實(shí)、完整填寫，待用印文件必須以附件形式上傳，詳細(xì)填寫用印文件名稱、類別、用途等信息，經(jīng)審批人批準(zhǔn)后，用印人持相關(guān)文件到監(jiān)印人處用印，并在《印章使用登記表》上登記、簽名（簽名必須字跡工整清晰）。如有漏印需要補(bǔ)辦用印，監(jiān)印人根據(jù)流程決定是否用印，不符合要求者另行申請(qǐng)。6.2.2啟用集團(tuán)行政章前，用印單位必須對(duì)用印文件的形式、內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的審核，用印權(quán)簽人及其授權(quán)人須確保用印的安全性、準(zhǔn)確性及真實(shí)性，并承擔(dān)由此引起的相關(guān)責(zé)任；6.2.3啟用公司合同章前，用印人應(yīng)持有《合同評(píng)審表》的復(fù)印件到公司辦公室用印。《合同評(píng)審表》應(yīng)根據(jù)本部門的合同評(píng)審流程由各個(gè)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，持相關(guān)合同到監(jiān)印人處用印。用印人須將《合同評(píng)審表》交監(jiān)印人收存，并在《印章使用登記表》上登記、簽名。6.2.4啟用公司法人章前，用印人應(yīng)持有《名章使用申請(qǐng)單》，由部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)及公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，方可用印；6.2.5啟用公司財(cái)務(wù)章，用印人必須持有《印章使用申請(qǐng)單》，由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)總監(jiān)審核批準(zhǔn)。印章保管人應(yīng)對(duì)內(nèi)容及申請(qǐng)單上載明的簽署情況予以核對(duì)，方可用印。做好登記工作。6.2.6各部門印章交予各部門管理使用。各部門印章由各部門負(fù)責(zé)管理。保管人、監(jiān)印人及權(quán)簽人在辦公室登記備案。各部門使用印章負(fù)責(zé)人要認(rèn)真審核所需用印材料，確鑿無誤后印章保管人方能用印，且做好登記用印工作。否則出現(xiàn)問題，部門負(fù)責(zé)人負(fù)完全責(zé)任。6.2.7監(jiān)印人應(yīng)親自加蓋印章，特殊情況下用印人可在監(jiān)印人監(jiān)督下加蓋印章。6.2.8若用印人提交的相關(guān)批準(zhǔn)文件為傳真件、復(fù)印件的，監(jiān)印人應(yīng)向批準(zhǔn)人確認(rèn)后，方可用印。6.2.9監(jiān)印人不得在空白證明文件、空白紙張等紙張上加蓋印章。特殊情況下，確需在空白文件上加蓋印章的，應(yīng)有公司董事長(zhǎng)（或總經(jīng)理）批準(zhǔn)，并獲取辦公室負(fù)責(zé)人同意，在監(jiān)印人處備案。用印人完成任務(wù)后應(yīng)將文件使用情況向監(jiān)印人說明，對(duì)沒有用完的空白文件應(yīng)交監(jiān)印人銷毀。6.2.10有存根的二聯(lián)介紹信、證件、授權(quán)委托書、法定代表人證明書等應(yīng)在落款和間縫處一并加蓋印章。多頁(yè)文件，條件允許的應(yīng)加蓋騎縫章。6.2.11對(duì)已蓋印章的文件內(nèi)容更改時(shí)，用印人應(yīng)將原文件交回監(jiān)印人銷毀并記錄后，重新辦理用印手續(xù)。6.2.12雖有《印章使用申請(qǐng)單》、《合同評(píng)審表》或其他批件，但批準(zhǔn)權(quán)限不當(dāng)，監(jiān)印人應(yīng)不予用印。6.2.13監(jiān)印人應(yīng)認(rèn)真檢查用印文件。用印文件打印字跡不清、書寫潦草、有涂改的，應(yīng)不予用印。對(duì)不符合印章使用手續(xù)的，監(jiān)印人有權(quán)拒絕用印并應(yīng)通報(bào)各相關(guān)部門進(jìn)行處理。6.2.14用印人不允許監(jiān)印人審核用印文件內(nèi)容的，監(jiān)印人應(yīng)拒絕用印，并立即通報(bào)用印批準(zhǔn)人。因有保密內(nèi)容等特殊情況用印人可直接在用印申請(qǐng)單中注明，部門主管簽字確認(rèn)后，方可在監(jiān)印人監(jiān)督下用印。6.2.15如有特殊情況需外出用印，用印單位須通過OA審批流程，在備注欄特別注明“外出用印”，并由該印章第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可用?。煌獬鲇糜№氂杀O(jiān)印人監(jiān)章，監(jiān)印人要確保印章的安全。并隨身攜帶外出用印登記表，做好用印登記。（行政章、法人章外帶必須經(jīng)集團(tuán)第一負(fù)責(zé)人或辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)）6.2.16融資業(yè)務(wù)類外出用印，監(jiān)印人應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)部門提供的《融資業(yè)務(wù)外出用印清單》（見附件7）對(duì)用印文件進(jìn)行核對(duì)，并在外出用印登記表上做好用印登記。6.2.17報(bào)送政府部門文件，須留存一份用印文件原件在集團(tuán)辦公室進(jìn)行備案，根據(jù)集團(tuán)檔案管理要求的期限整理、歸檔。6.3加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)專用章的管理6.3.1各單位辦公室對(duì)本單位業(yè)務(wù)專用章用印有監(jiān)管職責(zé)，要定期督促業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)對(duì)本部門印章的風(fēng)險(xiǎn)管控，并不定期抽查部門印章的登記臺(tái)賬及審批流程。6.3.2督促財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)章的管理6.3.2.1規(guī)范跨公司使用財(cái)務(wù)專用章的業(yè)務(wù)，健全登記審批流程。6.3.2.2對(duì)于銀行印鑒備案，要了解并督促相關(guān)部門及時(shí)清理本單位閑置賬戶。6.3.3加強(qiáng)合同專用章管理6.3.3.1再次重申合同、協(xié)議類文件用印時(shí)須有合同經(jīng)辦人簽字且簽署日期，在審批流程完善前提下方可用印。6.3.3.2凡合同、協(xié)議類文件辦公室要留存雙方蓋章的完整合同原件進(jìn)行備案，對(duì)于我方先用印的合同、協(xié)議類文件，辦公室要及時(shí)督促經(jīng)辦人收回對(duì)方用印完畢的文件，做好臺(tái)賬登記，并定期移交檔案室存檔。6.3.3.3非制式合同辦公室審核時(shí)要重點(diǎn)關(guān)注合同中關(guān)于“蓋章并簽字后生效”等相關(guān)條款。6.3.4加強(qiáng)法人名章管理6.3.4.1公司第一負(fù)責(zé)人非法人代表的，要求法人代表就法人名章的使用出具書面授權(quán)書，注明授權(quán)權(quán)簽人、保管人、授權(quán)期限等。6.3.4.2原則上法人名章不超過2枚。若法人章為1枚，可根據(jù)公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)需要，由辦公室或財(cái)務(wù)部門保管。若法人章為2枚，辦公室與財(cái)務(wù)部門各保管1枚。6.3.4.3法人名章的使用與公章一樣，需單獨(dú)走用印審批流程，不可作為附帶用印。6.4加強(qiáng)對(duì)注冊(cè)公司、工商變更、注銷公司的用印管理6.4.1對(duì)新注冊(cè)公司（或成立分、子公司）及注銷公司的申請(qǐng)材料用印，需嚴(yán)格審核審批流程，經(jīng)股東、董事會(huì)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后方可用印。6.4.2對(duì)公司產(chǎn)權(quán)、股權(quán)等工商變更用印，需嚴(yán)格審核審批流程，并與董事會(huì)相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后方可用印。7.印章的刻制與廢止7.1原則上同一印章僅允許刻制一枚。但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刻者，由業(yè)務(wù)主辦部門申請(qǐng)并按新增印章程序辦理，增刻的印章應(yīng)設(shè)法加以區(qū)別。7.2新設(shè)單位行政章、法人章、合同章刻制，必須先履行集團(tuán)內(nèi)部印章刻制審批流程，嚴(yán)禁先刻印章后補(bǔ)流程等不規(guī)范操作。嚴(yán)格執(zhí)行印章備案制度。7.3刻制印章由監(jiān)管部門負(fù)責(zé)辦理，須按照OA流程經(jīng)集團(tuán)總裁審批后，須到公安機(jī)關(guān)指定單位刻制，行政章、法人名章、黨委章、合同章、財(cái)務(wù)專用章等對(duì)外用章須到國(guó)家公安機(jī)關(guān)備案，黨委章須到上級(jí)黨委備案。部門用章禁止刻制圓章，可為長(zhǎng)條章或橢圓章。所有印章的刻制必須在集團(tuán)辦公室備案。7.4因公司暫停、更名或其他原因停用公章，須按法律規(guī)定程序和企業(yè)制度辦理印章停用手續(xù)。原印章移交檔案室存檔后方可啟用新印章。原印章停用和新章啟用，必須做好停啟用日期和印模登記存檔，并通知對(duì)內(nèi)對(duì)外有業(yè)務(wù)關(guān)系的一切單位和部門，以避免造成不良后果。7.5因公司撤銷、轉(zhuǎn)讓、更名或其他原因廢止的印章，應(yīng)移交檔案管理部門封存（一般為兩年），資產(chǎn)處置完成經(jīng)第一負(fù)責(zé)人審批后，按法律規(guī)定程序辦理印章廢止手續(xù)，予以切角封存或者集中銷毀。銷毀印章責(zé)任人應(yīng)在銷毀記錄上簽字，并留有印模存檔，以備日后查證，并通知對(duì)內(nèi)對(duì)外有業(yè)務(wù)關(guān)系的一切單位和部門。7.6公司變更或撤銷，辦公室或工作小組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)印章及相關(guān)資料的收集，附處理意見，移交集團(tuán)辦公室。7.7刻制或廢止印章應(yīng)由責(zé)任部門提出申請(qǐng)，所在單位辦公室和監(jiān)印人按流程監(jiān)督實(shí)施，辦理流程通過OA系統(tǒng)完成。7.8行政章、法人名章、黨委章、合同章、財(cái)務(wù)專用章等對(duì)外用章的刻制與廢止須二級(jí)集團(tuán)、公司總裁（總經(jīng)理）批準(zhǔn)后報(bào)集團(tuán)總裁審批，集團(tuán)辦公室備案。7.9部門章、業(yè)務(wù)專用章等內(nèi)部用章的刻制與廢止由二級(jí)集團(tuán)、公司第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，集團(tuán)辦公室核準(zhǔn)備案。7.10印章刻制流程：填寫附件中相關(guān)表格-報(bào)批-公安局備案-刻制-辦公室登記備案。需注意事項(xiàng)：印章因損壞或遺失需補(bǔ)發(fā)時(shí)，監(jiān)管部門須首先向該印章的登記機(jī)構(gòu)報(bào)告、備案并依法公告作廢。8.罰則集團(tuán)辦公室有權(quán)對(duì)集團(tuán)各類印章的使用、管理情況，進(jìn)行不定期檢查，并將檢查結(jié)果作為對(duì)部門、公司考核依據(jù)。對(duì)違反印章管理規(guī)定者，視情節(jié)給予行政處分并處100-500元罰款，對(duì)情節(jié)嚴(yán)重者，將給予相關(guān)責(zé)任人500-20XX元罰款，給集團(tuán)、公司造成損失的應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；觸犯國(guó)家法律的，依照國(guó)家法律由司法機(jī)關(guān)處理。9.附則9.1依據(jù)本規(guī)定保管印章的部門、駐外機(jī)構(gòu)，必須遵照本規(guī)定的原則制訂本部門印章具體使用管理辦法，并報(bào)集團(tuán)辦公室備案。9.2歸屬二級(jí)集團(tuán)管理的公司，報(bào)請(qǐng)集團(tuán)審批的用印申請(qǐng)，須先經(jīng)過二級(jí)集團(tuán)審批。9.3各二級(jí)集團(tuán)、公司應(yīng)參照本規(guī)定制訂具體印章使用管理辦法，并報(bào)集團(tuán)辦公室備案。10.本規(guī)定解釋權(quán)歸集團(tuán)辦公室。11.本規(guī)定于20XX年4月修訂，自頒布之日起實(shí)行。備注：附件1：XX集團(tuán)用印登記簿（含各類用印登記表附件1-1/1-2/1-3/1-4/1-5）附件2：印模登記表附件3：權(quán)簽人登記表附件4：外出用印申請(qǐng)單（附件4-1/4-2）附件5：印章新（換、增）刻申請(qǐng)表附件6：印章繳毀申請(qǐng)表附件7：融資業(yè)務(wù)外帶印章用印清單附件1-3印章使用登記表（合同、協(xié)議類）日期單位用印文件名稱印章名稱甲方乙方丙方合同額（萬元）合同經(jīng)辦人審批人用印人監(jiān)印人歸檔情況備注附件1-4印章使用登記表（公文類）日期提報(bào)部門主送單位用印文件名稱印章名稱文件用途頁(yè)數(shù)是否原件事項(xiàng)負(fù)責(zé)人提報(bào)人監(jiān)印人歸檔情況備注附件1-5印章使用登記表（其他文件通用版）日期用印單位用印文件名稱印章名稱接收單位使用

次數(shù)審批人用印人監(jiān)印人歸檔情況備注附件2：印模登記表印章名稱：印章名稱：印章名稱：詳細(xì)分類：詳細(xì)分類：詳細(xì)分類：?jiǎn)⒂脮r(shí)間：?jiǎn)⒂脮r(shí)間：?jiǎn)⒂脮r(shí)間：廢止時(shí)間：廢止時(shí)間：廢止時(shí)間：保管人：保管人：保管人：保管部門：保管部門：保管部門：監(jiān)管人：監(jiān)管人：監(jiān)管人：權(quán)簽人：權(quán)簽人：權(quán)簽人：第一授權(quán)人：第一授權(quán)人：第一授權(quán)人：變動(dòng)情況：變動(dòng)情況：變動(dòng)情況：?jiǎn)挝唬航y(tǒng)計(jì)時(shí)間：注：1、詳細(xì)分類：指印章所屬類別，例如公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、人事專用章、發(fā)票專用章等。（并標(biāo)出是內(nèi)部用章還是外部用章）2、監(jiān)管人：指該