電算化會計信息系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

電算化會計信息系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

會計要素中的“交叉審查”功能是在未經(jīng)會計賬簿登記的情況下發(fā)現(xiàn)會計錯誤。提前編制的“交叉審查”程序將刪除驗證標記，錯誤的會計準則編制者將正確編制會計準則?！胺从涃~”功能就是當月在登記會計賬簿以后發(fā)現(xiàn)會計差錯時,使用此項功能糾錯?！胺唇Y賬”功能就是在會計月結特別是年結后,發(fā)現(xiàn)存在會計核算差錯,修改前幾個月甚至前幾個會計年度的會計憑證、會計賬簿和財務會計報告。1反饋系統(tǒng)、反帳和反帳功能1.1大量違規(guī)信息會對審計工作的影響在出現(xiàn)錯誤憑證的情況下,對于手工賬而言,財會人員只能編制大量的錯賬更正憑證予以更正,從而導致賬薄中存在大量無用的冗余信息,財會人員查到一筆又一筆的錯賬時,他們也許在后續(xù)的憑證中進行了更正,這種情況大量出現(xiàn)時,會使審計人員對錯弊產(chǎn)生麻痹思想,影響審計工作的效率和查錯能力。如果有反復核、反記賬功能就可以先取消復核和記賬,修正后錯誤憑證后再重新記賬,賬薄中的冗余信息就可以大大減少,賬薄信息就會簡潔明了,便于利用。1.2將先各類誤賬作為錯誤的賬證,有利于銀行自身發(fā)展手工會計中由于會計人員的粗心,常常發(fā)生過賬錯誤,導致賬證不符,這時一般利用劃線更正法予以更正。在電算化會計信息系統(tǒng)中,記賬實質(zhì)是將記賬憑證庫的有關數(shù)據(jù)轉入賬簿數(shù)據(jù)庫中,而且正式過賬前要先對所記賬憑證進行平衡校驗,以保證其正確性,所以賬證一般是相符的。但是當電算化會計系統(tǒng)遭受計算機病毒的侵襲,或者存放會計賬簿數(shù)據(jù)的計算機硬盤扇區(qū)遭受物理損害,或者賬簿數(shù)據(jù)庫在沒有啟動電算化財務軟件的情況下被人為非法篡改,這就完全可能導致賬證不符。無論是賬簿錯誤還是憑證錯誤,或者賬證都有錯誤,都無法象手工會計那樣采用劃線更正法、補充登記法或赤字沖消法來更正,最好的辦法就是反記賬。如果憑證數(shù)據(jù)正確,僅僅是賬簿記錄有誤,取消錯誤的賬簿后將正確的憑證轉入即可;如果是憑證有誤,則不管賬簿記錄是否正確均應先取消賬簿記錄數(shù)據(jù),再對錯誤憑證一一進行修改,審核無誤后重新登記入賬。1.3反記賬功能的實現(xiàn)在手工會計中,這也許不成為一個問題,記賬人員只須隨后續(xù)接下去登記就可以了,但在電算化會計系統(tǒng)中,記賬是由計算機自動進行的,當意外斷電、病毒侵襲等非常事件導致記賬過程被意外中斷時,財會人員無法了解計算機到底已經(jīng)登錄了多少張憑證,因而也就無法在系統(tǒng)恢復正常后續(xù)接記賬。也許從理論上說,對計算機和會計軟件精通的人能通過查詢賬簿數(shù)據(jù)庫記錄等方法,獲知記賬過程中斷時已登記的憑證,但對普通的電算化會計人員來說,這是不現(xiàn)實的。而且即使獲知意外中斷時已登記的憑證數(shù),會計軟件也不允許續(xù)接記賬,唯一的辦法就是設置反記賬功能。對此,《會計核算基本功能規(guī)范》也規(guī)定,會計軟件“應當具有在計算機發(fā)生故障或者由于強行關機及其他原因引起內(nèi)部和外部會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下,利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復到最近狀態(tài)的功能”。這里的最近狀態(tài)就是對最后一次記賬進行反記賬后的狀態(tài)。2“重復計算、反向計算和反計算”的弊端2.1需要修改的記賬憑證《會計核算軟件基本功能規(guī)范》第18條、19條明確規(guī)定:“在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過或者相應記賬憑證審核通過或者登賬后,原始憑證確需修改,會計核算軟件在留有痕跡的前提下,可以提供修改和對修改后的機內(nèi)原始憑證與相應的記賬憑證是否相符進行校驗的功能”,“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并已審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的,可以采用紅字沖銷法或者補充更正法進行更正,記賬憑證輸入時可用‘一’號或者其他標記表示”。使用“反復核、反記賬、反結賬”功能更正會計工作差錯,不僅違背了上述有關會計差錯更正方法的規(guī)定,而且在原始憑證、記賬憑證、會計賬簿等方面,大多數(shù)的財務軟件沒有或很少提供必要的痕跡記錄。22會計記錄的完整性和做好性由于“反復核、反記賬、反結賬”功能的使用,使得會計人員做假賬和非法更改賬務變得輕而易舉。以前手工賬由各人分別編制憑證、記載賬簿,如果發(fā)生會計造假,通過墨跡或筆跡可以較容易地識別和鑒定。而目前大多數(shù)會計軟件對更改的會計事項沒有提供完整的、真正意義上的痕跡記錄。有的會計軟件根本不提供這類逆向會計操作的痕跡記錄,有的也只是在操作日志中記錄了何人何時使用過這些逆向操作功能,至于更正和補充了何種會計事項,其目的和來龍去脈則無從得知?，F(xiàn)在,會計憑證、報表、賬冊都可以通過計算機打印出來,如果單位缺乏嚴格周密的會計電算化內(nèi)部牽制手續(xù),別有用心的人就會在會計業(yè)務發(fā)生時蓄意留下伏筆,經(jīng)過一段時間后,神不知鬼不覺地篡改部分會計憑證、報表和賬冊,這樣就使得會計做假、造假和經(jīng)濟違法犯罪變得更加隱蔽,給會計、審計監(jiān)督工作和防范違法犯罪增加了技術難度。2.3誤操作的誤操作可能導致斷線法在使用“反復核、反記賬、反結賬”功能時,由于財會人員會計電算化業(yè)務水平以及對軟件功能理解的偏差,特別是在運用跨年度反結賬功能時,不同年份會計科目的體系可能發(fā)生了變化,如果誤操作,很可能產(chǎn)生賬務混亂,甚至可能導致整個賬務系統(tǒng)的癱瘓,造成不應有的損失。3會計電算化核算在企業(yè)財務狀況和經(jīng)營成果上存在的問題在日常會計核算工作中,無論是手工操作還是會計電算化核算,存在差錯是在所難免的,其差錯必須通過規(guī)范的會計差錯更正方法來糾正。在手工會計核算常用的會計差錯更正方法中,除“紅字劃線更正法”不再適用會計電算化核算外,其他如“紅字沖銷法”、“補充更正法”依然適用于會計電算化核算,《會計核算軟件基本功能規(guī)范》中也對如何更正賬務錯誤已有非常明確的規(guī)定。相對于整個會計核算工作而言,只要會計人員以認真負責的態(tài)度對待財務工作,發(fā)生會計差錯的數(shù)量畢竟是有限的,不會出現(xiàn)形成大量冗余會計信息的情況,而且通過規(guī)范的會計差錯更正方法更正以后,不會影響到會計信息的質(zhì)量及其使用,會計賬簿、會計報表完全能夠做到真實、完整、準確地反映企業(yè)的財務狀況和經(jīng)營成果。當前,會計工作中普遍存在著會計信息失真和會計造假的問題,而利用會計電算化“反復核、反記賬、反結賬”功能做假、造假正變得越來越普遍,從一定程度上講,起到了助紂為虐的作用。國家有關會計法規(guī)對會計差錯更正方法的規(guī)定,都強調(diào)了更正會計差錯要有痕跡記錄,強烈呼吁財務軟件的開發(fā)商們,對可以實施的逆向會計操作功能一定要提供能夠反映經(jīng)濟事項來龍去脈的痕跡記錄功能,禁止提供具有會計舞弊功能性質(zhì)的跨年度“反