工程監(jiān)理檔案管理制度

檔案管理制度（試行）為加強公司檔案管理工作，有效的保護和運用檔案，維護公司正當權(quán)益特制訂本規(guī)定。本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、公司管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企有保存價值的多個文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史統(tǒng)計。一、公司及各部門、員工有保護檔案的義務(wù)。檔案工作實施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管、分級查閱的原則。二、檔案機構(gòu)及其職責1、公司各部門、項目部指定專人負責檔案歸檔管理工作。2、檔案工作由公司領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，綜合部負責接受保管，工程技術(shù)檔案由工程部負責驗收，合格后移交綜合部歸檔，并監(jiān)督各項目部的檔案立卷工作。3、綜合部應(yīng)逐步完善歸檔制度，確保檔案安全和方便運用。三、檔案的管理1、質(zhì)量規(guī)定歸檔文獻應(yīng)齊全完整。已破損的文獻應(yīng)予修整，筆跡含糊或易退變的文獻應(yīng)予復(fù)制。整頓歸檔文獻所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護規(guī)定。2、文獻文書類歸檔內(nèi)容及規(guī)定公司與有關(guān)單位的來往信件、多個合同書、合同等。公司會議原始統(tǒng)計、紀要和決定（涉及公布的告知、通報、機構(gòu)調(diào)節(jié)、任免、獎懲以及全公司的規(guī)章制度）。公司制訂的計劃、工作總結(jié)；公司主持召開的多個專業(yè)會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文獻和會議總結(jié)紀要；公司各部門的發(fā)文。其它含有保存價值的文獻材料、重要的工作經(jīng)驗材料。外單位直接發(fā)送給公司各部門的抄送信件。規(guī)定：歸檔的文獻材料，應(yīng)按照自然形成的原則和歸檔規(guī)定及文獻內(nèi)容進行歸檔。在一種卷內(nèi)要按問題或文獻形成的時間，系統(tǒng)地排列。案卷標題要簡要精確，按歸檔規(guī)定進行裝訂。3、技術(shù)資料內(nèi)容及規(guī)定：對在監(jiān)理過程中形成的多個表格、方字、音像載體等，監(jiān)理單位應(yīng)加強管理，設(shè)專人負責或有責任心的兼職負責。監(jiān)理單位應(yīng)負責聚集整頓建設(shè)單位委托的工程范疇的施工監(jiān)理資料。監(jiān)理資料應(yīng)隨施工進度及時按專業(yè)歸類聚集整頓；規(guī)定筆跡清晰、項目齊全、精確真實，能反映工程和施工監(jiān)理的實際狀況。監(jiān)理資料不準有涂改、偽造、抽撤或損失以及造假的現(xiàn)象發(fā)生。資料成果要由總監(jiān)理工程師簽字。歸檔規(guī)定：監(jiān)理資料竣工后，應(yīng)按資料歸檔規(guī)定整頓，并裝訂。工程竣工驗收十日內(nèi)，由項目部總監(jiān)理工程師，對工程監(jiān)理資料審查驗收。在工程（合同）完畢后一種月內(nèi)將整頓好的資料向公司工程部移交監(jiān)理應(yīng)保存的檔案資料，并辦理移交手續(xù)，經(jīng)工程部審核驗收合格后，交公司綜合部歸檔。除監(jiān)理月報、會議紀要中有關(guān)質(zhì)量問題、開工/復(fù)工審批表、工程開工復(fù)工暫停令、質(zhì)量事故報告及解決意見、有關(guān)進度、質(zhì)量、投資控制的監(jiān)理告知、工程延期報告及審批、費用索賠報告及審批、合同爭議、違約報告及解決意見、合同變更材料、監(jiān)理工作總結(jié)、質(zhì)量評定報告，保存時間為長久外，其它均為短期（）。各卷資料歸檔內(nèi)容見附表第一卷：施工合同文獻及委托監(jiān)理合同；勘察設(shè)計文獻；監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理實施細則；分包單位資格報審表；設(shè)計交底與圖紙會審會議紀要；施工組織設(shè)計（方案）報審表。第二卷：工程開工/復(fù)工報審表及工程暫停令；測量核驗資料；工程進度計劃；工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文獻；檢查實驗資料；工程變更資料；隱蔽工程驗收資料；報驗申請表。第三卷：監(jiān)理工程師告知單；監(jiān)理工作聯(lián)系單；會議紀要;來往函件。第四卷：監(jiān)理日志；監(jiān)理月報。第五卷：工程計量單和工程款支付證書；索賠文獻資料：竣工結(jié)算審核意見書。第六卷：質(zhì)量缺點與事故的解決文獻；分部工程、單位工程等驗收資料；工程項目施工階段質(zhì)量評定報告等專項報告；監(jiān)理工作總結(jié)。附：卷內(nèi)資料目錄第卷件號文獻材料名稱文獻編號頁數(shù)備注編制負責人：時間：年月日檔案總目錄工程名稱：共卷卷號案卷內(nèi)容卷內(nèi)件數(shù)卷內(nèi)頁數(shù)起止日期保管期限案卷移出時間因素編制負責人：時間：年月日裝訂：歸檔文獻應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。歸檔文獻目錄用紙幅面尺寸采用國際原則A4型(長×寬為297mmX210mm)。裝盒：將歸檔文獻按次序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。檔案盒：檔案盒的外形尺寸為310mmX210mm(長×寬)，盒脊厚度能夠根據(jù)需要設(shè)立為20mm、30mm、40mm等。封面的填寫采用國際原則A4紙(長×寬為297mmX210mm)。盒脊采用仿宋3號或4號字體,盒脊用紙長度、寬度與所用盒脊同樣。附：封面檔號:仿宋小二號字體檔案館號:工程名稱（仿宋小初號字體）案卷題名：（用仿宋小二號字體）編制單位：編制日期：保管期限：密級：4、過程管理：屬于公司保管的文檔公司各部門及各項目部的資料員做好平時文獻的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一種月的十日前將尚需歸檔的預(yù)立卷的文獻整頓成冊移交綜合部保管，任何人不得據(jù)為己有。屬部門保管的檔案：各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交綜合部5、監(jiān)督：綜合部根據(jù)各部門上報的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進行定時或不定時的檢查，來監(jiān)督各部門及各項目監(jiān)理部檔案的管理工作。6、銷毀：需要報總經(jīng)理同意，銷毀時應(yīng)有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。7、在業(yè)務(wù)中對外訂立的多個經(jīng)濟合同按《合同管理規(guī)定》解決。8、借閱：因工作需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文獻材料，確因工作需要外帶的，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)綜合部核準后，方可帶出，用完后立刻償還。閱檔人對所借檔案必須妥善保管。不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。四、檔案備份制度公司全部有價值的文獻、報表、業(yè)務(wù)統(tǒng)計等必須備份。各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化解決和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理方法》管理。備份盤與原盤應(yīng)分開寄存，公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。五、解決條例有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，予以50～500元扣薪解決，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任：1、毀損、丟失或私自銷毀公司檔案