中小企業(yè)信息化的路徑與策略

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信息化還是“白紙一張”的小企業(yè)怎樣才能走上數(shù)字化的快車道呢？本文將從企業(yè)管理的實(shí)際和信息技術(shù)的內(nèi)在邏輯上作一個(gè)探索和總結(jié)。

一個(gè)企業(yè)想導(dǎo)入信息化手段，其過(guò)程如同拆遷或改造一座舊城市，要按計(jì)劃地、步步為營(yíng)、反復(fù)多次地進(jìn)行才能完成。所以企業(yè)在行動(dòng)之前，應(yīng)胸有成竹，統(tǒng)觀全局，不能走一步看一步。

一、小企業(yè)初戀數(shù)字化的八個(gè)步驟

回顧一下大多數(shù)企業(yè)的電腦化過(guò)程吧。

1．電腦掃盲辦公

辦公室中開(kāi)始使電腦，

企業(yè)文字與圖表處理電腦化，

撥號(hào)或?qū)拵В暇W(wǎng)收集信息，收發(fā)E-MAIL

2．財(cái)務(wù)管理信息化

單機(jī)應(yīng)用

聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用，報(bào)賬與稅務(wù)申報(bào)。

3．部門管理電腦化，內(nèi)部數(shù)據(jù)共享

4．搭建企業(yè)局域網(wǎng)

5．開(kāi)通外網(wǎng)的窗口網(wǎng)站

6．開(kāi)始業(yè)務(wù)的集成應(yīng)用

7．升級(jí)硬/軟件系統(tǒng)

8．拋棄老系統(tǒng)，再投巨資，重新規(guī)劃應(yīng)用

從以上看，這種信息化過(guò)程是“第一次吃螃蟹”的原始方式，是一個(gè)被動(dòng)的過(guò)程，企業(yè)投入大，效果差，隱蔽的成本高，信息化發(fā)展比較緩慢。

二、為什么管理軟件應(yīng)用是從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)開(kāi)始的？

這個(gè)問(wèn)題揭示了信息化與數(shù)字化的區(qū)別：

信息是泛指，數(shù)字化也是電腦數(shù)據(jù)化。數(shù)字化的前提是具有“信息”的形式。

1．信息的形式的多元化。

2．信息作為獨(dú)特的表現(xiàn)形式，可以是一種管理方法。

3．信息的載體可以承載任何內(nèi)容的質(zhì)量特征。

首先，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的方法，其本身在企業(yè)管理中早先應(yīng)用了“信息”方法和技術(shù)，只是在開(kāi)始的時(shí)候沒(méi)有“數(shù)字化”的信息形式來(lái)支持。信息化，首先就需要對(duì)管理對(duì)象（人/財(cái)/物/事件/無(wú)形資產(chǎn)等）的在各種情形下進(jìn)行定義、分類、總括、檢索和計(jì)算。這些分別體現(xiàn)為會(huì)計(jì)的科目、記賬、立帳、核算與報(bào)表方法。這些原始的業(yè)務(wù)模型，可以被軟件完全模擬。

其次，財(cái)會(huì)信息之間的規(guī)范對(duì)應(yīng)與反映關(guān)系，也是“數(shù)字化”之前提，被約定成俗的東西。所以無(wú)論是對(duì)管理當(dāng)局，還是對(duì)企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)，最先規(guī)范化的管理領(lǐng)域便是—財(cái)務(wù)管理。

最后，還因?yàn)椋c準(zhǔn)確計(jì)算有天然的聯(lián)系，數(shù)字之間互相反射和對(duì)應(yīng)，又要求一定的實(shí)時(shí)性，固“財(cái)軟”在中外企業(yè)界和縱向管理應(yīng)用上都排在了前位。

三、中小企業(yè)成熟的信息化方法

而今，企業(yè)管理已從“清冷的珠算時(shí)代”步入了“散熱式的計(jì)算機(jī)時(shí)代”，企業(yè)家們完全可以有“前車之鑒”，免去“趟河溺水之苦”。

信息化的工作可繁可簡(jiǎn)，但卻是一項(xiàng)嚴(yán)肅的系統(tǒng)工程。

企業(yè)家們對(duì)自己的企業(yè)來(lái)說(shuō)，就是父母與之孩兒。大人對(duì)小孩從小到大，從吃飯穿衣到職業(yè)選擇都有一些計(jì)劃、預(yù)測(cè)和安排。換成信息化來(lái)說(shuō)，就是要使初始的和后續(xù)間斷性的投資，互相兼容和促進(jìn)，實(shí)現(xiàn)投資效益1+i>2的目標(biāo)。

信息化工作又如“寫文章”，不能想到哪就寫到哪，必須要綱目清晰，統(tǒng)籌安排。因?yàn)橥顿Y工作不是“軟件代碼”，可刪除、復(fù)制、插入、粘貼，失誤就要付出代價(jià)。

因此，做信息化，就先要用“信息化”的方法來(lái)考慮問(wèn)題。

1．全息決策。即從一開(kāi)始就要考慮到一個(gè)比較長(zhǎng)的周期，一個(gè)能覆蓋多業(yè)務(wù)領(lǐng)域，最好也能跨越經(jīng)營(yíng)周期的一個(gè)“數(shù)字化計(jì)劃”。

2．?dāng)帱c(diǎn)決策。由于企業(yè)發(fā)展的階段性特征決定的，企業(yè)實(shí)力和外部環(huán)境都要幾經(jīng)更新和升級(jí)，這些軌跡并非是“連續(xù)的函數(shù)”，適應(yīng)于不同階段的做法就是這類決策。減少一些“完成取代性”的決策內(nèi)容是考慮的重點(diǎn)。

3．柔性化。在不同的發(fā)展期間，預(yù)留“接口”，保證在沒(méi)開(kāi)通“電梯”時(shí)，能走樓梯。

4．定義好基礎(chǔ)信息。企管中的實(shí)證、記錄、法律、交易、計(jì)量、過(guò)程、特征等信息都是構(gòu)成將來(lái)“服務(wù)器”處理、保存和重用的重要資源，必須事先重視。

5．分布性與組件化。工作站點(diǎn)與應(yīng)用領(lǐng)域，都應(yīng)從可獨(dú)立、可分拆、可組合的方式上進(jìn)行設(shè)計(jì)。

四、首推IT規(guī)劃

俗話說(shuō)，人是從小看大，三歲看老。這說(shuō)明，一些基因（包括性格）在起了長(zhǎng)遠(yuǎn)的作用。IT規(guī)劃，就是要找到你企業(yè)能夠長(zhǎng)期發(fā)展的“基因”。

一個(gè)站在“信息化”彼岸的企業(yè)，如何涉足信息化呢？

一個(gè)成熟企業(yè)所遇到的問(wèn)題，后來(lái)的企業(yè)在開(kāi)始前都應(yīng)該規(guī)劃進(jìn)去。

1．環(huán)境認(rèn)知（內(nèi)部與外部）

2．企業(yè)憲法

3．戰(zhàn)略構(gòu)思

4．發(fā)展要素

5．目標(biāo)管理

6．管理變革

7．經(jīng)營(yíng)變革

8．IT要素（網(wǎng)絡(luò)與融合、通訊、安全、技術(shù)架構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、平臺(tái)與中間件、各種系統(tǒng)）

9．系統(tǒng)匹配

10．商業(yè)智能

上述基本的“十大綱要”，是一個(gè)企業(yè)信息的“基因工程”。無(wú)論如何，基因的抽取工作是前期的，全局性的，決定性的。

五、引入第三方咨詢

不管是實(shí)施成熟軟件系統(tǒng)，或是新開(kāi)發(fā)自用系統(tǒng)，或是安排IT投資，都需要抽象需求、規(guī)范業(yè)務(wù)流程與控制，這時(shí)引入第三方的咨詢是必要的。

1．中立的第三方既是參謀，也是醫(yī)生。他們與企業(yè)項(xiàng)目組一起對(duì)企業(yè)進(jìn)行事先的診斷和分析，開(kāi)出性價(jià)比好的"藥方"，對(duì)今后的發(fā)展和實(shí)施是最為有利的。

2．企業(yè)若是自己充當(dāng)咨詢角色，由于專業(yè)和資源的限制，對(duì)信息化的規(guī)律性缺乏深刻理解，會(huì)出現(xiàn)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)的盲點(diǎn)及失誤，常導(dǎo)致多次的“否定之否定”或是前后矛盾的需求，到頭來(lái)會(huì)得不償失。

3．由“IT提供方”充當(dāng)醫(yī)生，他們常常由于利益驅(qū)動(dòng)而做出有"傾向"的決定，誤導(dǎo)企業(yè)多花錢或是"貨不對(duì)路"，以至于引出法律糾分。

4．一些"IT與咨詢"聯(lián)盟的咨詢機(jī)構(gòu)也多暗藏玄機(jī)，會(huì)增加企業(yè)的信息化成本。

六、導(dǎo)入數(shù)字化的時(shí)機(jī)

處于起步階段的小企業(yè)，數(shù)字化可能對(duì)目前的經(jīng)營(yíng)管理還不能有明顯的短期"療效"。因?yàn)橹饕且恍┗A(chǔ)性工作。但選擇了正確的"入口"，卻能有"特效"。

1．優(yōu)先數(shù)字化對(duì)當(dāng)前經(jīng)管有重大意義的業(yè)務(wù)。選擇標(biāo)準(zhǔn)是---數(shù)據(jù)量和實(shí)時(shí)性要求。

2．產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)，并對(duì)今后經(jīng)營(yíng)有基礎(chǔ)性影響的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。這些資料需要準(zhǔn)確和連續(xù)性。

3．在導(dǎo)入一項(xiàng)新的計(jì)劃或運(yùn)營(yíng)一項(xiàng)新的業(yè)務(wù)時(shí)。這時(shí)可一步到位，以免事后返工。

4．集成應(yīng)用的項(xiàng)目，應(yīng)及早統(tǒng)籌。防止"以新除舊"帶來(lái)的浪費(fèi)。

5．可以單點(diǎn)應(yīng)用的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，在可擴(kuò)展和集成的條件下，亦可先行。

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