固定資產(chǎn)使用指南

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)使用指南

為正確使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，特編寫此使用指南，供各部門資產(chǎn)管理員日常操作查詢使用。一、系統(tǒng)登錄此固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)運(yùn)行于windows98/xp操作系統(tǒng)，是基于校園網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)版操作軟件，首先必須在電腦終端上安裝固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，并且連接到服務(wù)器上，才能進(jìn)行正常的固定資產(chǎn)管理的網(wǎng)上操作。開機(jī)后在桌面上會(huì)發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的快捷方式，用鼠標(biāo)雙擊后可進(jìn)入管理系統(tǒng)，也可由開始菜單進(jìn)入，進(jìn)入后會(huì)看到登錄界面，在用戶名對(duì)話框中輸入用戶名或編號(hào)，在密碼框輸入密碼，即可進(jìn)入管理系統(tǒng)操作界面。在日常的固定資產(chǎn)管理中，共有三種固定資產(chǎn)的操作：固定資產(chǎn)的增加、固定資產(chǎn)的變動(dòng)、固定資產(chǎn)的處置。二、固定資產(chǎn)的增加系統(tǒng)對(duì)學(xué)校的每一件固定資產(chǎn)，統(tǒng)一編號(hào)進(jìn)行管理。在軟件的操作界面上最上方是菜單欄，依次是“資產(chǎn)管理”、“審核”、“查詢”、“統(tǒng)計(jì)分析”、“帳表”、“資產(chǎn)清查”、“系統(tǒng)設(shè)置”、“輔助功能”、“幫助”，點(diǎn)擊“資產(chǎn)管理”菜單下的“固定資產(chǎn)增加”菜單項(xiàng)，如果當(dāng)前年份的數(shù)據(jù)沒有進(jìn)行記賬，出現(xiàn)輸入錄入數(shù)據(jù)年份的窗口，作為新添加資產(chǎn)流水號(hào)的年份。確定后進(jìn)入固定資產(chǎn)增加管理窗口，窗口的左側(cè)為單位列表和教育部十六大類資產(chǎn)類別列表，右側(cè)為驗(yàn)收單和卡片的信息所顯示區(qū)域。固定資產(chǎn)增加的操作程序?yàn)橄仍谧髠?cè)的管理單位列表選擇單位，然后點(diǎn)擊資產(chǎn)類別列表選擇新增加的資產(chǎn)的明細(xì)，這時(shí)在右側(cè)會(huì)出現(xiàn)新增加的資產(chǎn)的驗(yàn)收單，通過雙擊或點(diǎn)擊上方的“切換窗口”快捷按鈕，可以轉(zhuǎn)換到填寫驗(yàn)收單的詳細(xì)內(nèi)容窗口，在這里可以進(jìn)行新增加資產(chǎn)詳細(xì)信息的錄入。在填寫完驗(yàn)收單后，點(diǎn)擊上方“建卡”快捷按鈕，對(duì)資產(chǎn)卡片信息進(jìn)行補(bǔ)充，再點(diǎn)擊“提交”按鈕，提交歸口管理部門審核。在驗(yàn)收單和資產(chǎn)卡片的填寫中主要的信息項(xiàng)有：（一）資產(chǎn)分類：高校固定資產(chǎn)的分類必須按照國家教育部高教司編寫的《高等學(xué)校固定資產(chǎn)分類及編碼》（2000年第三版）進(jìn)行分類。自制的儀器設(shè)備或其它資產(chǎn)，按照資產(chǎn)的自然屬性歸類，確屬無法歸類的，可納入自制資產(chǎn)編碼中。不能自行增加新的分類號(hào)，若目錄中沒有，則在二級(jí)編碼以下填“00”。本項(xiàng)目為8位字節(jié)，字符型。屬于關(guān)鍵信息，向教育部傳送，不能為空項(xiàng)。（二）資產(chǎn)名稱：固定資產(chǎn)名稱一般有三欄，一是系統(tǒng)中與編碼對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)名稱欄，此處自動(dòng)生成，不能改動(dòng)，二是可輸入漢字名稱欄，此欄資產(chǎn)名稱可以與編碼名稱不一致，用戶可以根據(jù)資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)名稱或根據(jù)儀器設(shè)備面板上的出廠標(biāo)牌所標(biāo)注的全稱填寫，如果儀器設(shè)備上未標(biāo)注名稱，則按說明書上的全稱填寫，若兩者皆無，可按發(fā)票名稱或常用名稱填寫，但不宜用俚語、別名或希奇古怪的名稱。漢字字?jǐn)?shù)過多（超過10個(gè)漢字）的資產(chǎn)名稱，可以采用簡稱。三是外文名稱欄，進(jìn)口的儀器設(shè)備或其它資產(chǎn)應(yīng)將外文名稱譯成中文名稱后填寫。本項(xiàng)目為20位字節(jié)，字符型，即10個(gè)漢字，系向教育部傳送數(shù)據(jù)，不能為空項(xiàng)。（三）資產(chǎn)編號(hào)：是由系統(tǒng)自動(dòng)分配給某一資產(chǎn)的唯一編號(hào)，用于唯一地確定某一資產(chǎn)，不因資產(chǎn)的調(diào)轉(zhuǎn)或報(bào)廢而更改，不能有重復(fù)編號(hào)出現(xiàn)，但可以出現(xiàn)空號(hào)、不連續(xù)。本項(xiàng)目屬于關(guān)鍵信息項(xiàng)，向教育部傳送，不能為空項(xiàng)。本項(xiàng)目為10位字節(jié)，字符型，前8位上報(bào)國家教育部，后兩位是自定義的標(biāo)識(shí)碼。資產(chǎn)編號(hào)的前四位為年號(hào)，從第五位到第八位為該年度內(nèi)的流水號(hào)，最后兩位自定義，或稱作標(biāo)識(shí)碼，平時(shí)為“00”。（四）型號(hào)：是識(shí)別和確定資產(chǎn)品種的基本標(biāo)識(shí)。應(yīng)按照資產(chǎn)自身的廠家標(biāo)牌或產(chǎn)品說明書上的內(nèi)容填寫，如果兩者皆無，應(yīng)用“*”號(hào)代替，但計(jì)算機(jī)類可以填寫微處理器的主頻指標(biāo)。（五）規(guī)格：規(guī)格是規(guī)定資產(chǎn)的大小或主要技術(shù)參數(shù)的指標(biāo)，儀器設(shè)備類辦公室、XX教研室、XX實(shí)驗(yàn)室、XX檔案庫、XX機(jī)房等編碼，3位。教學(xué)樓、學(xué)生公寓、食堂等以樓號(hào)作為二級(jí)編碼，房間號(hào)作為三級(jí)編碼。該項(xiàng)目為關(guān)鍵信息項(xiàng)，是落實(shí)資產(chǎn)安全完整和清產(chǎn)核資的關(guān)鍵，不能為空項(xiàng)。（二十）關(guān)于房屋構(gòu)筑物的管理信息項(xiàng)。坐落位置：是指房屋或構(gòu)筑物的具體所在，通常填寫校區(qū)名、院落等。樓幢號(hào)：是指單位擁有兩個(gè)建筑物以上需要統(tǒng)計(jì)排序的序列號(hào)，如1#學(xué)生公寓、5#職工住宅等。單價(jià)：以每座建筑物、每條道路等單位計(jì)價(jià)。結(jié)構(gòu)：指房屋或建筑物的構(gòu)成性質(zhì)，如磚混結(jié)構(gòu)、鋼混結(jié)構(gòu)、磚木結(jié)構(gòu)等。方向：是指房屋或建筑物的朝向，如朝東或朝南等。層次：是指樓房或構(gòu)筑物的層次。承建單位：是指某承擔(dān)該資產(chǎn)建設(shè)施工任務(wù)的單位。建筑面積：一般指房屋建筑面積。房屋建筑面積系房屋外墻（柱）邊角以上各層的外圍水平投影面積，包括陽臺(tái)、走廊、地下室、室外樓梯等，備有上蓋，結(jié)構(gòu)牢固，層高2.20米以上（含2.20占地面積：是指房屋或構(gòu)筑所占用的土地面積。產(chǎn)權(quán)來源：是指資產(chǎn)的取得方式，如國家調(diào)撥、購建、劃轉(zhuǎn)、捐贈(zèng)等等。（二十一）關(guān)于土地類的管理信息項(xiàng)。四至：是指某一建筑基地或地塊四周跟別的基地或地塊分界的地方。四鄰：是指前后左右的鄰居。（二十二）關(guān)于植物類的管理信息項(xiàng)。綱、科、屬：是根據(jù)植物之間的差異程度進(jìn)行分類的單位。由大到小依次為：門、綱、科、屬、種。（二十三）關(guān)于文物及陳列品的管理信息項(xiàng)。質(zhì)料：是指該資產(chǎn)的主要構(gòu)成材料。文物級(jí)別：根據(jù)國家《文物藏品定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》由專家為文物鑒定的級(jí)別。所由來地：是指文物從何處發(fā)掘或發(fā)現(xiàn)并取得到地點(diǎn)名稱。（二十四）

關(guān)于牲畜的管理信息項(xiàng)。綱、科、屬：是根據(jù)動(dòng)物的形態(tài)和解剖構(gòu)造的相似程度進(jìn)行分類的方法，設(shè)立了界、門、綱、目、科、屬、種七個(gè)從大到小，由高到低的從屬等級(jí)。（二十五）關(guān)于附件的管理信息項(xiàng)。如果資產(chǎn)還有附件，可以點(diǎn)擊上方“附件”快捷按鈕，進(jìn)入附件信息的錄入窗口，相關(guān)的信息項(xiàng)有：附件一般是指與主機(jī)配套使用，離開主機(jī)就不再是一個(gè)完整的機(jī)器，而只是一個(gè)部件的資產(chǎn)。件編號(hào)：11位字節(jié)，字符型。必須滿11位，前八位為儀器編號(hào)（主機(jī)校內(nèi)唯一號(hào)），后三位為附件序號(hào)?？梢猿霈F(xiàn)編號(hào)不連續(xù)。附件數(shù)量：3位字節(jié)，數(shù)值型。附件名稱：10位字節(jié)，字符型。用漢字或漢字名稱縮寫填列。附件型號(hào)規(guī)格：20位字節(jié)，字符型。附件總價(jià)：10位字節(jié)，數(shù)值型。附件進(jìn)口價(jià)：10位字節(jié)，數(shù)值型。對(duì)附件的管理原則上應(yīng)與主機(jī)的管理相同，附件的使用單位和使用人必須與主機(jī)一致，經(jīng)費(fèi)科目、使用方向，原則上應(yīng)當(dāng)與主機(jī)一致，確實(shí)有不一致的情況也允許出現(xiàn)。（二十六）需要注意的問題有：使用部門一定要到末級(jí)單位，只有末級(jí)單位才有資產(chǎn)；提交歸口管理部門審核后，如歸口審核通過，則在新增資產(chǎn)驗(yàn)收單前面顯示歸口審核通過的標(biāo)志，如未通過，則顯示未通過的標(biāo)志，這時(shí)資產(chǎn)管理員應(yīng)重新檢查驗(yàn)收單有沒有錯(cuò)誤，查看未通過的原因，修改后重新提交，直到通過。歸口審核通過的資產(chǎn)，如還未通過財(cái)務(wù)審核，這時(shí)想做修改，可以點(diǎn)擊驗(yàn)收單前面的提交標(biāo)志，撤銷提交，待修改后重新提交。已通過財(cái)務(wù)審核的資產(chǎn)，不能撤銷提交做修改。如果想修改只能通過資產(chǎn)變動(dòng)流程進(jìn)行變動(dòng)。如果有多項(xiàng)相似的資產(chǎn)同時(shí)添加，在填寫完一件資產(chǎn)的驗(yàn)收單后，可以點(diǎn)擊“復(fù)制”按鈕（可輸入復(fù)制的件數(shù)），快速添加，再對(duì)驗(yàn)收單做簡單的修改后提交，提高輸入的速度。提交完成后，點(diǎn)擊“存盤”按鈕，退出錄入窗口。如果想查看添加資產(chǎn)有沒有通過歸口審核，必須重新進(jìn)入資產(chǎn)添加窗口，查看提交的資產(chǎn)是否通過歸口審核和財(cái)務(wù)審核。三、固定資產(chǎn)的變動(dòng)固定資產(chǎn)變動(dòng)管理的范圍包括使用單位、使用人、使用方向、現(xiàn)狀（除調(diào)撥、丟失、報(bào)廢之外）、存放地點(diǎn)、單價(jià)、附件的變動(dòng)。不同屬性的變動(dòng)，會(huì)關(guān)聯(lián)到不同的單位和不同的審核、記賬方式，變動(dòng)后系統(tǒng)會(huì)對(duì)變更進(jìn)行完完全全的跟蹤記錄和必要的審核。固定資產(chǎn)變動(dòng)管理的流程是先選擇單位，再選擇需變動(dòng)的資產(chǎn)，可一次選擇一條或多條然后點(diǎn)擊“固定資產(chǎn)變動(dòng)”按鈕。如果你選擇的記錄已經(jīng)被變動(dòng)且沒有審核通過，系統(tǒng)會(huì)提示你不能再進(jìn)行變動(dòng)，否則將會(huì)在下面的數(shù)據(jù)窗口中添加一條新的變動(dòng)報(bào)告單內(nèi)容。設(shè)置完變動(dòng)項(xiàng)目并輸入原因后，按下“確定”按鈕，系統(tǒng)將會(huì)進(jìn)行變動(dòng)操作，但變動(dòng)情況只是記錄在了變動(dòng)表中，而主件表、附件表并不發(fā)生變化，直到被審核通過。需要注意的是引起價(jià)值變化的變動(dòng)要提交到歸口、財(cái)務(wù)部門審核，一般的使用單位、使用人等變動(dòng)只需提交到歸口部門審核。變動(dòng)報(bào)告單如果沒有通過財(cái)務(wù)審核，可以刪除，通過財(cái)務(wù)審核以后，就不能被刪除。四、固定資產(chǎn)的處置固定資產(chǎn)的處置管理是一件固定資產(chǎn)完成其作用，失去了其基本功效，將其從現(xiàn)有資產(chǎn)賬目中去除所履行的最后一道手續(xù)。其操作包括現(xiàn)狀的調(diào)撥、丟失、報(bào)廢和出售等四種處置方式。固定資產(chǎn)的處置必須按照《山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院固定資產(chǎn)管理暫行規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定辦理。首先選擇要進(jìn)行處置的固定資產(chǎn)的主件或附件，可一次選擇一條或多條，點(diǎn)擊被選擇數(shù)據(jù)的“變動(dòng)框”，選中該項(xiàng)，然后按下工具欄上的“固定資產(chǎn)處置”按鈕。如果你選擇的記錄已經(jīng)被處置且沒有審核通過，系統(tǒng)會(huì)提示你不能再進(jìn)行變動(dòng)，否則將會(huì)在下面的數(shù)據(jù)窗口中添加一條新的處置報(bào)告單內(nèi)容。處置報(bào)告單在沒有通過財(cái)務(wù)審核的情況下，可以刪除。在“處置編輯”窗口中列出了四種處置方式，數(shù)據(jù)窗口下面是一個(gè)文本編輯框，用于輸入變動(dòng)原因說明。所要進(jìn)行變動(dòng)的主件如果存在附件，則附件同時(shí)被處置。設(shè)置完處置項(xiàng)目并輸入原因后，按下“確定”按鈕，系統(tǒng)將會(huì)進(jìn)行處置操作，但處置情況只是記錄在了變動(dòng)表中，而主件表、附件表并不發(fā)生變化，直到被審核通過。所有的處置都需要經(jīng)過歸口、財(cái)務(wù)審核。五、固定資產(chǎn)增加、變動(dòng)、處置的流程增加：根據(jù)《山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院固定資產(chǎn)管理暫行規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定，固定資產(chǎn)由各歸口管理部門統(tǒng)一組織采購，增加的固定資產(chǎn)驗(yàn)收后，發(fā)票由歸口管理部門負(fù)責(zé)人和采購員簽字。使用部門資產(chǎn)管理員填制固定資產(chǎn)領(lǐng)用單一式四聯(lián)，由使用部門負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)使用人（或管理人）分別簽字。部門自籌資金購置的固定資產(chǎn)，分下列情況辦理手續(xù)：（1）用部門基金或A類科研經(jīng)費(fèi)購置，領(lǐng)用單由部門負(fù)責(zé)人和資產(chǎn)使用人（或管理人）簽字；（2）用B類科研經(jīng)費(fèi)購置，領(lǐng)用單由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和資產(chǎn)使用人（或管理人）簽字；（3）用C類科研經(jīng)費(fèi)購置，領(lǐng)用單由科技處負(fù)責(zé)人和資產(chǎn)使用人（或管理人）簽字。使用部門資產(chǎn)管理員持領(lǐng)用單到歸口管理部門辦理資產(chǎn)增加手續(xù)。歸口管理部門資產(chǎn)管理員根據(jù)發(fā)票、領(lǐng)用單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，將資產(chǎn)錄入《高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)》，生成固定資產(chǎn)驗(yàn)收單和固定資產(chǎn)卡片，提交后打印驗(yàn)收單、固定資產(chǎn)卡片和條形碼。驗(yàn)收單一式四聯(lián)，由歸口管理部門資產(chǎn)管理員簽字，使用部門留存一聯(lián)，歸口管理部門留存一聯(lián)，二聯(lián)連同發(fā)票、領(lǐng)用單等送財(cái)務(wù)報(bào)銷入帳。資產(chǎn)卡片由資產(chǎn)使用人（或管理人）簽字，由使用部門資產(chǎn)管理員保管。條形碼貼在固定資產(chǎn)實(shí)物上。獨(dú)立核算單位自籌資金購置增加的固定資產(chǎn)，由使用單位資產(chǎn)管理員填寫固定資產(chǎn)增加三聯(lián)單（代發(fā)票），歸口管理部門資產(chǎn)管理員根據(jù)三聯(lián)單辦理資產(chǎn)增加手續(xù)。歸口管理部門審核員根據(jù)簽字后的發(fā)票和資產(chǎn)驗(yàn)收單，對(duì)新增固定資產(chǎn)進(jìn)行歸口管理部門審核。財(cái)務(wù)部門審核員根據(jù)財(cái)務(wù)記帳憑證和資產(chǎn)驗(yàn)收單，對(duì)新增固定資產(chǎn)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理部門審核后，在《固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)》中形成新增資產(chǎn)。變動(dòng)：固定資產(chǎn)在使用過程中，其使用部門、使用人、使用方向、現(xiàn)狀、存放地點(diǎn)等發(fā)生變化。（1）跨院系變動(dòng)的，資產(chǎn)管理員持書面手續(xù)到歸口管理部門辦理變動(dòng)，歸口管理部門資產(chǎn)管理員將變動(dòng)情況錄入《高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)》，生成并打印資產(chǎn)變動(dòng)報(bào)告單，歸口管理部門審核員審核，資產(chǎn)卡片由接收部門使用人簽字交部門資產(chǎn)管理員保管，該項(xiàng)資產(chǎn)變動(dòng)完成。（2）院系內(nèi)部變動(dòng)，由使用部門資產(chǎn)管理員將變動(dòng)情況錄入《高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)》，持部門負(fù)責(zé)人簽字的報(bào)告，到歸口管理部門打印資產(chǎn)變動(dòng)報(bào)告單，歸口管理部門審核員審核，資產(chǎn)卡片由接管資產(chǎn)使用人簽字交部門資產(chǎn)管理員保管，該項(xiàng)資產(chǎn)變動(dòng)完成。固定資產(chǎn)在使用過程中，其價(jià)值發(fā)生變化，按照固定資產(chǎn)增加或固定資產(chǎn)處置的程序辦理。處置：報(bào)廢、盤虧、調(diào)撥、出售減少的固定資產(chǎn)。使用部門提出申請(qǐng)，歸口管理部門組織鑒定、提出處理意見，根據(jù)《山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院固定資產(chǎn)管理暫行規(guī)定》規(guī)定的審批權(quán)限，報(bào)相關(guān)部門審批。歸口管理部門資產(chǎn)管理員將處置情況錄入《高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)》，生成并打印資產(chǎn)處置報(bào)告單。歸口管理部門審核員根據(jù)資產(chǎn)處置報(bào)告單和書面處置手續(xù)，對(duì)處置固定資產(chǎn)進(jìn)行歸口管理部門審核。財(cái)務(wù)部門審核員根據(jù)財(cái)務(wù)記帳憑證和資產(chǎn)處置報(bào)告單，對(duì)處置固定資產(chǎn)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理部門審核后，該項(xiàng)資產(chǎn)處置完成。六、系統(tǒng)的維護(hù)該“固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)”在設(shè)計(jì)中充分考慮到操作的簡便化，大部分的操作都可通過鼠標(biāo)點(diǎn)擊選擇來完成，只有很少一部分需要手動(dòng)輸入信息，使資產(chǎn)管理員可以方便快捷地掌握系統(tǒng)的使用。為保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，資產(chǎn)管理員應(yīng)對(duì)系統(tǒng)登錄密碼妥善保護(hù)，既不要遺失或遺忘，更不要被他人獲知，并且要定期更換，禁止非資產(chǎn)管理人員非法登錄系統(tǒng)。同時(shí)資產(chǎn)管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守固定資產(chǎn)管理規(guī)定，在權(quán)限規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行工作，禁止非法侵入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，禁止隨意進(jìn)行資產(chǎn)的添加、變動(dòng)、處置，以免造成系統(tǒng)資源的浪費(fèi)。七、查詢?yōu)榭焖俜奖阌脩魧?duì)固定資產(chǎn)基本信息的查詢，本系統(tǒng)設(shè)置了各種查詢功能（菜單欄中的“查詢”）和“查找”、“篩選”等記錄操作工具（工具欄A的后部分，需結(jié)合查詢結(jié)果操作）。資產(chǎn)信息查詢：查詢資產(chǎn)的主件信息，結(jié)果為多欄式表格。附件信息查詢：查詢資產(chǎn)的附件信息，結(jié)果為多欄式表格。驗(yàn)收單信息查詢：查詢增加資產(chǎn)的驗(yàn)收單信息，結(jié)果為多欄式表格。按使用單位查詢：查詢資產(chǎn)的主件信息，結(jié)果為左右二部分，左部為單位樹，可選擇不同單位，右部為所對(duì)應(yīng)單位資產(chǎn)信息的多欄式表格。點(diǎn)擊工具欄B中“下級(jí)單位”可顯示包含下級(jí)單位資產(chǎn)的多欄式表格。按使用人查詢：查詢資產(chǎn)的主件信息，結(jié)果為左右二部分，左部為單位樹，可