培訓(xùn)課件：職場應(yīng)用文寫作技巧

職場應(yīng)用文寫作技巧講解：楊少平2019年4月13日目錄

CONTENTS1職場應(yīng)用文的概念2職場應(yīng)用文的分類3各類應(yīng)用文寫作要點(diǎn)4職場應(yīng)用文專用語言5職場應(yīng)用文模板6文檔檢索和歸檔一、職場應(yīng)用文的概念職場應(yīng)用文是應(yīng)用文的一種，是為了處理公務(wù)或者個(gè)人私務(wù)而寫的，用于解決實(shí)際問題。相對于其它通用文書、新聞報(bào)道、學(xué)術(shù)論文等應(yīng)用文來說，職場應(yīng)用文更貼近企業(yè)自身發(fā)展需求，是企業(yè)內(nèi)部使用較為廣泛一種寫作形式。二、職場應(yīng)用文的分類職場應(yīng)用文涵蓋面非常廣，幾乎涉及到企業(yè)所有書面性資料的范疇。大到企業(yè)股東會(huì)決議、經(jīng)營分析報(bào)告、小到通知通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。應(yīng)用文四要素：寫作主題、寫作目的、寫作對象、結(jié)構(gòu)格式。今天，結(jié)合公司和部門實(shí)際使用情況，主要將職場應(yīng)用文劃分為以下七大類：報(bào)告、通知、通報(bào)、公函、會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單和宣傳稿件。三、各類應(yīng)用文寫作要點(diǎn)1、報(bào)告類（附件一）報(bào)告一般是由下級單位發(fā)起，向上級單位陳述某種理由，申請上級單位批示、處理訴求，尋求事情解決之策的一種應(yīng)用文。此類應(yīng)用文寫作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格注意行文規(guī)范、簡明扼要交待事情背景、處理過程，闡明觀點(diǎn)后、重點(diǎn)在于表達(dá)訴求上，用強(qiáng)有力的觀點(diǎn)說服上級給予明確批示！三、各類應(yīng)用文寫作要點(diǎn)2、通知類（附件二）通知一般是用來在某種特定時(shí)間、向一定范圍的對象傳遞信息的應(yīng)用文。通知在寫作時(shí)，應(yīng)明確時(shí)間、地點(diǎn)、通知的范圍和目的。此類應(yīng)用文寫作時(shí)不宜長篇大論，可以通過斷行的行文方式，簡明且條理清楚的向通知的對象表達(dá)通知內(nèi)容即可。三、各類應(yīng)用文寫作要點(diǎn)3、通報(bào)類（附件三）通報(bào)是企業(yè)向外公示某種人或單位，受到某種表彰或處罰時(shí)用到的一種形式。通報(bào)在寫作時(shí)，首先，要交待事情背景；其次引用規(guī)章制度或行為準(zhǔn)則，闡述接受表彰或處罰的理由是有理有據(jù)、有說服力的事實(shí)，并不是無端之舉；最后，向外公示具體獎(jiǎng)懲明細(xì)，并引發(fā)共鳴，起到警示或榜樣的作用。三、各類應(yīng)用文寫作要點(diǎn)4、公函類（附件四）公函是一種向外界單位信件往來的一種載體，通過反饋和回復(fù)，對某件事情達(dá)成共識。公函在寫作時(shí)，一定要注意修辭，不能過分強(qiáng)硬，要大方得體、用詞恰當(dāng)，既要表明態(tài)度、又不失禮儀，妥善尋求問題合理解決。與企業(yè)內(nèi)部的工作聯(lián)系單不同，考慮到信息傳遞的流暢，公函對模板格式的要求更嚴(yán)格。三、各類應(yīng)用文寫作要點(diǎn)5、會(huì)議紀(jì)要類（附件五）會(huì)議紀(jì)要通常是會(huì)議結(jié)束用來記錄會(huì)議內(nèi)容，傳達(dá)會(huì)議精神的一種專用形式。此類應(yīng)用文在寫作時(shí)，會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、主持和參與人員是固定格式，重點(diǎn)在于議定事項(xiàng)部分的寫作，既要主旨明確，又要確定時(shí)間節(jié)點(diǎn)和落實(shí)到人，以便對議定事項(xiàng)的閉環(huán)。會(huì)議紀(jì)要必要時(shí)要參會(huì)代表會(huì)簽后，才可以聯(lián)合公示。三、各類應(yīng)用文寫作要點(diǎn)6、工作聯(lián)系單類（附件六）工作聯(lián)系單是企業(yè)內(nèi)部各職能部門（平級）之間，為了協(xié)調(diào)工作、調(diào)配資源而使用的一種應(yīng)用文形式。此類應(yīng)用文在寫作時(shí)，通常在簡單表達(dá)訴求的同時(shí)，也要求協(xié)作單位批復(fù)資源落實(shí)到位的時(shí)間、狀態(tài)和配合人員。三、各類應(yīng)用文寫作要點(diǎn)7、宣傳稿類（附件七）宣傳稿件是企業(yè)通過官方通信渠道，用來公布有新聞價(jià)值的消息。此類應(yīng)用文在寫作時(shí)，首先要保證內(nèi)容真實(shí)可靠，不能憑空捏造；其次新聞要素齊全（時(shí)間/地點(diǎn)/人物/事件），最后宣傳稿要求主旨明確、主題升華。立場：觀點(diǎn)鮮明

內(nèi)容：真實(shí)具體反應(yīng)：迅速及時(shí)

語言：簡潔準(zhǔn)確宣傳稿與生俱來兩個(gè)基本特點(diǎn)：一是真實(shí)，二是新鮮，由此而延伸出宣傳報(bào)道上迅速及時(shí)的要求。要點(diǎn)總結(jié)綜上所述，我們概括了職場應(yīng)用文通用的寫作要點(diǎn)：1、各類應(yīng)用文用途不同，側(cè)重點(diǎn)和結(jié)構(gòu)不同；2、文章要用詞得當(dāng)、言簡意賅、突出主題；3、語言組織要正式書面性用詞，去口語化；4、對內(nèi)對外文體形式不同，明確報(bào)送對象；5、嚴(yán)格遵守應(yīng)用文格式規(guī)范；6、嚴(yán)格按照企業(yè)內(nèi)部審批權(quán)限和流程報(bào)送。四、職場應(yīng)用文專用語言（來源于網(wǎng)絡(luò)）職場應(yīng)用文具有獨(dú)特的專用語言，常見的有以下八類：一、開頭用語用于說明發(fā)文緣由，包括意義、根據(jù)，或介紹背景材料及情況等。如：為、為了；根據(jù)、按照、遵照、依照；鑒于、關(guān)于、由于；目前、當(dāng)前；茲（指現(xiàn)在）、茲有、茲將、茲介紹、茲派、茲聘。四、職場應(yīng)用文專用語言二、承啟用語連接開頭與主體，起承上啟下的慣用語如：根據(jù)······決定，根據(jù)······特通告如下，依據(jù)······公告如下；為了······現(xiàn)決定，為······通報(bào)如下，現(xiàn)就······問題請示如下；現(xiàn)將······（情況）報(bào)告如下，現(xiàn)就······問題提出如下意見，經(jīng)······批準(zhǔn)（同意）將有關(guān)事項(xiàng)通知如下；擬采取如下措施；經(jīng)······研究，答復(fù)如下：四、職場應(yīng)用文專用語言三、引述用語用于批復(fù)或復(fù)函引述來文作為依據(jù)的用語。如：悉（知道），收悉，電悉，文悉，敬悉，欣悉。四、批轉(zhuǎn)用語用于批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)通知時(shí)的用語。如：批示，閱批，審批，批轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)發(fā)，印發(fā)。五、稱謂用語對各機(jī)關(guān)稱謂的簡稱。如。我（部），貴（局），你（?。?，本（部門），該（處）。四、職場應(yīng)用文專用語言六、經(jīng)辦用語表明工作處理過程或情況。如：經(jīng)，業(yè)經(jīng)，茲經(jīng)，未經(jīng)；擬，擬辦，擬定；施行，暫行，試行，可行，執(zhí)行，參照執(zhí)行，貫徹執(zhí)行，研究執(zhí)行；審定，審議，審發(fā)，審批；會(huì)議聽取了，會(huì)議討論了，會(huì)議認(rèn)為，會(huì)議指出，會(huì)議強(qiáng)調(diào)指出，會(huì)議通過了，會(huì)議決定，會(huì)議希望，會(huì)議號召，會(huì)議要求，會(huì)議懇切呼吁。四、職場應(yīng)用文專用語言七、表態(tài)用語用于表態(tài)的語言。如：不同意，原則同意，同意；不可，可辦，照辦；批準(zhǔn)，原則批準(zhǔn)。八、結(jié)尾用語（1）用于請示。如：當(dāng)否，請批示；妥否，請批復(fù)。（2）用于函。如：請研究函復(fù)；盼復(fù)；請與復(fù)函；望協(xié)助辦理，并盡快見復(fù)。（3）用于報(bào)告。如：請指正；請審閱。（4）用于批復(fù)、復(fù)函。如：此復(fù)；特此專復(fù)；特函復(fù)。（5）用于知照性公文。如：特此公告。（6）用于祝愿。如：此致，敬禮！順祝商祺！五、職場應(yīng)用文模板情景假設(shè)2019年年末，領(lǐng)導(dǎo)突然讓你找一份文件，通過簡單描述，要找一份2019年3月發(fā)放的通知，只知道是關(guān)于舊件判定的，領(lǐng)導(dǎo)想知道當(dāng)時(shí)這份文件誰參與了編制審批，最終有沒有傳達(dá)到特定部門。查找中可能出現(xiàn)的問題：科室人員都在編制科室文件，誰也記不清這份通知出自誰人之手？各種類型的文件都雜亂無序歸檔于各個(gè)檔案袋和電腦上，此通知以何種形式歸檔？查找起來費(fèi)時(shí)費(fèi)力？時(shí)間太久，忘記最終是報(bào)經(jīng)哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審批？也不知道發(fā)送給哪個(gè)部門？如何解決以上問題？模板是應(yīng)用文一種制式規(guī)范，作用在于統(tǒng)一大家的行文方式和對外形象。雜亂無章的行文會(huì)給閱讀者帶來不好的印象，保持一致的制式規(guī)范有利于文檔審批、檢索和歸檔。模板一般由宣傳區(qū)、檢索區(qū)、正文區(qū)三個(gè)部分組成。宣傳區(qū)一般可以放置企業(yè)LOGO、營銷電話、宣傳語等；檢索區(qū)包含文件編號、類別、發(fā)送報(bào)送等；正文區(qū)由標(biāo)題、正文落款和審批組成。附件八：《2019年銷售部文件模板》六、應(yīng)用文檢索和歸檔剛才介紹了文檔模板的檢索區(qū)，檢索區(qū)的主要作用就是方便日后文件歸檔和檢索。文件的歸檔一般是以文件類別分類裝訂或存儲(chǔ)，以文件編號順序排列，報(bào)送形式則明確了文件的存儲(chǔ)形式（紙質(zhì)版或電子版）。文件檢索和歸檔一般配合《文件劃號表》（見下表）共同使用，文件劃號表中詳細(xì)記載了文檔編號、標(biāo)題、編制人和編制日期。附：文件劃號表文件編制完成后，應(yīng)如何自檢？一、內(nèi)容完整度：標(biāo)題、抬頭、正文、落款、附件二、語言組織：口語化語句、語言邏輯、情感帶入三、模板應(yīng)用：頁眉區(qū)、檢索區(qū)、正文區(qū)、頁腳區(qū)四、格式規(guī)范字體大小、段落縮進(jìn)/間距、頁面布局五、拼寫檢查標(biāo)點(diǎn)符號、錯(cuò)別字六、流程規(guī)范發(fā)送、報(bào)送、編制、審核、批準(zhǔn)、簽章【電子版是否有效？】培訓(xùn)作業(yè)為了公司文檔格式與規(guī)范的統(tǒng)一性，要求培訓(xùn)學(xué)員以部室名義起草一份通知：從即日起，所有部室統(tǒng)一切換公文模板，規(guī)范文檔格式，后